Yang Baru di Kerjoo: Fitur Tukar Jadwal Shift Antar Karyawan

Apakah di tempat kerja Anda menerapkan jadwal shift kerja? Ada beberapa masalah yang mungkin terjadi dalam sistem kerja shift, contohnya pembagian kerja kurang sesuai atau jadwal yang bentrok. Begitu juga masalah beban kerja pada waktu-waktu tertentu.

Saat menggunakan sistem manual, masalah pembagian jadwal kerja shift akan lebih sulit diatasi. Dengan demikian, penggunaan aplikasi absensi karyawan adalah sebuah pilihan terbaik saat ini. Apalagi jika aplikasi absensi dilengkapi Fitur Tukar Jadwal Shift.

Salah satu fitur baru Kerjoo ini memungkinkan antar karyawan shift bisa saling tukar jadwal dengan pilihan waktu yang lebih sesuai. Supervisor di perusahaan tetap bisa memantau produktivitas tim, sehingga pekerjaan bisa terselesaikan dengan optimal.

Apa Itu Fitur Tukar Jadwal Shift?

Fitur Tukar Jadwal Shift adalah sebuah pengembangan dari menu Pola Kerja yang ada di aplikasi Kerjoo, khususnya pola kerja shift.

Dengan fitur ini, maka karyawan bisa lebih mudah ganti jadwal shift dengan rekan yang bisa menggantikan jam kerjanya.

Keunggulan dari Fitur Tukar Jadwal

Sistem ini bisa memastikan bahwa karyawan tidak keberatan dengan jadwal yang baru. Hal ini mengingat prosedur pergantian jadwalnya melibatkan persetujuan dari karyawan yang bersangkutan.

Seperti yang Anda ketahui, sebagian perusahaan menerapkan jadwal shift hanya berdasarkan perintah atasan yang wajib dipatuhi. Tapi, kali ini karyawan punya kesempatan untuk menerima atau menolak perubahan jadwal shift tersebut.

Memudahkan Pengaturan Jadwal Karyawan

Di sisi lain, fitur ini memudahkan pengaturan jadwal karyawan yang menjadi tanggung jawab HRD.

Ketika ada hal mendesak yang harus dikerjakan oleh karyawan tertentu di jam tertentu pula, perubahan data terpantau real time. Pengaturan jadwal kerja shift menjadi lebih efisien daripada sebelumnya.

Beberapa Masalah yang Sering Terjadi pada Sistem Kerja Shift

Fitur Tukar Jadwal Shift memang dirancang agar Anda lebih mudah mengatasi masalah dalam hal jadwal shift kerja.

Akan tetapi, sebelumnya pastikan bahwa Anda mengetahui apa saja masalah yang terjadi di perusahaan Anda. Simak poin-poin berikut ini yang mungkin pernah Anda temui.

1. Jadwal Shift yang Mengeksploitasi Karyawan

Masalah yang sering terjadi adalah jadwal shift yang mengeksploitasi karyawan. Misalnya mereka yang seharusnya mendapat jatah istirahat, tapi terpaksa harus bekerja shift. Apalagi jika kebijakan perusahaan bersifat mendadak dan tidak ada proses diskusi dengan karyawan.

Hal seperti ini jika berlangsung lama, maka dampaknya bisa fatal. Selain mempengaruhi turn over karyawan, reputasi perusahaan pun akan berubah di mata publik.

2. Jam Kerja Bentrok

Umumnya manajer menerapkan aturan penjadwalan untuk diterapkan pada beberapa periode tertentu. Tapi, ada kalanya ketika rencana sudah dibuat, tapi ada beberapa jam kerja yang bentrok.

Tentu tidak mudah untuk mengatur ulang jadwal yang bentrok tersebut ketika jumlah karyawan sangat banyak. Persoalan seperti ini seharusnya bisa diatasi, jika sudah ada data yang terstruktur.

3. Masih Menggunakan Cara Manual

Penggunaan cara manual memang sudah tidak relevan lagi untuk berbagai bidang. Contohnya adalah dalam penjadwalan kerja shift karyawan. Selain rawan kekeliruan, cara manual juga membutuhkan waktu lebih lama.

Dokumen pencatatan manual juga bisa hilang, sehingga perlu dibuat ulang. Akan berbeda kondisinya jika sudah menggunakan aplikasi atau tools yang membuat pekerjaan manajer lebih ringan.

Dalam hal ini, perusahaan di era digital sudah seharusnya mempertimbangkan untuk berinvestasi pada tools manajemen karyawan.

4. Pemberian Job Desc yang Tidak Tepat

Dalam setiap manajemen sumber daya manusia, sebaiknya berikan tugas kepada orang yang tepat dan pada waktu yang tepat juga. Hal ini menjadi salah satu masalah yang mungkin terjadi pada sistem kerja shift.

Manajer bisa saja memberikan arahan kerja ke anggota tim yang tidak tepat. Untuk mengatasi setiap masalah yang terjadi, sudah waktunya untuk menerapkan solusi yang jauh lebih sistematis.

Cara Menggunakan Fitur Tukar Jadwal Shift

Ketika Anda sudah tahu kapan harus menerapkan tukar jadwal shift, kini saatnya ketahui langkah-langkah penggunaannya. Untuk admin atau supervisor, pastikan sudah login ke portal admin.

1. Atur Jam Kerja Shift

• Silakan Anda klik menu [Kelola Karyawan]
• Pilih sub menu [Jadwal Shift]
• Setelah itu Anda akan menemukan karyawan yang telah diprogram memiliki jadwal shift seperti gambar di bawah ini.
• Untuk mengatur Jam Kerja Shift, Anda dapat klik [+] pada kolom hari dan tanggal di bawah ini.

• Setelah itu, atur jadwal kerja untuk karyawan, yaitu jam masuk dan keluar. Beri tanda untuk setiap jadwal shift pagi/siang/sore/malam untuk memudahkan Anda memantau setiap jadwal.
• Anda juga bisa menambahkan catatan dan toleransi keterlambatan.

• Setelah klik simpan Anda dapat melihat Jadwal Shift karyawan yang telah diatur.
• Anda juga bisa mengulangi Jadwal Shift tersebut setiap minggu dengan klik centang pada kolom berikut.

2. Terapkan Sistem Kerja Bisa Tukar Jadwal

• Klik menu Kelola Karyawan.
• Pilih sub menu [Divisi] dan klik tombol pensil pada kolom aksi untuk mengizinkan karyawan saling bertukar shift.
• Pada kolom Sistem Kerja, pilih 'Shift' dan beri centang di sebelah kalimat 'izinkan karyawan saling bertukar jadwal shift'.

3. Tukar Jadwal Antar Karyawan

Bagaimana cara tukar jadwal shift antar karyawan? Setelah admin atau supervisor menerapkan jadwal shift, kemudian karyawan bisa langsung menggunakan. Caranya bisa langsung dicoba di aplikasi mobile.

• Buka aplikasi Kerjoo yang telah diinstall di smartphone.
• Klik tombol [Jadwal] pada aplikasi kemudian klik tombol shuffle [🔀] yang ada di kanan jadwal.
• Setelah di-klik, cari nama karyawan yang diminta untuk bertukar jadwal.
• Tentukan tanggal hari kerja yang direncanakan untuk bertukar jadwal, kemudian klik 'Pilih'.
• Klik [Kirim Permintaan] dan tunggu persetujuan dari yang bersangkutan.

4. Konfirmasi Tukar Jadwal Shift

Pada poin sebelumnya telah Anda ketahui bagaimana cara pengajuan tukar jadwal shift dengan rekan kerja. Selanjutnya, simak penjelasan tentang cara konfirmasi jika ada yang mengajukan tukar jadwal shift.

• Buka aplikasi Kerjoo yang telah diinstall di smartphone.
• Klik tombol notifikasi yang belum dibaca.
• Seperti contoh di bawah ini, langsung saja klik pada pesan notifikasi tersebut.
• Selanjutnya akan terlihat siapa yang mengajukan tukar jadwal, jabatannya, pesan keterangan, dan jadwal pemohon.
• Scroll sampai ke bawah, maka karyawan bisa menerima atau menolak permohonan tukar jadwal shift.

Setelah ada pengajuan tukar jadwal shift ini, maka admin atau supervisor akan menerima pemberitahuan melalui email. Siapapun yang menjadi supervisor divisi di perusahaan tetap bisa mengetahui update jam kerja timnya.

Agar lebih adil bagi perusahaan dan karyawan, hal ini harus sudah menjadi kesepakatan sejak awal. Jadi, setiap karyawan yang bekerja shift lebih siap jika sewaktu-waktu jam kerjanya berubah.

Kesimpulan

Dengan Fitur Tukar Jadwal Shift di aplikasi absensi Kerjoo, maka karyawan dan manajer atau atasan bisa lebih mudah menjalankan tugasnya. Apalagi pengajuannya sangat cepat dan langsung bisa disetujui.

Bahkan jika karyawan yang diminta ternyata tidak menyanggupi ganti jadwal, maka bisa dialihkan ke karyawan yang lain. Pekerjaan pun akan terselesaikan dalam waktu sesuai, dan yang pasti tidak ada paksaan dalam jam kerja shift.

Hubungi tim keren Kerjoo jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang aplikasi absensi ini, khususnya tentang fitur baru yang dikembangkan untuk Anda.