Cara Menyusun dan Manfaat Job Description

Job description adalah alat yang digunakan dalam menjelaskan tugas, fungsi, dan tanggung jawab suatu posisi pekerjaan. Job description akan merinci siapa yang melakukan jenis pekerjaan tertentu, bagaimana pekerjaan itu diselesaikan, dan frekuensi serta tujuan pekerjaan yang berkaitan dengan tujuan organisasi.

Uraian pekerjaan dimanfaatkan untuk berbagai alasan, seperti menentukan tingkat gaji, melakukan tinjauan kinerja, mengklarifikasi misi, menetapkan judul dan nilai gaji, dan menciptakan kontrol akomodasi karyawan, dan sebagai alat untuk merekrut SDM baru.

Job description ini berguna dalam perencanaan karir, menawarkan latihan dan menetapkan persyaratan hukum untuk tujuan kepatuhan pihak-pihak yang bersangkutan.

Job description memberi karyawan sumber daya yang jelas agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melakukan pekerjaan. Kemudian, seorang supervisor dapat menggunakan job description sebagai alat ukur untuk memastikan apakah seorang karyawan memenuhi harapan pekerjaan.

Cara Menyusun Job Description

1. Lakukan Analisis Terhadap Pekerjaan

Proses pengumpulan, pemeriksaan, dan interpretasi data tentang tugas-tugas pekerjaan akan berguna dalam memberikan informasi yang akurat tentang pekerjaan itu sehingga perusahaan maupun karyawan dapat bekerja secara efisien. Dalam membuat analisis pekerjaan lakukan hal-hal berikut :

• Mewawancarai karyawan untuk mengetahui dengan tepat tugas apa yang sedang dilakukan.
• Mengamati bagaimana tugas dilakukan.
• Meminta karyawan mengisi kuesioner atau lembar kerja.
• Mengumpulkan data tentang pekerjaan dari sumber lain seperti survei gaji dan Buku Pegangan Outlook Pekerjaan.

Hasil analisis pekerjaan harus didokumentasikan dan ditinjau oleh karyawan yang saat ini berada di posisi tersebut serta atasannya untuk meninjau setiap perubahan terkait pengetahuan, keterampilan, kemampuan, karakteristik fisik, faktor lingkungan, dan kredensial/pengalaman posisi tersebut:

• Pengetahuan : pemahaman tentang kumpulan informasi yang diperoleh melalui pengalaman atau studi.
• Keterampilan : keterampilan saat ini, kompetensi yang dapat diamati untuk melakukan aktivitas yang dipelajari.
• Kemampuan : kompetensi untuk melakukan perilaku yang dapat diamati atau perilaku yang menghasilkan produk yang dapat diamati.
• Karakteristik fisik : atribut fisik yang harus dimiliki seorang karyawan untuk melakukan tugas pekerjaan dengan atau tanpa akomodasi yang wajar.
• Faktor lingkungan : kondisi kerja (di dalam atau di luar kantor).
• Kredensial/pengalaman : tingkat minimum pendidikan, pengalaman, dan sertifikasi yang dapat diterima untuk posisi tersebut.

2. Buat Fungsi-Fungsi Penting

Setelah standar kinerja untuk pekerjaan tertentu telah dibuat, fungsi penting dari posisi tersebut harus didefinisikan. Hal tersebut meliputi langkah-langkah berikut:

• Pastikan bahwa tugas sebagai bagian dari fungsi pekerjaan benar-benar diperlukan atau persyaratan untuk melakukan pekerjaan.
• Tentukan frekuensi di mana tugas dilakukan atau berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas.
• Tentukan konsekuensi dari tidak menjalankan fungsi dan apakah ini akan merugikan operasi pemberi kerja atau mengakibatkan konsekuensi yang parah.
• Tentukan apakah tugas dapat didesain ulang atau dilakukan dengan cara lain.
• Tentukan apakah tugas dapat dipindahkan ke karyawan lain.

Setelah fungsi esensial didefinisikan, pemberi kerja dapat menentukan apakah fungsi tersebut esensial atau marginal. Penggunaan istilah "fungsi esensial" harus menjadi bagian dari job description, dan harus secara eksplisit menyatakan bagaimana seseorang harus melakukan pekerjaan itu. Ini akan memberikan panduan di masa depan, apakah pekerjaan dapat dilakukan dengan atau tanpa akomodasi.

3. Organisasi Data Secara Singkat

Struktur job description dapat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain; namun, semua job description dalam suatu organisasi harus distandarisasi sehingga memiliki tampilan yang sama. Hal-hal berikut harus disertakan:

• Jabatan—nama posisi.
• Klasifikasi pekerjaan
• Tingkat/tingkat gaji/keluarga/kisaran—tingkat kompensasi, kelompok, atau kisaran gaji di mana pekerjaan dengan nilai yang sama atau serupa ditempatkan, termasuk kelompok gaji minimum dan maksimum.
• Laporkan ke : judul posisi yang dilaporkan pekerjaan ini.
• Tanggal : tanggal saat job description ditulis atau terakhir kali ditinjau.
• Ringkasan/tujuan : ringkasan dan tujuan keseluruhan pekerjaan.

Fungsi-fungsi esensial yaitu bagaimana seorang individu harus melakukan tugas dan bagaimana frekuensi tugas-tugas itu dilakukan. Tugas merupakan bagian dari fungsi pekerjaan dan diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. Berikut beberapa fungsi esensial dalam penyusunan job description :

• Kompetensi : pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan.
• Tanggung jawab pengawasan : laporan langsung, jika ada, dan tingkat pengawasan.
• Lingkungan kerja : lingkungan kerja meliputi suhu, tingkat kebisingan, di dalam atau di luar, atau faktor lain yang akan mempengaruhi kondisi kerja orang tersebut saat melakukan pekerjaan.
• Tuntutan fisik : tuntutan fisik dari pekerjaan, termasuk membungkuk, duduk, mengangkat dan mengemudi.
• Jenis posisi dan jam kerja yang diharapkan : penuh waktu atau paruh waktu
• Perjalanan : persentase waktu perjalanan yang diharapkan untuk posisi, tempat perjalanan terjadi, seperti lokal atau di negara atau negara bagian tertentu, dan apakah perjalanan tersebut semalaman.
• Pendidikan dan pengalaman yang dibutuhkan : pendidikan dan pengalaman berdasarkan persyaratan yang terkait dengan pekerjaan dan konsisten dengan kebutuhan bisnis.
• Pendidikan dan pengalaman pilihan : pendidikan dan pengalaman pilihan berdasarkan persyaratan yang terkait dengan pekerjaan dan konsisten dengan kebutuhan bisnis.
• Kualifikasi kelayakan tambahan : persyaratan tambahan seperti sertifikasi, pengalaman khusus industri, dan pengalaman bekerja dengan peralatan tertentu.
• Pernyataan rencana tindakan afirmatif atau kesempatan kerja yang sama

4. Tambahkan Daftar Kelengkapan Posisi

Sebaiknya tambahkan pernyataan yang menunjukkan bahwa uraian tugas tidak dirancang untuk mencakup atau berisi daftar lengkap kegiatan, tugas, atau tanggung jawab yang dituntut dari karyawan.

Tugas, tanggung jawab dan kegiatan dapat berubah atau yang baru dapat diberikan setiap saat dengan atau tanpa pemberitahuan.

5. Tambahkan Tanda Tangan

Tanda tangan adalah bagian penting untuk memvalidasi job description. Mereka menunjukkan bahwa job description telah disetujui dan bahwa karyawan memahami persyaratan, fungsi penting dan tugas dari posisi tersebut. Tanda tangan harus mencakup tanda tangan supervisor dan karyawan.

6. Peninjauan dan Persetujuan Draf Job Description

Draf job description harus dipresentasikan kepada manajemen tingkat atas dan supervisor posisi untuk ditinjau dan disetujui. Draf memungkinkan kesempatan untuk meninjau, menambah, atau mengurangi detail apa pun sebelum job description akhir disetujui.

Job description akhir harus disimpan di lokasi yang aman, dan salinannya harus digunakan untuk posting pekerjaan, wawancara, permintaan akomodasi, ulasan kompensasi dan penilaian kinerja. Perusahaan mungkin juga akan mempostingnya di website perusahaan mereka.

Manfaat Job Description

Di bawah ini merupakan beberapa manfaat adanya job description:

1. Meningkatkan Tanggung Jawab Karyawan

Apabila terdapat kesalahan dalam organisasi atau perusahaan, tetapi sulit untuk menemukan siapa yang bertanggung jawab terhadap masalah tersebut.

Bukan berarti karyawan yang bersangkutan berusaha menyembunyikan kesalahannya, tetapi bisa jadi karena mereka tidak tahu bahwa kesalahan tersebut merupakan tanggung jawab mereka.

Dengan adanya job descriptionyang dibuat dengan detail dan jelas, maka setiap karyawan dapat memahami apa saja yang menjadi tanggung jawabnya.

2. Sebagai Motivasi Karyawan

Setiap karyawan harus diberikan job descriptionyang jelas, dengan begitu, karyawan tersebut akan berusaha mengerjakan pekerjaan dan tanggung jawabnya dengan baik.

Hal tersebut bisa menjadi motivasi terbaik agar karyawan selalu berusaha memberi kontribusi yang maksimal bagi perusahaan.

3. Pengalokasian SDM Tepat Sasaran

Manfaat lain dari job description yaitu dapat mengalokasikan sumber daya manusia yang tepat sasaran. Dengan mengetahui kekurangan dan kelebihan setiap karyawan, perusahaan bisa menanyakan padanya apa hambatan yang dialami serta apa yang dibutuhkan karyawan tersebut untuk menunjang pekerjaan supaya lebih lancar.

Penempatan SDM yang sesuai akan membuat baik karyawan maupun perusahaan merasakan manfaat bisnis yang lancar.

4. Membantu Evaluasi Perusahaan

Evaluasi digunakan untuk mengetahui bagaimana kualitas SDM yang dimiliki perusahaan. Pada saat evaluasi, karyawan akan dinilai berdasarkan kemampuan dan keterampilannya dalam menyelesaikan pekerjaannya yang tercantum dalam job description.

5. Mengadakan Pelatihan untuk Pengembangan Karyawan

Ketika membaca job description maka kita bisa mempunyai gambaran apa saja yang menjadi tugas karyawan nantinya. Dalam meningkatkan kemampuan karyawan, divisi HR bisa menyelenggarakan pelatihan tertentu yang diperlukan sesuai dengan job description.