Begini Panduan Lengkap untuk Menyusun SOP Perusahaan

Menyusun SOP Perusahaan memang sangat dibutuhkan, supaya operasional perusahaan bisa berjalan efektif dan sesuai standar. SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah suatu panduan yang disusun dengan tujuan untuk memastikan agar kegiatan operasional dalam organisasi, lembaga, perusahaan bisa berjalan lancar.

Ada beberapa macam SOP di dalam suatu bisnis atau perusahaan. Contohnya adalah SOP tentang operasional atau produksi, administrasi, keuangan, penjualan, atau SOP terkait kinerja karyawan.

Entah itu perusahaan skala kecil atau besar semuanya perlu acuan yang efektif untuk dapat menyelaraskan sistem kerja agar visi dan misinya bisa tercapai. Apalagi jika ruang lingkupnya luas dan latar belakang sumber daya manusianya beragam.

Menyusun SOP Perusahaan

Ketika akan menyusun SOP untuk perusahaan Anda, ada beberapa langkah praktis yang bisa Anda lakukan seperti berikut ini.

1. Bentuk Tim yang Akan Menyusun SOP Perusahaan

Sebelum SOP disusun, ada tim penyusun yang harus siap terlebih dahulu. Tim HR biasa bertanggung jawab dalam menyusun SOP.

Semua tim harus memahami tentang arah dan tujuan SOP, sehingga bisa berkontribusi sejak penyusunan sampai pelaksanaan.

2. Tentukan Tujuan Spesifik dari Pembuatan SOP Perusahaan

Ketika tim penyusun sudah dibentuk, maka langkah berikutnya yaitu tim menentukan tujuan spesifik yang akan dicapai.

Tujuan dalam hal ini adalah hal-hal yang ingin diwujudkan bersama-sama dalam tim setelah SOP diterapkan. Dengan demikian, maka manfaat SOP bisa dirasakan seluruh jajaran di perusahaan.

3. Mengumpulkan dan Mengkaji Data Perusahaan

Untuk menyusun SOP, maka tim harus memperhatikan sistem di perusahaan secara menyeluruh. Ada tahapan untuk mengumpulkan data perusahaan terdahulu, kemudian mengkaji ulang untuk dapat memformulasikan standar yang tepat.

Jika dibutuhkan, tim penyusun juga bisa wawancara ke pihak yang terkait dan mengumpulkan sumber informasi atau data terperinci terkait operasional di perusahaan agar bisa mendapat informasi.

Termasuk juga misalnya ada kesalahan atau penyimpangan, bisa diketahui untuk tidak diulang lagi.

4. Mulai Merancang SOP dan Evaluasi

Rancangan SOP tergantung bagaimana standard operasi yang diterapkan, misalnya bentuk diagram alir (flowchart), hierarchical steps, simple steps, atau graphic format.

Setelah rancangan SOP selesai dibuat, kemudian dilakukan evaluasi bersama di perusahaan agar kekeliruan dalam rancangan bisa terlihat dan diperbaiki.

Pada tahap ini, saran dan kritik sngat dibutuhkan agar tercipta standard operasional yang terbaik. Setelah bersama-sama dievaluasi internal, jika perlu dilaksanakan evaluasi eksternal yang melibatkan konsultan atau penasihat luar untuk menilai SOP secara objektif.

5. Simulasi Atau Pengujian

Tujuan dari simulasi atau pengujian SOP yaitu untuk dapat mengetahui apakah prosedurnya sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan tim penyusun. Proses simulasi dan pengujian perlu dilaksanakan sebelum SOP disahkan.

Jika ada yang tidak sesuai, maka perlu ditinjau kembali sebelum berlanjut ke tahap selanjutnya. Hasil simulasi bisa digunakan untuk bahan perbaikan agar SOP bisa berfungsi optimal.

Jika masih ditemukan kesalahan, tim yang menyusun SOP segera lakukan perbaikan, jadi SOP lebih efektif sesuai kebutuhan perusahaan.

Apabila kesalahan atau kekurangan dalam SOP sudah diperbaiki, proses menyusun SOP sudah selesai sesuai kesepakatan.

Hal tersebut menunjukkan bahwa SOP sudah layak diaplikasikan di perusahaan dan tujuan dari penyusunan SOP bisa tercapai, kemudian para karyawan bisa bekerja dengan lebih efisien dan produktivitas yang maksimal.

Apa Fungsi Menyusun SOP Perusahaan?

Sebelum mengetahui cara menyusun SOP, yang perlu dipahami adalah fungsi SOP untuk perusahaan,khususnya dalam hal membantu kemajuan perusahaan sendiri. Berikut adalah beberapa fungsi dari SOP di perusahaan.

1. Membantu Pelaksanaan Kerja

Tidak dimungkiri bahwa adanya SOP bisa membantu operasional di perusahaan dan juga memudahkan seluruh anggota tim dalam menyelesaikan pekerjaan.

Dengan adanya SOP, maka semua aktivitas di perusahaan lebih disiplin dan teratur. Para karyawan pun jadi lebih memahami apa yang perlu dan tidak perlu dilakukan.

2. Menjaga Kualitas Proses Produksi

Dengan adanya SOP bisa dipastikan bahwa operasional produksi berjalan konsisten. Kualitas dari proses produksi pun terjaga kualitasnya.

Perusahaan yang melayani pelanggan tentu sudah mengetahui bahwa pelanggan ingin mendapat produk yang berkualitas dan memenuhi kebutuhan.

3. Menetapkan Standar Keberhasilan Suatu Pekerjaan

Fungsi penting dari SOP adalah menjadi acuan standar keberhasilan suatu pekerjaan. Adanya sebuah standar, maka hasil pekerjaan bisa lebih terukur dan bisa dipertanggung jawabkan. Dalam hal ini, fungsi dan manfaat SOP bisa mendukung keberlagsungan perusahaan.

4. Menjadi Pedoman dalam Situasi Tidak Terduga

Selain menjadi acuan pelaksanaan pekerjaan, SOP yang diterapkan bisa berfungsi menjadi pedoman untuk bisa mengantisipasi situasi yang tidak terduga dalam perusahaan. Manfaat dari SOP juga bisa digunakan untuk landasan hukum jika terjadi suatu penyimpangan di perusahaan.

5. SOP Perusahaan Juga Berfungsi Melatih Kedisiplinan

Penerapan SOP akan membantu para karyawan menjadi lebih disiplin bekerja dan memberikan pencapaian positif. Bagaimana SOP bisa membantu melatih kedisiplinan?

Hal ini bisa dibiasakan melalui kepatuhan pada jam kerja yang tercantum dalam SOP. Begitu juga misalnya perusahaan menerapkan jam kerja fleksibel, target pencapaian pun jelas. Jika ada pelanggaran, ada kebijakan perusahaan yang mengaturnya.

6. Mengatur Standar Keselamatan Kerja

SOP yang ideal akan memberikan semua informasi terkait operasional, kesehatan, dan kondisi lingkungan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan prosedur yang benar.

Memprioritaskan produksi tapi mengabaikan aspek lain seperti keselamatan dan kesehatan akan berisiko untuk jangka panjang. Akan lebih baik jika standar keselamatan kerja juga diatur dalam SOP.

Kesimpulan

Menyusun SOP Perusahaan merupakan suatu prosedur atau panduan kerja yang sistematis. Bertujuan untuk dapat menciptakan standard agar bisa memudahkan karyawan menyelesaikan pekerjaannya dengan optimal dan minim kesalahan.

Perusahaan apa pun perlu memastikan agar semua anggota tim melaksanakan tugas dengan baik. Agar mereka mampu menyelesaikan tugasnya dengan baik, maka dibutuhkan adanya Standar Operasional Prosedur yang bisa diaplikasikan dan dipertanggungjawabkan.

Ini merupakan cara yang strategis agar produktivitas meningkat dan usaha yang dijalankan bisa terus bertumbuh. Dengan penerapan langkah dalam membuat SOP sesuai kebutuhan perusahaan, maka produktivitas tim pun akan meningkat.

Ketika SOP sudah disusun dan dilaksanakan, maka implementasinya sehari-hari perlu terus dipantau. Jika karyawan semakin disiplin dan produktif, maka perlu dipertahankan. Jika pelaksanaannya kurang mendukung kinerja karyawan, maka SOP perlu dievaluasi.

Untuk Anda yang sekarang menjadi pemilik usaha atau tim departemen HR yang fokus meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja karyawan, ada baiknya untuk mempertimbangkan beberapa aspek.

Ada hal yang dahulu dianggap umum, tapi kemudian menjadi tidak begitu relevan lagi. Contohnya adalah penggunaan sistem absensi di masa pandemi di mana banyak orang mulai terbiasa kerja dari rumah.

Sekarang tren sudah berubah, contohnya adalah penggunaan absensi online seperti Kerjoo yang bisa memudahkan perusahaan untuk mengelola karyawan tanpa terikat tempat dan waktu. Anda bisa berkonsultasi dengan tim keren Kerjoo.com untuk mengetahui detail layanannya.