Pengertian Minutes of Meeting dan Cara Membuatnya

Istilah Minutes of Minutes atau MoM mungkin baru Anda dengar apabila baru menekuni bidang administrasi.

MoM adalah dokumentasi rapat yang mencatat secara detail poin penting dan hasil rapat.

Berbeda dengan notulen rapat, MoM berisi catatan lengkap mulai dari poin yang dibahas, keputusan yang diambil, hingga tindak lanjut yang harus dilakukan.

Pengertian Minutes of Meeting (MoM)

Minutes of meeting adalah dokumentasi resmi hasil rapat yang berisi tujuan, keputusan, dan tindak lanjut yang harus dilakukan.

Berbeda dengan notulen rapat yang cenderung lebih informal, format MoM biasanya disusun lebih terstandarisasi.

Tujuan utama dari MoM adalah membuat dokumentasi rapat lebih jelas dan terstruktur, sehingga semua peserta rapat mengetahui informasi dan keputusan yang diambil selama pertemuan.

Ada beberapa jenis Minutes of Meeting (MoM) yang perlu Anda ketahui, yaitu formal, informal, dan action-oriented.

Fungsi Minutes of Meeting

Selain menyajikan keseluruhan hasil rapat, Anda mungkin belum memahami apa fungsi minutes of meeting sebagai berikut.

Mendokumentasikan Keputusan, Tindakan, dan Diskusi Penting dalam Rapat

Minutes of meeting memiliki fungsi sebagai catatan yang memuat setiap keputusan, tindakan, dan diskusi penting yang terjadi selama pertemuan.

MoM membantu Anda memastikan bahwa setiap poin yang dibahas dalam rapat terdokumentasi dengan baik dan terstruktur.

Referensi bagi Peserta Rapat dan Pihak Terkait Lainnya

Dokumentasi rapat yang disusun dalam bentuk minutes of meeting berfungsi sebagai referensi bagi peserta dan pihak terkait lainnya.

MoM adalah referensi yang membantu pihak terlibat mengetahui informasi asil rapat kapan saja diperlukan.

Memastikan Akuntabilitas dan Tindak Lanjut atas Hasil Rapat

Salah satu fungsi utama dari minutes of meeting adalah memastikan akuntabilitas dan tindak lanjut atas hasil rapat.

MoM memungkinkan setiap keputusan dan tindakan yang disepakati selama rapat lebih terbuka dan dapat dipantau pelaksanaannya.

Membantu Komunikasi dan Koordinasi Antar Tim atau Departemen

Minutes of meeting juga berperan penting dalam meningkatkan komunikasi dan koordinasi antar tim atau departemen.

Dengan dokumentasi MoM, setiap anggota tim dapat memiliki pemahaman yang sama terkait informasi yang diberikan selama pertemuan, bahkan jika mereka berhalangan untuk hadir rapat sekalipun.

Cara Membuat Minutes of Meeting yang Efektif

Cara membuat minutes of meeting yang efektif dan dapat Anda ikuti adalah sebagai berikut.

Persiapan Sebelum Rapat

Untuk memastikan MoM efektif, langkah pertama adalah mempersiapkan segala sesuatu sebelum rapat dimulai.

Termasuk mengumpulkan agenda rapat, daftar peserta, dan informasi lain yang relevan.

Mencatat Informasi Penting Selama Rapat

Selama rapat, penting untuk mencatat semua topik diskusi, keputusan, dan tindakan yang diambil.

Cara membuat MoM yang efektif melibatkan pencatatan terperinci, termasuk mencatat siapa yang memberikan masukan atau keputusan.

Menggunakan Format yang Terstruktur dan Mudah Dibaca

Format MoM harus terstruktur dan mudah dibaca sehingga peserta rapat nantinya memiliki pemahaman yang sama terkait isi minutes of meeting.

Gunakan format MoM adalah berisi poin penting atau tabel, untuk menyajikan informasi dengan cara yang mudah dibaca.

Menyertakan Informasi Dasar

Selalu sertakan informasi dasar dalam MoM seperti tanggal, waktu, lokasi, dan peserta rapat.

Ini adalah bagian penting dari cara membuat MoM yang baik.

Informasi ini juga membantu Anda ketika ingin mengakses kembali dokumentasi rapat di masa yang akan datang.

Menyebutkan Nama Peserta yang Berbicara atau Memberikan Masukan

Minutes of meeting memuat seluruh nama peserta yang berbicara atau memberi masukan.

Ini tidak hanya menambah akurasi catatan rapat tetapi juga memudahkan untuk mengetahui kontribusi peserta rapat atas berbagai tindakan atau keputusan.

Menggunakan Bahasa yang Jelas, Ringkas, dan Objektif

Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan objektif dalam minutes of meeting.

Hindari penggunaan jargon atau istilah kekinian yang mungkin dapat membingungkan pembaca.

Melakukan Review dan Persetujuan MoM Setelah Rapat

Setelah rapat selesai, lakukan review dan persetujuan terhadap minutes of meeting kepada penanggung jawab.

Hal ini adalah bentuk kepastian, bahwa semua informasi yang dicatat akurat dan disetujui oleh semua pihak terkait.

Contoh Format Minutes of Meeting

Berikut adalah format MoM yang dapat Anda sesuaikan.

Tips Membuat Minutes of Meeting yang Baik

Minutes of meeting adalah dokumen yang berperan penting selama rapat, berikut merupakan tips memuat MoM yang baik.

Fokus pada Informasi Penting dan Relevan

Saat membuat minutes of meeting, Anda tidak perlu mencatat setiap detail percakapan.

Catat poin utama yang berkaitan dengan keputusan dan tindakan yang diambil.

Hindari Mencatat Setiap Detail Percakapan

Catatan MoM hanya memuat inti dan keputusan yang diambil selama pertemuan.

Selain menghindari catatan yang membingungkan, hal ini akan mempermudah pembaca untuk memahami hasil rapat.

Gunakan Singkatan atau Akronim yang Umum Dipahami

Agar MoM lebih mudah dibaca dan dipahami, manfaatkan singkatan atau akronim yang umum dipahami oleh peserta rapat.

Ini tidak hanya mempercepat proses pencatatan tetapi juga membuat dokumentasi rapat lebih ringkas.

Misalnya, gunakan “P” untuk "Pertanyaan" atau “T” untuk "Tindak Lanjut."

Pastikan bahwa singkatan atau akronim yang digunakan sudah Anda tuliskan di awal MoM atau dalam format yang sudah disepakati bersama tim.

Pastikan MoM Mudah Diakses dan Dibagikan

Salah satu kunci dari dokumentasi rapat yang efektif adalah memastikan bahwa minutes of meeting mudah diakses dan dibagikan kepada semua peserta rapat.

Buatlah MoM dengan format kompatibel dengan berbagai perangkat dan sistem operasi lainnya untuk memudahkan aksesibilitas.

Gunakan Teknologi untuk Mempermudah Pembuatan dan Pengelolaan MoM

Gunakan aplikasi dan alat digital yang dirancang untuk mendukung pengelolaan dokumentasi rapat.

Teknologi ini tidak hanya mempercepat proses pencatatan tetapi juga memudahkan distribusi dan penyimpanan MoM secara terstruktur.

Kesimpulan:

MoM adalah dokumentasi rapat yang membantu Anda mencatat keputusan, tindakan, dan diskusi penting selama pertemuan.

Penyusunan minutes of minutes yang efektif juga membantu setiap anggota tim memiliki referensi yang jelas tentang apa yang telah dibahas dan ditetapkan.

Tidak hanya itu, MoM juga memudahkan Anda untuk memonitor tindak lanjut hasil rapat.

Untuk membuat minutes of meeting yang efektif Anda perlu menentukan terlebih dahulu format MoM yang sesuai dengan karakter perusahaan Anda.

Dengan demikian, anggota tim Anda dapat memiliki pemahaman yang sama terhadap hasil rapat secara keseluruhan.