Saatnya Gunakan Absensi Online, Kelola Data Karyawan secara Efisien

Perubahan di dunia kerja akan terus berlangsung seiring waktu dan beragam tantangan selalu kita hadapi. Setiap tantangan juga akan mendorong hadirnya solusi berbasis teknologi yang mempermudah pekerjaan manusia. Salah satunya adalah cara mengelola kehadiran karyawan dengan lebih efisien dan praktis dengan aplikasi absensi online.

Aplikasi absensi online bisa digunakan di perusahaan atau bisnis yang bergerak di berbagai bidang. Setiap fitur yang ada pada aplikasi absensi online dirancang untuk memaksimalkan produktivitas tim Anda.

Apa Itu Absensi Online

Absensi online adalah sebuah sistem untuk mencatat dan mengelola kehadiran karyawan yang lebih praktis karena tidak harus antre dan bisa dilakukan dari manapun. Karyawan bisa menggunakan aplikasi absensi online dengan smartphone masing-masing Ketika masuk, istirahat, pulang, atau lembur hanya dengan foto selfie.

Sementara itu, HR perusahaan bisa memantau aktivitas karyawan secara terpusat melalui portal admin. Perusahaan bisa memastikan tidak ada kecurangan dalam absensi online karena absensi hanya dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.

Setiap fitur yang ada pada absensi online bisa dimanfaatkan sesuai kebutuhan pekerjaan, mulai dari mengatur jadwal kerja, review kehadiran, pengajuan izin, cuti, dan berbagai kebutuhan administrasi lainnya.

Sebagaimana aplikasi untuk sistem HR yang berbasis cloud dan SaaS (Software as a Service), maka aplikasi absensi online bisa diakses dimanapun dan kapanpun selama pengguna terkoneksi ke jaringan internet. Pengguna tidak perlu memikirkan penyimpanan data dan maintenance aplikasi.

Perbedaan Absensi Online dan Absensi Manual

Setelah memahami absensi online dan sekilas tentang cara kerjanya, kemudian Anda juga akan segera mengetahui bedanya absensi online dan absensi manual. Berikut ini adalah perbedaan absensi online dan absensi manual jika dilihat dari beberapa aspek.

Kendala Absensi Manual

Masih Rentan Kecurangan yang Dilakukan karyawan

Salah satu kendala yang terjadi pada sistem absensi manual, khususnya yang menggunakan kartu adalah kecurangan absensi. Bahkan jika birokrasinya masih membutuhkan tanda tangan, hal itu juga tak lepas dari risiko kecurangan.

Pemborosan Kertas

Absensi manual juga memiliki risiko pemborosan kertas. Hal ini bisa membutuhkan ketelitian ekstra untuk mengelola data karyawan. Apalagi jika ada kertas absensi yang hilang, maka harus ada penggantian dari perusahaan.

Bisa Keliru dalam Proses Rekap Data

Absensi manual pada umumnya memerlukan lebih banyak waktu dan tenaga untuk proses rekap. Jika masih mengandalkan tenaga manusia untuk merekap data, maka tidak menutup kemungkinan dari kesalahan teknis karena kurang ketelitian. Apalagi ketika ada pengajuan izin dan cuti, harus dilakukan pengecekan satu per satu.

Berpengaruh ke Urusan Penggajian Bisa tidak Akurat

Umumnya perusahaan mengandalkan sistem absensi untuk acuan perhitungan gaji atau upah karyawan. Ketika ada karyawan yang tidak masuk atau terlambat kerja, tentu penghitungannya akan berbeda dan HR harus melakukan review kembali. Tujuannya adalah agar bisa menerapkan sistem yang adil pada karyawan dan perusahaan.

Perlu Budget untuk Maintenance

Selain memerlukan biaya pemasangan di awal, sistem absensi manual juga perlu maintenance secara berkala. Hal ini tentu saja membuat perusahaan perlu mengalokasikan budget tambahan.

Produktivitas Karyawan Bisa Berkurang

Risiko kerusakan mesin absensi memang bisa diatasi dengan maintenance berkala. Tapi, dampaknya tetap ada ke karyawan. Ketika mesin absensi tidak berfungsi, maka sebagai alternatif mereka harus menggantinya dengan menulis di kertas. Hal ini bisa memakan lebih banyak waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk kerja produktif.

Mengapa Harus Absensi Online?

Data kehadiran selalu menjadi hal yang krusial untuk setiap bisnis atau perusahaan. Tidak hanya perusahaan swasta atau instansi pemerintahan, UMKM juga harus memastikan bahwa pekerjaan tim sudah sesuai dengan job description masing-masing. Untuk bisa melakukan review yang lebih sistematis, teknologi yang ditawarkan absensi online adalah pilihan tepat untuk saat ini.

Mengapa Anda harus mempertimbangkan penggunaan absensi online daripada manual? Agar lebih jelas, simak poin-poin berikut ini:

Lebih Personal dan Aman

Aplikasi online bisa digunakan dengan smartphone milik karyawan sendiri, jadi prosesnya lebih personal dan terjamin keamanannya. Apalagi karyawan tidak usah antre dan menyentuh satu mesin secara bergantian. Pastinya metode ini lebih higienis dan mematuhi protokol kesehatan, bahkan dari aspek terkecil seperti ini.

Lebih Akurat dalam Monitor Kehadiran

Tentu Anda setuju jika waktu kehadiran karyawan harus dipantau dengan akurat. Hal ini berlaku untuk semua karyawan, baik yang bekerja di kantor maupun yang kerja jarak jauh. Fitur GPS pada absensi online memungkinkan pengaturan lokasi absensi di banyak spot.

Mendukung Fleksibilitas

Apakah Anda memiliki staf yang bekerja dari berbagai lokasi dengan jam kerja berbeda-beda? Solusi yang ada di absensi online memang mendukung fleksibilitas yang maksimal. Bahkan jika Anda memiliki tim yang bekerja di zona waktu berbeda, hal itu juga bukan masalah.

Review Kedisiplinan Lebih Objektif

Aplikasi absensi online bisa melacak kehadiran harian dan memudahkan para karyawan menulis rencana kerja dan laporan kerja dalam satu aplikasi. Atasan bisa melakukan review kedisiplinan dengan lebih objektif, karena langsung bisa melihat hasil pekerjaan yang dilakukan.

Memudahkan Pengajuan Izin dan Cuti

Kadang HR perusahaan akan kesulitan untuk mengelola izin dan cuti karyawan karena situasi tertentu. Salah satunya adalah karena alasan izin kurang mendesak dan tidak ada bukti atau dokumen yang terpercaya. Dengan fitur izin dan cuti pada aplikasi absensi online, pengajuan izin dan cuti lebih sistematis karena bisa upload dokumen pendukung. Setelah melalui proses review, HR bisa menyetujui atau menolak.

Jadi, Solusi Absensi Online Seperti Apa yang Anda Butuhkan?

Keputusan untuk menerapkan sistem kehadiran karyawan adalah sesuatu yang berdampak strategis di perusahaan. Karena hal ini juga akan mempengaruhi performa bisnis dalam jangka panjang, sehingga Anda harus memilih yang tepat.

Sejak awal tahun 2021, aplikasi absensi online Kerjoo hadir untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan Anda, sehingga bisa meningkatkan kinerja karyawan. Kerjoo bisa untuk pekerja kantoran atau yang bekerja secara remote atau WFH (Work from Home). Ada berbagai fitur di aplikasi Kerjoo yang dibuat sesuai kebutuhan pengguna. Dengan demikian, perusahaan bisa lebih fokus ke aspek yang benar-benar penting.

Berikut ini adalah fitur Kerjoo yang bermanfaat untuk memaksimalkan kinerja tim Anda.

Face Recognition

Face recognition merupakan teknologi yang bisa mengidentifikasi identitas seseorang hanya dengan wajah masing-masing. Itulah yang diterapkan pada fitur absensi online Kerjoo, sehingga karyawan hanya perlu foto selfie pada saat masuk dan keluar kerja harian. Sistem aplikasi akan langsung mengidentifikasi wajah karyawan yang terdaftar di perusahaan.

Fitur Pendeteksi Lokasi Absensi

Adanya fitur Geotagging memungkinkan lokasi di mana karyawan melakukan absensi bisa terekam otomatis. Aplikasi Kerjoo mampu mendeteksi jika karyawan memalsukan lokasi seperti Fake GPS Location, Lockito, GPS Emulator, Location Changer, atau Fake Live Location. Jadi, kecurangan pemalsuan lokasi bisa diantisipasi. Info detail terkait lokasi absensi karyawan bisa diakses secara real time oleh perusahaan melalui dashboard admin.

Ringkasan Kehadiran

Fitur ringkasan kehadiran membuat perusahaan bisa lebih cepat dalam proses review kedisiplinan karyawan dengan akurat. Atasan cukup melihat data harian atau bulanan untuk karyawan yang bersangkutan. Anda tidak lagi kesulitan mencari data atau file dengan cara manual karena sudah bisa ekspor file melalui dasbor admin aplikasi Kerjoo.

Biaya Langganan Sesuai Jumlah Karyawan

Anda bisa memilih paket terbaik dengan harga yang sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Jumlah karyawan sebagai pengguna aplikasi tidak dibatasi. Untuk biaya berlangganan bisa disesuaikan dengan jumlah karyawan.

Mendukung Berbagai Pola Kerja

Fitur Pola Kerja akan memudahkan perusahaan yang mempunyai banyak divisi dan jam kerja yang berbeda-beda. Dengan demikian semua pola kerja bisa terakomodasi dengan baik, entah itu jam kerja harian atau shift. Penulisan rencana kerja dan laporan kerja bisa dibuat dalam satu aplikasi.

Toleransi Keterlambatan dan Revisi Kehadiran

Pada kondisi tertentu, karyawan bisa terlambat karena hal-hal yang tidak terduga, misalnya kendala di perjalanan. Agar lebih adil, perusahaan bisa memberikan toleransi yang sistematis, yaitu melalui fitur Toleransi Keterlambatan dan Revisi Kehadiran. Durasi waktu keterlambatan bisa ditentukan sendiri oleh admin perusahaan masing-masing.

Pengelolaan Izin dan Cuti Karyawan

HR tidak akan kesulitan lagi untuk memantau karyawan yang mengajukan izin dan cuti kerja. Karyawan yang mengajukan izin atau cuti bisa upload bukti berupa foto atau dokumen yang langsung dicek HR. Bahkan, karyawan juga dapat mengajukan izin dalam jam, ketika mereka memiliki keperluan di tengah jam kerja.

Kesimpulan

Tujuan dari semua jenis sistem absensi adalah untuk mencatat kehadiran harian dan memantau kehadiran karyawan dalam periode tertentu. Jika ditemukan ketidakhadiran yang mempengaruhi kinerja tim, maka perusahaan perlu mengambil langkah strategis.

Dahulu penggunaan absensi manual cukup populer di kalangan pekerja, tapi pada era yang lebih modern, beberapa aspek dari sistem manual tidak relevan lagi. Karena itu, perusahaan kini bisa berinovasi dengan menggunakan aplikasi absensi online yang lebih praktis, fleksibel, dan tentunya lebih hemat biaya untuk jangka panjang. Tentu saja hal ini akan membuat perusahaan Anda selangkah lebih maju dan semakin kompetitif di era digital.