Peran Penting Chief Operating Officer (COO) dalam Kesuksesan Bisnis

Bagaimana agar operasional sehari-hari perusahaan berjalan lancar? Lalu semua departemen berjalan sesuai dengan tujuan. Di dalam prosesnya ada seorang Chief Operating Officer (COO) yang berjasa.

Bagi setiap manajemen perusahaan, memahami seluk beluk posisi COO sangatlah penting. Begitu juga untuk karyawan yang merintis karir sebagai COO yang sukses di masa depan.

Apa itu COO (Chief Operating Officer)?

- Definisi COO

Chief Operating Officer (COO) adalah seorang eksekutif senior yang bertugas mengawasi fungsi administratif dan operasional sehari-hari suatu bisnis.

Umumnya COO dianggap sebagai orang kedua dalam hierarki kepemimpinan di perusahaan karena melapor langsung kepada chief executive officer (CEO).

Di beberapa perusahaan, COO dikenal dengan istilah lain, seperti ‘executive vice president of operations’, ‘chief operations officer’, atau ‘operations director’.

- Seberapa Penting Keberadaan COO di Perusahaan?

Mengapa peran COO di perusahaan benar-benar krusial? Bahkan tak tergantikan oleh posisi lain yang juga memiliki tanggung jawab operasional.

Karena posisinya memang dibutuhkan di berbagai situasi, mulai dari operasional rutin sampai pada situasi krisis. Seorang COO dapat mengambil tindakan cepat dan tepat, sehingga operasional stabil kembali.

Terlepas dari itu, jobdesc COO tidak bersifat saklek, tapi bisa bervariasi menurut industri, organisasi, dan kebutuhan.

Mengapa Peran COO Semakin Penting di Tahun 2024

Pada tahun 2022, 40 persen perusahaan terkemuka di dunia memiliki posisi COO. Khususnya untuk sektor keuangan dan energi memimpin di angka 48 persen.

Selain itu, peran COO sendiri telah berubah menjadi lebih berpengaruh dan lebih transformatif dari sebelum-sebelumnya.

Lebih dari sekadar mengelola operasional sehari-hari, beberapa COO bahkan memposisikan diri mereka sebagai mentor bagi timnya.

Apalagi di era pasca pandemi yang tidak menentu ini, peran COO berkembang lebih jauh dari yang kita pernah bayangkan.

Bahkan ketika operasional menghadapi disrupsi yang luar biasa, COO turut membantu agar organisasi perusahaan mampu bertahan dan meningkatkan nilainya. Oleh karena itu, dilansir oleh McKinsey, hampir 27 persen CEO di perusahaan Fortune 500 sebelumnya adalah COO.

Tanggung Jawab Utama Seorang COO 

COO memiliki tanggung jawab besar atas operasional perusahaan dari hari ke hari. Tanggung jawab mereka mencakup apa saja?

1. Mengembangkan dan Mengeksekusi Strategi Operasional

Kenyataannya saat ini lingkungan kerja di berbagai industri banyak bergejolak, sehingga operasional tidak lebih mudah dibanding tahun-tahun sebelumnya.

Untuk mengembangkan strategi operasional yang berkelanjutan, salah satu hal terbaik yang dilakukan COO adalah merespon dengan cepat dan efektif jika ada tanda-tanda krisis.

2. Mengelola Efisiensi dan Efektivitas Operasional

Bicara tentang efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional, berarti akan menyangkut budget dan penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi tugas-tugas repetitif.  

Secara kontinu, perusahaan tentunya selalu memastikan biar tidak terjadi pemborosan dan memperbaiki alur kerja. Nah, untuk hal-hal tersebutlah, COO dapat mengambil peran.

3. Memimpin Tim dan Membangun Budaya Kerja  

Untuk memimpin tim, COO wajib menyampaikan bagaimana visi dan misi perusahaan agar sejalan dengan pekerjaan operasional yang dilakukan setiap hari. Tentunya juga menjunjung nilai-nilai dan etika kerja yang positif.

4. Kolaborasi dengan CEO dan Tim Eksekutif Lainnya

Selain yang sudah kita sebutkan sebelumnya, COO juga akan bekerja sama dengan eksekutif C-level dan manajemen senior lainnya. Mereka juga berkolaborasi dengan HR untuk membentuk tim inti dan menerapkan kebijakan serta pelatihan karyawan.

Keterampilan dan Kompetensi untuk Menjadi COO

1. Kepemimpinan Strategis dan Visi

Di sepanjang karir, seorang COO akan mengambil banyak keputusan bagi perusahaan dan karyawannya.

Mereka harus mampu mengambil keputusan yang bermanfaat secara strategis bagi perusahaan dan dengan cara yang cepat.

2. Ketajaman Bisnis dan Pemecahan Masalah  

COO sering terlibat dalam pengambilan keputusan strategis yang mempengaruhi keseluruhan operasi perusahaan. Belum lagi masalah operasional, tantangannya cenderung kompleks.

Yang dibutuhkan dari COO adalah kemampuan merespons krisis dan perbaikan berkelanjutan.

3. Keahlian Komunikasi dan Kolaborasi

Seberapa baik dan jelasnya komunikasi yang dilakukan COO akan menentukan bagaimana tim menjalankan operasional. Apakah sudah sesuai prosedur dan apakah bebas miskomunikasi.

Secara bersamaan, keahlian kolaborasi COO bisa sangat membantu dalam hal delegasi tugas, manajemen konflik, team building, dan pemecahan masalah pekerjaan yang terjadi.

4. Kemampuan Analisis Data dan Pengambilan Keputusan

Untuk mengelola operasional sehari-hari, apalagi yang sudah mempengaruhi kinerja bisnis, tidak boleh sembarangan.

Meski COO sudah berpengalaman, tapi hanya mengandalkan pengalaman saja belum cukup. Agar keputusan objektif dan dapat dipertanggungjawabkan, maka harus berdasarkan analisis data yang akurat.

Dampak COO terhadap Performa Bisnis

1. Meningkatkan Profitabilitas dan Pertumbuhan

COO dapat menemukan cara untuk mengurangi biaya operasional tanpa mengorbankan kualitas atau layanan. Apa saja ruang lingkupnya? Mulai dari urusan negosiasi dengan pemasok, pengelolaan inventaris, dan peningkatan efisiensi tenaga kerja.

2. Mengurangi Biaya dan Meningkatkan Efisiensi

Dari apa yang dilakukan COO, bagian mana yang mampu meningkatkan efisiensi bisnis? Sesuai pengalaman yang sudah ia lakukan, COO pasti mengetahui praktik terbaik dan standar operasional yang terbukti efektif.

Ada banyak opsi yang bakal menghemat biaya, yang pasti dilakukan adalah mengelola sumber daya secara efisien. Misalnya, memastikan bahwa karyawan yang tepat berada di posisi dan waktu yang tepat, sehingga produktivitas dan kinerja keseluruhan meningkat.

3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dan Karyawan

Ketika COO perusahaan bekerja dengan sebaik mungkin, maka kepuasan pelanggan pun meningkat. Bagaimana bisa?  Tentu karena produk/layanan sampai ke pelanggan tanpa menunggu lama.

4. Menciptakan Keunggulan Kompetitif yang Berkelanjutan

Keunggulan kompetitif yang berkelanjutan berarti kemampuan perusahaan untuk mempertahankan keunggulan dibandingkan pesaingnya dalam jangka waktu lama.

Apapun prioritas perusahaan, COO bisa fokus pada inovasi, kualitas produk, efisiensi operasional, merek yang kuat, dan layanan terbaik untuk pelanggan.

Menjadi COO yang Sukses di Tahun 2024

COO adalah peran yang unik dan cukup luas cakupan pekerjaannya. Background orang yang mengambil peran COO juga cukup beragam.

Ada yang pengacara, akuntan, mantan konsultan manajemen, dan beberapa di antaranya adalah profesional HR. Lalu, bagaiman cara menjadi COO yang sukses?

Pendidikan, Pengalaman, dan Sertifikasi yang Relevan

Sebenarnya tanpa gelar atau kualifikasi khusus, seseorang bisa menjadi COO. Tapi, agar memiliki bekal ilmu yang lebih lengkap, Anda bisa ambil gelar sarjana bidang administrasi bisnis, manajemen, keuangan, atau bidang terkait; gelar master di bidang administrasi bisnis (MBA), manajemen operasi, atau bidang terkait.

Bagaimana dengan sertifikasi? Untuk yang sudah mulai memasuki dunia kerja di bidang operasional, sertifikasi sebagai berikut akan membantu untuk menjadi COO;

• Certified in Production and Inventory Management (CPIM) atau Certified Supply Chain Professional (CSCP) dari Association for Supply Chain Management (ASCM)
• Certified Associate in Project Management (CAPM) dari Project Management Institute (PMI).

Tips untuk Mengembangkan Karir sebagai COO 

Ada berbagai jalur untuk menjadi COO. Tapi, banyak COO berasal dari latar belakang bisnis, keuangan, atau hukum dan memulai karir mereka sebagai project manager.

1. Terus Meningkatkan Skill Teknis dan Manajerial

Agar karir berkembang sebagai COO, yang dibutuhkan adalah peningkatan skill yang seimbang antara skill teknis dan manajerial. Jika saat ini Anda adalah COO, pertimbangkan untuk mengikuti pelatihan atau kursus yang relevan dengan industri.

2. Selalu Update dengan Teknologi Terkini

Segala bentuk pekerjaan operasional akan menghadapi tantangan tentang bagaimana proses berjalan lancar, efisien, dan tidak ada waktu dan biaya terbuang. Dengan teknologi yang tepat, banyak hal menjadi lebih efisien.

Itulah mengapa, kemauan untuk mengikuti update teknologi terkini akan sangat menentukan kesuksesan karir COO.

3. Terhubung ke Komunitas Profesional

Terkadang COO sudah optimal dalam tugasnya di perusahaan. Tapi, secara personal ia merasa ada yang kurang, apalagi jika pola kerja tim sudah terbentuk dan menjadi rutinitas.

Pertanyaannya adalah apakah COO sudah memiliki jaringan profesional? Misalnya networking dengan orang-orang seprofesi di perusahaan lain. Meski hasilnya tidak instan, tapi bergabung dengan komunitas profesional di industri akan memberi banyak ide dan sudut pandang baru.

4. Personal Branding

Seorang COO, seperti halnya posisi kepemimpinan atau C-level, adalah sosok yang sudah memiliki banyak pengalaman karir. Tidak heran kalau sudah seharusnya pendapat atau gagasannya didengar.

Bahkan, tidak menutup kemungkinan bahwa praktik terbaik yang dilakukannya menginspirasi orang banyak. Nah, COO bisa memanfaatkan media sosial sebagai sarana berbagi inspirasi atau pengalaman kerja. Hal itu sekaligus menjadi personal branding yang bermanfaat untuk karir jangka panjang.  

Tantangan yang Harus Dihadapi COO

Seringkali COO menghadapi tantangan yang berbeda-beda, sesuai dengan posisinya;

• Untuk tetap up to date dengan tren industri, khususnya di pekerjaan yang ditekuni.
• Tetap melaksanakan strategi yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan, meskipun terkadang ada perbedaan pandangan dengan tim.
• Mencegah konflik dan tumpang tindih dalam struktur kepemimpinan dengan C-level lainnya.
• Menyeimbangkan upaya pengembangan kapasitas dan tanggung jawab operasional.

Kisah Sukses Seorang COO

Di balik kompleksnya tantangan COO di era digital, masih banyak kisah sukses yang bisa menginspirasi. Kali ini ada salah satu cerita dari Rebecca Simmons, seorang COO di perusahaan Riverlane, perusahaan IT yang berbasis d Inggris.

Sebagai orang yang pernah menjadi scientist, Rebecca mengambil peran COO karena ia suka mempelajari hal-hal baru. Awalnya, ia adalah seorang generalis yang melakukan hampir segala hal. Mulai dari menulis deskripsi pekerjaan, mengejar faktur, memilih furnitur, membeli minuman, sampai menegosiasikan gaji.
Meskipun Rebecca merasa bukan ahli dalam bidang apa pun yang ia kerjakan, peran sebelumnya (sebagai scientist) sangat membantu untuk bisa mengajukan pertanyaan yang tepat.

Kesimpulan

Perusahaan manapun perlu memastikan agar semua divisi melaksanakan operasional dengan maksimal. Dengan memahami tugas COO, setidaknya Anda mengerti bagaimana kontribusi COO untuk perusahaan. Pemahaman yang menyeluruh ini juga akan membantu bagaimana mengembangkan karir sebagai COO.