Human Capital Management System atau HCMS adalah sistem manajemen SDM yang digunakan untuk menghubungkan berbagai fungsi HR.
Namun tidak semua perusahaan cocok menggunakan software HR terintegrasi ini.
Kaela Blanks, seorang praktisi HR menilai, perusahaan perlu menyesuaikan kapasitas sumber daya sebelum benar-benar mengimplementasikan sistem HR.
Perusahaan perlu menyesuaikan penggunaan sistem dengan kebutuhan dan kapasitas sumber daya manusia yang ada.
Apakah Anda memiliki karyawan yang paham penggunaan teknologi?
Atau Anda sebenarnya hanya membutuhkan software HR yang lebih sederhana untuk mengurangi beban administrasi?
Sebelum mengimplementasikannya, aplikasi absensi online Kerjoo akan membahas apa itu HCMS, fitur, dan manfaatnya bagi perusahaan.
Apa Itu HCMS (Human Capital Management System)?
Ketika mencari software HR terintegrasi, Anda pasti akan menemukan istilah HCMS, HRIS, dan HCM.
Ketiganya sama-sama merupakan sistem manajemen modal manusia, namun digunakan untuk skala perusahaan berbeda.
Fitur HCMS mencakup keseluruhan fitur HRIS dan HCM, yaitu rekrutmen, onboarding, absensi, penggajian, pengembangan karier, dan offboarding.
Semua agenda tersebut dapat digunakan di satu software HR terintegrasi. HCMS bukan menggantikan peran HR.
HCMS hanya mendorong transformasi HR menuju peran yang lebih strategis.
Dengan fitur HCMS, HR dapat mengambil keputusan berbasis data untuk merencanakan, mengoptimalkan, dan meningkatkan potensi karyawan.
Namun sekali lagi, tidak semua perusahaan cocok menggunakan HCMS. Beberapa perusahaan yang cocok antara lain:
- perusahaan skala menengah hingga besar
- perusahaan multinasional
- perusahaan skala global
Untuk kebutuhan dasar HR, perusahaan dapat menggunakan software HRIS seperti Kerjoo.
Fitur HRIS Kerjoo dapat mencukupi kebutuhan administrasi HR seperti penggajian, cuti, absensi, kunjungan klien, hingga sales dasbor.
Kerjoo juga dilengkapi dengan Pintu Kerjoo yang dapat digunakan untuk presensi on-site meski tanpa jaringan internet.
hadir dengan fleksibilitas tanpa kompleksitas besar.
Perbedaan HCMS, HRIS, dan HCM: Memahami Spektrumnya
Istilah HCMS, HRIS, dan HCM banyak ditemukan di laman pencarian Google ketika mencari software HR terintegrasi.
Namun sebenarnya apa perbedaan ketiganya? Sederhananya:
- HRIS adalah software HR terintegrasi yang fokus pada kebutuhan administrasi dasar perusahaan.
- HCM tidak berbeda jauh, hanya saja terdapat rekrutmen, onboarding, performance review, dan learning.
- HCMS adalah sistem SDM yang mencakup ketiganya
Berikut adalah penjelasan sederhana dari Kerjoo.
HRIS (Human Resources Information System)
Tujuan HRIS adalah otomatisasi tugas rutin HR, sehingga HR tidak terus-menerus input data manual.
Fitur HRIS lebih sederhana dan fokus pada operasional dasar seperti data karyawan, absensi, gaji, dan benefit.
Meskipun lebih sederhana, namun HRIS dapat mengurangi beban operasional HR hingga 80%
Cocok digunakan untuk perusahaan yang ingin menggunakan sistem HR sederhana dan tidak kompleks.
HCM (Human Capital Management)
Menambahkan lapisan strategi manajemen talenta: rekrutmen, onboarding, performance review, learning.
Menganggap karyawan sebagai modal manusia berharga—yang dikembangkan dan dioptimalkan untuk pertumbuhan jangka panjang.
HCMS (Human Capital Management System)
Merupakan platform yang menggabungkan HRIS dan HCM.
Mendukung seluruh siklus hidup karyawan, mulai administrasi hingga pengembangan strategis.
Jadi, jika HRIS adalah bagian dasar, dan HCM adalah visi, maka HCMS adalah teknologinya—all-in-one.
Fitur-Fitur Utama dalam Sistem HCMS
Fitur HCMS terdiri dari fitur utama HRIS dan HCM.
Ini termasuk manajemen inti HR, manajemen talenta, manajemen karyawan, analitik pelaporan SDM, dan manajemen tenaga kerja.
Namun terkadang, semakin lengkap fitur, maka semakin tinggi kompleksitas penggunaan software.
Jadi, sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Manajemen Inti HR (Core HR Management)
Pada modul manajemen inti HR, HCMS biasanya dilengkapi:
- Pengelolaan Data Karyawan: profiling lengkap—riwayat, kontrak, skill.
- Absensi & Cuti: integrasi mesin absensi, otomatis kalkulasi, notifikasi.
- Penggajian (Payroll): hitung gaji, pajak, tunjangan, slip langsung dikirim ke portal.
- Benefit Karyawan: pengaturan asuransi, pensiun, tunjangan kesehatan.
Manajemen Talenta (Talent Management)
Sementara pada manajemen talenta, fitur HCMS akan mencakup keseluruhan proses dari rekrutmen sampai perencanaan suksesi.
- Rekrutmen & Onboarding: melacak pelamar (ATS), proses digital hingga penandatanganan e-contract.
- Manajemen Kinerja: goal setting, feedback, review periodik.
- Pelatihan & Pengembangan: LMS internal, pelatihan mandiri, sertifikasi.
- Perencanaan Suksesi: identifikasi leadership pipeline, gap competency analysis.
Pengalaman Karyawan (Employee Experience)
Fitur HCMS ini terdiri dari:
- Portal Self-Service: akses cuti, data KTP, slip gaji, klaim reimbursement.
- Komunikasi Internal: pengumuman, forum diskusi, chat HR.
- Survei Engagement: alat ukur kebahagiaan dan resonansi budaya perusahaan.
Analitik & Pelaporan SDM (HR Analytics & Reporting)
Modul ini biasanya terdapat pada semua jenis software HR terintegrasi.
Analitik dan pelaporan SDM ini meliputi:
- Dashboard interaktif: retensi, turnover, absensi
- Tren biaya SDM, kebutuhan rekrutmen
- Prediksi workforce planning dengan AI
Manajemen Tenaga Kerja (Workforce Management)
Modul HCMS juga mencakup manajemen tenaga kerja.
Modul ini berbeda dengan manajemen talenta yang fokus pada pengembangan karyawan.
Manajemen tenaga kerja biasanya mecakup:
- Penjadwalan shift,
- lembur, dan
- alokasi tugas realtime
Kepatuhan Regulasi
HCMS yang baik dilengkapi dengan pengaturan terhadap kepatuhan regulasi setempat.
Misalnya untuk kebutuhan pajak, BPJS Ketenagakerjaan, dan perhitungan jaminan ketenagakerjaan otomatis.
Semua fitur ini terdapat di HRIS Kerjoo, bahkan dilengkapi sales dasbor dan absensi offline secara onsite.
Manfaat Implementasi HCMS bagi Organisasi
Terdapat enam manfaat HCMS apabila diterapkan di perusahaan.
Keenam manfaat ini berhubungan dengan efisiensi kinerja HR di organisasi perusahaan. Membantu HR bekerja dengan lebih strategis.
Berikut adalah penjelasan dari Kerjoo.
Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas HR
Dengan HCMS, HR dapat mengotomasi workflow atau beban kerja harian dengan lebih strategis dan minim kesalahan.
Jadi, tim HR memiliki ruang untuk fokus pada strategi pengembangan sistem manajemen modal manusia.
Pengelolaan Talenta yang Lebih Baik
HCMS tidak bermaksud menggantikan kinerja HR.
Justru membantu alokasi tenaga kerja HR ke arah yang lebih strategis, melalui:
- Alur perekrutan hingga orientasi lebih efisien
- Pelatihan tersusun, berdasarkan gap skill
- Identifikasi dan pertahankan high-performers
Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Bayangkan, apabila semua keputusan SDM diambil berdasarkan data.
Selain transparansi, perusahaan juga bertindak lebih strategis. Ini karena HCMS dilengkapi dengan modul analitik HR, sehingga:
- Real-time insight: apakah employee turnover naik?
- Data-driven budget training, benefit, headcount
Peningkatan Pengalaman Karyawan
Fitur HCMS dilengkapi dengan self service karyawan. Artinya, karyawan dapat mengetahui performa pribadi mereka melalui software HR.
Ini akan membantu perusahaan membangun culture yang lebih terbuka.
Kepatuhan dan Mitigasi Risiko
Setiap HCMS dilengkapi dengan modul kepatuhan regulasi dan mitigasi risiko.
Misalnya, terkait kepatuhan upah lembur atau BPJS Ketenagakerjaan di Indonesia.
Semua dapat disimpan di satu software HR terintegrasi. Audit trail lengkap bila terjadi compliance audit.
Skalabilitas dan Fleksibilitas
Modul HCMS bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Misalnya, ada HCMS yang mendukung karyawan remote/hybrid working: absensi mobile, atau shift planner.
Namun, sekali lagi, sesuaikan kembali dengan kapasitas sumber daya manusia di perusahaan Anda.
Cara Memilih dan Mengimplementasikan HCMS yang Tepat
Jika perusahaan Anda sudah mantan untuk mengimplementasikan HCMS, coba pertimbangkan kembali beberapa hal di bawah ini:
Evaluasi Kebutuhan Perusahaan
Pertama, evaluasi kebutuhan perusahaan Anda, seperti:
- Skala: berapa karyawan saat ini & proyeksi?
- Budget: langganan bulanan vs sekali bayar
- Prioritas: rekrutmen? Payroll? Talent management?
Riset Penyedia HCMS
Kedua, riset vendor penyedia software terintegrasi ini, seperti:
- Global: Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM
- Lokal: Kerjoo—mudah disesuaikan, support cepat, sesuai regulasi lokal
- Nilai plus: reputasi, dukungan lokal, sertifikasi keamanan
Kemampuan Integrasi
Kemudian perhatikan kemampuan integrasinya.
- ERP/CRM? akuntansi? time-clock?
- API & connector wajib jadi perhatian
Kemudahan Penggunaan (User-Friendly)
Juga kemudahan penggunaan, bahkan untuk pengguna yang awam dengan teknologi sekalipun.
- UI intuitive: HR & karyawan mudah navigasi
- Onboarding pengguna: training & dokumentasi lengkap
Aspek Keamanan Data dan Privasi
Perhatikan juga standar keamanan data yang dijamin oleh vendor.
- Enkripsi, ISO/SOC‑compliance, akses berbasis peran (role‑based)
- Backup berkala & disaster recovery
Tahapan Implementasi
Yang tidak kalah penting, perhatikan tahap implementasinya:
- Perencanaan proyek
- Kustomisasi UI & modul
- Migrasi data dari Excel/HRIS lama
- Training pengguna (HR & karyawan)
- Soft‑launch → evaluasi → go-live
- Monitoring & optimasi berkelanjutan
FAQ (Frequently Asked Questions) Seputar HCMS
Beberapa pertanyaan terkait HCMS diantaranya:
- Berapa biaya implementasi HCMS?
Harga bervariasi: mulai dari Rp 10 juta–50 juta/bulan untuk SME, dan ratusan juta untuk enterprise. Faktor penentu: jumlah user, modul, custom integration. - Apakah HCMS cocok untuk UMKM?
Ya—banyak HCMS menyediakan paket modular ringan. Kerjoo, misalnya, menawarkan paket “dasar” (data + absensi + payroll) dengan harga terjangkau, bisa upgrade ke Talent Management saat siap. - Bagaimana HCMS meningkatkan employee engagement?
Melalui portal self-service, feedback dua arah, survei, dan modul komunikasi—aktivitas ini membuat karyawan merasa dengar dan dihargai. - Bisakah HCMS diakses melalui perangkat mobile?
Sebagian besar penyedia, termasuk Kerjoo, punya aplikasi mobile atau portal mobile-responsive—jalur absensi, ajukan cuti, cek slip gaji semua bisa lewat HP. - Apakah HCMS menggantikan peran HR?
Bukan. HCMS justru meningkatkan peran HR dari administratif ke strategis—HR bisa fokus inovasi budaya, pengembangan karyawan, dan strategi bisnis.
Kesimpulan
HCMS adalah investasi strategis yang mengubah cara kerja HR tradisional menjadi SDM berorientasi data dan berdaya saing tinggi.
Dari sekadar mengurus absensi dan cuti ke mengelola talenta, engagement, dan insight strategis.
Kalau Anda sedang mencari software HR terintegrasi yang mudah digunakan dan lengkap—dari data dasar, payroll, hingga pengembangan karier—Kerjoo siap jadi solusi HCMS terpercaya untuk memajukan SDM perusahaan Anda.
Yuk, coba demo gratisnya hari ini dan rasakan manfaatnya!
