Saatnya Gunakan Absensi Online,
Kelola Data Karyawan secara Efisien

Perubahan di dunia kerja akan terus berlangsung seiring waktu dan beragam tantangan selalu kita hadapi. Setiap tantangan juga akan mendorong hadirnya solusi berbasis teknologi yang mempermudah pekerjaan manusia. Salah satunya adalah cara mengelola kehadiran karyawan dengan lebih efisien dan praktis dengan aplikasi absensi online.

Aplikasi absensi online bisa digunakan di perusahaan atau bisnis yang bergerak di berbagai bidang. Setiap fitur yang ada pada aplikasi absensi online dirancang untuk memaksimalkan produktivitas tim Anda.

Apa Itu Absensi Online

Absensi online adalah sebuah sistem untuk mencatat dan mengelola kehadiran karyawan yang lebih praktis karena tidak harus antre dan bisa dilakukan dari manapun. Karyawan bisa menggunakan aplikasi absensi online dengan smartphone masing-masing Ketika masuk, istirahat, pulang, atau lembur hanya dengan foto selfie.

Sementara itu, HR perusahaan bisa memantau aktivitas karyawan secara terpusat melalui portal admin. Perusahaan bisa memastikan tidak ada kecurangan dalam absensi online karena absensi hanya dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.

Setiap fitur yang ada pada absensi online bisa dimanfaatkan sesuai kebutuhan pekerjaan, mulai dari mengatur jadwal kerja, review kehadiran, pengajuan izin, cuti, dan berbagai kebutuhan administrasi lainnya.

Sebagaimana aplikasi untuk sistem HR yang berbasis cloud dan SaaS (Software as a Service), maka aplikasi absensi online bisa diakses dimanapun dan kapanpun selama pengguna terkoneksi ke jaringan internet. Pengguna tidak perlu memikirkan penyimpanan data dan maintenance aplikasi.

Apa Itu Absensi Online

Perbedaan Absensi Online dan Absensi Manual

Setelah memahami absensi online dan sekilas tentang cara kerjanya, kemudian Anda juga akan segera mengetahui bedanya absensi online dan absensi manual. Berikut ini adalah perbedaan absensi online dan absensi manual jika dilihat dari beberapa aspek.

  • Pakai Foto Selfie
    Cukup Pakai Foto Selfie

    Dengan teknologi face recognition, absensi dilakukan dengan foto selfie oleh karyawan sendiri memakai handphone masing-masing. Sistem aplikasi bisa mengidentifikasi wajah karyawan yang sudah terdaftar di perusahaan, begitu juga dengan divisi pekerjaannya.

  • Karyawan Tidak Antre
    Karyawan Tidak Antre

    Sistem absensi bisa digunakan oleh semua karyawan perusahaan dengan jumlah yang tidak dibatasi. Hal ini mudah dilakukan dengan absensi online karena karyawan tidak harus antre. Dari segi biaya juga relatif hemat karena perusahaan tinggal membayar sesuai dengan jumlah karyawan.

  • Memudahkan Pembuatan Jadwal Kerja
    Memudahkan Pembuatan Jadwal Kerja

    Urusan menyusun jam kerja harian atau shift akan lebih mudah menggunakan fitur jam kerja di absensi online. Fitur ini memungkinkan perusahaan menyusun jadwal shift setiap karyawan per divisi. Begitu juga jika ada perubahan jadwal kerja, bisa diatur secara terpusat.

  • Lebih Mudah Mengelola Data Karyawan
    Lebih Mudah Mengelola Data Karyawan

    Sistem absensi online memudahkan perusahaan untuk mengumpulkan data atau dokumen karyawan di satu tempat. Pengelolaan data karyawan jadi lebih praktis dan mudah diakses ketika dibutuhkan.

  • Mendukung Kerja Jarak Jauh
    Mendukung Kerja Jarak Jauh

    Perusahaan yang punya banyak cabang atau lokasi kerja seringkali bermasalah dengan pencatatan kehadiran karyawan. Tapi, absensi online memungkinkan untuk banyak spot lokasi absensi. Bagi perusahaan yang menerapkan Work from Home (WFH) atau remote working juga tidak akan mengalami masalah berarti.

  • Menggunakan Kartu dan Mesin
    Menggunakan Kartu dan Mesin

    Masyarakat pernah menggunakan absensi kartu yang ditempelkan di sebuah mesin untuk mencatat kehadiran. HRD harus merekapnya secara manual di akhir bulan. Lama kelamaan absensi kartu sudah berkurang penggunaannya karena rentan kerusakan, kehilangan kartu, dan penyalahgunaan titip absen.

  • Menggunakan Sidik Jari
    Menggunakan Sidik Jari

    Selain kartu, absensi manual yang terkenal adalah dengan sidik jari. Sistemnya sudah lebih modern dari kartu, yaitu tinggal menempelkan ujung jari ke sensor mesin. Untuk menggunakannya, karyawan masih harus antre atau bergantian saat masuk dan pulang kerja.

  • Karyawan Antre
    Karyawan Antre Sebelum Absen

    Karena mesin yang digunakan umumnya terpusat di satu tempat, misalnya di dekat pintu masuk kantor. Jadi, karyawan harus antre dulu sebelum proses absen.

  • Hanya Mendukung Sistem WFO
    Hanya Mendukung Sistem WFO

    Penggunaan absensi manual lebih cocok untuk kantor yang menerapkan pola kerja WFO (work from office). Karena memang harus hadir secara fisik untuk mengidentifikasi kehadiran, misalnya dengan sidik jari. Sistemnya belum mendukung untuk kerja lapangan atau kerja jarak jauh.

Kendala Absensi Manual

Dari poin-poin di atas, bisa kita lihat bahwa absensi manual memiliki beberapa kendala yang berpengaruh ke pengalaman pengguna. Apa saja kendala absensi manual?

Mengapa Harus Absensi Online?

Data kehadiran selalu menjadi hal yang krusial untuk setiap bisnis atau perusahaan. Tidak hanya perusahaan swasta atau instansi pemerintahan, UMKM juga harus memastikan bahwa pekerjaan tim sudah sesuai dengan job description masing-masing. Untuk bisa melakukan review yang lebih sistematis, teknologi yang ditawarkan absensi online adalah pilihan tepat untuk saat ini.

Mengapa Anda harus mempertimbangkan penggunaan absensi online daripada manual? Agar lebih jelas, simak poin-poin berikut ini:

Lebih Personal dan Aman

Lebih Personal dan Aman

Aplikasi online bisa digunakan dengan smartphone milik karyawan sendiri, jadi prosesnya lebih personal dan terjamin keamanannya. Apalagi karyawan tidak usah antre dan menyentuh satu mesin secara bergantian. Pastinya metode ini lebih higienis dan mematuhi protokol kesehatan, bahkan dari aspek terkecil seperti ini.

Lebih Akurat dalam Monitor Kehadiran

Lebih Akurat dalam Monitor Kehadiran

Tentu Anda setuju jika waktu kehadiran karyawan harus dipantau dengan akurat. Hal ini berlaku untuk semua karyawan, baik yang bekerja di kantor maupun yang kerja jarak jauh. Fitur GPS pada absensi online memungkinkan pengaturan lokasi absensi di banyak spot.

Review Kedisiplinan Lebih Objektif

Mendukung Fleksibilitas

Apakah Anda memiliki staf yang bekerja dari berbagai lokasi dengan jam kerja berbeda-beda? Solusi yang ada di absensi online memang mendukung fleksibilitas yang maksimal. Bahkan jika Anda memiliki tim yang bekerja di zona waktu berbeda, hal itu juga bukan masalah.

Lebih Akurat dalam Monitor Kehadiran

Review Kedisiplinan Lebih Objektif

Aplikasi absensi online bisa melacak kehadiran harian dan memudahkan para karyawan menulis rencana kerja dan laporan kerja dalam satu aplikasi. Atasan bisa melakukan review kedisiplinan dengan lebih objektif, karena langsung bisa melihat hasil pekerjaan yang dilakukan.

Memudahkan Pengajuan Izin dan Cuti

Memudahkan Pengajuan Izin dan Cuti

Kadang HR perusahaan akan kesulitan untuk mengelola izin dan cuti karyawan karena situasi tertentu. Salah satunya adalah karena alasan izin kurang mendesak dan tidak ada bukti atau dokumen yang terpercaya. Dengan fitur izin dan cuti pada aplikasi absensi online, pengajuan izin dan cuti lebih sistematis karena bisa upload dokumen pendukung. Setelah melalui proses review, HR bisa menyetujui atau menolak.

Jadi, Solusi Absensi Online Seperti Apa yang Anda Butuhkan?

Keputusan untuk menerapkan sistem kehadiran karyawan adalah sesuatu yang berdampak strategis di perusahaan. Karena hal ini juga akan mempengaruhi performa bisnis dalam jangka panjang, sehingga Anda harus memilih yang tepat.

Sejak awal tahun 2021, aplikasi absensi online Kerjoo hadir untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan Anda, sehingga bisa meningkatkan kinerja karyawan. Kerjoo bisa untuk pekerja kantoran atau yang bekerja secara remote atau WFH (Work from Home). Ada berbagai fitur di aplikasi Kerjoo yang dibuat sesuai kebutuhan pengguna. Dengan demikian, perusahaan bisa lebih fokus ke aspek yang benar-benar penting.

Berikut ini adalah fitur Kerjoo yang bermanfaat untuk memaksimalkan kinerja tim Anda.

prev next

Secara berkala, fitur absensi online Kerjoo masih akan terus dikembangkan lagi demi kenyamanan para pengguna.

Kesimpulan

Tujuan dari semua jenis sistem absensi adalah untuk mencatat kehadiran harian dan memantau kehadiran karyawan dalam periode tertentu. Jika ditemukan ketidakhadiran yang mempengaruhi kinerja tim, maka perusahaan perlu mengambil langkah strategis.

Dahulu penggunaan absensi manual cukup populer di kalangan pekerja, tapi pada era yang lebih modern, beberapa aspek dari sistem manual tidak relevan lagi. Karena itu, perusahaan kini bisa berinovasi dengan menggunakan aplikasi absensi online yang lebih praktis, fleksibel, dan tentunya lebih hemat biaya untuk jangka panjang. Tentu saja hal ini akan membuat perusahaan Anda selangkah lebih maju dan semakin kompetitif di era digital.