Update Fitur Kunjungan Klien, untuk Monitor Pekerjaan Tim Sales

Pertemuan dengan klien adalah salah satu momen penting, khususnya bagi tim sales dan marketing perusahaan. Jika pertemuan menghasilkan kesepakatan yang menguntungkan, maka kedua pihak akan mendapatkan kesempatan berharga.

Bukan hanya sebatas kunjungan dan memberikan penawaran, tapi juga sangat penting untuk melakukan pengumpulan data klien dengan sistem pencatatan yang rapi.

Sebagai salah satu solusi agar pekerjaan tim sales lebih terpantau efisien adalah dengan menggunakan Fitur Kunjungan Klien dari aplikasi Kerjoo. Tujuan utama dari fitur ini adalah mencatat kegiatan karyawan yang melakukan kunjungan ke klien tertentu.

Aktivitas kunjungan klien bisa terdokumentasikan dengan menggunakan aplikasi Kerjoo yang telah diinstall di smartphone masing-masing. Sejak karyawan berangkat menemui klien dan kembali pulang setelah selesai, semua poin penting bisa dicatat.

Ada beberapa input data yang perlu dimasukkan, di antaranya adalah nama atau perusahaan klien, lokasi, agenda kegiatan yang dilakukan, serta lampiran yang berisi bukti atau tanda tangan.

Simak penjelasan lengkap tentang Fitur Kunjungan Klien berikut.

Penggunaan Fitur Kunjungan Klien

Fitur kunjungan klien dapat digunakan pada admin panel Kerjoo atau supervisor dan aplikasi mobile Kerjoo milik karyawan. Berikut adalah penjelasannya.

Admin atau Supervisor

Admin atau supervisor di perusahaan pengguna aplikasi Kerjoo bisa menggunakan Fitur Kunjungan Klien untuk divisi tertentu yang memang memiliki tugas untuk sering bertemu klien.

Lalu, cara penggunaannya bisa Anda simak penjelasan berikut;

• Silakan klik menu Kelola Karyawan dan pilih sub menu Divisi.
• Tentukan divisi mana yang perlu untuk melakukan kunjungan klien.
• Pada kolom Aksi (posisi sebelah kanan), klik ikon pensil untuk perubahan data.
• Silakan scroll sampai ke bawah, yaitu pada bagian 'Kunjungan Klien' lalu berikan tanda centang 'Aktifkan.'
• Kemudian akan ada opsi lanjutan seperti pengaturan 'Harus Presensi Masuk Dulu' atau 'Harus Menyelesaikan Kunjungan Sebelum Mulai Kunjungan Berikutnya' sebagai salah satu persyaratan utuk melakukan kunjungan klien.
• Terakhir klik 'Simpan' dan akan mucul tampilan 'data berhasil disimpan.'

Batasi Lokasi Kunjugan Klien

Untuk meningkatkan akurasi lokasi kunjungan klien, Kerjoo menambahkan fitur pembatasan lokasi kunjungan klien.

Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan lokasi yang harus dikunjungi karyawan dan radiusnya. Jadi, karyawan nggak bisa lagi sembarangan mengatur lokasi kunjungan.

Cara Mengatur:

• Setelah mengaktifkan kunjungan klien, klik menu [Kunjungan Klien] kemudian sub-menu [Klien] pada panel admin Kerjoo.
• Sementara pada tampilan/dashbor baru, menu ini dapat ditemukan pada panel [Kelola Karyawan] dan sub menu [Klien]
• Untuk memudahkan Anda, perhatikan gambar berikut.

• Keduanya tetap memiliki fungsi yang sama, Anda dapat mengatur sesuai dengan kenyamanan masing-masing.
• Kemudian setelah muncul daftar klien seperti gambar di atas. Pilih klien yang ingin dibatasi lokasi kunjungannya, baik klien baru maupun yang sudah ada.
• Untuk daftar klien yang sudah ada, Anda cukup mengklik kolom [Aksi] dan tombol [pensil] untuk mengubah data.
• Sementara untuk klien baru, Anda dapat klik [+Tambah] yang tersedia pada tampilan admin panel.
• Setelah itu, akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

• Aktifkan opsi "Kunjungan Harus Sesuai Lokasi Klien" saat menambahkan data klien. Untuk klien yang sudah ada, Anda bisa mengedit datanya dan mengaktifkan opsi tersebut.
• Setelah opsi diaktifkan, Anda bisa menentukan titik lokasi dan radius yang harus dikunjungi karyawan. Anda bisa menuliskan nama kantor klien seperti gambar di bawah ini.
• Anda juga bisa mengatur radius mulai dari 10-300 meter.
• Klik [Proses] untuk menyimpan pengaturan yang sudah dibuat.

Import Excel

• Jika Anda ingin menambahkan banyak data klien, gunakan fitur Impor Excel dengan klik menu [Impor Excel] dan unduh format Impor Excel.
• Isikan data klien sesuai dengan format yang diberikan, pastikan titik latitude dan longitude lokasi sudah benar.
• Jika seluruh data sudah diisi, unggah file dan proses penginputan data klien secara massal telah berhasil. 

• Jika seluruh data sudah diisi, unggah file dan proses penginputan data klien secara massal telah berhasil. 

Pengaturan Jadwal Kunjungan

• Ketika pembatasan lokasi tidak diaktifkan saat mengatur jadwal kunjungan, karyawan bisa melakukan kunjungan di mana saja meski tidak sedang berada di lokasi klien.
• Untuk itu, jangan lupa untuk mengaktifka Kunjungan Harus Sesuai Lokasi Klien pada saat mengatur jadwal kunjungan karyawan seperti gambar di bawah ini.
• Sebagai tambahan, Anda juga dapat mengatur [Jam Mulai] kunjungan sampai [Jam Selesai], kemudian klik proses.

Impor Jadwal Kunjungan Secara Massal

• Selanjutnya Anda juga bisa menambahkan jadwal kunjungan klien secara massal dengan menggunakan fitur Import Excel. 

Unduh formatnya, setelah itu aka ada panduan mengisi data klien beserta jadwal kunjungan, sebagai catatan:

• Jika karyawan diperbolehkan kunjungan di mana saja, masukkan angka "0".
• Jika karyawan wajib mengikuti lokasi klien, masukkan angka "1".

Kemudian unggah file tersebut. 

Jika proses berhasil, Anda akan mendapatkan notifikasi.

Disable Penambahan Klien melalui Aplikasi Mobile

Perusahaan kini bisa membatasi penambahan klien baru melalui aplikasi mobile. Jika pengaturan ini dinonaktifkan, karyawan hanya bisa melakukan kunjungan klien berdasarkan data yang sudah diinput di panel admin.

Pengaturan ini dapat diubah di menu Pengaturan pada sub-menu Aplikasi Mobile dan pilih tab Kunjungan Klien

Visualisasi Kunjungan Klien

Kami juga menyediakan fitur Visualisasi Kunjungan, yang memudahkan Anda memantau progress kunjungan karyawan. Di sini, Anda bisa melihat titik lokasi kunjungan dan perkiraan rute yang ditempuh.

• Jika ada beberapa karyawan yang melakukan kunjungan, ikon lokasi akan ditampilkan dengan warna berbeda untuk setiap karyawan.

Tips saat Melakukan Kunjungan Klien

Pada penjelasan di atas sudah Anda pahami tentang Fitur Kunjungan Klien dan cara menggunakannya. Dengan catatan yang rapi dan terstruktur, maka data dari klien ini dapat menjadi pertimbangan yang berguna untuk kepentingan bisnis ke depannya.

Tapi, yang tidak kalah penting adalah bagaimana proses kunjungan tersebut berjalan. Khususnya untuk tim sales yang akan meningkatkan penjualan dengan cara menjalin kerjasama dengan klien. Karena itu, ada hal-hal yang harus diperhatikan saat bertemu klien.

1. Lakukan Riset tentang Klien dan Perusahaannya

Sebelum berkunjung dan mendiskusikan hal penting, jangan lupa untuk mencari tahu latar belakang klien. Misalnya nama perusahaan, nilai-nilai perusahaan, produk yang dihasilkan, ciri khas brand mereka, dan hal lain yang terkait karakter klien.

Kenali apakah klien adalah tipikal orang yang sangat sibuk, suka to the point, atau justru suka berbasa basi. Memahami karakter atau pembawaan seperti ini akan memudahkan cara komunikasi yang efektif.

2. Buat Rencana yang Spesifik

Rencana yang spesifik akan membuat kunjungan klien jadi lebih berarti bagi kedua pihak. Selain catatan singkat yang dituliskan pada Fitur Kunjungan Klien seperti di atas, siapkan juga perencanaan spesifik secara tertulis.

Rencana tersebut bisa dituangkan dalam bentuk proposal penawaran yang bisa dibaca klien.

3. Hadir Tepat Waktu Sesuai Perjanjian

Urusan waktu memang sangat penting bagi siapapun, apalagi kalau sudah menyangkut urusan bisnis dengan klien. Sebelum kunjungan klien, Anda buat perjanjian terlebih dahulu akan bertemu di mana dan jam berapa.

Dengan cara hadir tepat waktu sesuai perjanjian, berarti Anda menghargai waktu klien maupun waktu produktif untuk diri sendiri.

4. Miliki Portofolio untuk Meyakinkan Klien

Ada kalanya klien tidak langsung percaya dengan penawaran perusahaan. Dengan menunjukkan portofolio pekerjaan yang sudah dicapai selama ini, maka klien akan lebih mudah untuk percaya.

Jika pertemuan dengan klien menghasilkan kesepakatan kerjasama bisnis, maka Anda juga perlu menjaga kerjasama tersebut sebaik mungkin.

5. Bisa Menempatkan Diri

Saat bertemu klien, Anda akan memahami seperti apa pembawaan mereka. Apakah mereka termasuk yang suka banyak bicara atau justru cenderung pasif.

Komunikasi yang Anda lakukan sebaiknya lebih fleksibel dan bisa menempatkan diri, kapan harus bicara dan kapan harus lebih banyak mendengar. Apalagi jika tujuan utama menjual produk atau menawarkan jasa, pastikan untuk memahami kebutuhan mereka.

6. Tetap Profesional Dalam Situasi Apapun

Klien yang Anda temui mungkin saja akan menunjukkan reaksi yang tidak sesuai ekspektasi. Misalnya penawaran tim sales ditolak klien, hal itu sudah biasa terjadi di semua bisnis.

Memang kebutuhan setiap klien tidak sama, yang penting tetap menunjukkan sikap profesional. Begitu juga ketika kerjasama dengan klien terlaksana, tapi tidak dapat berlanjut karena terjadi perbedaan kepentingan.

Kesimpulan

Itulah penjelasan tentang Fitur Kunjungan Klien dari aplikasi Kerjoo yang akan sangat berguna bagi tim sales Anda.

Dengan demikian, tim Anda tidak perlu repot untuk mencatat secara manual di kertas atau di komputer. Database klien perusahaan Anda pun lebih aman, dan bisa dibuka kapan saja ketika membutuhkan.

Setiap fitur baru selalu dirancang untuk kebutuhan pengguna aplikasi Kerjoo, sehingga manfaatnya lebih terasa. Bukan hanya untuk memperbaiki internal bisnis, tapi juga mendorong potensi penjualan.