Pengertian Jobdesc atau Job Description: Karyawan Wajib Tahu

Setiap karyawan yang bekerja tentu memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut semestinya sesuai dengan porsi kemampuan mereka.

Tugas dan tanggung jawab yang diemban karyawan ini disebut sebagai jobdesc atau job description.

Apa itu jobdesc atau jobdesk? Sebelum membahas lebih lanjut, Kerjoo akan membahas penulisan kata ini sendiri karena banyak orang masih kebingungan penulisan mana yang benar antara jobdesc dan jobdesk.

Pengertian Jobdesc atau Job Description

Berikut adalah penjelasannya.

Jobdesc atau Jobdesk?

Perlu diketahui bahwa istilah jobdesc merupakan singkatan dua kata dari Bahasa Inggris yaitu job description. Apabila dipahami dalam Bahasa Inggris, susunan dua kata ini tepat dan memiliki arti deskripsi pekerjaan.

Ini sesuai dengan pengertian jobdesc yang akan dibahas pada uraian di artikel ini. Sedangkan, jobdesk merupakan singkatan dari kata job dan deskripsi yang terdiri dari Bahasa Inggris (job) dan Bahasa Indonesia (deskripsi).

Apabila dinalar, susunan kedua kata ini cenderung kurang tepat. Selain itu, jobdesk dapat pula mengacu pada meja kerja (job desk), produk yang dihasilkan oleh tukang kayu. Hal ini kurang sesuai dengan pemahaman deskripsi pekerjaan yang diketahui orang-orang selama ini.

Berdasarkan uraian tersebut, penulisan yang benar adalah jobdesc. Jangan sampai salah menulis, apalagi jika Anda adalah karyawan di perusahaan multinasional. Hal ini perlu dimengerti dan diterapkan untuk menghindari salah paham.

Setelah memahami penulisan yang benar, Anda perlu mengetahui apa itu jobdesc. Pengertian job description akan dijelaskan secara lebih rinci pada paragraf di bawah ini.

Pengertian Jobdesc

Menurut Gary Dessler dalam A Framework for Human Resource Management, job description adalah pernyataan yang memuat tugas apa saja yang harus dilakukan karyawan, cara melakukannya, dan dalam situasi apa pekerjaan tersebut dilakukan.

Job description umumnya berupa dokumen yang menjelaskan syarat, kewajiban, tanggung jawab pekerjaan, dan kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk posisi atau jabatan tertentu.

Singkatnya, rangkaian ini disebut sebagai gambaran pekerjaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Setiap karyawan bekerja dengan mengacu pada job description masing-masing, sehingga bisa dikatakan bahwa job description merupakan panduan atau pegangan bagi karyawan. Dilansir dari Betterteam, jobdesc yang rinci juga memuat tolok ukur keberhasilan pekerjaan.

Tolak ukur ini digunakan sebagai evaluasi kinerja karyawan yang menempati posisi atau jabatan yang bersangkutan. Hasil evaluasi tersebut dapat digunakan sebagai pembelajaran bagi karyawan saat melakukan tugasnya di masa depan.

Mengapa Jobdesc Penting?

Jobdesc adalah sesuatu yang sangat penting dalam dunia kerja. Jobdesc membantu karyawan dalam memetakan tugas dan tanggung jawab yang dikerjakan. Dengan demikian, karyawan dapat bekerja dengan lebih efektif dan mencapai target dengan baik.

Selain itu, job description yang disusun dengan jelas dapat meminimalisir pekerjaan yang tumpang tindih. Karyawan tidak saling mencampuri tugas satu sama lain dan mengetahui batasan kerjanya.

Apabila karyawan tetap fokus pada pekerjaannya sendiri dan tidak mencampuri tugas satu sama lain, hubungan kerja sama yang baik kantar karyawan akan tercipta. Dengan demikian, suasana kerja dapat menjadi lebih kondusif.

Tim HRD (Human Resources Development) sebaiknya mencantumkan jobdesc saat melakukan rekrutmen karyawan baru. Tindakan ini dapat membantu calon kandidat untuk menentukan apakah posisi yang akan ia lamar sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki.

Selain itu, mereka juga dapat menentukan apakah mereka benar-benar menginginkan posisi tersebut. Hal ini juga memberi keuntungan bagi perusahaan. Lamaran yang masuk kepada mereka akan sesuai dengan kualifikasi posisi yang dicari.

Secara spesifik, job description memiliki manfaat bagi manajer dalam memimpin operasi harian perusahaan. Dengan adanya job description, manajer dapat memantau kinerja karyawan sehari-hari.

Selain itu, manajer juga dapat menggunakan jobdesc untuk memotivasi karyawan dalam mengerjakan tugasnya. Sebab, karyawan akan lebih termotivasi untuk bekerja apabila deskripsi tugasnya tertera dengan jelas.

Sementara itu, bagi HRD, job description yang ditulis dengan jelas dapat memperlancar proses rekrutmen dan menarik banyak calon kandidat yang layak untuk maju ke tahap wawancara atau asesmen.

Job description yang disusun dengan baik dan jelas akan menarik minat calon kandidat yang memang memiliki kemampuan atau pengalaman di bidang yang dicari. Apabila ditinjau dari fungsi HRD sebagai perencana karir, jobdesc bermanfaat dalam menempatkan karyawan sesuai kebutuhan perusahaan.

Dengan demikian, perencanaan karir menjadi lebih mudah. Lebih lanjut lagi, jobdesc penting bagi job evaluator dalam menimbang dan membandingkan suatu jabatan dengan jabatan lain di perusahaan.

Deskripsi tugas yang tercantum pada jobdesc dapat membantu mereka untuk mengevaluasi tugas dan tanggung jawab setiap jabatan atau posisi yang ada di perusahaan.

Begini Cara Membuat Job Desc Karyawan yang Efektif

Untuk membuat job description yang efektif, ada beberapa hal yang perlu Anda persiapkan terlebih dahulu. Berikut adalah cara membuat job desc karyawan, mulai dari hal terpenting yang harus dipertimbangkan.

1. Pemahaman tentang Posisi

Pertama-tama, miliki pemahaman yang lengkap tentang posisi yang akan dideskripsikan. Misalnya tanggung jawab, tugas-tugas harian, dan peran dalam tim atau departemen. Termasuk di dalamnya adalah target spesifik dan tingkat kesulitan setiap pekerjaan.

2. Tujuan dari Posisi Masing-masing

Cara membuat job desc karyawan selanjutnya adalah memahami mengapa posisi ini harus ada. Kemudian apa saja kontribusinya untuk mencapai tujuan perusahaan. Sejak awal karyawan masing-masing harus memahami tujuan ini.

3. Tugas dan Tanggung Jawab

Berikutnya, buat daftar yang rinci dari tugas-tugas harian. Di dalamnya memuat tanggung jawab rutin serta tanggung jawab yang lebih besar dan bersifat strategis yang diemban calon karyawan.

4. Kualifikasi dan Keterampilan

Tentukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan khusus yang diperlukan untuk posisi tersebut. Dengan kualifikasi yang sesuai, maka semua tugas akan berjalan lancar.

5. Ekspektasi Performa

Setelah menentukan kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan, lanjutkan untuk menentukan ekspektasi. Tentukan seperti apa harapan tentang pencapaian atau hasil kerja yang diharapkan dari calon karyawan di posisi tersebut.

6. Pengalaman dan Pendidikan

Beberapa pekerjaan memang tidak mensyaratkan pengalaman atau latar belakang pendidikan yang sesuai. Tapi, usahakan tetap membuat rincian tingkat pendidikan dan pengalaman kerja yang dibutuhkan dari calon karyawan. Pengalaman dan pendidikan pada level tertentu akan memudahkan pelaksanaan pekerjaan.

7. Mempertimbangkan Karakteristik Pribadi

Satu poin yang tidak kalah penting dalam menyusun job desk adalah pertimbangan karakteristik pribadi yang diharapkan. Misalnya tentang keterampilan komunikasi, kemampuan leadership atau kepemimpinan, dan kerja tim.

8. Menyesuaikan Lingkungan Kerja

Cara membuat job desc karyawan yang lengkap adalah mempertimbangkan lingkungan kerja. Mulai dari tingkat kolaborasi dengan tim, kerjasama dengan divisi lain, serta aspek-aspek lain yang mempengaruhi pelaksanaan tugas.

9. Cek Referensi Internal

Jika sudah ada pekerjaan serupa di perusahaan, cobalah melihat job description yang sudah ada untuk menjadi referensi internal. Hal ini dapat menyelaraskan setiap hal yang sudah, sedang, dan akan dikerjakan.

10. Cek Referensi Eksternal

Bukan hanya referensi internal, tapi juga eksternal. Pelajari job description perusahaan lain di industri yang sama untuk menambahkan ide-ide dan memastikan bahwa deskripsi yang Anda buat sudah kompetitif.

11. Sesuaikan dengan Budaya dan Nilai Perusahaan

Pastikan job description yang dibuat itu mencerminkan budaya dan nilai-nilai di perusahaan. Dengan demikian, pekerjaan karyawan juga berkontribusi pada budaya perusahaan.

12. Peninjauan Tim

Sebelum menerapkan job description yang sudah dibuat, jika dibutuhkan, mintalah masukan dari anggota tim yang terkait posisi ini. Khususnya jika mereka akan bekerja sama dalam satu divisi.

13. Hitung Rincian Gaji dan Tunjangan

Jika diperlukan, hitung gaji atau tunjangan posisi pekerjaan yang terkait sejak awal. Jadi, bukan hanya menentukan ekspektasi pekerjaan yang dilakukan tapi juga gaji yang dibayarkan.

14. Sunting dan Review

Begitu dokumen job description selesai dibuat, lakukan review dari berbagai pihak yang terkait demi memastikan akurasi dan kesesuaian.

15. Persetujuan

Tahap paling akhir cara membuat job desc karyawan adalah membuat persetujuan. Pastikan deskripsi pekerjaan disetujui oleh semua pihak terkait sebelum akhirnya disahkan dan digunakan pada proses rekrutmen atau manajemen kinerja harian.

Contoh Job Description

Dengan proses persiapan yang cermat, Anda bisa menmbuat job description yang detail dan efektif untuk membantu mengelola kinerja karyawan. Untuk melihat gambaran yang lebih lengkap, mari kita lihat contohnya.

Berikut ini adalah contoh sederhana dari deskripsi pekerjaan untuk posisi sales representative.

Tanggung Jawab Utama:

• Mengidentifikasi prospek pelanggan potensial melalui riset pasar, referensi, dan kontak bisnis.
• Menghubungi prospek melalui email, panggilan telepon, dan pertemuan langsung, atau kunjungan klien untuk menjelaskan produk atau layanan yang ditawarkan.
• Membangun dan menjaga relasi yang baik dengan pelanggan yang sudah ada, serta mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan penjualan melalui cross-selling atau up-selling.
• Mengelola siklus penjualan dari awal hingga akhir, negosiasi harga, penyusunan penawaran, dan menyelesaikan transaksi.
• Mengikuti perk tren pasar, pesaing, dan kebutuhan pelanggan untuk memastikan strategi penjualan yang efektif.

Dari contoh deskripsi pekerjaan sales, Anda bisa menjabarkan lebih detail lagi terkait persyaratan dan target pencapaian.

Kesimpulan

Job description penting dalam organisasi perusahaan. Deskripsi pekerjaan memberikan gambaran yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab individu dalam setiap posisi di perusahaan. Dalam penyusunannya, job description harus memenuhi beberapa kriteria agar mudah dipahami.

Penting untuk memastikan bahwa karyawan hadir dan menjalankan tugas sesuai dengan job description mereka.

Anda dapat menggunakan aplikasi absensi online Kerjoo untuk memantau kehadiran karyawan secara online serta melihat rencana kerja harian dan laporan kerja harian karyawan.

Dengan Kerjoo, pengelolaan absensi karyawan dan pemantauan produktivitas karyawan dapat dilakukan dengan lebih praktis.