Pengertian Korespondensi dan Kegunaannya dalam Bisnis

Korespondensi adalah setiap komunikasi tertulis dalam bentuk surat. Setiap orang yang terkait dengan bisnis bisa menyampaikan tujuannya melalui korespondensi bisnis. Surat-menyurat antara dua organisasi atau dalam suatu organisasi termasuk dalam korespondensi dalam bisnis.

Contoh dari korespondensi dalam bisnis yaitu surat ke pemasok, surat pengaduan, surat pertanyaan, dan surat lamaran kerja. Korespondensi menjadi salah satu bentuk komunikasi yang paling umum digunakan dalam bisnis.

Di masa lalu, korespondensi kebanyakan dilakukan melalui surat fisik atau telegraf tertulis. Sekarang, pengertian korespondensi diperluas dengan masuknya media digital.

Contohnya adalah e-mail, pesan teks, memo, dokumen yang dipertukarkan melalui platform media sosial. Perjanjian digital juga termasuk cara lain dalam menyampaikan korespondensi.

Metode komunikasi tertulis ini sesuai untuk mengirimkan informasi bisnis penting antara bisnis atau dari bisnis ke klien.

Surat tertulis, tagihan, dan faktur kadang-kadang masih dikirim secara fisik tetapi banyak perusahaan memindahkan korespondensi mereka ke digital karena lebih murah dan lebih mudah dilacak.

Korespondensi bisnis juga membantu sebagai bukti untuk menyelesaikan kesalahpahaman.

Dengan memiliki dokumen sebagai bukti, salah satu pihak yang terlibat dalam transaksi dapat meninjau informasi yang disebutkan sebelumnya untuk memastikan siapa yang salah memahami situasi tersebut. Hal ini sangat penting dalam prosedur penyelesaian konflik atau sengketa hukum.

Kegunaan Korespondensi dalam Bisnis

Korespondensi bisnis memiliki beberapa kegunaan penting. Contohnya adalah kemudahan menjangkau dan berkomunikasi dengan berbagai pihak ketika tidak selalu mungkin untuk bertemu orang secara langsung.

Korespondensi bisnis membantu memenuhi beberapa tujuan organisasi. Seseorang dapat mencapai tujuan melalui itu. Berikut beberapa kegunaannya:

1. Menjaga Hubungan Baik dengan Berbagai Pihak

Korespondensi bisnis bermanfaat untuk menjadi penyelamat untuk bisnis pada sektor apa pun. Ini membantu dalam menjaga hubungan yang tepat antara para pihak.

Korespondensi bisnis memperkuat bisnis. Ini juga membantu dalam komunikasi internal. Itu membuat komunikasi dalam organisasi lebih jelas dan tepat.

2. Berfungsi sebagai Bukti

Segala bentuk komunikasi tertulis dapat berguna sebagai bukti. Korespondensi bisnis membantu orang dalam bisnis untuk mencatat semua fakta sebagai laporan. Catatan tertulis ini akan menjadi bukti yang akurat sesuai kebutuhan bisnis.

3. Mempertahankan Hubungan Baik dengan Pelanggan

Korespondensi bermanfaat dalam membantu menciptakan dan memelihara niat baik antara bisnis dan pelanggan. Setiap surat untuk bertanya, keluhan, saran atau umpan balik membantu perusahaan untuk tumbuh dan mempertahankan niat baik.

4. Meningkatkan Efisiensi dalam Komunikasi

Korespondensi termasuk bentuk komunikasi bisnis yang murah dan juga mudah digunakan. Dalam jangka panjang, hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi.

5. Komunikasi Formal

Komunikasi bisnis berfungsi sebagai komunikasi formal antara dua orang, misalnya penjual dan pembeli. Atau mungkin antara karyawan dan pemberi kerja. Bahasa yang digunakan formal dan profesional.

Gaya komunikasi ini membantu menghilangkan ambiguitas dan keraguan orang yang terlibat dalam bisnis. Komunikasi formal dalam bisnis diikuti dan dapat diterima.

6. Membantu Ekspansi Usaha

Korespondensi bisnis membantu perusahaan dan organisasi dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Korespondensi juga memastikan perluasan bisnis. Tanpa membuang waktu dan pemanfaatan tenaga kerja dan sumber daya yang tepat, bisnis dapat berkembang.

Setiap informasi mengenai beberapa sumber daya atau produk atau pasar apa pun dapat dilakukan dengan mudah. Bahkan kabar ekspansi bisnis pun bisa disebarkan menggunakan korespondensi.

Jenis Korespondensi Bisnis

Korespondensi terdiri dari banyak jenis, seperti berikut jenisnya yang umum:

1. Korespondensi Internal

Korespondensi internal melibatkan antara individu, departemen, atau cabang dari organisasi yang sama.

2. Korespondensi Eksternal

Korespondensi eksternal terjadi antara dua individu yang bukan dari organisasi yang sama. Pelanggan dan pemasok, bank, lembaga pendidikan, departemen pemerintah termasuk dalam kategori ini.

3. Korespondensi Rutin

Korespondensi rutin yaitu menyangkut tentang tata krama rutin, misalnya dilakukan untuk pertanyaan, perintah, balasan, ucapan terima kasih, undangan, dan surat penunjukan. .

4. Korespondensi Penjualan

Korespondensi penjualan ini terkait dengan jual beli, contohnya surat penjualan, laporan penjualan, faktur, konfirmasi pesanan, surat pengiriman, dan laporan rekening.

5. Korespondensi Pribadi

Korespondensi pribadi berdasarkan faktor personal, misalnya surat permintaan, rekomendasi, ucapan selamat, surat pengantar, pemberian dan penolakan syarat.

6. Surat Edaran

Ini mengacu pada komunikasi masalah umum ke sejumlah besar orang atau perusahaan. Surat edaran, pemberitahuan tender, perubahan alamat, pembukaan cabang baru termasuk dalam kategori ini. Pengenalan produk baru juga merupakan contohnya.

Tujuan Korespondensi sebagai Komunikasi Efektif dalam Bisnis

Berikut adalah beberapa manfaat korespondensi bisnis yang efektif.

Menjadi Bagian Penting Dalam Operasional Bisnis Global

Apabila sebuah perusahaan berpusat di Negara A dan memiliki anak perusahaan di Negara B, C, dan D, maka perusahaan harus tetap berkorespondensi dengan perusahaan di negara-negara tersebut dalam bahasa internasional.

Selain itu, korespondensi dalam bahasa asli sangat penting untuk menjaga konsistensi dalam prosedur operasi standar.

Korespondensi bisnis menjadi suatu bagian penting dari operasional bisnis global. Bisnis harus berhubungan dengan pemangku kepentingan dan pelanggan mereka dalam operasi sehari-hari perusahaan.

Mengurangi Hambatan Tenaga Kerja Beragam

Korespondensi yang berjalan lancar sangat penting dalam perusahaan tempat karyawan dari berbagai negara bekerja. Keterampilan komunikasi yang baik membantu mengurangi hambatan terkait tenaga kerja yang beragam karena perbedaan bahasa dan budaya.

Perusahaan yang memberikan pelatihan korespondensi kepada karyawan lokal maupun internasional menerima tunjangan mereka.

Untuk dapat menghindari culture shock dan juga miskomunikasi dalam bisnis dengan klien asing, banyak perusahaan melatih karyawan mereka di awal karir mereka dan secara teratur.

Efektif Meningkatkan Produktivitas

Korespondensi bisnis yang efektif meningkatkan produktivitas dan dengan demikian, semua pekerjaan dilakukan dengan lancar.

Jadi, hanya untuk menjangkau dan berkomunikasi dalam berbagai bahasa, terutama ketika berhadapan dengan klien internasional.

Korespondensi bisnis yang efektif di perusahaan memungkinkan karyawan dan manajemen membentuk tim yang efisien. Dalam situasi seperti itu, karyawan dapat mempercayai satu sama lain serta manajemen.

Mendorong Hubungan yang Positif

Korespondensi bisnis juga mengurangi persaingan yang tidak perlu dan membantu karyawan untuk bekerja sama dalam lingkungan yang bersahabat.

Hasil dari sebuah tim yang bekerja sama dalam lingkungan yang sehat adalah produktivitas yang tinggi, integritas, dan juga tanggung jawab.

Manajemen yang berkomunikasi secara terbuka dengan karyawannya dapat mendorong hubungan positif yang dapat menguntungkan perusahaan secara keseluruhan.

Memenuhi Tuntutan Global

Industri bisnis yaitu salah satu industri yang paling banyak berkembang di dunia pada saat ini. Saat berhadapan dengan klien internasional, perusahaan perlu mengingat bahwa tidak semua negara menggunakan bahasa yang sama.

Dengan perjanjian bisnis global yang terus meningkat, kebutuhan korespondensi bisnis yang efektif untuk memenuhi tuntutan global juga meningkat dari hari ke hari.

Baik manajemen maupun karyawannya harus mengetahui cara berkomunikasi secara efektif dengan klien internasional perusahaan.

Perusahaan yang mempersiapkan karyawannya untuk unggul dalam keterampilan komunikasi verbal dan nonverbal merasa jauh lebih mudah untuk masuk ke pasar global daripada yang lain.

Kesimpulan

Jadi dapat disimpulkan bahwa korespondensi bisnis yang efektif sangat penting bagi perusahaan yang ingin memperluas bisnis mereka, melampaui batas domestik. Karena adanya perubahan lingkungan bisnis, saat berbisnis dengan klien bisnis internasional.