Presensi Online: Panduan Praktis Mengelola Karyawan

Setiap business owner dan HR memang harus memahami cara praktis mengelola karyawan, khususnya melalui penggunaan teknologi. Dalam hal ini, presensi online adalah solusi berbasis teknologi yang bisa diandalkan.

Kenyataannya, cara mengelola karyawan tidaklah mudah. Para business owner dan HR perusahaan membutuhkan berbagai strategi agar hasilnya terukur dan berkelanjutan.

Itulah mengapa, mengelola karyawan di era digital ini seharusnya tidak lagi menggunakan cara manual saja. Kali ini akan kita jelaskan cara praktis mengelola karyawan, khususnya dengan solusi dari presensi online.

Apa itu Presensi Online?

Sistem presensi online adalah sebuah platform atau perangkat yang digunakan untuk mencatat dan memantau kehadiran karyawan secara digital. Selain mencatat kehadiran, aplikasi presensi online juga memudahkan berbagai pekerjaan HR.

Untuk lebih detail lagi, berikut ini adalah hal-hal penting terkait sistem presensi online.

1. Sistem Kehadiran yang Otomatis dan Akurat

Sistem presensi online membantu pencatatan kehadiran secara otomatis, meningkatkan akurasi data, dan mengurangi kesalahan manusia (human error).

Dengan sistem yang akurat seperti ini, maka masalah kecurangan kehadiran atau kesalahan perhitungan gaji bisa dihindari.

2. Mendukung Fleksibilitas dan Mobilitas

Sistem presensi online dirancang sedemikian rupa agar administrasi karyawan lebih fleksibel. Begitu juga untuk karyawan dengan mobilitas tinggi juga dapat difasilitasi dengan presensi melalui smartphone masing-masing.

Karena presensi secara online dapat diakses dari smartphone sendiri, hal ini memungkinkan agar karyawan bisa melakukan presensi dari mana saja. Bahkan ketika mereka bekerja dari jarak jauh atau sedang berada di luar kantor.

3. Bisa Melacak Kehadiran secara Real-time

Mengapa presensi online dipilih menjadi cara praktis mengelola karyawan? Sistem ini memungkinkan untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time.

Sehingga, manajemen perusahaan lebih cepat dalam mengambil keputusan untuk penugasan, perubahan jadwal, atau kebijakan kehadiran yang lebih fleksibel.

4. Integrasi dengan Fitur HRIS

Integrasi dengan Fitur HRIS (Human Resource Information System) adalah kelebihan dari sistem presensi secara online yang tidak ditemukan di sistem manual. Ini membantu menyelaraskan informasi kehadiran karyawan dengan manajemen sumber daya manusia secara keseluruhan.

5. Menjamin Keamanan dan Privasi Data

Data kehadiran karyawan adalah informasi penting dan sensitif, sehingga sistem presensi harus memiliki langkah perlindungan yang kuat untuk melindunginya dari akses yang tidak sah.

Penting untuk memastikan bahwa sistem presensi online mematuhi standar keamanan dan privasi data yang ketat.

Apa Tujuan Presensi?

Ada beberapa tujuan presensi karyawan di kantor setiap hari, dan itu bukan hanya untuk rutinitas saja. Secara umum, presensi karyawan adalah untuk merekam data ketika karyawan masuk dan keluar kantor. Data tersebut dapat digunakan untuk menilai kedisiplinan karyawan.

Secara berkala, tujuan presensi bisa meningkat karena mengikuti perkembangan teknologi presensi itu sendiri. Presensi online berkaitan dengan cara praktis mengelola karyawan dan operasional perusahaan keseluruhan.

Berikut ini adalah beberapa tujuan presensi karyawan di kantor;

1. Agar Lebih Mudah Memantau Kehadiran Karyawan

Tujuan utama dari presensi karyawan adalah untuk memantau dan mencatat kehadiran karyawan di kantor. Ini membantu perusahaan memastikan bahwa karyawan hadir sesuai jadwal kerja mereka, apakah jam kerja harian atau shift.

2. Menghitung Gaji dan Tunjangan Tanpa Kesalahan

Data presensi karyawan juga bisa digunakan untuk menghitung gaji dan tunjangan secara langsung tanpa harus menggunakan cara manual lagi.

Agar penghitungan gaji lebih cepat dan aman dari kesalahan, maka fitur hitung gaji di aplikasi presensi online adalah solusinya. Termasuk di dalamnya adalah perhitungan jam kerja, lembur, dan komponen gaji lainnya.

3. Penilaian Kinerja Lebih Objektif

Data kehadiran karyawan harian juga dapat digunakan sebagai salah satu acuan dalam menilai kinerja karyawan.

Kehadiran yang konsisten dan tepat waktu dapat menjadi indikator kinerja yang baik. Aspek penilaian seperti ini dinilai cukup objektif karena semuanya berdasarkan data tanpa ada manipulasi.

4. Perencanaan Jadwal Kerja yang Detail

Saat melakukan presensi masuk, karyawan bisa sekaligus menuliskan detail rencana kerja harian. Setiap informasi dari presensi online membantu manajer dan HR agar bisa melacak progres pekerjaan.

Penugasan kerja shift juga bisa diatur berdasarkan data kehadiran untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

5. Mengelola Cuti dan Izin

Selanjutnya, tujuan dari sistem presensi karyawan adalah agar lebih mudah mengurus izin dan cuti karyawan.

Adanya aplikasi presensi online semakin memudahkan pengaturan jadwal cuti, menghindari kekosongan posisi, dan tetap menyesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

6. Transparansi dan Kepatuhan Tanggung Jawab

Presensi karyawan menciptakan transparansi dalam catatan kehadiran dan kepatuhan terhadap jadwal kerja. Ini juga meningkatkan pertanggungjawaban karyawan terhadap waktu kerja mereka.

7. Perencanaan Kapasitas dan Pengembangan SDM

Data presensi dapat digunakan dalam perencanaan kapasitas perusahaan dan pengembangan tim sesuai divisi. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan rekrutmen, pelatihan, atau peningkatan efisiensi operasional.

8. Pengendalian Biaya

Dengan memantau kehadiran karyawan, perusahaan dapat mengendalikan biaya yang terkait dengan kelebihan jam kerja, lembur, atau kehadiran yang tidak terjadwal.

Dengan penggunaan presensi online, Anda sudah tidak perlu biaya maintenance. Perusahaan hanya perlu membayar biaya langganan sesuai jumlah karyawan.

9. Peningkatan Produktivitas

Presensi karyawan yang teratur dan tepat waktu dapat berkontribusi pada peningkatan produktivitas, karena perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien.

Secara keseluruhan, tujuan presensi karyawan di kantor adalah untuk membantu perusahaan mengelola tim dengan lebih baik, memastikan kepatuhan terhadap aturan dan peraturan, serta meningkatkan efisiensi operasional.

Presensi online untuk karyawan juga penting untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi hukum dan peraturan terkait kehadiran dan jam kerja, seperti pembayaran lembur, cuti berbayar, dan ketentuan perundangan lainnya.

Fitur Kerjoo Bisa Membantu Anda Mengelola Karyawan Lebih Praktis

Ada berbagai pendekatan atau cara praktis mengelola karyawan, khususnya menggunakan presensi online. Setiap tujuan presensi bisa dicapai dengan lebih mudah dengan dukungan perangkat teknologi yang sesuai.

Aplikasi presensi Kerjoo hadir untuk membantu proses pengelolaan karyawan dengan berbagai sistem kerja, baik WFO (work from office), WFH (work from home), atau WFA (work from anywhere) yang fleksibel.

Dengan berbagai fitur Kerjoo, maka business owner dan HR dapat memantau aktivitas harian karyawan dengan proses yang efisien.

Bagaimana Kerjoo bisa membantu Anda mengelola karyawan Anda secara lebih praktis?

• Presensi harian tanpa antri, cukup dengan foto selfie
• Kemudahan untuk mengajukan izin dan cuti
• Mempermudah HR dalam mengatur dan mengelola jadwal kerja harian dan shift
• Bisa memantau kinerja tim sales dan marketing melalui laporan kunjungan klien
• Proses penggajian yang jauh lebih praktis dengan fitur hitung dan bayar gaji
• Menyimpan dokumen lebih terorganisir dengan fitur reminder expired kontrak
• Ada proses validasi device presensi dan mengatasi kecurangan absensi
• Review performa kehadiran secara lebih akurat melalui satu dashboard
• Ada juga paket aplikasi absensi gratis (untuk jumlah maksimal 2 karyawan)

Selain itu, masih banyak fitur tambahan yang terus dikembangkan dari waktu ke waktu. Setiap pengguna dapat memilih paket langganan sesuai kebutuhan perusahaan.

Jangan khawatir karena aplikasi presensi online Kerjoo memberi kesempatan free trial 14 hari untuk pengguna baru.