Pengertian dan Cara Mengajukan Reimbursement atau Reimburse

Secara harfiah, pengertian reimbursement atau reimburse adalah mengganti rugi. Dalam dunia kerja, reimbursement atau reimburse dipahami sebagai kegiatan mengganti rugi pengeluaran pribadi karyawan untuk kepentingan perusahaan.

Apakah Anda pernah membeli barang keperluan perusahaan menggunakan uang pribadi Anda? Apa yang akan Anda lakukan setelahnya? Apakah Anda melaporkan pengeluaran tersebut ke perusahaan untuk mendapat kompensasi atau ganti rugi? Reimburse adalah proses yang seperti itu.

Pengertian lebih lanjut, cara mengajukan, dan jenis-jenis biaya apa saja yang bisa diproses reimburse adalah seperti berikut ini.

Pengertian Reimburse Adalah

Reimbursement atau reimburse adalah kompensasi dari perusahaan untuk karyawan yang mengeluarkan uang pribadinya bagi kebutuhan perusahaan. Dengan kata lain, reimbursement adalah penggantian uang karyawan yang digunakan untuk kepentingan perusahaan.

Reimburse Berupa Barang Atau Jasa

Kepentingan perusahaan ini dapat berupa barang atau jasa yang digunakan untuk mendukung segala hal yang berkaitan dengan perusahaan. Berdasarkan pengertian tersebut, reimbursement erat kaitannya dengan keuangan.

Bisa Dikelola oleh HRD

Meski demikian, reimbursement dikelola oleh Human Resources Department (HRD) perusahaan. Oleh karena itu, jika ingin mengajukan reimburse, karyawan perlu menghubungi staf HR. Tentunya, karyawan juga harus menyiapkan beberapa data pendukung agar proses reimburse berjalan lancar.

Jenis-jenis Reimburse Adalah

Tidak semua pengeluaran pribadi dapat di-reimburseoleh perusahaan. Maka dari itu, sebelum mengeluarkan biaya pribadi untuk kepentingan perusahaan, Anda perlu mengetahui jenis-jenis reimburse.

Ada beberapa jenis reimburse yang dapat diajukan karyawan ke perusahaan. Selengkapnya, jenis-jenis reimburse adalah seperti di bawah ini.

Reimburse Operasional

Kegiatan operasional yang dimaksud di sini adalah kegiatan yang menunjang pekerjaan. Kegiatan yang termasuk dalam reimburse operasional adalah menggunakan pulsa atau kuota untuk menelepon klien atau konsumen, membeli perlengkapan kantor, menyewa ruangan untuk kepentingan kantor.

Pengajuan reimburse adalah untuk mengganti pengeluaran pribadi yang dikeluarkan untuk kegiatan-kegiatan tersebut.

Reimburse Biaya Perjalanan Bisnis

Beberapa job description karyawan terkadang menuntut mereka untuk bepergian ke luar kantor, bahkan ke luar kota. Jika karyawan melakukan perjalanan bisnis ke luar kota, tentunya ada biaya yang dikeluarkan, baik transportasi maupun akomodasi.

Biaya transportasi ini misalnya tiket pesawat, kereta, atau mungkin bensin, jika karyawan tersebut bepergian menggunakan mobil. Sedangkan, biaya akomodasi meliputi biaya sewa hotel, dan lainnya.

Reimburse Biaya Kesehatan

Sesuai dengan namanya kali ini, reimburse adalah mengacu pada biaya pribadi yang dikeluarkan karyawan untuk urusan kesehatan. Sebagai contoh, membayar biaya obat-obatan, konsultasi dokter, dan perawatan akibat kecelakaan kerja.

Perusahaan umumnya memberi tunjangan atau fasilitas kesehatan berupa BPJS Kesehatan. Hal ini ada untuk menunjang aspek kesehatan karyawan.

Cara Mengajukan Reimburse atau Reimbursement

Perusahaan menetapkan kebijakan tertentu untuk reimbursement. Pada intinya, sebelum menerima reimburse, karyawan diminta mengajukan permohonan reimbursement terlebih dahulu. Permohonan reimbursement ini meliputi beberapa persyaratan, antara lain bukti pembayaran, invoice, dan lain-lain.

Kebijakan perusahaan mengenai reimbursement juga bisa berbeda-beda. Terkadang perusahaan akan melakukan reimbursement secara keseluruhan, tapi kadang hanya dengan presentase tertentu. Oleh karena itu, penting bagi karyawan untuk memahami kebijakan reimbursement di tempat kerjanya.

Melihat hal tersebut, ada beberapa poin penting yang perlu diperhatikan karyawan sebelum melakukan pengajuan reimburse. Pahami cara mengajukan reimburse di bawah ini.

1. Memahami syarat pengajuan reimburse

Sesuai yang telah disebutkan di atas, setiap perusahaan menetapkan syarat pengajuan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, karyawan harus memahami betul kebijakan serta syarat yang ditetapkan perusahaan terkait reimbursement. Jangan sampai melakukan kesalahan karena nantinya akan merugikan diri sendiri.

2. Mengecek nominal reimburse

Langkah kedua ini kelihatannya sepele, padahal sebenarnya penting untuk dilakukan. Sebelum mengajukan reimburse, jangan lupa hitung kembali nominal pengeluaran yang harus di-reimburse. Cocokkan pula dengan bukti pembayarannya.

Jangan sampai mengajukan klaim reimburse untuk pengeluaran yang tidak ada kaitannya dengan keperluan perusahaan. Jika terjadi, perusahaan tidak akan mengganti rugi pengeluaran di luar keperluan perusahaan tersebut dan bisa jadi karyawan dianggap curang.

3. Melengkapi dokumen pengajuan reimburse

Klaim reimburse adalah diterima jika karyawan melengkapi dokumen persyaratan yang dibutuhkan. Dokumen persyaratan reimbursement ini biasanya meliputi invoice, kuitansi, nota, atau bukti pembayaran lainnya.

Jika karyawan akan mengajukan klaim reimburse berobat, karyawan terkadang juga diminta untuk melampirkan surat dokter atau resep obat. Lebih lagi, data di dokumen tersebut juga harus lengkap. Data ini meliputi total biaya, tanggal pengeluaran, berikut keterangannya.

4. Segera mengajukan reimburse

Setelah melengkapi dokumen pengajuan reimburse, hal berikutnya yang harus dilakukan adalah segera memproses pengajuan tersebut. Jangan menunda terlalu lama karena perusahaan biasanya membutuhkan waktu lama untuk memroses pengajuan reimburse.

Mengajukan reimburse juga sebaiknya dilakukan sesegera mungkin untuk menghindari kerusakan atau kehilangan bukti transaksi yang berbentuk fisik. Jika bukti transaksi hilang atau rusak, karyawan akan lebih kerepotan dalam mengajukan reimbursement.

Pada proses ini, biasanya karyawan juga akan diminta untuk mengisi form reimbursement. Pastikan isi form tersebut sesuai kenyataan di lapangan.

5. Mengecek reimburse dari perusahaan

Setelah mengajukan reimburse, HRD akan menyetujui kemudian memrosesnya dalam beberapa hari. Sesudah itu, karyawan akan menerima kompensasi sesuai nominal yang ia keluarkan. Jangan lupa hitung kembali kompensasi tersebut. Apabila ternyata jumlahnya kurang, karyawan dapat mengonfirmasi pada HRD.

Jangan Lakukan Ini Saat Mengajukan Reimburse atau Reimbursement

Selain memahami cara mengajukan reimburse, karyawan juga perlu tahu hal apa saja yang tidak boleh dilakukan saat mengajukan reimburse. Melakukan kecurangan saat mengajukan reimburse akan berdampak buruk dan berisiko pada karir karyawan itu sendiri.

Kinerja karyawan juga dapat dinilai buruk. Oleh karena itu, sebaiknya jangan melakukan hal-hal berikut saat mengajukan reimburse:

1. Pengeluaran fiktif

Karyawan mengarang pengeluaran atau pembelian kemudian meminta perusahaan mengganti rugi biaya yang sebenarnya tidak ada.

2. Pengeluaran berlebih (mark up)

Karyawan dengan sengaja menaikkan nominal pengeluaran dari harga asli dengan tujuan menerima biaya reimburse yang lebih besar dari seharusnya.

3. Multiple reimbursement

Karyawan melampirkan bukti-bukti pembayaran lain di luar keperluan perusahaan saat mengajukan reimburse.

Beberapa Tips seputar Form Pengajuan Reimbursement

Untuk mengajukan reimbursement, ada beberapa tips di bawah ini.

1. Pahami Kebijakan Perusahaan terkait Reimbursement

Hal yang pertama kali harus diperhatikan sebelum mengurus form pengajuan reimbursement yaitu memahami kebijakan perusahaan.

Memang peraturan reimbursement untuk masing-masing perusahaan tidak selalu sama. Ketika sudah memahami aturan, maka Anda pun bisa mengetahui pengeluaran apa saja yang bisa diganti perusahaan.

Ada juga batasan tertentu nominal klaim reimbursement, misal terkait biaya kesehatan. Perusahaan punya wewenang membuat batasan dalam pengeluaran. Hal ini bisa meminimalisir pengeluaran yang berlebihan.

Karyawan juga perlu memahami aturan pembatasan dan lebih bijak dalam haln pengeluaran. Ada perusahaan tertentu yang tidak mewajibkan adanya form pengajuan reimbursement. Jika perlu, bisa ditanyakan juga tentang waktu pencairan dananya.

2. Simpan Bukti Pembayaran

Saat akan mengajukan reimbursement, ada hal yang harus dilakukan adalah memastikan adanya bukti pembayaran. Perusahaan tidak bisa mengganti uang pembayaran yang tidak ada buktinya.

Bukti dalam hal ini dapat berupa nota, faktur, tanda terima, atau dokumen lain. Pastikan bahwa bukti pembayaran berisi informasi seperti biaya, tanggal transaksi, lokasi pembelian, dan jenis produk/layanan yang digunakan.

3. Ajukan Secepatnya

Proses pengajuan klaim reimbursement bisa diajukan secepatnya dan tidak ditunda-tunda. Umumnya perusahaan menerapkan batas waktu pengajuan reimbursement, terhitung sejak tanggal yang ada pada bukti pembayaran.

Pihak perusahaan perlu waktu untuk menyelesaikan proses form pengajuan reimbursement. Pengajuan disarankan lebih cepat agar bukti transaksi tidak hilang.

Kesimpulan

Reimburse adalah proses yang biasa dilakukan dalam suatu perusahaan. Dalam pelaksanaannya, baik karyawan maupun perusahaan memiliki tanggung jawab masing-masing.

Karyawan bertanggungjawab untuk melampirkan bukti transaksi dengan lengkap dan melaporkan pengeluaran apa adanya kepada perusahaan. Karyawan tidak boleh melakukan kecurangan saat mengajukan reimbursement.

Sementara itu, perusahaan bertanggungjawab untuk membayar kompensasi reimbursement kepada karyawan sesuai yang telah diajukan. Kedua tanggung jawab tersebut sebaiknya tidak ditunda-tunda untuk menghindari kerugian bagi kedua belah pihak.

Jika proses reimburse adalah sesuai kebijakan yang sudah ditetapkan, tentunya proses akan berjalan dengan lebih lancar. Kelancaran operasional seperti ini tentunya menjadi hal yang diinginkan seluruh pihak dalam perusahaan.

Tidak hanya kelancaran operasional reimbursement saja, tetapi juga aspek lain misalnya pengelolaan kehadiran karyawan.

Terkait aspek ini, Kerjoo menawarkan aplikasi absensi online yang praktis dan efisien. Informasi lebih lanjut mengenai absensi online dan bagaimana kerjanya dapat di lihat di sini.