Apa Perbedaan Sistem HRIS, HRMS, dan HCM?

Sistem HRIS, HRMS, dan HCM adalah solusi bagi perusahaan untuk mencapai tujuan strategis. Khususnya untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia (SDM) dan meningkatkan efektivitas operasional.

Ketiga sistem tersebut memang saling terkait. Seiring berjalannya waktu, solusi HRMS (Human Resource Management System) berkembang menjadi HRIS yang berfokus pada manajemen data. Kemudian mengarah pada HCM yang lebih lengkap, strategis, dan fokus pada karyawan.

Tapi, apa perbedaan ketiganya? Pada penjelasan berikut ini, Anda bisa temukan perbedaan sistem HRIS, HRMS, dan HCM.

Penjelasan tentang Sistem HRIS, HRMS, dan HCM

Berikut adalah penjelasan dan ruang lingkup sistem HRIS, HRMS, dan HCM.

- HRIS (Human Resource Information System)

Sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem aplikasi atau perangkat lunak yang dirancang untuk memudahkan SDM di suatu organisasi.

Tujuan utama HRIS adalah menyediakan platform terintegrasi untuk memproses dan mengelola informasi terkait karyawan dan kebijakan SDM.

- HRMS (Human Resource Management System)

Sistem HRMS (Human Resource Management System) adalah konsep yang lebih luas yang mencakup berbagai aspek manajemen sumber daya manusia. Misalnya; fungsi administrasi, manajemen karyawan, pengelolaan kinerja, dan lebih banyak lagi.

Memang HRMS sering kali digunakan secara bersamaan dengan HRIS. HRMS mencakup lebih banyak aspek dan memiliki fokus yang lebih holistik pada manajemen sumber daya manusia.

- HCM (Human Capital Management)

HCM (Human Capital Management) lebih menitikberatkan pada pengelolaan strategis dan pengembangan sumber daya manusia sebagai aset organisasi.

Terintegrasi dengan strategi bisnis secara menyeluruh, HCM melibatkan pengelolaan bakat, pengembangan kepemimpinan, dan perencanaan suksesi.

Begitu juga manajemen kinerja, pengembangan karyawan, perencanaan bakat, dan analisis pendukung strategi organisasi.

Meskipun ada perbedaan, batas antara ketiganya dapat menjadi kabur karena banyak sistem saat ini menggabungkan fitur-fitur dari HRIS, HRMS, dan HCM. Pemilihan istilah ini tergantung pada tingkat kebutuhan dan strategi pengelolaan SDM di perusahaan Anda.

Perbedaan Sistem HRIS, HRMS, dan HCM

Antara HRIS, HRMS, dan HCM memang sama-sama berperan dalam manajemen SDM. Untuk memahami perbedaan ruang lingkup ketiganya, simak pada poin-poin berikut.

HRIS

• Manajemen Data Karyawan

Terkait pencatatan dan pemeliharaan data pribadi, riwayat pekerjaan, dan informasi administratif karyawan.

• Manajemen Kehadiran

Pengelolaan jadwal dan kehadiran karyawan, pelacakan waktu kerja, absensi, dan cuti karyawan.

• Sistem Penggajian

Pengolahan informasi gaji, pembuatan dan distribusi slip gaji, perhitungan pajak, dan manajemen tunjangan karyawan.

• Pelaporan dan Analisis

Pengumpulan laporan terkait data SDM untuk mendukung pengambilan keputusan, serta analisis untuk melacak tren karyawan dan kinerja organisasi.

• Manajemen Pelatihan

Pencatatan kebutuhan pelatihan karyawan, serta pelacakan dan pencatatan program pelatihan serta evaluasi efektivitasnya.

• Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Pencatatan keselamatan dan pelaporan kecelakaan kerja, serta manajemen kepatuhan terhadap regulasi keselamatan dan kesehatan kerja.

• Employee Self-Service

Portal employee self-service untuk kemandirian karyawan, yaitu untuk mengelola informasi pribadi, mengajukan cuti, dan mengakses data mereka sendiri.

• Manajemen Proyek SDM

Pelacakan proyek dan tugas terkait SDM, seperti pelatihan dan rekrutmen.

• Integrasi Sistem

Integrasi dengan sistem lain dalam organisasi, seperti sistem keuangan dan sistem manajemen rantai pasokan.

• Kepatuhan dan Keamanan Data

Memastikan kepatuhan dengan peraturan dan standar keamanan data, serta pengelolaan hak akses untuk menjaga kerahasiaan informasi karyawan.

HRMS

• Manajemen Karyawan

Penyimpanan dan pemeliharaan informasi karyawan, termasuk data pribadi, riwayat pekerjaan, dan dokumen terkait.

• Manajemen Kinerja Karyawan

Penetapan, pelacakan, dan evaluasi tujuan kinerja individu atau tim, pengelolaan siklus penilaian kinerja dan pengembangan rencana perbaikan.

• Rekrutmen dan Seleksi

Pelacakan proses rekrutmen, dari posting lowongan hingga seleksi kandidat, termasuk manajemen database pelamar dan penyimpanan informasi terkait.

• Pelatihan dan Pengembangan

Identifikasi kebutuhan pelatihan karyawan dan pengembangan program pelatihan serta evaluasi efektivitasnya.

• Manajemen Absensi dan Waktu

Pelacakan waktu kerja, absensi, cuti karyawan, dan pengelolaan kebijakan kehadiran dan kebijakan cuti.

• Penggajian dan Manajemen Tunjangan

Perhitungan gaji dan pajak karyawan, manajemen tunjangan, termasuk asuransi kesehatan dan program kesejahteraan.

• Manajemen Suksesi

Identifikasi bakat internal dan perencanaan suksesi untuk posisi kunci, pengembangan rencana untuk mengisi kekosongan posisi penting dalam organisasi.

• Analisis dan Pelaporan

Pengumpulan dan analisis data SDM untuk menghasilkan laporan dan wawasan. Kemudian membantu pengambilan keputusan strategis dengan memberikan informasi berbasis data.

• Keseimbangan Kerja dan Hidup

Pemantauan dan dukungan untuk keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi (work life balance). Dalam hal ini juga termasuk pemberian fleksibilitas dalam kebijakan waktu kerja dan bekerja dari jarak jauh.

HCM

• Manajemen Strategis

Mencakup seluruh ruang lingkup HRIS dan HRMS, serta menyelaraskan strategi SDM dengan tujuan bisnis dan budaya organisasi.

• Manajemen Karyawan

Mengelola informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan dokumen administratif. Begitu juga tentang manajemen bakat untuk perencanaan suksesi atau pergantian posisi.

• Manajemen Kinerja

Proses penetapan dan evaluasi tujuan kinerja individu dan tim. Program pengembangan karyawan dan rencana karir.

• Manajemen Rekrutmen Strategis

Identifikasi bakat dan pelacakan rekrutmen untuk mendukung strategi organisasi, pelacakan dan pengelolaan informasi pelamar.

• Pelatihan dan Pengembangan

Evaluasi dan pencatatan kebutuhan pelatihan karyawan, pengelolaan program pelatihan dan pengembangan karyawan.

• Manajemen Absensi dan Waktu

Sistem untuk mencatat waktu kerja, cuti, dan absensi karyawan. Mendorong keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

• Keseimbangan Kerja dan Hidup

Fokus pada kesejahteraan dan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan.

• Analisis dan Pelaporan

Pengumpulan dan analisis data untuk memberikan wawasan strategis. Laporan yang mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

• Hubungan Karyawan dan Kepemimpinan

Pengembangan dan peningkatan keterampilan kepemimpinan. Membangun budaya organisasi yang mendukung keterlibatan karyawan.

• Integrasi dengan Teknologi Terkini

Integrasi teknologi canggih untuk memberikan wawasan mendalam.

Kesimpulan

Terlepas dari perbedaan HRIS, HRMS, dan HCM, penerapannya melibatkan perubahan dalam proses bisnis dan kebiasaan kerja. Manajemen perusahaan perlu mengajak tim untuk beradaptasi dengan sistem baru.

Apalagi mengelola data karyawan yang banyak memerlukan langkah-langkah yang sistematis, aman, dan praktis. Bahkan ketika Anda sudah menggunakan aplikasi HR untuk menunjang pekerjaan, sudah seharusnya kepraktisan menjadi prioritas utama.