Catat! Ini Pentingnya Form Pengajuan Reimbursement di Perusahaan

Apakah Anda sudah cukup familiar dengan reimbursement di perusahaan? Jika dilihat dari KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), reimburse berarti mengganti rugi atau membayar kembali.

Dalam hal ini, perusahaan mengganti sejumlah uang kepada karyawan. Ada kalanya karyawan mengeluarkan sejumlah uangnya untuk memenuhi kebutuhan yang terkait operasional perusahaan.

Jika itu terjadi, apa yang seharusnya dilakukan? Pada umumnya karyawan perlu berurusan dengan bagian keuangan. Khususnya untuk form pengajuan reimbursement perusahaan.

Pihak perusahaan pun sudah punya standar peraturan tentang reimbursement para karyawan. Lalu langkah apa yang seharusnya dilakukan?

Ketika Anda harus mengajukan reimbursement di kantor tempat Anda bekerja, maka prosesnya harus sesuai prosedur yang tepat. Yang perlu diketahui, ada beberapa jenis reimbursement. Untuk penjelasan selengkapnya, coba simak ulasan berikut.

Apa yang Dimaksud dengan Reimbursement?

Pada intinya, reimbursement adalah uang ganti rugi yang wajib diberikan oleh perusahaan untuk karyawan. Dalam hal ini harus ada bukti bahwa karyawan mengeluarkan uang pribadinya untuk perusahaan.

Memang untuk setiap pengeluaran biaya yang terkait keperluan perusahaan, karyawan boleh untuk mengajukan klaim reimburse. Prosedurnya secara umum menjadi tanggung jawab HRD, tapi juga terhubung dengan bagian keuangan perusahaan.

Dalam pelaksanaannya, tentu harus ada peraturan, ketentuan, atau persyaratan yang diberlakukan perusahaan terkait form pengajuan reimbursement.

Mungkin saja tata caranya akan berbeda alurnya di setiap perusahaan, tapi ada beberapa hal yang wajib ada. Selain karyawan memiliki bukti pembayaran atau transaksi yang dilakukan, perusahaan pun memiliki formulir khusus untuk memprosesnya.

Bagaimana dengan kebijakannya? Memang ada sebagian perusahaan yang mengganti keseluruhan biaya ganti rugi. Tapi ada pula yang menggantinya sekian persen.

Sudah seharusnya karyawan dan perusahaan punya kesepakatan tentang hal ini. Setidaknya untuk karyawan harus memahami form pengajuan reimbursement.

Ketika hal itu tidak dipahami, tentu akan bisa berpotensi kerugian untuk diri sendiri untuk jangka panjang.

Apa Saja Jenis Reimbursement?

Berikut ini adalah jenis-jenis reimbursement yang umum berlaku di kantor menurut bidangnya.

1. Bidang Asuransi

Dalam bidang asuransi, istilah reimbursement termasuk hal yang umum digunakan. Saat pemegang polis asuransi, dalam hal ini asuransi kesehatan memerlukan tindakan medis yang urgen, di sinilah penggunaan reimbursement.

Pada situasi tersebut tidak cukup waktu menghubungi pihak perusahaan asuransi, dengan tujuan membahas penggantian yang bisa didapatkan.

Karena itu, si tertanggung membayarkan perawatan medisnya menggunakan biaya pribadi. Mereka pun bisa mengajukan penggantian ke perusahaan asuransi dengan sistem reimbursement.

Contoh form pengajuan reimbursement dari perusahaan asuransi Astra dan Mandiri InHealth bisa Anda download di sini dan juga di sini.

2. Pajak

Reimbursement juga termasuk umum digunakan untuk pembayaran pajak ke pemerintah.  Pendapatan mayoritas wajib pajak memang telah dipotong pada setiap periode melalui perhitungan pemotongan gaji.

Hal ini tidak termasuk memperhitungkan besarnya kredit yang menjadi hak bagi wajib pajak. Dalam hal ini, pajak lain sudah dibayar, begitu juga pengeluaran lain yang dilakukan.

Misalnya wajib pajak telah membayar kelebihan pajaknya karena sebuah alasan, maka mereka bisa mengurus form pengajuan reimbursement. Karena memang ada kelebihan yang dibayar ketika mengajukan SPT.

Untuk kelebihan pajak dari wajib pajak, akan ada pengembalian. Pajak yang dikembalikan dari pemerintah untuk wajib pajak ini adalah reimbursemen, karena yang dikembalikan ke wajib pajak adalah karena kelebihan pada pembayaran sebelumnya.

3. Sektor Hukum

Reimbursement bukan hanya berlaku di perusahaan. Di sektor hukum berlaku tunjangan reimbursement.

Tunjangan reimbursemen ini diperintahkan hakim, yakni berupa pembayaran untuk mantan pasangan untuk mengganti sejumlah uang yang diinvestasikan untuk keuangan pasangan yang bercerai.

Form Pengajuan Reimbursement untuk Apa Saja?

Beberapa jenis pengeluaran karyawan yang bisa diajukan reimbursement pada umumnya yaitu:

1. Biaya Perjalanan Dinas

Ada kalanya karyawan melaksanakan perjalanan dinas atau urusan bisnis ke beberapa kota atau luar negeri. Biaya yang dikeluarkan oleh karyawan saat melakukan perjalanan itulah yang akan dikembalikan oleh perusahaan.

Contoh pengeluarannya antara lain; tiket pesawat, akomodasi, dan uang makan. Meskipun demikian, ada perusahaan yang menerapkan pemberian tunjangan harian untuk mengganti biaya perjalanan dinas.

2. Penggantian Biaya Operasional

Seperti yang kita ketahui, tujuan dari reimbursement yaitu mengganti biaya untuk karyawan terkait kepentingan bisnis tertentu.

Contohnya adalah membayar alat-alat kantor, sewa ruang, pelatihan karyawan, tagihan telepon, uang makan saat rapat, dan lain-lain.

3. Biaya Kesehatan Karyawan

Untuk perusahaan tertentu juga memberi tunjangan ke karyawan untuk mengganti biaya medis yang dikeluarkan. Contohnya adalah reimbursement untuk biaya kesehatan seperti konsultasi ke dokter.

Beberapa Tips seputar Form Pengajuan Reimbursement

Untuk mengajukan reimbursement, ada beberapa tips di bawah ini.

1. Pahami Kebijakan Perusahaan terkait Reimbursement

Hal yang pertama kali harus diperhatikan sebelum mengurus form pengajuan reimbursement yaitu memahami kebijakan perusahaan.

Memang peraturan reimbursement untuk masing-masing perusahaan tidak selalu sama. Ketika sudah memahami aturan, maka Anda pun bisa mengetahui pengeluaran apa saja yang bisa diganti perusahaan.

Ada juga batasan tertentu nominal klaim reimbursement, misal terkait biaya kesehatan. Perusahaan punya wewenang membuat batasan dalam pengeluaran. Hal ini bisa meminimalisir pengeluaran yang berlebihan.

Karyawan juga perlu memahami aturan pembatasan dan lebih bijak dalam haln pengeluaran. Ada perusahaan tertentu yang tidak mewajibkan adanya form pengajuan reimbursement. Jika perlu, bisa ditanyakan juga tentang waktu pencairan dananya.

2. Simpan Bukti Pembayaran

Saat akan mengajukan reimbursement, ada hal yang harus dilakukan adalah memastikan adanya bukti pembayaran. Perusahaan tidak bisa mengganti uang pembayaran yang tidak ada buktinya.

Bukti dalam hal ini dapat berupa nota, faktur, tanda terima, atau dokumen lain. Pastikan bahwa bukti pembayaran berisi informasi seperti biaya, tanggal transaksi, lokasi pembelian, dan jenis produk/layanan yang digunakan.

3. Ajukan Secepatnya

Proses pengajuan klaim reimbursement bisa diajukan secepatnya dan tidak ditunda-tunda. Umumnya perusahaan menerapkan batas waktu  pengajuan reimbursement, terhitung sejak tanggal yang ada pada bukti pembayaran.

Pihak perusahaan perlu waktu untuk menyelesaikan proses form pengajuan reimbursement. Pengajuan disarankan lebih cepat agar bukti transaksi tidak hilang.

Kesimpulan

Cara mengurus form pengajuan reimbursement sebaiknya dipahami setiap karyawan. Karena memang dalam prosesnya antara perusahaan dan karyawan saling membutuhkan.

Ketika urusan reimbursement dijalankan dengan adil, maka operasional perusahaan lebih lancar. Kelancaran setiap pekerjaan di perusahaan memang didukung oleh banyak aspek, termasuk di dalamnya sistem pengelolaan kehadiran karyawan.

Dengan aplikasi absensi online seperti Kerjoo, maka perusahaan juga dapat lebih efektif dan juga efisien. Bagaimana dengan perusahaan di tempat Anda?