Tips Ampuh untuk Rapat Virtual yang Sangat Produktif

Seberapa sering perusahaan Anda mengadakan rapat? Semua rapat bisnis itu penting, termasuk rapat virtual dengan tim Anda. Kenyataannya, rapat yang kurang terstruktur bisa mengurangi produktivitas.

Rapat bisnis merupakan bagian tidak terpisahkan dari jadwal harian organisasi mana pun. Tetapi, rapat bisnis sering kali dapat menghabiskan banyak waktu yang tidak perlu juga. Lalu, bagaimana cara mengaturnya agar berjalan lebih baik?

Berikut cara mengadakan rapat online yang produktif.

Apa itu Rapat Virtual?

Rapat virtual adalah rapat online yang Anda atau orang lain selenggarakan untuk terhubung dengan Anda atau tim Anda. Ini seperti pertemuan tatap muka yang baik tanpa aspek tatap muka. Dengan meningkatnya kerja jarak jauh dan tim terdistribusi, rapat jarak jauh semakin populer.

Jika Anda ternyata tidak menyukai tren ini dan bertanya-tanya bagaimana cara menjalankan rapat yang sukses, bertahanlah. Karena di akhir artikel ini, kami yakin Anda akan memberikan beberapa hal berguna yang akan membantu Anda menjalankan rapat yang efektif.

Tools yang Biasanya Digunakan untuk Rapat Virtual

Kunci rapat yang efektif adalah memiliki platform yang tepat di antara alat kerja jarak jauh Anda. Beberapa nama terkemuka untuk mengadakan pertemuan adalah:

Zoom

Zoom adalah alat konferensi video dan audio yang memungkinkan Anda merekam rapat, berbagi layar, dan menyelenggarakan webinar.

Google Meet

Alat komunikasi video ini memungkinkan Anda berbagi video, desktop, dan presentasi dengan rekan satu tim. Ada juga kotak obrolan di samping, yang memungkinkan karyawan meninggalkan komentar dan mengobrol di sela-sela.

Skype

Ini adalah layanan obrolan dan panggilan video dan suara lainnya yang memungkinkan Anda menambahkan subtitle ke percakapan Anda juga.

Tetapi dengan pekerjaan jarak jauh yang meningkat, bahkan bisnis konvensional akan melihat peningkatan dalam pertemuan online di tahun-tahun mendatang. Untuk membantu Anda melakukan rapat online yang lebih produktif, berikut beberapa tips yang bisa segera diterapkan.

Miliki Agenda yang Jelas dan Komunikasikan dengan Baik

Pertemuan dengan tujuan yang tidak jelas seringkali menimbulkan kebingungan dan banyak waktu yang terbuang percuma. Jangan pernah mengadakan rapat virtual tanpa agenda yang jelas.

Untuk memudahkan semua orang, siapkan agenda formal dengan semua masalah utama yang akan dibahas dalam rapat dan sortir sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Sebutkan juga dengan jelas peran apa yang Anda harapkan dari setiap peserta dalam rapat. Kirim agenda ini setidaknya 24 jam sebelum rapat, dan minta pengakuan dari semua peserta. Selain itu, setel pengingat rapat otomatis menggunakan Google Kalender.

a) Memiliki kalender kelompok

Kirimkan undangan kalender jauh sebelum rapat dan pastikan semua orang mengonfirmasi apakah mereka akan hadir atau tidak. Ini akan membantu setiap orang untuk merencanakan ke depan dan mengatur minggu mereka sesuai dengan itu.

b) Memiliki sistem notifikasi rapat virtual

Bekerja dari jarak jauh berarti Anda akan terputus dari tim Anda hampir sepanjang hari kerja Anda. Inilah sebabnya mengapa sistem notifikasi pintar bisa sangat membantu.

Pastikan semua peserta menerima pemberitahuan setidaknya 15 menit sebelum rapat. Tidak muncul, terlambat, atau tidak siap adalah cara yang baik untuk membuang waktu semua orang.

c) Temukan alat yang cocok untuk Anda

Teknologi berkualitas tinggi adalah kunci untuk menghindari masalah komunikasi yang disebabkan oleh koneksi yang buruk atau kerusakan peralatan. Ada banyak alat konferensi video yang dapat dipilih.

d) Susun rapat virtual Anda

Alih-alih membiarkan peserta menyela kapan pun mereka suka, susun rapat Anda dengan jelas. Dengan cara ini setiap orang akan tahu di mana tepatnya pertanyaan atau komentar mereka berada.

Cara mudah untuk mengatur rapat Anda adalah memiliki struktur yang konsisten setiap minggu. Jika pertemuannya hanya satu kali, pastikan semua peserta memiliki agenda sebelumnya.

Tunjuk Moderator Rapat

Rapat tanpa moderator hampir pasti akan keluar jalur. Dengan menunjuk moderator, Anda memberi orang itu otoritas untuk mengontrol proses.

Tidak ada yang dapat berbicara tanpa izin moderator, dan moderator adalah orang yang membuat semua orang fokus pada topik. Ini sangat penting dalam rapat online, karena ada kemungkinan besar miskomunikasi karena konektivitas internet dan masalah kualitas audio atau video.

Persiapkan Sistem Terlebih Dahulu

Minta semua peserta untuk menyalakan ulang komputer mereka setidaknya 20 menit sebelum rapat virtual berlangsung.

Pastikan kamera dan mikrofon Anda berfungsi dan perangkat lunak rapat Anda mendukung banyak peserta. Untuk rapat satu lawan satu, Anda dapat menggunakan layanan panggilan video standar seperti Skype.

Tetapi jika ada banyak peserta, saya sarankan menggunakan aplikasi khusus, yang memberi Anda kemampuan untuk melakukan rapat online secara lebih profesional.

Tetapkan Batas Waktu

Pembatasan waktu rapat Anda dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas Anda dan membantu Anda mendapatkan lebih banyak nilai dalam waktu terbatas yang Anda miliki.

Misalnya, Anda dapat mengatur durasi rapat menjadi 30 menit dan menetapkan 10 menit untuk setiap poin agenda. Dengan cara ini, para peserta akan tetap fokus dan rapat tidak akan keluar jalur.

Minimalkan Gangguan

Gangguan dapat dengan mudah menyebabkan miskomunikasi dalam rapat virtual. Untuk menghindarinya, pastikan semua peserta Anda duduk di ruangan tertutup dan cukup terang dengan latar belakang yang jelas.

Selain itu, lebih baik menggunakan headphone dan mikrofon kerah daripada mikrofon laptop Anda untuk memastikan komunikasi yang jelas.

Akhiri dengan Tindakan yang Jelas

Banyak rapat perusahaan yang diakhiri dengan janji dan jaminan yang tidak jelas dari para peserta. Merupakan tanggung jawab moderator untuk mengambil item tindakan untuk setiap poin agenda dan mendapatkan pengakuan dari semua peserta.

Aturan utamanya adalah mengidentifikasi item tindakan, menetapkannya kepada satu individu dan menyetujui tenggat waktu. Tanpa ketiga hal ini, tidak ada item tindakan yang dapat dilacak secara efektif.

Bagikan Catatan Rapat Virtual

Setelah rapat virtual Anda selesai, pastikan ringkasan semua catatan rapat dikirim ke peserta. Buat daftar poin tindakan yang diidentifikasi untuk setiap item agenda bersama dengan nama orang yang bertanggung jawab untuk penyampaiannya.

Minta semua peserta untuk mengakui catatan pertemuan dan mengkonfirmasi pemahaman mereka.

Kesimpulan

Melakukan rapat virtual dengan orang-orang dari lokasi berbeda bisa jadi sulit untuk dikelola.

Jika Anda mempersiapkan sebelumnya dan memastikan bahwa rapat Anda dimoderasi dan dikomunikasikan dengan baik, rapat online tidak hanya dapat menjadi platform yang sangat efektif untuk menghubungkan pemangku kepentingan dan karyawan perusahaan Anda.

Anda juga menghemat biaya perjalanan dan komunikasi. Membahas tentang penghematan atau efisiensi, aplikasi Kerjoo hadir untuk membantu perusahaan mengelola data kehadiran karyawan. Semua prosesnya cukup dengan satu aplikasi yang mudah digunakan.