Pengertian HRD, Tugas, Skill dan Cara Kerjanya

Pengertian HRD - Bagi para jobseeker, tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah HRD. Istilah ini sebenarnya mengacu pada sebuah tim atau departemen di suatu perusahaan.

Tim inilah yang bertugas mengurus rekrutmen karyawan baru, mulai dari berkomunikasi langsung dengan kandidat hingga wawancara.

Segala proses rekrutmen ini menjadi tanggung jawab HRD di perusahaan yang dilamar. Beberapa dari Anda mungkin juga ingin berkarir dan melamar posisi sebagai seorang HR.

Namun, apakah Anda sudah mengetahui pengertian HRD secara rinci, skill yang dibutuhkan, dan juga tugasnya? Jika ya, ada baiknya Anda mencari tahu dan mempelajari terlebih dahulu. Simak uraian di bawah ini.

Pengertian HRD

HRD adalah singkatan dari Human Resources Development, sebuah departemen yang bertugas mengelola sumber daya manusia (SDM) di perusahaan tempatnya bekerja. Sesuai dengan namanya, SDM menjadi lingkup kerja departemen ini.

SDM yang dimaksud di sini tak lain adalah buruh, karyawan, manajer dan tenaga kerja lainnya di perusahaan tersebut. Orang-orang atau pegawai yang bekerja di departemen ini disebut sebagai staf HR.

Dilansir dari Investopedia, HRD bertugas memaksimalkan produktivitas karyawan dan melindungi perusahaan dari masalah yang muncul terkait tenaga kerja.

Secara tidak langsung, mereka dapat membantu perusahaan mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan cara menunjang kemampuan dan pengembangan tenaga kerjanya. Oleh karena itu, peran HRD sangat krusial dalam perusahaan.

Bentuk pengelolaan sumber daya manusia yang dilakukan HRD umumnya meliputi perencanaan, rekrutmen, pengembangan, manajemen performa, menjaga hubungan kerja, dan sebagainya.

Hal-hal ini juga menjadi fungsi HRD di perusahaan. Sebagai contoh, staf HR mengadakan program pelatihan bagi karyawan di bidang tertentu.

Program semacam ini diharapkan dapat memberi kontribusi positif bagi perusahaan maupun karyawan itu sendiri.

Tugas dan Tanggung Jawab HRD

HRD bertugas mengelola segala aspek yang berkaitan dengan karyawan. Tim ini bertanggung jawab penuh agar karyawan dapat bekerja dengan optimal demi pengembangan diri mereka dan pencapaian tujuan perusahaan.

Oleh karena itu, apabila dilihat secara lebih rinci, tugas HRD sebenarnya cukup banyak. Berikut beberapa di antaranya:

1. Perencanaan

HRD bertugas menyusun perencanaan kebutuhan tenaga kerja dalam suatu perusahaan. Jika kebutuhan tenaga kerja sudah jelas, HRD dapat mulai merencanakan perekrutan karyawan baru.

Selain itu, HRD juga perlu merencanakan program pengembangan diri untuk karyawan supaya karyawan menjadi lebih kompeten.

2. Rekrutmen

Pengelolaan proses rekrutmen merupakan tugas HRD yang paling banyak diketahui oleh orang-orang.

Setelah mengetahui kebutuhan tenaga kerja, HRD akan melakukan proses rekrutmen, mulai dari pencarian kandidat, proses penilaian kognitif secara umum, wawancara, hingga onboarding karyawan baru.

Tugas ini tidak mudah dan membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik karena HRD harus menghadapi banyak orang dengan berbagai latar belakang.

3. Pengembangan Kompetensi

Tugas HRD berikutnya yang tidak kalah penting adalah pengembangan kompetensi karyawan. Hal ini penting untuk dilakukan supaya karyawan dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.

Karyawan juga diharapkan dapat memberi kinerja optimal bagi perusahaan setelah mengikuti program pengembangan. Contoh program pengembangan kompetensi yang diadakan oleh HRD antara lain seminar, online course, pelatihan, dan sebagainya.

4. Pengelolaan Administratif

Tugas ini meliputi administrasi personalia atau rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan bidang administratif.

Bidang administratif yang dimaksud di sini antara lain pengelolaan database karyawan, penggajian atau payroll, pembayaran benefit, manajemen absensi, kontrak kerja, dan sebagainya.

5. Menjaga Suasana Kerja agar Tetap Kondusif

Suasana kerja yang kondusif tentu menjadi sesuatu yang diidamkan karyawan karena dapat memicu motivasi dan produktivitas dalam bekerja.

Berkaitan dengan hal itu, HRD bertugas untuk membantu mewujudkan suasana yang kondusif tersebut.

Beberapa cara yang dilakukan HRD antara lain;

• memastikan karyawan menepati peraturan di perusahaan
• menjadi perantara antara karyawan dengan pihak manajemen
• memastikan karyawan berkomitmen terhadap prinsip perusahaan.

Skill Yang Harus Dimiliki HRD

Setelah menyimak tugas HRD di atas, apakah Anda tertarik untuk menjadi bagian dari tim HRD? Jika ya, ada baiknya Anda memiliki atau menguasai beberapa skill tertentu.

Anda perlu menguasainya agar dapat mengerjakan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Beberapa skill tersebut akan diuraikan oleh Kerjoo di bawah ini:

1. Berorientasi pada tim

Dalam suatu perusahaan, kerja tim merupakan sesuatu yang sangat penting. Apabila kerja tim dalam perusahaan terjaga dengan baik, maka kinerja perusahaan akan semakin baik pula.

Oleh karena itu, seorang staf HR harus mampu memahami dinamika tim dalam perusahaan. Ia bertugas untuk menjaga semangat dan produktivitas karyawan agar dapat bekerja dengan baik.

2. Strategis

Skill ini merupakan bagian dari fungsi HRD yaitu perencanaan SDM. Pada fungsi ini, staf HR perlu menganalisis kebutuhan perusahaan akan karyawan di masa depan, karyawan seperti apa yang dibutuhkan.

Ia juga harus merencanakan pengembangan karyawan, misalkan divisi apa yang masih perlu diasah hard skill-nya. Hal-hal ini perlu dipikirkan dan direncanakan dengan baik supaya imbal baliknya kepada perusahaan juga baik dan sesuai.

Oleh karena itu, seorang staf HR harus mampu berpikir dengan strategis demi mencapai tujuan perusahaan.

3. Adil

Suasana kerja yang harmonis dan kondusif merupakan hal penting yang perlu diciptakan dalam perusahaan. Untuk mewujudkan hal ini, HRD perlu menyediakan sarana bagi karyawan untuk menyalurkan aspirasinya.

Selain itu, HRD perlu mengusahakan agar seluruh karyawan bisa mendapat kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya.

Peraturan perusahaan yang telah ditetapkan juga harus dilaksanakan dengan konsisten. Aspek ini berkaitan dengan fungsi HRD dalam menjaga hubungan kerja.

4. Kemampuan komunikasi

Sebagai staf HR, tidak dapat dipungkiri bahwa Anda akan berhadapan dengan banyak orang.

Bahkan, orang-orang yang Anda hadapi tidak hanya dari perusahaan saja, melainkan orang-orang di luar perusahaan, yaitu kandidat karyawan baru. Staf HR harus menunjukkan kesan yang profesional dan ramah kepada orang lain.

Oleh karena itu, kemampuan berkomunikasi yang baik dan efisien sangatlah diperlukan, seperti dilansir dari artikel yang diterbitkan oleh situs online program Southeastern Oklahoma State University yang menyebutkan bahwa kemampuan komunikasi sangat penting dimiliki oleh seorang staf HR.

5. Kemampuan organisasi

Dalam kesehariannya, staf HR sering berurusan dengan data, terutama data karyawan dan dokumen-dokumen yang berkaitan.

Hal ini berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab HR dalam mengelola urusan administratif karyawan. Staf HR dituntut memiliki kemampuan organisir data yang baik dan rapi demi meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan.

Apabila data dikelola dengan rapi, maka proses administrasi akan berjalan dengan lebih lancar dan cepat.

Metode dan Cara Kerja HRD

HRD harus mampu bekerja dengan pola general atau spesialist. Secara general HRD harus mampu mengelola alur dan tujuan pada setiap tim HRD.

Contohnya adalah rekrutmen, penilaian kinerja, pengembangan karyawan, sampai dengan analisis jabatan dan penggajian. Sedangkan secara spesialis, seorang HR spesalist harus mampu mendalami fungsi pokok pekerjaannya.

Misalnya pada bagian rekrutmen harus mampu mendatangkan kandidat yang kompeten untuk mendukung goals perusahaan.

1. Sebelum Era Digital

Pada jaman dahulu, HRD bekerja dengan cara manual, mulai dari mencari lowongan kerja di koran, mengundang wawancara secara tatap muka, hingga melakukan pencatatan secara manual menggunakan kertas.

Kegiatan tersebut biasa dilakukan oleh HR generalist maupun spesialist, hanya saja kelemahan cara kerja HRD ini  ialah, membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencapai tujuan HRD.

Kemudian resiko kehilangan data lebih tinggi karena lembar dokumentasi yang berbentuk kertas cenderung rentan rusak atau hilang.

Mengerjakan urusan administrasi yang berkaitan dengan karyawan tentu bukan hal yang ringan, apalagi jika dilakukan secara manual. Informasi dan data dalam jumlah besar menjadi sesuatu yang berat untuk dikelola tanpa bantuan sistem yang modern.

2. Pada Era Digital

Pada era transformasi digital, HRD tidak perlu khawatir. Perkembangan teknologi yang pesat saat ini telah menghadirkan Human Resource Information Systems atau lebih dikenal sebagai HRIS.

HRIS merupakan sebuah software untuk mengelola informasi karyawan dalam satu sistem yang terpusat. Sistem ini memiliki banyak fitur, antara lain pengelolaan absensi online, database, informasi gaji, dan sebagainya.

HRIS telah banyak digunakan oleh perusahaan terutama selama masa pandemi COVID-19 ini. Dengan menggunakan HRIS, staf HR dapat memantau kinerja karyawan dan mengelola data secara online dan dari jarak jauh.

Seperti telah disebutkan di atas, fitur absensi online menjadi salah satu fitur yang biasanya ada dalam HRIS. Fitur absensi online dapat membantu staf HR untuk memantau data kehadiran karyawan dalam jangka waktu tertentu.

Anda dapat mencoba aplikasi absensi online Kerjoo untuk memudahkan Anda dalam mengelola data absensi karyawan.

Data absensi yang tersimpan di Kerjoo nantinya dapat diintegrasikan dengan sistem HRIS yang digunakan. Tertarik? Coba Kerjoo sekarang dan nikmati manfaatnya.