Apa Solusi Ketidakhadiran Karyawan di Lokasi Kerja?

Ketidakhadiran karyawan di lokasi kerja dapat memberikan dampak signifikan pada operasional di kantor. Kecuali untuk sistem kerja WFH, Anda bisa menyusun peraturan tersendiri yang memang efektif mengatur sistem kerja jarak jauh.

Apapun sistem kerja yang Anda terapkan, sistem review kehadiran harus akurat dan bebas dari kesalahan karena salah rekap. Solusi ketidakhadiran bisa diatasi dengan sistem dan peraturan yang tegas dan dapat dipahami semua tim.

Pada praktiknya, ketidakhadiran karyawan terjadi karena berbagai sebab. Di satu sisi, ini adalah faktor kedisiplinan karyawan. Tapi, ada juga kemungkinan lain di mana karyawan membutuhkan izin dan cuti untuk keperluan yang urgent.

Ketahui Apa Sebab Ketidakhadiran Karyawan

Sebelum memberikan solusi ketidakhadiran karyawan, tentunya harus mengetahui dulu apa penyebab yang terjadi. Faktor penyebabnya bisa karena hal-hal internal ataupun eksternal.

- Ketidakhadiran Karyawan karen Sakit

Salah satu alasan utama ketidakhadiran karyawan adalah karena masalah kesehatan. Karyawan mungkin merasa sedang tidak enak badan atau mengalami cedera yang membuat mereka tidak bisa berangkat ke kantor.

Agar tidak dipotong gaji, karyawan dapat melengkapi administrasi dengan surat dokter.

- Keperluan Keluarga

Kepentingan keluarga juga dapat menjadi alasan karyawan tidak masuk kerja. Misalnya kewajiban untuk merawat anggota keluarga yang sedang sakit, ada tanggung jawab yang mendesak di rumah, atau musibah yang di luar rencana. Karyawan dapat menyampaikan hal ini kepada HR perusahaan masing-masing.

- Faktor Stres dan Burnout

Saat beban kerja terlalu berat atau ada tekanan psikologis di tempat kerja, hal ini juga bisa membuat karyawan merasa stres atau burnout. Untuk sementara, karyawan bisa mengambil cuti.

Tapi, ketidakhadiran karyawan karena stres dan burnout lebih sering terjadi, maka harus dilakukan tindak lanjut dari manajeman perusahaan.

- Kondisi Cuaca

Cuaca buruk, seperti hujan badai, banjir, atau bahkan masalah kualitas udara juga dapat mengganggu mobilitas karyawan ke tempat kerja.

Sebagian perusahaan dapat mengatasi permasalahan ini dengan menerapkan lokasi kerja fleksibel agar lebih aman dan pekerjaan tetap selesai tepat waktu.

- Masalah Transportasi

Tidak jauh berbeda dari kondisi cuaca, keterlambatan atau gangguan sistem transportasi bisa memicu ketidakhadiran karyawan. Bukan hanya transportasi umum, ini juga berlaku untuk masalah kendaraan pribadi karyawan.

- Peraturan Pemerintah

Pada kasus tertentu, ketidakhadiran karyawan dapat disebabkan karena peraturan pemerintah. Misalnya lockdown atau pembatasan aktivitas pada situasi darurat saat pandemi.

- Gangguan Infrastruktur dan Kondisi Alam

Masalah infrastruktur, seperti kerusakan jalan, pemadaman listrik atau, fasilitas publik lainnya dapat mengganggu mobilitas karyawan dan menyebabkan ketidakhadiran. Begitu juga ketika ada bencana alam yang membutuhkan evakuasi.

- Konflik di Tempat Kerja

Satu lagi yang tidak dapat diabaikan adalah adanya konflik di tempat kerja. Ini juga dapat membuat karyawan merasa tidak nyaman dan memutuskan untuk tidak hadir ke tempat kerja.

Solusi untuk Mengatasi Ketidakhadiran Karyawan

Untuk mengatasi masalah ketidakhadiran karyawan karena berbagai faktor, perusahaan dapat menerapkan solusi berikut.

- Komunikasi yang Terbuka

Komunikasi terbuka adalah jalan keluar dari berbagai masalah yang terjadi pada karyawan di kantor. Bangun komunikasi dua arah antara manajemen dan karyawan.

Karyawan perlu berbicara tentang kendala yang mereka hadapi yang dapat memengaruhi ketidakhadiran. Jika transportasi menjadi masalah utama, perusahaan dapat memberi opsi seperti penyediaan transportasi perusahaan.

- Fleksibilitas Jadwal Kerja

Jika memungkinkan, berikan fleksibilitas pada jadwal kerja karyawan. Hal ini dapat mencakup opsi kerja dari rumah (work from home) atau jadwal yang lebih fleksibel. Jadi, mereka dapat menyesuaikan dengan situasi yang tidak terduga.

- Atur Kebijakan Jatah Cuti

Pertimbangkan untuk memberikan jatah cuti tambahan atau cuti khusus yang dapat digunakan karyawan dalam situasi-situasi mendesak. Misalnya masalah kesehatan keluarga atau bencana alam.

- Bangun Budaya Organisasi yang Sehat

Bangun budaya organisasi yang mendukung kesejahteraan karyawan dan menghormati kebutuhan pribadi mereka.

Selain itu, dukung nilai-nilai seperti kerjasama, saling mendukung, dan toleransi terhadap perbedaan. Dengan demikian, masalah ketidakhadiran tidak lagi berdampak fatal.

- Pengawasan dan Manajemen yang Efektif

Lakukan pengawasan yang efektif dan perhatikan tanda-tanda ketidakhadiran yang terus-menerus. Ini dapat membantu mendeteksi masalah sejak dini dan mengambil tindakan yang tepat.

Manajemen yang efektif berarti mendengarkan karyawan, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan memberikan dukungan ketika diperlukan.

- Pelatihan Terhadap Kondisi Krisis

Lakukan pelatihan karyawan untuk mengatasi situasi darurat tertentu, seperti tindakan yang harus diambil selama bencana alam. Jadi, mereka tetap dapat melakukan kewajibannya dengan aman dan tepat waktu.

- Program Kesejahteraan Karyawan

Tingkatkan program kesejahteraan karyawan, termasuk asuransi kesehatan dan bantuan psikologis, untuk membantu karyawan menghadapi stres yang mungkin timbul dari situasi eksternal.

Dengan menerapkan solusi-solusi di atas, perusahaan dapat membantu mengurangi ketidakhadiran karyawan yang disebabkan oleh faktor eksternal dan internal sekaligus meningkatkan kepuasan dan produktivitas kerja karyawan.

Selain itu, penting untuk terus memantau situasi dan memperbarui kebijakan dan prosedur jika diperlukan untuk mengatasi perubahan dalam faktor eksternal yang mempengaruhi kehadiran karyawan.

- Solusi Menggunakan Teknologi Absensi Online

Ketidakhadiran karyawan dapat diatasi dengan solusi teknologi, misalnya dengan absensi online atau aplikasi absensi karyawan yang mudah digunakan.

Investasikan pada perangkat teknologi seperti software absensi, yang juga memungkinkan karyawan bekerja dari jarak jauh dengan lebih efektif, terutama selama situasi darurat.

Sistem absensi online telah terbukti lebih akurat untuk review kehadiran karyawan. Begitu juga untuk masalah ketidakhadiran dapat ditindaklanjuti lebih cepat. Semua data bisa diakses melalui satu dashboard admin panel.

Kesimpulan

Ketidakhadiran karyawan dapat terjadi karena berbagai faktor seperti yang dijelaskan di atas. Perusahaan dapat mengubah kebijakan yang memengaruhi karyawan, misalnya jadwal kerja atau jenis cuti yang diizinkan.

Hal yang dapat mempengaruhi tingkat ketidakhadiran juga perlu di-review secara berkala. Dengan demikian, semua tim di perusahaan lebih disiplin menjalankan semua tugasnya.

Segera temukan solusi terbaik yang sesuai dengan kondisi Anda. Aplikasi absensi Kerjoo memungkinkan untuk karyawan yang bekerja di kantor dan bekerja jarak jauh.

Jika ada karyawan yang tidak hadir, maka HR perusahaan dapat memantau secara akurat. Begitu juga ketika karyawan tidak bisa masuk kerja, maka proses administrasi juga dilakukan melalui satu aplikasi.