Setiap perusahaan pasti memiliki aturan dan kebijakan kerja yang harus dipatuhi.
Namun dalam praktiknya, pelanggaran tetap bisa terjadi, baik karena kelalaian maupun kesengajaan.
Untuk itulah penting bagi perusahaan memiliki sistem yang tertib dalam menangani pelanggaran.
Kini, Kerjoo menghadirkan fitur Surat Peringatan (SP) untuk membantu perusahaan mengelola pelanggaran karyawan secara lebih profesional dan terdokumentasi langsung di sistem.
Simak Selengkapnya.
Apa Itu Fitur Surat Peringatan (SP) di Kerjoo?
Fitur SP adalah bagian dari sistem manajemen karyawan di Kerjoo yang memungkinkan perusahaan memberi teguran resmi kepada karyawan jika ada pelanggaran kebijakan.
Proses ini dilakukan digital, sehingga semua langkah bisa terdokumentasi dengan baik dan tidak ada miskomunikasi.
Yang membedakan dari proses manual:
- Jenis SP bisa disesuaikan sesuai kebutuhan tiap perusahaan
- Penyetuju ditentukan langsung di sistem, sehingga tidak ada pengambilan keputusan sepihak
- Sanksi bisa otomatis diterapkan, seperti membatasi akses presensi
- Semua tercatat, bisa dilihat kembali saat dibutuhkan
Jenis Pelanggaran yang Bisa Dikenakan Surat Peringatan
SP umumnya diberikan untuk pelanggaran yang berdampak pada kedisiplinan, produktivitas, atau iklim kerja di perusahaan. Berikut contoh pelanggaran yang biasanya bisa dikenakan SP:
- Terlambat masuk kerja berulang kali tanpa alasan jelas
- Tidak melakukan presensi selama beberapa hari
- Pelanggaran terhadap kebijakan kerja hybrid atau remote
- Mengabaikan SOP keselamatan atau etika kerja seperti penggunaan Fake GPS
- Menggunakan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi
- Perilaku tidak profesional di lingkungan kerja (seperti konflik, intimidasi, dll)
Cara Menggunakan Fitur SP di Kerjoo
Proses penggunaannya dibuat sederhana agar bisa langsung digunakan tanpa pelatihan rumit.
1) Masuk ke Tab Surat Peringatan
Bisa diakses oleh Admin melalui menu Kelola Karyawan.
2) Pilih atau Tambahkan Surat Peringatan
Admin bisa langsung memilih jenis SP (SP1, SP2, atau SP3), lalu menyesuaikannya dengan situasi yang terjadi.
Pada Kolom Aksi, terdapat ikon pensil untuk mengubah jenis surat peringatan dan sampah untuk menghapus jenis SP yang tidak diperlukan.
Bila belum tersedia, Admin juga bisa menambahkan jenis SP baru sesuai kebijakan perusahaan.
Setelah itu, isi formulir Tambah Jenis Peringatan yang tersedia di panel Admin
3) Atur Approval: Satu atau Dua Penyetuju
Selanjutnya, tentukan siapa saja penyetuju SP. Sistem memungkinkan proses disetujui oleh satu atau dua atasan, sesuai kebutuhan.
Notifikasi akan otomatis dikirim ke penyetuju pertama melalui aplikasi mobile.
Baca Juga: Panduan Penggunaan Fitur Persetujuan dengan Approval Bertingkat
4) Terbitkan Surat Peringatan ke Karyawan
Setelah menentukan jenis SP dan penyetuju, Admin memilih nama karyawan yang akan diberi SP.
Admin juga dapat menambahkan catatan pelanggaran atau dokumen pendukung sebagai informasi tambahan (opsional).
Begitu dibuat, SP akan langsung muncul dengan status 'Menunggu Persetujuan', dan dapat dipantau oleh Admin di panel yang sama.
5) Sistem Mengirim Notifikasi ke Penyetuju 1
Setelah SP diajukan, sistem akan mengirimkan notifikasi melalui aplikasi mobile ke penyetuju pertama.
Penyetuju dapat:
- Menyetujui atau menolak
- Menambahkan catatan jika diperlukan
6. Jika Disetujui, Notifikasi Lanjut ke Penyetuju 2
Jika ada dua penyetuju, proses akan otomatis berlanjut ke penyetuju kedua. Mekanismenya sama: bisa setuju/tolak dan memberi catatan.
Setelah semua penyetuju memberikan persetujuan, SP resmi diterbitkan dan tersimpan di sistem. Berikut adalah tampilan di aplikasi Mobile dan admin panel.
7) SP Resmi Dikirim ke Karyawan
Jika SP disetujui, maka dokumen surat peringatan akan dikirim ke karyawan yang bersangkutan disertai notifikasi via aplikasi.
SP ini juga bisa dilihat langsung oleh Admin dan SPV (khusus untuk akses lihat saja).
Sanksi Otomatis Tidak Bisa Presensi Masuk
Untuk saat ini, sanksi yang dikenakan dari SP adalah tidak bisa melakukan presensi masuk.
Karena absensi masuk adalah komponen dalam sistem Hitung Gaji Kerjoo, otomatis kondisi ini akan berpengaruh pada perhitungan gaji bulanan karyawan.
8) Riwayat Perubahan Tercatat Otomatis
Semua perubahan atau persetujuan akan tercatat di sistem, sehingga HR atau manajemen bisa memantau riwayat pemberian SP secara transparan dan terdokumentasi dengan rapi.
Kesimpulan
Mengelola pelanggaran tidak harus merepotkan atau menimbulkan konflik.
Dengan fitur SP dari Kerjoo, perusahaan bisa menjaga kedisiplinan dengan lebih profesional. Semuanya terdokumentasi, transparan, dan lebih efisien.
Bagi pengguna Paket PRO, berikut langkah yang disarankan agar fitur SP dapat langsung digunakan secara optimal:
- Tentukan approval SP di sistem
- Sosialisasikan fitur ini ke manajemen dan supervisor, agar prosesnya dipahami semua pihak
- Uji coba proses SP secara internal, misalnya dengan skenario ringan untuk latihan
- Gunakan fitur SP sebagai standar prosedur dalam menangani pelanggaran
Jika belum, mulai untuk berlangganan paket PRO sekarang dan jadikan proses teguran menjadi lebih efisien dan transparan.
FAQ Seputar Fitur Surat Peringatan (SP) di Kerjoo
Beberapa pertanyaan terkait Fitur Surat Peringatan di Kerjoo antara lain:
- Apa syarat agar bisa menggunakan fitur SP di Kerjoo?
Fitur SP tersedia mulai Paket PRO. Pastikan akun Kerjoo perusahaan sudah menggunakan paket ini agar fitur bisa diakses secara penuh, termasuk integrasi dengan absensi dan payroll.
- Apakah semua pelanggaran wajib diberi SP?
Tidak. SP hanya diberikan untuk pelanggaran yang tergolong serius atau sudah berulang. Perusahaan memiliki fleksibilitas untuk menentukan jenis pelanggaran yang layak diberi SP sesuai kebijakan internal.
- Berapa jenis SP yang tersedia di Kerjoo?
Secara default, tersedia tiga tingkatan SP (SP1, SP2, SP3). Namun, Admin bisa menyesuaikan atau menambahkan jenis SP lain sesuai dengan struktur disiplin di perusahaan masing-masing.
- Siapa saja yang bisa membuat dan menyetujui SP?
- Admin bisa membuat dan mengelola SP.
- Sub Admin (misalnya SPV) dapat diberi akses untuk membuat SP juga.
- Penyetuju ditentukan oleh Admin dan dapat terdiri dari 1 atau lebih orang atasan, tergantung kebutuhan.
- SPV hanya bisa melihat, tidak bisa menambahkan atau menyetujui SP (kecuali diberi akses Sub Admin).
- Apakah proses approval bisa diakses dari desktop?
Untuk saat ini, proses approval dilakukan melalui aplikasi mobile Kerjoo, agar lebih cepat dan praktis.
Penyetuju akan menerima notifikasi langsung dan dapat memberikan keputusan dari perangkat seluler.
- Apakah harus melampirkan dokumen pelanggaran?
Ya. Admin wajib melampirkan Dokumen Berita Acara Pelanggaran.
- Apa dampak sanksi dari SP?
Sanksi utama dari SP yang sudah disetujui adalah pembatasan presensi.
Artinya, karyawan yang mendapat SP tidak dapat melakukan presensi selama periode tertentu.
Hal ini juga bisa memengaruhi penghitungan gaji jika diatur demikian oleh perusahaan.
- Apakah karyawan menerima notifikasi setelah SP diterbitkan?
Ya. Setelah SP disetujui oleh penyetuju, sistem akan mengirimkan notifikasi kepada karyawan melalui aplikasi mobile.
Semua informasi juga tercatat di dashboard.
9. Apakah semua riwayat SP terekam?
Ya, semua tindakan — mulai dari pembuatan, persetujuan, hingga status akhir SP — akan tersimpan otomatis di sistem dan bisa dilihat di tab riwayat perubahan.
- Bisakah SP dihapus atau dibatalkan?
SP yang sudah disetujui dan diterbitkan masih bisa dihapus, Admin bisa menghapus SP jika terjadi kesalahan atau pembatalan SP terhadap karyawan.
