Cara Membuat Job Desc Karyawan, Simak Contohnya di Sini

Cara membuat job desc karyawan adalah langkah awal yang sangat penting untuk mencapai produktivitas dan kolaborasi dalam lingkungan bisnis.

Apalagi dengan dinamika lingkungan kerja yang semakin kompleks, maka deskripsi pekerjaan yang detail akan membantu berbagai progres di perusahaan Anda.

Pada artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah untuk membuat job desc karyawan yang efektif. Anda juga dapat melihat contoh-contoh yang dapat memberikan gambaran lebih jelas tentang bagaimana deskripsi pekerjaan yang detail dan terarah.

Apa Itu Job Desc dan Contohnya?

Untuk menentukan cara membuat job desc karyawan, sebelumnya pahami dulu apa itu job desc atau job description.

Berisi Rincian Tanggung Jawab

Deskripsi pekerjaan (job description) adalah dokumen yang berisi rincian tanggung jawab, tugas, kualifikasi, dan target pencapaian terkait suatu posisi atau peran di organisasi atau perusahaan.

Menjelaskan Ekspektasi Perusahaan

Adanya rincian job desc membantu menjelaskan apa yang diharapkan perusahaan dari seorang karyawan dalam pekerjaannya. Ini juga akan memberikan panduan yang jelas tentang bagaimana mereka harus menjalankan tanggung jawab harian.

Nantinya pengelolaan kinerja dan pengembangan karier menjadi lebih baik antara manajer dan karyawan.

Cara Membuat Job Desc Karyawan, Menjadi Tanggung Jawab Siapa?

Job desc pada umumnya dibuat oleh tim manajemen sumber daya manusia atau human resource (HR) atau bahkan oleh atasan langsung sesuai posisi yang sedang dibuat deskripsinya.

Tim HR memiliki peran penting dalam menentukan cara membuat job desc karyawan dan memastikan bahwa job desc mencerminkan kegiatan strategis yang harus dilakukan.

Tapi, untuk beberapa posisi yang lebih teknis atau spesifik, atasan langsung dari calon karyawan akan lebih terlibat dalam pembuatan job desc. Hal tersebut adalah karena atasan langsung memiliki pemahaman lebih mendalam tentang tugas dan tanggung jawab di posisi tersebut.

Cara membuat job desc karyawan akan melibatkan beberapa proses. Termasuk pengumpulan informasi tentang pekerjaan terkait, termasuk tugas-tugas harian, tanggung jawab yang lebih besar, serta kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan.

Kemudian dokumen ini di-review oleh beberapa pihak yang terkait sebelum disetujui dan digunakan dalam pengembangan karyawan, rekrutmen, dan pengelolaan karyawan pada umumnya.

Begini Cara Membuat Job Desc Karyawan yang Efektif

Untuk membuat job description yang efektif, ada beberapa hal yang perlu Anda persiapkan terlebih dahulu. Berikut adalah cara membuat job desc karyawan, mulai dari hal terpenting yang harus dipertimbangkan.

1. Pemahaman tentang Posisi

Pertama-tama, miliki pemahaman yang lengkap tentang posisi yang akan dideskripsikan. Misalnya tanggung jawab, tugas-tugas harian, dan peran dalam tim atau departemen. Termasuk di dalamnya adalah target spesifik dan tingkat kesulitan setiap pekerjaan.

2. Tujuan dari Posisi Masing-masing

Cara membuat job desc karyawan selanjutnya adalah memahami mengapa posisi ini harus ada. Kemudian apa saja kontribusinya untuk mencapai tujuan perusahaan. Sejak awal karyawan masing-masing harus memahami tujuan ini.

3. Tugas dan Tanggung Jawab

Berikutnya, buat daftar yang rinci dari tugas-tugas harian. Di dalamnya memuat tanggung jawab rutin serta tanggung jawab yang lebih besar dan bersifat strategis yang diemban calon karyawan.

4. Kualifikasi dan Keterampilan

Tentukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan khusus yang diperlukan untuk posisi tersebut. Dengan kualifikasi yang sesuai, maka semua tugas akan berjalan lancar.

5. Ekspektasi Performa

Setelah menentukan kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan, lanjutkan untuk menentukan ekspektasi. Tentukan seperti apa harapan tentang pencapaian atau hasil kerja yang diharapkan dari calon karyawan di posisi tersebut.

6. Pengalaman dan Pendidikan

Beberapa pekerjaan memang tidak mensyaratkan pengalaman atau latar belakang pendidikan yang sesuai. Tapi, usahakan tetap membuat rincian tingkat pendidikan dan pengalaman kerja yang dibutuhkan dari calon karyawan. Pengalaman dan pendidikan pada level tertentu akan memudahkan pelaksanaan pekerjaan.

7. Mempertimbangkan Karakteristik Pribadi

Satu poin yang tidak kalah penting dalam menyusun job desk adalah pertimbangan karakteristik pribadi yang diharapkan. Misalnya tentang keterampilan komunikasi, kemampuan leadership atau kepemimpinan, dan kerja tim.

8. Menyesuaikan Lingkungan Kerja

Cara membuat job desc karyawan yang lengkap adalah mempertimbangkan lingkungan kerja. Mulai dari tingkat kolaborasi dengan tim, kerjasama dengan divisi lain, serta aspek-aspek lain yang mempengaruhi pelaksanaan tugas.

9. Cek Referensi Internal

Jika sudah ada pekerjaan serupa di perusahaan, cobalah melihat job description yang sudah ada untuk menjadi referensi internal. Hal ini dapat menyelaraskan setiap hal yang sudah, sedang, dan akan dikerjakan.

10. Cek Referensi Eksternal

Bukan hanya referensi internal, tapi juga eksternal. Pelajari job description perusahaan lain di industri yang sama untuk menambahkan ide-ide dan memastikan bahwa deskripsi yang Anda buat sudah kompetitif.

11. Sesuaikan dengan Budaya dan Nilai Perusahaan

Pastikan job description yang dibuat itu mencerminkan budaya dan nilai-nilai di perusahaan. Dengan demikian, pekerjaan karyawan juga berkontribusi pada budaya perusahaan.

12. Peninjauan Tim

Sebelum menerapkan job description yang sudah dibuat, jika dibutuhkan, mintalah masukan dari anggota tim yang terkait posisi ini. Khususnya jika mereka akan bekerja sama dalam satu divisi.

13. Hitung Rincian Gaji dan Tunjangan

Jika diperlukan, hitung gaji atau tunjangan posisi pekerjaan yang terkait sejak awal. Jadi, bukan hanya menentukan ekspektasi pekerjaan yang dilakukan tapi juga gaji yang dibayarkan.

14. Sunting dan Review

Begitu dokumen job description selesai dibuat, lakukan review dari berbagai pihak yang terkait demi memastikan akurasi dan kesesuaian.

15. Persetujuan

Tahap paling akhir cara membuat job desc karyawan adalah membuat persetujuan. Pastikan deskripsi pekerjaan disetujui oleh semua pihak terkait sebelum akhirnya disahkan dan digunakan pada proses rekrutmen atau manajemen kinerja harian.

Contoh Job Description

Dengan proses persiapan yang cermat, Anda bisa menmbuat job description yang detail dan efektif untuk membantu mengelola kinerja karyawan. Untuk melihat gambaran yang lebih lengkap, mari kita lihat contohnya.

Berikut ini adalah contoh sederhana dari deskripsi pekerjaan untuk posisi sales representative.

Tanggung Jawab Utama:

• Mengidentifikasi prospek pelanggan potensial melalui riset pasar, referensi, dan kontak bisnis.
• Menghubungi prospek melalui email, panggilan telepon, dan pertemuan langsung, atau kunjungan klien untuk menjelaskan produk atau layanan yang ditawarkan.
• Membangun dan menjaga relasi yang baik dengan pelanggan yang sudah ada, serta mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan penjualan melalui cross-selling atau up-selling.
• Mengelola siklus penjualan dari awal hingga akhir, negosiasi harga, penyusunan penawaran, dan menyelesaikan transaksi.
• Mengikuti perk tren pasar, pesaing, dan kebutuhan pelanggan untuk memastikan strategi penjualan yang efektif.

Dari contoh deskripsi pekerjaan sales, Anda bisa menjabarkan lebih detail lagi terkait persyaratan dan target pencapaian.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan tentang cara membuat job desc karyawan. Masing-masing perusahaan memiliki standar berbeda tentang bagaimana cara menentukan daftar pekerjaan yang harus dilakukan timnya.

Anda bisa memaksimalkan pencapaian kinerja karyawan dengan cara yang sistematis dan terstruktur.

Misalnya dengan laporan kerja harian dan review kedisiplinan melalui absensi absensi online Kerjoo. Anda juga dapat menemukan manfaat layanan aplikasi Kerjoo yang sesuai kebutuhan karyawan Anda.