Atasi Masalah Keterlambatan Karyawan dengan Cara Ini

Apakah di tempat kerja Anda sering ada karyawan yang terlambat masuk kerja? Keterlambatan karyawan memang tidak bisa disepelekan karena bisa berdampak ke banyak hal.

Meskipun ada kebijakan toleransi keterlambatan di dalam aturan perusahaan, tapi bukan berarti ini boleh menjadi kebiasaan.

Pada momen yang tepat, perusahaan bisa mendengar aspirasi karyawan untuk memahami kondisi timnya saat itu. Yang terpenting, bagaimana cara mengatasi keterlambatan karyawan?

Lalu, bolehkah perusahaan memotong gaji karyawan yang sering terlambat?

Apa Solusi Keterlambatan Karyawan yang Sering Berulang?

Apa yang terjadi ketika karyawan terlambat bekerja? Memang sebagian besar karyawan berusaha untuk datang tepat waktu untuk memenuhi tugas profesional mereka.

Tapi, kejadian tak terduga, kesalahan, atau masalah pribadi dapat menyebabkan mereka datang terlambat.

Ketika seorang karyawan terlambat bekerja, mungkin ada alasan tertentu yang bisa diterima. Namun, jika perilaku ini terus berlanjut, adalah tanggung jawab manajer untuk membahas masalah tersebut dan mencari solusi atas keterlambatan yang terus berulang.

Yang menjadi masalah ketika keterlambatan berubah menjadi kebiasaan. Terlambat merugikan perusahaan dalam penggajian, produktivitas, dan merupakan contoh negatif bagi rekan kerja.

Berikut adalah beberapa solusi untuk membantu Anda mengelola karyawan yang selalu datang terlambat:

1. Atasi Situasi Lebih Awal

Jika keterlambatan dilakukan oleh karyawan lebih dari sekali, nantinya bisa dilihat pola kejadiannya. Saat supervisor sudah melihat pola keterlambatan, jangan menunda untuk berbicara dengan karyawan tersebut.

Semakin awal Anda dapat memulai dialog tentang situasi tersebut, semakin Anda dapat menunjukkan bahwa hal semacam ini tidak dapat diterima di tempat kerja.

Selanjutnya, peraturan perusahaan bisa mendorong karyawan untuk menghentikan tindakan tersebut.

2. Buat Ekspektasi yang Jelas

Saat Anda berbicara dengan karyawan yang sering terlambat, nyatakan dengan jelas perilaku apa yang perlu mereka ubah dan apa yang ingin Anda lihat di masa depan. Gunakan bahasa yang menjelaskan dengan tepat apa arti 'tepat waktu' bagi Anda dan perusahaan.

​Agar lebih spesifik, sampaikan fakta menggunakan tanggal dan waktu yang mendukung kasus Anda. Misalnya dari file review kehadiran yang terekam dalam database perusahaan. Hindari penggunaan istilah yang tidak jelas atau subyektif yang dapat menyebabkan kesalahpahaman.

3. Tetapkan Tujuan Bersama

Setelah menyelesaikan diskusi tentang perilaku terlambat, termasuk harapan Anda dan konsekuensi di masa depan, undanglah karyawan tersebut untuk membuat tujuan evaluasi.

Misalnya, mereka akan mendapatkan istirahat makan siang yang lebih singkat sebagai kompensasi jika kedatangan terlambat tidak dapat dihindari.

Berikan umpan balik mengenai tujuan ini dan tawarkan ide untuk membantu mereka memenuhi dan melampaui harapan mereka sendiri.

4. Atur Kebijakan Keterlambatan Karyawan

Gunakan buku pegangan atau kebijakan perusahaan untuk menguraikan aturan kedisiplinan.

Termasuk ekspektasi kapan hari kerja dimulai dan berapa kali toleransi seorang karyawan dapat terlambat sebelum dinilai menjadi pelanggaran yang dapat ditindaklanjuti.

Berikan informasi rinci tentang konsekuensi jika keterlambatan berlanjut. Ada baiknya juga untuk membagikan informasi ini dengan karyawan tersebut dalam email atau dokumen lain.

Bahwa Anda telah membahas masalah tersebut dan membagikan konsekuensinya. Pastikan untuk mencantumkan langkah yang detail dalam dokumen.

5. Tetap Memberikan Dukungan

Akuntabilitas dan dukungan dapat membantu mendorong karyawan untuk mengatasi kebiasaan keterlambatan mereka.

Menindaklanjuti tujuan Anda dan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan peningkatan mereka adalah cara terbaik untuk mengatasi keterlambatan lebih lanjut.

Bersikaplah menyemangati dan mendukung sambil menekankan pentingnya tepat waktu dan kemajuan mereka menuju tujuan itu.

Jika Anda melihat peningkatan, berikan apresiasi kepada karyawan tersebut. Sebaiknya lakukan ini secara pribadi tapi dengan suasana yang cair agar lebih berkesan.

Cobalah untuk memuji karyawan tersebut setelah Anda melihat perubahannya, bahkan keesokan harinya di tempat kerja jika memungkinkan.

6. Dokumentasikan Informasi Pendukung

Sebaiknya catat semua interaksi antara Anda dan anggota staf terkait masalah keterlambatan. Ini memastikan agar tidak ada miskomunikasi.

Alih-alih mengandalkan ingatan, rekap percakapan Anda yang komprehensif membuat informasi tetap teratur dan faktual.

Dokumentasikan langkah-langkah yang Anda ambil untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah bersama dengan perubahan positif yang Anda catat dalam perilaku karyawan setelah insiden tersebut. Anda dapat menambahkan dokumentasi ini ke file atau data karyawan.

Apa Sanksi untuk Karyawan yang Terlambat Masuk Kerja?

Sebelumnya, telah kita uraikan poin penting terkait solusi keterlambatan karyawan. Dengan catatan bahwa solusi tersebut bersifat mendasar, demi memastikan agar keterlambatan tidak menjadi budaya.

Tapi, sebenarnya adakah sanksi untuk karyawan yang terlambat? Apakah boleh dipotong gaji?

Untuk menjawabnya, kita bisa mengacu ke Pasal 81 Undang-Undang Cipta Kerja yang juga menambahkan Pasal 88A ayat (7) Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Bahwa pekerja bisa mendapatkan denda karena pelanggaran karena kesengajaan atau kelalaian.

Contohnya adalah pekerja atau karyawan yang terlambat masuk kerja. Dalam hal ini, keterlambatan karyawan tersebut tergolong pelanggaran dengan alasan disengaja ataupun lalai.

Pemotongan upah berdasarkan Peraturan Pemerintah No 3 tahun 2021 Pasal 63 ayat (1) dilaksanakan untuk pembayaran; denda, uang muka upah, ganti rugi, sewa rumah dan/atau sewa barang milik Perusahaan yang disewakan oleh pengusaha pekerja, utang pekerja, dan/atau untuk kelebihan pembayaran upah.

Dari poin-poin tersebut, apabila ada keterlambatan karyawan masuk kerja dan harus bayar denda, maka pengusaha bisa memotong upah untuk membayarkan denda.

Bisa Terapkan Denda Keterlambatan

Dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas tim, reward and punishment masih diberlakukan di banyak industri. Khususnya adalah sanksi keterlambatan yang berbentuk denda.

Tentang konsekuensi dan jumlah denda, hal tersebut tergantung kepada sistem kebijakan yang berlaku di perusahaan.

Sebaliknya, tidak sedikit perusahaan yang memberikan banyak bonus untuk karyawan karena kedisiplinannya.

Bonus untuk apresiasi kehadiran memang jumlahnya tidak lebih besar dibandingkan dengan bonus penjualan atau benefit lain yang termasuk dalam komponen upah.

Tapi, dengan bonus kehadiran seperti itu, para karyawan bisa lebih bersemangat dan tepat waktu dalam bekerja.

Adanya fitur denda keterlambatan di aplikasi Kerjoo diharapkan menjadi salah satu upaya strategis agar tim lebih disiplin.

Secara teknis, Anda bisa langsung menerapkan kebijakan ke banyak karyawan sekaligus. Sehingga aturan sanksi keterlambatan karyawan lebih adil dengan pengaturan aksi massal.

Kesimpulan

Keterlambatan karyawan memang bukan tindakan yang diharapkan oleh perusahaan. Karyawan pun sudah semestinya memiliki kesadaran dan tanggung jawab secara profesional.

Karena dengan keterlambatan yang mereka lakukan, dampaknya bisa lebih fatal daripada yang dibayangkan.

Jika masalah keterlambatan sudah ditemukan penyebabnya, maka setelah itu akan lebih mudah untuk menerapkan solusinya. Harapannya agar solusi keterlambatan karyawan bisa berdampak untuk jangka panjang.

Teknologi yang ada pun sudah banyak mendukung strategi perusahaan untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan.

Bahkan dengan atau tanpa pemantauan langsung dari atasan, tim yang bekerja pun tetap berjalan sesuai arahan dan program kerja.

Untuk itu, Anda bisa menemukan solusi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda melalui fitur unggulan dari Kerjoo.