Fitur Kunjungan Klien, untuk Monitor Pekerjaan Tim Sales

Pertemuan dengan klien adalah salah satu momen penting, khususnya bagi tim sales dan marketing perusahaan. Jika pertemuan menghasilkan kesepakatan yang menguntungkan, maka kedua pihak akan mendapatkan kesempatan berharga.

Bukan hanya sebatas kunjungan dan memberikan penawaran, tapi juga sangat penting untuk melakukan pengumpulan data klien dengan sistem pencatatan yang rapi.

Sebagai salah satu solusi agar pekerjaan tim sales lebih terpantau efisien adalah dengan menggunakan Fitur Kunjungan Klien dari aplikasi Kerjoo. Tujuan utama dari fitur ini adalah mencatat kegiatan karyawan yang melakukan kunjungan ke klien tertentu.

Aktivitas kunjungan klien bisa terdokumentasikan dengan menggunakan aplikasi Kerjoo yang telah diinstall di smartphone masing-masing. Sejak karyawan berangkat menemui klien dan kembali pulang setelah selesai, semua poin penting bisa dicatat.

Ada beberapa input data yang perlu dimasukkan, di antaranya adalah nama klien atau perusahaan klien, lokasi, bukti, dan tanda tangan.

Di bawah ini akan kami berikan penjelasan lengkap tentang Fitur Kunjungan Klien.

Penggunaan Fitur Kunjungan Klien

Admin atau supervisor di perusahaan pengguna aplikasi Kerjoo bisa menggunakan Fitur Kunjungan Klien untuk divisi tertentu yang memang memiliki tugas untuk sering bertemu klien.

Lalu, cara penggunaannya bisa Anda simak penjelasan berikut;

• Silakan klik menu Kelola Karyawan dan pilih sub menu Divisi.
• Tentukan divisi mana yang perlu untuk melakukan kunjungan klien.
• Pada kolom Aksi (posisi sebelah kanan), klik ikon pensil untuk perubahan data.
• Silakan scroll sampai ke bawah, yaitu pada bagian 'Kunjungan Klien' lalu berikan tanda centang 'Aktifkan'
• Kemudian di bawahnya ada opsi 'Lokasi Dapat Digeser'. Beri centang jika karyawan diperbolehkan menentukan lokasi sendiri sesuai dengan GPS yang terdeteksi saat itu.
• Klik Simpan.

Berikut ini adalah langkah penggunaan untuk karyawan yang akan melakukan kunjungan klien. Setelah diaktifkan, maka akan terlihat pilihan menu 'Kunjungan Klien' pada saat membuka aplikasi Kerjoo di smartphone.

Di bawah ini akan kami beri penjelasan singkat tentang penggunaan Fitur Kunjungan Klien, yaitu pada saat datang dan pulang.

Kunjungan Klien Datang

• Buka aplikasi absensi Kerjoo yang sudah diinstal di smartphone masing-masing
• Klik 'Kunjungan Klien' dan pilih kunjungan baru.
• Tuliskan nama klien atau nama perusahaan klien beserta keterangan atau rencana kegiatan yang akan dilakukan
• Anda bisa melihat dan menyesuaikan lokasinya
• Upload berkas yang dibutuhkan, misalnya gedung, bangunan, lokasi kunjungan, atau foto bukti lain yang sesuai
• Berikan tanda tangan yang bisa langsung dibuat di layar hp
• Klik 'Kirim'

Setelah Anda masukkan data kunjungan seperti di atas, aktivitas dengan klien bisa langsung dijalankan sesuai rencana.

Setelah kunjungan selesai, maka tinggal mencatat lagi sama seperti di atas. Berikut adalah langkah-langkah mengisi data kunjungan pulang.

Kunjungan Klien Pulang

• Buka aplikasi absensi Kerjoo yang sudah aktif diinstal di smartphone
• Klik 'Kunjungan Klien' dan di sana akan terlihat data kunjungan yang telah dilakukan.
• Tuliskan keterangan atau hasil kegiatan yang sudah dilaksanakan
• Anda juga bisa melihat dan menyesuaikan lokasinya
• Upload lagi berkas yang dibutuhkan untuk laporan kegiatan, atau foto bukti lain yang sesuai
• Berikan tanda tangan yang bisa langsung dibuat di layar hp
• Klik 'Kirim'

Cara Cek Data Kunjungan Klien oleh Admin/Supervisor

Secara default, nantinya admin atau supervisor akan mengetahui jika ada data kunjungan klien. Cara untuk mengeceknya adalah seperti berikut;

• Setelah login ke portal admin, silakan klik menu 'Kunjungan Klien'
• Setelah itu akan terlihat data nama karyawan, waktu kunjungan, foto bukti, nama perusahaan klien, lokasi, dan tanda tangan
• Ketika pengecekan sudah selesai, bisa langsung keluar
• Jika dibutuhkan, admin juga bisa download data tersebut dalam format .xlsx atau Excel dengan klik 'Ekspor Excel'

Tips saat Melakukan Kunjungan Klien

Pada penjelasan di atas sudah Anda pahami tentang Fitur Kunjungan Klien dan cara menggunakannya. Dengan catatan yang rapi dan terstruktur, maka data dari klien ini dapat menjadi pertimbangan yang berguna untuk kepentingan bisnis ke depannya.  

Tapi, yang tidak kalah penting adalah bagaimana proses kunjungan tersebut berjalan. Khususnya untuk tim sales yang akan meningkatkan penjualan dengan cara menjalin kerjasama dengan klien. Karena itu, ada hal-hal yang harus diperhatikan saat bertemu klien.

1. Lakukan Riset tentang Klien dan Perusahaannya

Sebelum berkunjung dan mendiskusikan hal penting, jangan lupa untuk mencari tahu latar belakang klien. Misalnya nama perusahaan, nilai-nilai perusahaan, produk yang dihasilkan, ciri khas brand mereka, dan hal lain yang terkait karakter klien.

Kenali apakah klien adalah tipikal orang yang sangat sibuk, suka to the point, atau justru suka berbasa basi. Memahami karakter atau pembawaan seperti ini akan memudahkan cara komunikasi yang efektif.

2. Buat Rencana yang Spesifik

Rencana yang spesifik akan membuat kunjungan klien jadi lebih berarti bagi kedua pihak. Selain catatan singkat yang dituliskan pada Fitur Kunjungan Klien seperti di atas, siapkan juga perencanaan spesifik secara tertulis.

Rencana tersebut bisa dituangkan dalam bentuk proposal penawaran yang bisa dibaca klien.

3. Hadir Tepat Waktu Sesuai Perjanjian

Urusan waktu memang sangat penting bagi siapapun, apalagi kalau sudah menyangkut urusan bisnis dengan klien. Sebelum kunjungan klien, Anda buat perjanjian terlebih dahulu akan bertemu di mana dan jam berapa.

Dengan cara hadir tepat waktu sesuai perjanjian, berarti Anda menghargai waktu klien maupun waktu produktif untuk diri sendiri.

4. Miliki Portofolio untuk Meyakinkan Klien

Ada kalanya klien tidak langsung percaya dengan penawaran perusahaan. Dengan menunjukkan portofolio pekerjaan yang sudah dicapai selama ini, maka klien akan lebih mudah untuk percaya.

Jika pertemuan dengan klien menghasilkan kesepakatan kerjasama bisnis, maka Anda juga perlu menjaga kerjasama tersebut sebaik mungkin.

5. Bisa Menempatkan Diri

Saat bertemu klien, Anda akan memahami seperti apa pembawaan mereka. Apakah mereka termasuk yang suka banyak bicara atau justru cenderung pasif.

Komunikasi yang Anda lakukan sebaiknya lebih fleksibel dan bisa menempatkan diri, kapan harus bicara dan kapan harus lebih banyak mendengar. Apalagi jika tujuan utama menjual produk atau menawarkan jasa, pastikan untuk memahami kebutuhan mereka.

6. Tetap Profesional Dalam Situasi Apapun

Klien yang Anda temui mungkin saja akan menunjukkan reaksi yang tidak sesuai ekspektasi. Misalnya penawaran tim sales ditolak klien, hal itu sudah biasa terjadi di semua bisnis.

Memang kebutuhan setiap klien tidak sama, yang penting tetap menunjukkan sikap profesional. Begitu juga ketika kerjasama dengan klien terlaksana, tapi tidak dapat berlanjut karena terjadi perbedaan kepentingan.

Kesimpulan

Itulah penjelasan tentang Fitur Kunjungan Klien dari aplikasi Kerjoo yang akan sangat berguna bagi tim sales Anda.

Dengan demikian, tim Anda tidak perlu repot untuk mencatat secara manual di kertas atau di komputer. Database klien perusahaan Anda pun lebih aman, dan bisa dibuka kapan saja ketika membutuhkan.

Setiap fitur baru selalu dirancang untuk kebutuhan pengguna aplikasi Kerjoo, sehingga manfaatnya lebih terasa. Bukan hanya untuk memperbaiki internal bisnis, tapi juga mendorong potensi penjualan.