Motivation Letter : Definisi, Cara Membuat, dan Strukturnya

Motivation letter adalah surat yang digunakan untuk menunjukkan kelebihan yang dimiliki seseorang sehingga dapat menunjukkan bahwa pembuat surat merupakan kandidat yang sempurna untuk posisi tertentu yang dilamar.

Seseorang biasanya akan diminta untuk melampirkan dokumen ini bersama dengan daftar riwayat hidup (CV). Umumnya, motivation letter digunakan ketika:

• Melamar pekerjaan
• Melamar program pendidikan di universitas
• Melamar ke organisasi nirlaba
• Mendaftar sebagai sukarelawan di suatu organisasi
• Mendaftar magang di sebuah perusahaan
• Mendaftar beasiswa

Tujuan motivation letter adalah untuk memaparkan tentang informasi spesifik dalam resume yang cocok dengan lowongan pekerjaan. Motivation letter dibutuhkan meskipun sudah ada resume atau CV yang memberi informasi diri dengan baik.

Hal itu karena perusahaan dan organisasi mencari untuk menyaring melalui lamaran dengan jumlah yang tidak sedikit untuk memilih individu dengan motivasi sejati yang tidak dapat dinilai melalui resume dan lembar penilaian. Perusahaan ingin mendapatkan orang-orang dengan niat dan motivasi yang nyata untuk posisi yang dibuka.

Cara Membuat Motivation Letter

1. Riset dengan baik

Aturan mendasar saat mencoba menulis motivation letter adalah memiliki pemahaman mendetail tentang apa tujuan yang dimiliki saat menulis surat motivasi dan kepada siapa surat itu ditujukan. Persyaratan, tujuan, dan harapan harus tercermin dalam surat motivasi yang dibuat.

2. Menyampaikan maksud dan informasi pribadi yang dibutuhkan

Ini merupakan dokumen dalam proses lamaran di mana Anda perlu menuliskan hasrat Anda untuk posisi itu. Ketika Anda mencoba untuk terhubung dengan pembaca surat dengan membagikan pengalaman dan pencapaian Anda, proses berpikir, dan bagaimana kelebihan yang dimiliki.

Tetapi tetaplah jujur dalam penyampaian informasi dan tidak menyombongkan diri. Ini adalah surat motivasi, dianjurkan untuk menghindari pernyataan yang bersifat ambigu atau tidak jelas.

3. Hindari berbelit-belit

Tetapkan prioritas saat menulis motivation letter. Surat motivasi harus berhasil mengatasi maksud dan tujuan Anda secara jelas dan ringkas tanpa pernyataan yang berbelit-belit. Langsung ke intinya dan hindari bertele-tele.

Pastikan bahwa panjang dokumen tidak lebih dari halaman ukuran A-4. Tulis keterampilan yang dimiliki dan pencapaian kualitatif yang signifikan untuk lamaran ini dan gunakan kalimat presuasif agar pembaca bisa memberi umpan balik secara positif.

4. Nyatakan tujuan dengan jelas

Maksud atau maksud harus dipenuhi saat menulis surat motivasi, ingatlah bahwa Anda sudah memiliki CV / resume yang melengkapi semua informasi pribadi dan profesional. Anda tidak perlu terburu-buru dengan bagian informasi yang membuatnya terlihat kikuk.

Ingatlah bahwa CV dan surat motivasi harus saling melengkapi dan harus selaras satu sama lain dalam hal informasi yang Anda berikan tentang diri Anda.

5. Hindari menyampaikan pernyataan kontroversial

Saat menulis motivation letter, seseorang harus menghindari pernyataan yang berhubungan dengan politik atau ideologis dan menulis dengan kalimat netral tanpa memihak.

Menulis tentang politik mungkin bisa terdengar menarik bagi sebagian orang, namun bisa menyinggung sebagian orang. Seseorang harus menghindari topik yang bersifat kontroversial atau dapat diperdebatkan seperti itu saat menulis motivation letter.

6. Menyampaikan motivasi dengan kalimat bersifat presuasif

Jelaskan apa motivasi Anda dan mengapa Anda sangat cocok bagi posisi tersebut. Paparkan apa yang membuat Anda lebih unggul dari pesaing Anda dan bagaimana Anda akan menambahkan peningkatan positif bagi posisi yang Anda lamar.

Baca tentang kualifikasi yang dicari oleh perekrut dan tulis tentang bagaimana hal tersebut sesuai dengan Anda. Tonjolkan pencapaian Anda yang relevan dengan posisi yang Anda daftar dan skill yang dimiliki tanpa terkesan sombong.

7. Hindari menggunakan pernyataan generik

Jika hanya memuji diri sendiri secara acak, itu tidak akan cukup. Dukung apa yang Anda katakan, dengan memberikan contoh pencapaian Anda, dan coba untuk tidak menggunakan frasa umum seperti "cepat belajar" atau "pribadi yang terorganisir". Menjadi orisinal atu memiliki ciri khas akan membawa Anda lebih dilirik oleh perekrut.

8. Mengetahui kepada siapa surat ditujukan

Saat menulis motivation letter, Anda harus tahu kepada siapa motivation letter itu ditujukan. Informasi dasar penerima seperti nama, jabatan, alamat dll harus disebutkan dengan benar.

Struktur Motivation Letter

Berikut adalah beberapa struktur yang harus diikuti untuk menulis motivation letter:

1. Pengantar

Menjelaskan tentang diri Anda dan menunjukkan apa yang menjadi tujuan Anda menulis surat. Awali motivation letter Anda dengan sapaan seperti “Yang Terhormat Bapak/Ibu” jika tidak ada penyebutan nama, coba cantumkan nama yang tertera untuk menjalin hubungan lebih pribadi dengan penerima surat.

2. Profil Akademik/Profesional

Bagian ini mencakup semua pencapaian dan karier profesional Anda yang dilengkapi dengan tampilan waktu. Anda harus menunjukkan alasan dan mengapa Anda memilih jurusan tertentu dan apa yang membuat Anda mengejar karir tersebut.

Buktikan bahwa profil yang dimiliki cocok dengan kualifikasi yang dicari dan sajikan fakta yang relevan dengan pencapaian Anda.

3. Tambahkan Pelatihan Jika Ada

Anda perlu menyebutkan informasi yang relevan mengenai pelatihan yang pernah Anda ikuti, apa alasannya, dan keunggulan apa yang akan Anda capai dengan mengikuti pelatihan ini. Kalimat persuasif harus diikuti saat menjelaskan maksud Anda mengenai pelatihan tersebut.

4. Tujuan Jangka Panjang dan Pendek

Mengenai tujuan jangka panjang dan pendek, Anda harus mempunyai kejelasan tentang tujuan yang ingin Anda capai pada rentang waktu tertentu tersebut.

Sasaran angka pendek mencakup bagaimana Anda berkomitmen pada posisi yang Anda lamar, kerangka kerja apa yang telah Anda buat untuk dikejar selama program kerja, dan keterampila apa yang telah Anda tetapkan untuk bisa diperoleh selama dan setelah program berjalan.

Sedangkan tujuan jangka panjang harus mencakup prospek Anda ke depannya, apa yang Anda inginkan dalam rentang waktu 5 hingga 10 tahun dan apa yang memotivasi Anda untuk konsisten dengan komitmen Anda terhadapnya. Anda juga bisa menyebutkan keuntungan apa saja yang akan Anda tuai dari tujuan jangka panjang tersebut.

5. Kesimpulan

Bagian penting dari motivation letter adalah kesimpulan, yang memiliki dampak besar pada pembaca.

Saat mengakhiri surat motivasi, pelamar harus meringkas poin-poin utama yang ditulis dalam surat tersebut serta menyebutkan tujuan utama motivation letter untuk diterima di program tersebut. Kesan di akhir sama pentingnya dengan kesan pertama.

6. Koreksi

Setelah menulis motivation letter, pastikan surat itu bebas dari kesalahan. Perhatikan tata bahasa, ejaaan, dan pastikan tidak ada pernyataan yang ambigu. Sebelum mengirimkannya, baca ulang surat Anda beberapa kali dan pastikan terjaga keasliannya.

Perbedaan Motivation Letter, Surat Pengantar, Pernyataan Tujuan, dan Pernyataan Pribadi

Proses aplikasi beberapa hal seperti pekerjaan, beasiswa, magang, sukarelawan, dll memiliki cukup banyak hal yang menjadi persyaratan. Dengan demikian, wajar jika Anda bingung antara berbagai jenis dan format dokumen yang perlu dipersiapkan untuk diserahkan.

Berikut akan dijelaskan secara singkat perbedaan motivation letter, pernyataan tujuan, surat lamaran, dan pernyataan pribadi.

1. Surat Motivasi

Surat yang  ditulis oleh pelamar agar dapat dipertimbangkan untuk posisi tertentu di perusahaan atau organisasi. Motivation letter menguraikan mengapa mereka sangat cocok dan apa maksud sebenarnya di balik lamaran tersebut.

Surat ini dapat digunakan saat melamar program pendidikan di tingkat sarjana, pascasarjana, melamar pekerjaan, melamar menjadi sukarelawan atau magang.

2. Surat Pengantar

Surat pengantar bertujuan agar penerima mempertimbangkan resume yang Anda lampirkan dalam lamaran Anda. Surat ini berisi tentang kompetensi Anda dan bagaimana keahlian yang Anda miliki sesuai untuk posisi yang Anda lamar.

3. Pernyataan Tujuan

Pernyataan tujuan adalah esai yang menyoroti minat di bidang akademik masing-masing, misalnya pengalaman yang dimiliki sebagai sarjana, dan niat atau tujuan apa yang dimiliki untuk berkontribusi di bidang tersebut setelah lulus.

4. Pernyataan Pribadi

Sementara surat motivasi dan pernyataan pribadi mungkin tampak serupa, ada perbedaan mendasar. Surat motivasi berisi tentang hasrat yang dimiliki seseorang untuk program yang dilamar dan bagaimana itu akan membantu dalam mencapai tujuan profesional. Sedangkan pernyataan pribadi langsung membahas tentang bagaimana seseorang cocok untuk posisi yang dilamar.

Setelah memahami perbedaan surat di atas, hindari kekeliruan dalam mengirimkan salah satu menggantikan yang lain karena hal itu dapat menyebabkan penolakan lamaran.