Cara Membuat Offer Letter Beserta Contoh Formatnya

Setelah meninjau banyak resume dan mengadakan beberapa putaran wawancara, akhirnya Anda menemukan kandidat yang tepat.

Dalam hal ini Anda adalah perwakilan dari perusahaan untuk melakukan kesepakatan dengan melalui surat penawaran kerja (offer letter).

Offer letter adalah sebuah dokumen resmi yang berisi penawaran kerja yang dari perusahaan untuk kandidat tertentu. Jika Anda seseorang yang berkecimpung di bidang HRD, mengirim offer letter adalah hal yang umum. Anda tenti harus mengerti bagaimana cara membuat offer letter yang benar.

Di bawah ini adalah beberapa hal yang perlu diketahui  seputar cara membuat offer letter yang informatif dan menarik untuk ditawarkan kepada calon karyawan. Meskipun offer letter masing-masing perusahaan bisa berbeda, tapi pada umumnya ada format yang standar atau baku.

Cara Membuat Offer Letter: Apa yang Harus Ada?

Surat penawaran kerja memberi gambaran yang singkat tentang job description dan profil perusahaan. Di dalamnya ada detail tertentu, misalnya tanggal masuk, berapa gaji dan tunjangannya, jadwal kerjanya, dan keterangan lain yang dibutuhkan.

Mengingat tidak adanya format yang standar dalam offer letter, setidaknya masukkan poin berikut ini:

1. Logo Resmi Perusahaan

Sebagai wujud sikap profesional, cara membuat offer letter harus memakai kop surat yang resmi dari perusahaan dilengkapi dengan logo perusahaan. Logo harus memiliki resolusi tinggi.

Hal ini merupakan langkah mendasar yang bisa mendorong calon karyawan supaya terus membaca dan juga pertimbangkan tawaran yang diberikan dengan sikap yang serius.

2. Tanggal dan Kontak

Pada pojok kiri atas, beri tanggal, nama lengkap kandidat, dan alamat dengan format sebagai berikut:

• Bulan/Tanggal/Tahun
• Nama lengkap kandidat
• Alamat kandidat
• Kota, Provinsi, Kode Pos

3. Salam pembuka

Setelah menyebut nama dan alamat, mulailah penawaran dengan sapaan ‘Yang Terhormat’ kemudian diikuti nama lengkap kandidat.

Berikan mereka ucapan selamat dan ekspresi antusias untuk memberi penawaraan pekerjaan. Kalimat pembukanya harus bernada positif atau optimis seperti ini misalnya.

“Kami sangat senang untuk menawarkan Anda posisi sebagai… [posisi] di… [nama perusahaan]”

Tidak harus sama seperti di atas, tapi Anda bisa menampilkan kalimat pembuka yang formal atau santai sesuai kultur perusahaan. Hal itu bersifat fleksibel yang penting tujuan utama perusahaan tersampaikan.

4. Detail Pekerjaan

Cara membuat offer letter bisa di mulai dengan lebih spesifik terkait posisi dan keterangan pendukung pekerjaan.

Ini juga mencakup jabatan dari posisi pekerjaan yang ditawarkan tersebut, kapan tanggal mulainya, sistem kerjanya (full time atau freelance), lokasi kantornya, siapa yang jadi manajer atau supervisor.

Tentu dideskripsikan juga tentang tanggung jawab karyawan. Detail pekerjaan bisa memberi calon kandidat gambaran dan pemahaman tentang ekspektasi perusahaan.

5. Kontingensi

Apabila tawaran pekerjaannya bergantung kepada kandidat untuk menyelesaikan suatu dokumen atau menjalankan tugas khusus, ini juga disebutkan dalam offer letter.

Kontingensi atau kontinjensi termasuk hasil pemeriksaan tes narkoba, catatan kelakuan baik, formulir, perjanjian rahasia yang kemudian ditandatangani, dan/atau pemeriksaan terkait referensi. Kontingensi sendiri artinya keadaan yang masih diliputi ketidakpastian atau berada di luar jangkauan.

6. Kompensasi

Deskripsikan dengan sejelas mungkin, paket kompensasi yang ditawarkan.

Tambahkan rincian yang spesifik mengenai berapa yang akan dihasilkan kandidat setiap tahunnya atau setiap jamnya, berapa kali karyawan akan dibayar dan seperti apa metode pembayarannya.

Anda pun bisa memberi rincian terkait asuransi, komisi, bonus, dan lain-lain.

7. Benefit

Untuk dapat mendorong atau meyakinkan kandidat supaya menerima tawaran kerja, berikan rangkuman secara singkat apa saja benefit yang akan ditawarkan oleh perusahaan.

Pada surat penawaran, bisa disebut secara singkat beberapa keuntungan menarik, misalnya perlindungan asuransi, waktu libur, fleksibilitas, pendidikan atau pelatihan, dan kebebasan kerja dari rumah

Ketika mengirim penawaran, pastikan untuk memutuskan adakah batas waktu untuk penawarannya. Batas waktu yang singkat bisa membantu Anda agar tidak kehilangan kandidat lainnya yang sesuai kriteria bila calon karyawan yang diberi tawaran ternyata mereka tidak bisa menerima offer letter yang telah diajukan.

Bila Anda beri batas waktu, maka pertimbangkan juga untuk dapat memberi waktu kandidat minimal seminggu agar bisa mengambil keputusan tepat.

8. Membuat Offer Letter Juga Perlu Penutup yang Menarik

Sebagai penutup, akhiri penawaran dengan ungkapan gembira dan ketertarikan untuk menyambut kandidat bergabung dalam tim.

Beri informasi nomor kontak yang bisa dihubungi bila mereka punya pertanyaan. Berikan baris atau ruang khusus dalam lembaran untuk dapat ditandatangani kandidat beserta tanggal penawarannya.

Jika kandidat menerima tawaran, pastikan agar mereka memiliki file yang mungkin dikirim via email dan disimpan di perangkat mereka.

Perhatikan Hal Ini Saat Membuat Offer Letter

Membuat offer letter merupakan langkah yang terakhir dalam proses untuk merekrut karyawan yang baru. Dalam hal ini antara perusahaan dan kandidat bisa lebih yakin dengan pilihannya.

Masa berlaku offer letter bisa beragam sesuai keputusan perusahaan, misalnya satu minggu. Waktu yang terbilang ideal sejak job opening sampai penawaran (offering) yaitu 2-4 minggu.

Perlu diketahui dalam hal ini bahwa offer letter tidak sama dengan kontrak atau perjanjian kerja, sehingga offer letter bersifat tidak mengikat secara hukum.

Offer Letter Tidak Seperti Kontrak

Untuk proses rekrutmen karyawan, ada beberapa tahapan yang dibutuhkan. Setelah wawancara dan mendapat kandidat yang sesuai kriteria, selanjutnya perusahaan membuat offer letter atau surat penawaran kerja.

Ada beberapa poin penting yang perlu tercantum di dalamnya. Meskipun demikian, poin-poinnya tidak harus selalu sama. Bahkan sebenarnya offer letter bisa bersifat opsional karena kedudukannya tidak seperti kontrak kerja yang mengikat. Offer letter juga tidak berkekuatan hukum.

Hanya saja, penjelasan secara tertulis atau hitam di atas putih dibutuhkan supaya kedua belah pihak saling mengetahui dan kemudian sepakat tentang peran masing-masing, jadi tidak akan salah memahami.

Kesimpulan

Setelah melihat penjelasan di atas, apakah perusahaan Anda perlu membuat offer letter dalam setiap rekrutmen? Perusahaan yang baik akan memaksimal kesempatan di setiap fase dengan timnya, mulai dari rekrutmen sampai rencana peningkatan keterampilan baru.

Rekrutmen juga perlu ada proses adaptasi sesuai kebutuhan dan menjunjung nilai-nilai perusahaan. Seperti apa perusahaan Anda pada tahun ini?

Jika segalanya berjalan dengan baik, ada kemungkinan lebih banyak orang akan masuk ke dunia kerja pada tahun 2021 dibanding pada tahun-tahun sebelumnya. Sistemnya mungkin juga akan berubah dengan beberapa penyesuaian. Itulah mengapa butuh penjelasan melalui surat atau dokumen tertulis.

Perusahaan yang inovatif akan mendukung SDM yang dimiliki untuk menjadi disiplin dan produktif dari mana saja.

Karena itulah Kerjoo hadir untuk mendukung pertumbuhan perusahaan Anda menjadi lebih terkelola dengan budget yang lebih terjangkau. Hubungi kami untuk mengetahui layanan apa saja yang kami siapkan untuk Anda.