Pengertian Personalia dan Tugasnya di Perusahaan

Personalia adalah divisi khusus di bawah Manajemen Sumber Daya Manusia yang bertugas melakukan pengelolaan terkait administrasi karyawan dan perusahaan. Pada perusahaan skala besar, manager SDM akan membagi tugas kepada staff untuk melakukan perencanaan, pengawasan dan pengelolaan secara khusus.

Pada bagian HRD, mereka bertugas pada mencari kandidat dan melakukan penilaian kinerja. Sedangkan pada personalia, mereka bertugas pada administrasi dan pemenuhan hak pegawai.

Pada perusahaan skala kecil, Manager SDM harus mampu menangani semua tugas secara general. Mulai dari rekrutmen, analisis jabatan, kontrak kerja, dan administratif.

Sumber daya manusia pada suatu perusahaan termasuk sumber daya yang tidak berwujud. Artinya karyawan menjadi sumber daya yang berbentuk tenaga, pemikiran dan ide-ide cemerlang. Semua itu untuk mendukung kemajuan Perusahaan.

Personalia Adalah

Secara umum, personalia adalah posisi pada struktur organisasi yang bertugas melakukan perencanaan, pengawasan serta pemenuhan hak karyawan termasuk fasilitas untuk bekerja sesuai dengan perjanjian kerja antara perusahaan dan karyawan.

Secara khusus, tujuan personalia adalah untuk menciptakan hubungan baik antara perusahaan dan karyawan. Kemudian menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan memastikan pekerjaan karyawan sesuai dengan tujuan perusahaan.

Personalia Dalam Organisasi

Pada struktur organisasi, terdapat pemimpin tertinggi yakni direktur utama, dan direktur utama membawahi beberapa divisi termasuk divisi SDM. Pada divisi SDM ini terdapat spesialisasi termasuk staff person ini.

Karyawan yang berinteraksi dengan staff ini biasanya membahas seputar penggajian, slip gaji, jaminan kerja, dan aturan-aturan terkait absensi karyawan. Staff personalia juga secara aktif melakukan pencatatan dan dokumentasi terkait data karyawan dan barang inventaris milik perusahaan.

Baca Juga : Tugas Direktur Utama

Perbedaan HRD dan Personalia

Dalam penerapannya, pengelolaan sumber daya manusia ini harus melalui divisi khusus, seperti HRD dan Personalia. Perbedaannya ialah, jika HRD lebih kepada mencari kandidat, mengawasi dan memberikan penilaian kinerja termasuk promosi jabatan.

Sedangkan personalia memiliki fungsi yang sedikit berbeda dari HRD, yaitu mengelola data karyawan, hak karyawan dan dokumentasi. Termasuk pembayaran gaji, jaminan kesehatan, pemenuhan kebutuhan untuk bekerja, hingga perhitungan absensi dan pengajuan cuti.

Tugas Personalia di Perusahaan

Setiap divisi memiliki tugas masing-masing. Yang mana ada beberapa dari kita masih bingung memahami tugas dari staff personalia ini. Berikut rangkuman tugas personalia secara umum :

1.     Mengelola Database Karyawan

Bagian ini bertanggung jawab dalam mengelola data seluruh karyawan, meliputi identitas karyawan, domisili, rekam jejak karyawan di perusahaan lain, jabatan karyawan hingga data barang inventaris yang dibawa oleh karyawan.

2.     Mengawasi Pelaksanaan Kepegawaian

Staff personalia ikut bertanggung jawab dalam mengawasi pelaksanaan kepegawaian. Meliputi etika saat melakukan pelayanan, mengenakan seragam atau atribut pendukung ketika sedang bekerja dan mengawasi kedisiplinan karyawan. Staff personalia boleh menegur karyawan jika terdapat pelanggaran terkait aturan kepegawaian tersebut.

3.     Mengelola Administrasi Keuangan

Pengelolaan administrasi ini terkait urusan keuangan yang wajib dibayarkan kepada karyawan atau dibayarkan oleh karyawan. Yaitu seperti penggajian bulanan, potongan pajak, jaminan kesehatan, ketenagakerjaan, reimbursement, bonus dan pinjaman karyawan.

4.     Membuat Surat dan Dokumentasi

Membuat dan mendokumentasikan setiap surat penting bagi karyawan dan perusahaan. Seperti surat perjanjian kerja, surat rekomendasi, surat pengalaman kerja dan surat lain yang berhubungan dengan karyawan saat masa menjabat hingga berakhir masa kerja atau purnabakti.

5.     Mengelola Absensi Karyawan

Pencatatan dan pengelolaan terhadap segala hal yang berhubungan dengan kehadiran karyawan. Seperti keterlambatan, lembur, izin, cuti dan perhitungan total jam kerja karyawan dalam periode satu bulan. Yang mana, dalam hal ini staff personalia dapat terbantu dengan adanya Aplikasi absensi.

6.     Mengawasi Kepatuhan UU Ketenagakerjaan

Hal yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan harus adil terhadap karyawan dan sebaliknya. Indikator tersebut berdasarkan kepatuhan perusahaan dan karyawan dalam mematuhi UU ketenagakerjaan. Yakni semua hal yang memiliki keterkaitan dengan tenaga kerja pada saat sebelum, selama, dan setelah masa kerja.

7.     Melakukan Sosialisasi dan Koordinasi

Melakukan sosialisasi kepada karyawan baru yang akan mengisi posisi tertentu, mengenalkan tempat kerja dan rekan kerja. Serta melakukan koordinasi terkait kebutuhan karyawan untuk mendukung performa kerja mereka.

3 Fungsi Utama Personalia Bagi Perusahaan

1. Perencanaan

Sebagai perwakilan perusahaan dalam melakukan perencanaan khusus dalam lingkup kepegawaian. Yaitu merencanakan peraturan kepegawaian dan analisa jabatan terkait kontrak kerja, peraturan kerja, hingga fasilitas maupun benefit yang akan karyawan dapatkan selama bekerja di perusahaan tersebut.

Pada poin ini termasuk juga berkoordinasi bersama divisi lain dalam proses pengambilan keputusan dari hasil perencanaaan yang telah dibuat. Yang bertujuan untuk kebaikan perusahaan dan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan utamanya.

2. Pengawasaan

Fungsi kedua sebagai pengawas terhadap suatu hal yang menyimpang dari peraturan perusahaan dan kesepakatan bersama. Fungsi pengawasan ini juga meliputi pengawasan kode etik, kedisiplinan, menjunjung tinggi nilai dan visi misi perusahaan.

Jika mendapati karyawan yang melanggar, sebagai fungsi pengawasan dapat memberikan tindakan ringan seperti menegur langsung, mengajak diskusi. Yang mana tujuan utama pengawasan agar tercipta kesesuaian antara perencanaan dan penerapan aturan perusahaan.

3. Pengelolaan

Staff ini berkewajiban mengelola segala bentuk administrasi karyawan yang memiliki kaitan terhadap perusahaan. Pengelolaan tersebut berupa pencatatan, penyimpanan dokumen, dan penerbitan surat kepada karyawan.

Pengelolaan dalam hal ini juga meliputi penggajian karyawan, pemberian slip gaji karyawan, memberikan jaminan kerja, jaminan kesehatan dan menyimpan semua hal yang berkaitan dengan karyawan ke dalam database karyawan.

Jadi, personalia adalah divisi khusus di bawah manajemen sumber daya manusia, yang berkaitan langsung dengan pengelolaan administrasi karyawan dan perusahaan. Personalia menjalankan tugas sebagai perencanaan, pengawasan dan pengelolaan karyawan dalam rangka mendukung tujuan perusahaan.