Reimburse adalah fasilitas penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan. Istilah ini juga dikenal sebagai reimbursement yang berarti pengembalian.

Kebijakan ini bertujuan untuk menjamin kesejahteraan karyawan dan memastikan bahwa tidak ada biaya pribadi yang digunakan untuk kepentingan perusahaan.

Dengan demikian, hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan juga menjadi harmonis dan profesional.

Karyawan merasa lebih dihargai karena setiap pengeluaran yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan tidak membebani mereka secara finansial.

Oleh karena itu, aplikasi absensi online Kerjoo menyediakan fitur klaim untuk meningkatkan transparansi pengembalian dana oleh perusahaan.

Baca selengkapnya untuk mengetahui apa itu reimburse, proses, dan cara pengajuan supaya lebih cepat diterima.

Pengertian Reimburse

Reimburse secara umum juga dikenal dengan istilah klaim, refund, repay, dan dalam konteks profesional bisa disebut reimbursement.

Sederhananya, reimburse adalah proses pengembalian uang oleh perusahaan kepada karyawan atas pengeluaran yang dilakukan untuk keperluan bisnis.

Perusahaan biasanya menetapkan beberapa syarat dan ketentuan untuk mengajukan klaim atau reimbursement.

Namun tidak semua pengeluaran wajib diganti. Ada beberapa syarat dan ketentuan pengajuan reimburse yang berbeda tiap perusahaan.

Mengutip Indeed, jenis reimburse yang umum digunakan adalah:

• Perjalanan dinas
• Biaya perlengkapan kerja (seragam, fotokopi, pengiriman surat)
• Biaya makanan, snack, ataupun internet.

Dengan adanya kebijakan reimburse, perusahaan memiliki pengawasan penuh terhadap pengeluaran yang sah secara administratif.

Jenis-Jenis Reimburse di Perusahaan

Seperti yang sudah Kerjoo sampaikan sebelumnya, reimburse adalah prosedur penggantian biaya perjalanan seperti tiket, penginapan, ataupun makanan.

Oleh karena itu, cara pengajuan reimburse juga beragam, tergantung pada jenis biaya yang dikeluarkan untuk perusahaan.

Apabila perusahaan menggunakan Kerjoo, maka jenis reimburse dapat diajukan dalam satu aplikasi.

Karyawan hanya perlu mengunggah bukti pengeluaran supaya dapat ditinjau oleh admin perusahaan. Jenis reimburse yang sering digunakan perusahaan, misalnya:

Reimburse Biaya Perjalanan Dinas

Reimburse biaya perjalanan dinas merupakan jenis klaim biaya paling umum dan pasti ada di setiap perusahaan. 

Biaya perjalanan dinas ini biasanya mencakup:

• tiket transportasi (pesawat, kereta, atau bus),
• akomodasi,
• konsumsi, dan
• biaya lain yang dikeluarkan karyawan selama menjalankan tugas dinas. 

Namun sebagai karyawan, Anda juga harus hati-hati dalam mengeluarkan biaya perjalanan dinas.

Biasanya, perusahaan menentukan batas maksimum untuk setiap jenis biaya untuk menjaga transparansi dan efisiensi keuangan.

Selain itu, dokumen pendukung seperti kuitansi atau faktur diperlukan supaya proses klaim dapat dilakukan dengan tepat dan akurat

Reimburse Biaya Kesehatan

Kebijakan klaim biaya kesehatan juga umum digunakan oleh perusahaan.

Meskipun tidak semua, namun biaya kesehatan termasuk ke dalam biaya yang dapat diajukan sebagai reimburse.

Jenis klaim ini dapat diajukan apabila perusahaan memiliki kebijakan reimburse untuk biaya kesehatan yang tidak ditanggung oleh asuransi. 

Perusahaan juga biasanya memiliki ketentuan khusus terkait klaim kesehatan, seperti batas maksimum penggantian dan jenis layanan. Misalnya:

• biaya konsultasi dokter di rumah sakit atau klinik.
• biaya pembelian obat
• biaya pemeriksaaan laboratorium
• biaya rawat jalan dan tindakan medis.

Proses reimburse kesehatan biasanya memerlukan dokumen seperti resep dokter dan kwitansi dari apotek.

Reimburse Pengeluaran Kantor Lainnya

Pada intinya, reimburse adalah pengembalian dana untuk operasional bisnis, termasuk pengeluaran peralatan kantor lainnya.

Jenis reimburse ini biasanya mencakup kebutuhan sehari-hari seperti pembelian alat tulis, konsumsi rapat, ataupun biaya representasi.

Sama halnya dengan jenis reimburse lainnya, perusahaan pasti memiliki kebijakan terkait pembelian peralatan kantor.

Misalnya, dikategorikan berdasarkan jenis barang, jumlah, ataupun periode tertentu untuk membeli barang, seperti:

• alat tulis dan keperluan administrasi seperti pembelian kertas, pena, buku catatan, atau perlengkapan lain
• perangkat elektronik seperti mouse, keyboard, flash drive, ataupun charger.
• fasilitas rapat: biaya konsumsi rapat, kopi, snack, ataupun air minum untuk pertemuan internal.
• biaya representasi: dana untuk pertemuan dengan klien seperti pemberian souvenir atau jamuan makan ringan.
• peralatan pendukung kerja: klaim barang penunjang pekerjaan seperti kursi, printer, ataupun headset.

Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan setiap pengajuan dilakukan tanpa menimbulkan ketidakseimbangan anggaran.

Proses Pengajuan Reimburse di Perusahaan

Cara mengajukan reimburse biasanya berbeda-beda di tiap perusahaan. Namun prosesnya hampir sama.

Di bawah ini merupakan gambaran proses pengajuan reimburse di perusahaan dari Kerjoo.

Perhatikan Kebijakan Reimburse Perusahaan

Sebelum mengajukan reimbursement, cari tahu terlebih dahulu kebijakan penggantian biaya yang ada di perusahaan.

Biasanya penggantian biaya dilakukan beberapa tahap, mulai dari pengajuan klaim, verifikasi dokumen, dan pencairan dana.

Selain itu, perhatikan apakah perusahaan memiliki persyaratan tambahan seperti persetujuan atasan, formulir reimburse, ataupun batas waktu pengajuan klaim.

Dengan memahami cara pengajuan reimburse, karyawan bisa mengajukan klaim dengan lebih efisien.

Memastikan bahwa setiap pengeluaran yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan dapat dikompensasi sesuai ketentuan.

Siapkan Dokumen Pengajuan Reimburse

Seteleh mengetahui cara pengajuan reimburse, persiapkan dokumen yang diperlukan untuk mengajukan klaim.

Misalnya, bukti pembayaran, formulir pengajuan reimburse yang sudah diisi dan lengkap, dan beberapa dokumen lain seperti:

• surat tugas atau bukti perjalanan
• nota konsumsi atau biaya rapat, serta
• dokumen pendukung tambahan seperti email persetujuan, kontrak kerja, atau kebijakan perusahaan terkait reimburse.

Isi Formulir Pengajuan Reimbursement

Setelah semua dokumen dipersiapkan, isikan formulir reimburse beserta detail pengeluaran yang dilakukan.

Apabila perusahaan menggunakan aplikasi absensi online Kerjoo, formulir pengajuan dapat diisi langsung melalui aplikasi mobile.

Karyawan hanya perlu mengunggah bukti dan mengirim formulir ke supervisor ataupun pihak berwenang lainnya.

Verifikasi 

Setelah menyerahkan semua persyaratan reimburse karyawan, karyawan biasanya akan diminta untuk menunggu verifikasi.

Supervisor ataupun atasan akan mencocokkan antara dokumen bukti pendukung dan form pengajuan klaim.

Jika keduanya memenuhi persyaratan pengajuan reimburse, perusahaan akan segera menyetujui dan mengembalikan biaya yang telah dikeluarkan.

Pembayaran

Apabila pengajuan reimburse diterima, karyawan akan mendapatkan penggantian biaya sesuai ketentuan.

Waktu pemrosesan klaim biaya bisa berbeda-beda, tergantung kebijakan dan prosedur perusahaan. 

Biasanya perusahaan membutuhkan waktu 7-14 hari kerja.

Namun apabila nominal cukup besar dan membutuhkan konfirmasi tambahan, maka waktu pemrosesan bisa lebih lama.

Tips Agar Pengajuan Reimburse Diterima dengan Cepat

Tidak hanya cara mengajukan reimburse, Kerjoo juga akan membangikan tips pengajuan klaim.

Dengan demikian, pengajuan reimbursement dapat diterima cepat oleh perusahaan.

Pastikan Kelengkapan Dokumen dan Bukti Pengeluaran

Reimburse adalah bentuk pemenuhan kewajiban perusahaan atas biaya yang dikeluarkan oleh karyawan.

Oleh karena itu, pastikan kelengkapan dokumen dan bukti pengeluaran.

Dokumen klaim yang tidak lengkap hanya akan menghambat proses pengajuan karena dianggap tidak memenuhi persyaratan.

Pastikan setiap bukti pengeluaran, seperti kuitansi disimpan dengan baik dan mudah dibaca.

Ajukan Sesuai Kebijakan dan Batas Waktu Perusahaan

Tips kedua adalah mengajukan klaim sesuai kebijakan dan batas waktu yang ditetapkan perusahaan.

Misalnya, apabila perusahaan memiliki batas waktu reimbursement 30 hari setelah pengeluaran bisnis.

Oleh karena itu, pastikan untuk mengajukan reimburse sebelum batas waktu untuk menghindari penolakan.

Lakukan Pencatatan Pengeluaran Secara Rinci dan Terstruktur

Tips terakhir adalah mencatat pengeluaran secara rinci dan terstruktur.

Dengan catatan yang rapi, proses pengajuan reimburse akan semakin mudah dan mudah disetujui.

Gunakan aplikasi Spreadsheet untuk mencatat pengeluaran secara detail, seperti tanggal, jumlah, dan keperluan.

Kebijakan Reimburse di Perusahaan

Sebelum mengajukan reimburse, ada kebijakan klaim yang umum diterapkan oleh perusahaan.

Kebijakan ini dapat diperhatikan supaya proses pengajuan klaim menjadi lebih mudah diterima oleh perusahaan.

Misalnya:

Batas Maksimal Pengeluaran yang Dapat Direimburse

Kerjoo telah menyampaikan, bahwa tidak setiap pengeluaran dapat diajukan sebagai klaim biaya.

Setiap perusahaan menetapkan batas maksimal yang dapat direimburse untuk setiap jenis pengeluaran.

Misalnya, batas biaya reimburse adalah Rp 100.000 per-hari dan jika melebihi batas maka sisa biaya akan menjadi tanggungan karyawan.

Kebijakan yang Berbeda untuk Karyawan dan Manajemen

Reimburse adalah proses penggantian biaya yang tentunya bisa berbeda antara karyawan biassa dan manajemen.

Biasanya, batasan dan cakupan biaya klaim untuk manajemen lebih besar dibandingan karyawan biasa.

Ini karena manajemen sering kali memiliki kontribusi dan tanggung jawab yang lebih besar dalam operasional perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan biasa memberikan fleksibilitas klaim untuk manajemen, baik dari segi nominal ataupun jenis pengeluaran.

Tidak hanya itu, proses pengajuan reimburse manajemen sering kali lebih cepat dan memerlukan verifikasi terlalu ketat dibadingkan karyawan biasa.

Perbedaan Reimburse dengan Advance Payment 

Reimburse dan advance payment adalah dua mekanisme keuangan berbeda yang sering digunakan perusahaan.

Reimburse adalah penggantian biaya yang sudah dikeluarkan karyawan terlebih dahulu baru karyawan bisa mendapatkan ganti.

Kemudian advance payment adalah pembayaran di muka yang oleh perusahaan sebelum pengeluaran dilakukan. Contohnya:

• Reimburse - pembelian alat tulis kantor, konsumsi rapat, biaya transportasi, atau biaya kesehatan yang tidak ditanggung asuransi.
• Advance Payment - biaya perjalanan dinas, pembelian barang dalam jumlah besar, atau proyek yang membutuhkan dana awal sebelum pelaksanaan.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Pengajuan Reimburse

Beberapa kesalahan yang sering terjadi dan sering menyebabkan proses pengajuan reimburse ditolak, antara lain:

1. Tidak Menyimpan Bukti Pembayaran atau Kuitansi

Dokumen seperti kuitansi merupakan bukti pendukung pada saat mengajukan reimburse.

Kesalahan ini bisa membuat pengajuan klaim ditolak. 

Untuk menghindari kesalahan ini, simpan bukti pembayaran setiap kali melakukan pengeluaran.

2. Mengajukan Pengeluaran di Luar Kebijakan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan khusus tentang apa yang bisa di reimburse.

Pengajuan untuk biaya di luar kebijakan, seperti hiburan pribadi, pasti akan ditolak.

3. Melewati Tenggat Waktu Pengajuan Reimburse

Jika melewatkan tenggat waktu yang telah ditetapkan, pengajuan mungkin tidak akan diproses, berapapun besarnya.

Manfaat Reimburse Bagi Karyawan dan Perusahaan

Dengan adanya reimburse, hubungan profesional antara perusahaan dan karyawan akan terjaga.

Karyawan akan merasa diperhatikan karena tidak perlu mengeluarkan dana pribadi untuk keperluan perusahaan.

Mereka juga merasa lebih dihargai jika pengeluaran mereka diganti dengan cepat dan sesuai.

Hal ini dapat meningkatkan loyalitas dan motivasi kerja.

Dengan kebijakan reimburse yang baik, perusahaan bisa mengawasi pengeluaran dan mencegah penyalahgunaan dana operasional.

Kesimpulan

Reimburse adalah biaya ganti dari perusahaan untuk setiap pengeluaran yang mendukung operasional bisnis.

Meskipun cara mengajukan reimburse bisa berbeda di setiap perusahaan, namun penjelasan artikel ini dapat menjadi gambaran.

Kebijakan klaim bukan hanya soal penggantian biaya, tetapi juga instrumen penting dalam pengelolaan keuangan yang lebih transparan antara perusahaan dan karyawan.

Dengan demikian, setiap pengeluaran dapat dipastikan memang sesuai untuk keperluan perusahaan.