Bagaimana Cara Terbaik untuk Memantau Karyawan Jarak Jauh?

Mengelola perusahaan, apalagi jika karyawannya banyak dengan sistem kerja beragam. Penting sekali bagi pemimpin perusahaan untuk memiliki strategi yang tepat untuk memantau karyawan jarak jauh.

Termasuk untuk perusahaan yang menerapkan sistem remote working, para pemimpin perusahaan tetap perlu memiliki peran yang aktif agar segala sesuatunya terkait pekerjaanbisa terkontrol.

Bukan hanya pekerjaan yang sesuai rencana, tapi kepuasan kerja karyawan juga tetap terjamin. Selain untuk karyawan, memantaua kinerja secara menyeluruh juga bermanfaat untuk menjaga relasi yang positif antara perusahaan, para investor, dan stakeholder yang terkait.

Memantau karyawan tanpa bertemu langsung di tempat kerja memang butuh usaha ekstra. Penting untuk memastikan karyawan bersangkutan apakah benar-benar ada di lokasinya saat itu, mungkin di rumah atau coworking space.

Dengan tools yang tepat, pemimpin bisa melacak jam kerja karyawan dan seberapa lama waktu yang dihabiskan untuk masing-masing proyek.

Banyak perusahaan kini memilih untuk memakai software absensi online yang bisa memantau efektivitas kerja, mulai dari kehadiran, cuti, shift, lembur, izin, dan lain-lain.

Pertimbangan untuk Memantau Karyawan Remote Working

Sebelum mengetahui alasan pentingnya memantau kinerja karyawan remote working, sebelumnya pahami dulu tentang seberapa penting kehadiran karyawan di kantor.

Memahami Esensi Kehadiran Karyawan

Kewajiban para karyawan untuk bisa hadir di tempat kerja pada umumnya adalah bagian peraturan di perusahaan. Pada perusahaan tertentu, kehadiran para karyawan adalah faktor yang diperhitungkan untuk penilaian kinerja.

Orang-orang yang tidak pernah izin, selalu masuk kantor dan bekerja tepat waktu, juga pulang sesuai waktu yang telah ditentukan, pada umumnya akan mendapatkan poin yang positif terkait kedisiplinan.

Tapi ada kalanya kehadiran karyawan bersifat opsional atau tidak wajib. Dengan catatan bahwa faktor aturan di masa pandemi harus diabaikan sejenak. Dalam hal ini adalah untuk hari-hari seperti biasa.

Apakah di tempat Anda ritme kerjanya mewajibkan karyawan hadir secara fisik dan tidak cukup untuk bekerja jarak jauh? Jika ternyata bekerja jarak jauh pun tidak mengurangi produktivitas, maka hal itu patutu dipertimbangkan.

Hasil dari Memantau Karyawan Bisa Berlaku Jangka Panjang

Hasil dari memantau karyawan bisa digunakan pihak perusahaan untuk kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang.

Yang pasti, akumulasi hasil pemantauan dikelola untuk menjadi bahan evaluasi perusahaan. Umpan balik  dan evaluasinya bisa jadi dasar dalam menyusun rencana bisnis yang strategis, mengelola sumber daya manusia dan juga infrastruktur.

Termasuk di dalamnya adalah faktor perbaikan di manajemen rekrutmen, seleksi karyawan, pelatihan, pengembangan karier, kompensasi, sampai pertimbangan pemutusan hubungan kerja.

Cara Terbaik untuk Memantau Karyawan Jarak Jauh

Agar prosesnya berjalan lancar, berikut ini adalah cara untuk memantau karyawan dari jarak jauh.

1. Memantau Karyawan dan Motivasinya

Kemajuan perusahaan akan banyak tergantung SDM yang telah direkrut. Pekerjaan jarak jauh membutuhkan kompetensi, kedisiplinan, komitmen, dan kemandirian yang terasah oleh pengalaman.

Poin terpentingnya adalah pada motivasi karyawan. Tidak adanya motivasi bisa menjadi masalah serius karena hal itu tidak langsung terdeteksi oleh pimpinan maupun rekan kerja.

Sebelum terlalu jauh, hal ini perlu diperhatikan saat memilih kandidat karyawan yang bukan hanya mengandalkan skill, tapi juga attitude dirinya.

Tidak disarankan untuk memilih yang kompeten tapi kurang responsif dan suka menunda pekerjaan. Hal seperti ini akan menjadi kendala bagi progres perusahaan keseluruhan.

2. Miliki Tujuan yang Bisa Diukur

Cara berikutnya untuk memantau karyawan adalah memastikan bahwa mereka memahami secara konsisten tujuan yang telah dibuat sejak awal. Bukan hanya memahami tapi juga melaksanakan.

Itulah mengapa penting untuk memiliki tujuan yang spesifik dan terukur. Tidak disarankan untuk mematok target yang kurang detail atau tidak realistis saat melihat sumber daya yang ada.

Dengan demikian, pimpinan perlu membantu timnya untuk selalu berada di jalur yang benar saat bekerja dan tepat waktu saat menemui deadline.

3. Evaluasi secara Berkala

Pada saat evaluasi, pemimpin bisa duduk bersama dengan karyawan untuk membahas terkait hasil capaian yang telah dilakukan. Bila hasilnya sudah baik dan sesuai rencana awal, hal tersebut bisa diapresiasi.

Bila ternyata hasilnya kurang baik, maka pemimpin bisa tanyakan secara langsung hambatan yang sedang dialami karyawan. Jadi, hal itu bisa menghasilkan sebuah solusi yang terbaik untuk dapat meningkatkan kinerja.

Evaluasi juga bisa dilakukan secara berkala, menurut kebijakan perusahaan untuk memantau karyawan.

4. Lacak Jam Kerja dengan Aplikasi Absensi

Pelacakan jam kerja para karyawan remote working akan cenderung sulit jika mengandalkan sistem konvensional atau tanpa memakai sistem otomatis dan praktis.

Karena itu, aplikasi absensi online seperti Kerjoo tidak ada salahnya untuk diterapkan karena memang fitur yang tersedia banyak membantu untuk mengelola karyawan.

Kerjoo memiliki fitur statistik, ekspor file, dan ringkasan kehadiran. Sehingga perusahaan bisa melakukan review kedisiplinan karyawan secara cepat dengan melihat data per hari, per bulan, maupun per karyawan.

Perusahaan Anda tidak perlu susah payah mengumpulkan data dan file secara manual karena semua sudah tersedia di dashboard admin aplikasi Kerjoo.

5. Atur Lokasi Absensi Karyawan

Absensi online memang bisa diakses melalui smartphone karyawan. Perusahaan bisa mengatur lokasi mana saja yang jadi area absensi, seperti sekitar tempat tinggal, kantor cabang, atau lokasi yang telah disepakati.

Perusahaan pun bisa mengatur sejumlah titik sekaligus saat dibutuhkan. Dengan ketentuan lokasi seperti ini, maka karyawan tidak dapat berbuat curang dengan info kehadirannya.

Poin ini tentu akan melatih kedisiplinan saat bekerja, dan perusahaan tetap bisa memantau karyawan jarak jauh tanpa kesulitan.

Kesimpulan

Memantau karyawan jarak jauh tidak sama seperti karyawan yang hadir di kantor. Ada banyak hal yang dibutuhkan selain skill teknis terkait pekerjaan itu sendiri, tapi juga membutuhkan attitude yang sesuai.

Sudah menjadi ‘aturan tidak tertulis’ bahwa karyawan remote memiliki kemandirian, motivasi pribadi, dan tentu mudah dijangkau untuk berkomunikasi dengan rekan atau pimpinan. Jadi ketika ada kepentingan mendadak juga bisa langsung ditindak lanjuti.

Di lingkungan perusahaan tentunya akan sangat terlihat jika orang-orang di dalamnya terbiasa bekerja mandiri dan tergantung perintah. Ada pula yang masih sering menunda-nunda dan mencuri waktu untuk hal kurang urgen hanya karena tidak ada pengawasan.

Tapi hal yang pastinya harus menjadi perhatian adalah produktivitas dan hasil kerjanya. Bukan hanya memperhatikan kehadiran secara fisik, tapi juga bagaimana mereka menggunakan waktu dengan efisien dan penuh tanggung jawab.

Berangkat dari kesadaran itulah, aplikasi Kerjoo hadir agar perusahaan bisa lebih mudah mengelola kehadiran karyawan dan bisa memastikan karyawan Work From Home (WFH) tetap bekerja sesuai dengan waktunya.