Contoh Surat Penawaran, Fungsi, Jenis, dan Strukturnya

Definisi surat penawaran yaitu surat resmi yang digunakan mempermudah penjual dalam memperkenalkan produknya kepada konsumen maupun calon konsumen. Surat penawaran mampu mempermudah konsumen mendapatkan informasi mengenai produk yang ditawarkan. Surat penawaran dibuat agar kelancaran proses jual beli terjamin dengan menuliskan secara rinci mengenai barang apa yang akan dijual.

Urusan bisnis pada perusahaan sangat erat kaitannya dengan surat-menyurat. Proses penawaran barang atau jasa dalam dunia bisnis perlu dilakukan terus menerus untuk menjaga kekonsistenan arus penjualan.

Pengertian Surat Penawaran Menurut Ahli

Menurut A. Fauzi dalam buku berjudul Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis (2007), surat penawaran adalah surat yang berisi tentang informasi produk baik berupa barang atau jasa. Jenis surat ini dapat disebut sebagai offering letter.

JS. Kamdhi dalam buku Terampil Berekspresi mengemukakan isi dalam surat penawaran adalah surat permintaan, iklan, ataupun relasi. Tujuan dikirimnya surat penawaran yaitu untuk menarik minat pembeli terhadap produk-produk perusahaan.

Dikutip dari buku Korespondensi (2018), fungsi surat penawaran sangat penting dalam dunia bisnis karena keberhasilan perusahaan juga bergantung pada hal ini. Penawaran yang diberikan kepada konsumen akan menentukan apakah konsumen tersebut tertarik pada produk lalu membeli atau tidak.

Kondisi yang memungkinkan dikirimnya surat penawaran yaitu saat sebuah perusahaan mengirim surat permintaan penawaran sebelumnya. Surat penawaran adalah balasan dari surat tersebut, dengan penambahan keterangan dan iklan produk yang ditawarkan.

Fungsi Surat Penawaran

Fungsi surat penawaran adalah memperkenalkan produk ke pihak yang sudah ditargetkan dan kepada publik. Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk meningkatkan pemasaran produk sehingga peluang produk perusahaan dikenal luas di publik lebih besar.

Fungsi surat penawaran juga agar dapat memperkenalkan produk ke pihak yang sudah ditargetkan dan kepada publik. Selain itu, inilah beberapa fungsi lain dari surat penawaran:

• Membuat penerima surat dapat mempelajari produk yang ditawarkan sehingga nantinya dapat tertarik untuk membeli.
• Digunakan sebagai satu cara untuk memperkenalkan suatu produk agar pihak lain tertarik membeli.
• Menjangkau calon-calon konsumen yang berpotensi membeli.
• Membantu memperluas jangkauan konsumen.
• Sarana menjaga relasi dengan konsumen loyal.

Unsur-unsur Surat Penawaran

Unsur-unsur surat penawaran adalah sebagai berikut:

1. Kop surat perusahaan, pastikan terdapat informasi alamat, nomor telepon, alamat email milik perusahaan. Tambahkan website perusahaan jika ada.
2. Nama kota dan tanggal penerbitan atau perilisan surat
3. Nomor surat dan urutan nomor surat keluar dari perusahaan
4. Lampiran, bisa berisi detail produk dan promo jika ada
5. Perihal, isi inti dari surat
6. Tujuan, yakni pihak atau perusahaan yang dituju
7. Salam pembuka, sapaan pembuka seperti dalam surat resmi lainnya
8. Isi surat, yakni inti dari penawaran yang diberikan
9. Salam penutup, berisi penutup dan harapan pihak atau perusahaan akan merespon surat penawaran yang dikirimkan
10. Nama dan tanda tangan, dari pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk
11. Stempel, pastikan dicap di area tanda tangan

Jenis-Jenis Surat Penawaran

Berikut beberapa jenis surat penawaran yang sangat sering ditemui dan dicari oleh banyak orang, diantaranya adalah:

• Surat penawaran barang
• Surat penawaran kerjasama
• Surat penawaran jasa
• Surat penawaran negosiasi
• Surat penawaran harga

Karakteristik Surat Penawaran

Surat penawaran memiliki sifat persuasif artinya mengajak agar orang yang kita beri surat tertarik dengan apa yang kita tawarkan dalam surat tersebut. Berikut merupakan tiga ciri atau karakteristik utama surat penawaran yaitu:

• Surat penawaran dibuat dalam bentuk formal dengan mencantumkan kop surat dan alamatnya.
• Surat penawaran memuat informasi penting terkait produk sekaligus dengan rincian harganya.
• Surat penawaran akan dibuat serapi dan semenarik mungkin agar calon konsumen lebih mudah dalam memahaminya.

Struktur Surat Penawaran

Struktur surat penawaran harus diperhatikan saat Anda membuatnya. Secara garis besar, penyampaian surat penawaran terbagi dalam tiga paragraf. Tetapi, hal ini dapat disesuaikan dengan kepentingan perusahaan.

1. Paragraf pertama memuat informasi mengenai identitas produk, kualitas, harga, dan informasi lain yang berkaitan. Jika tujuan surat penawaran adalah untuk merespon surat permintaan penawaran sebelumnya, sebutkan hal tersebut.
2. Paragraf kedua memuat informasi mengenai cara pembayaran, cara pengepakan, hingga cara pengiriman barang. Sebutkan potongan harga jika ada.
3. Paragraf ketiga memuat informasi mengenai harapan dan ucapan terima kasih kepada calon konsumen yang dituju. Hal yang penting diperhatikan saat Anda membuat surat penawaran yaitu penggunaan bahasa yang sopan dan juga diksi yang tepat.

Contoh Surat Penawaran

1. Surat Penawaran Perabot Kantor

PT. Studio Perabot

Komplek Ruko Intan, Jl. Mawar No. 99

Jakarta Pusat

Jakarta, 6 Mei 2022

Nomor : 13/DSI/III/2022

Hal : Penawaran Barang

Lampiran : 1 Lembar Brosur

Kepada

Manager PT. Meubel Kenangan

Jl. Padi Mas No. 34, Mlati, Sleman, DIY

Dengan hormat,

Melalui surat ini, izinkan kami memperkenalkan diri. Kami dari PT. Studio Perabot yang bergerak di bidang distributor peralatan kantor dan terletak di Jakarta Pusat.

Dari informasi yang kami peroleh, PT. Meubel Kenangan merupakan perusahaan properti yang sedang berkembang di daerah Sleman, DIY dan akan membuka beberapa unit pemasaran di Daerah Istimewa Yogyakarta.

Berdasarkan hal tersebut, kami ingin menawarkan produk berupa perabotan peralatan kantor untuk mendukung operasional PT. Meubel Kenangan. Dalam surat ini, kami melampirkan daftar produk peralatan kantor beserta harganya untuk dapat dipertimbangkan.

Jika perusahaan Anda tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang produk yang kami tawarkan, mohon menghubungi di nomor telepon (021) 390010101.

Selain itu, perlu diketahui bahwa perusahaan kami menyediakan layanan berupa pengantaran produk dengan biaya kirim gratis. Kemudian, kami juga menawarkan harga khusus apabila perusahaan Anda melakukan pembelian dalam jumlah tertentu.

Harapan kami, kerjasama saling menguntungkan dapat terjalin di antara dua perusahaan ini. Untuk informasi lebih lanjut, kami siap menyampaikan presentasi secara lebih lengkap.

Atas perhatian dan kerjasama Anda, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Studio Perabot

Tomen Jeri

Marketing Manager

2. Surat Penawaran Barang Elektronik

PT. Studio Elektronik

Jl. Melati No. 90 Kota Bandung

Telp. 022-7272727 E-mail: ptstudioelektronik@gmail.com

Bandung, 13 Oktober 2022

Nomor : 100/500/20/2022

Kepada :

PT. Bulan Biru

Jalan Pemuda No. 45 Kota Semarang

Jawa Tengah

Hal : Penawaran Laptop

Dengan hormat,

Era digital membuat teknologi menjadi hal yang sangat penting untuk kita gunakan dalam kehidupan sehari-hari. Oleh karena itu, kami sebagai produsen elektronik bermaksud menawarkan laptop dengan merk Airnet ini merupakan salah satu laptop dengan layar yang sangat jernih dan tajam. Laptop ini telah dibekali dengan layar berukuran 16 inch dan mempunyai teknologi IPS yang membuat kualitas gambar menjadi lebih cerah dan berwarna.

Airnet ini juga sudah dibekali dengan Processor Core i7 dan RAM sebesar 8GB sehingga cocok bagi keperluan multitasking dengan lancar dan cepat. Tentunya perlengkapan yang satu ini akan menjadi penunjang perusahaan dala.

Mengelola dan juga menyelesaikan administrasi maupun operasional perusahaan Anda. Spesifikasi dari laptop ini dirancang dengan kemampuan memeriksa hasil pekerjaan dengan cermat untuk berbagai divisi.

Laptop ini dibekali harddisk dengan kapasitas 2TB sehingga sangat baik dalam urusan penyimpanan dengan kapasitas besar. Untuk lebih lanjut mengenai spesifikasi ini bisa dilihat dalam brosur lampiran surat ini.

Karena kepuasan dan kenyamanan pelanggan sangat kami utamakan, saat ini kami memberikan sebuah tawaran harga yang sangat menarik. Kami menawarkan laptop Airnet ini dengan harga Rp.12.500.000 untuk setiap item yang dibeli. Harga tersebut termasuk harga untuk pengiriman.

Pengiriman yang kami lakukan meliputi pemberian garansi terhadap barang yang dibeli. Tidak hanya itu saja, garansi dari barang elektronik ini mencapai 6 bulan dengan syarat dan ketentuan berlaku. Terdapat harga khusus untuk pembelian di atas 10 item.

Kami berharap perusahaan Anda bisa tertarik dan melakukan transaksi setelah membaca penawaran ini. Berbagai promo bisa ditanyakan kepada customer service kami melalui kontak 022-7272727. Atas perhatian Anda kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Studio Elektronik

Melati Harumi

Marketing Manager

Itulah contoh surat penawaran, fungsi, jenis, dan strukturnya. Semoga bermanfaat sesuai kepentingan Anda. Anda juga dapat mengikuti update terbaru di blog Kerjoo seputar panduan, informasi, dan layanan Kerjoo terbaru.