Apa Saja Tugas Admin HR dalam Sebuah Organisasi?

Di sebuah organisasi, HRD atau Human Resources Department memiliki peran yang krusial. Tapi, tahukah Anda bahwa di dalam departemen ini terdapat satu posisi yang disebut dengan istilah admin HR?

Anda bisa memahami peran serta tugas admin HR dalam sebuah organisasi melalui pemaparan dalam diskusi kali ini.

Siapa dan Apa yang Dimaksud dengan Admin HR?

Pada prinsipnya, posisi admin HR adalah bidang pekerjaan dalam departemen HRD yang bertanggung jawab atas segala urusan administrasi karyawan maupun organisasi atau perusahaan.

Secara garis besar, seseorang yang bekerja dalam posisi tersebut akan urusan erat dengan SDM (Sumber Daya Manusia) dalam sebuah organisasi.

Tidak heran jika admin HR biasanya merupakan kontak utama untuk beragam pertanyaan terkait SDM sebuah perusahaan, baik itu untuk karyawan maupun pihak eksternal.

Oleh karena itu, seseorang yang mengisi posisi ini umumnya harus memahami Undang-undang Ketenagakerjaan agar peraturan departemen SDM berkesesuaian dengan landasan tersebut.

Peran dan tugas admin HR dapat berbeda-beda antara satu organisasi dengan yang lain. Alasannya, jenis industri dan organisasi sangat menentukan penentuan tugas dan tanggung jawab individu untuk posisi tersebut.

Siapa saja yang termasuk Admin HR?

- Staff Administrasi SDM

Bertugas mengelola data karyawan, seperti absensi, cuti, gaji, dan lainnya.

- Recruiter

Tugas atau tanggung jawab recruiter mencari dan menyeleksi kandidat terbaik untuk posisi yang terbuka di perusahaan.

- Talent Acquisition Specialist

Talent acquisition berfokus pada strategi dan perencanaan rekrutmen untuk menarik talenta terbaik.

- HR Generalist

HR generalist memiliki peran yang lebih luas dalam HR, termasuk administrasi kepegawaian, pelatihan dan pengembangan karyawan, dan hubungan industrial.

Tugas Admin HR

Umumnya, admin HR bertugas untuk memperbarui berbagai dokumen HR setiap harinya, menjawab pertanyaan dari karyawan serta menyimpan track record atau dokumen personalia.

Di bawah ini adalah sejumlah tanggung jawab lain admin HR yang lazim diterapkan untuk membantu mewujudkan tujuan perusahaan maupun organisasi.

1. Mengelola berbagai urusan kepegawaian

Admin HR bisa melakukan perekrutan dan orientasi pegawai baru. Beberapa urusan kepegawaian bisa termasuk;

• menyimpan, memperbarui dan mengatur dokumen pekerja,
• pengurusan cuti, lembur dan penggajian,
• pendaftaran asuransi BPJS dan dana pensiun,
• menjawab pertanyaan karyawan terkait HR,
• melakukan evaluasi kinerja karyawan;

2. Meninjau ulang, memperbaiki, dan membarui peraturan perusahaan

Admin HR dapat mengidentifikasi peraturan yang perlu diperbarui berdasarkan berbagai faktor, seperti perubahan undang-undang ketenagakerjaan, perubahan struktur organisasi, atau masukan dari karyawan.

3. Membantu departemen dan manajer HR dalam mengelola anggaran departemen

Mengelola anggaran departemen HR secara berkala memang harus terorganisir dan sistematis. Admin HR dapat membantu dalam memantau pengeluaran departemen HR, termasuk biaya rekrutmen, pelatihan, manajemen kinerja, dan benefit karyawan.

4. Menyusun laporan departemen HR secara berkala

Untuk melakukannya, tentukan dulu tujuan laporan yang disusun. Apakah laporan tersebut akan memberikan gambaran umum tentang kinerja? Misalnya akan fokus pada aspek tertentu seperti rekrutmen, pelatihan, atau kehadiran karyawan?

5. Admin HR juga terlibat dalam proyek departemen HR lainnya

Membantu organisasi atau perusahaan untuk membangun ekosistem kerja yang efektif dan kondusif, termasuk di dalamnya membantu menyelesaikan masalah yang terjadi secara internal di organisasi tersebut.

Membantu urusan administrasi untuk perjalanan bisnis, seperti mengurus akomodasi dan biaya sesuai kebutuhan.

Di samping tugas dan tanggung jawab di atas, tidak sedikit pula organisasi yang menugaskan admin HR sebagai kontak pertama bagi pihak eksternal agar proses kerja sama sesuai dengan hukum yang ada.

Keterampilan Dasar yang Dibutuhkan Seorang Admin HR

Agar tugas-tugas admin HR yang cukup banyak dan kompleks dapat dilaksanakan dengan efektif, maka individu yang mengisi posisi tersebut perlu memiliki kompetensi yang sesuai pula. Pelajari 3 tata keterampilan yang vital untuk seorang admin HR berikut ini.

1. Keahlian Dokumentasi

Dalam hal ini, artinya seorang admin HR harus mampu mengelola berbagai dokumen kepegawaian dan juga departemen HR. Tentunya, admin HR harus memiliki literasi komputer dan penggunaan perangkat lunak atau software yang baik.

2. Keterampilan Komunikasi

Admin HR akan berinteraksi dengan berbagai jenis individu baik secara internal (contohnya rekan pegawai maupun atasan), juga eksternal (termasuk investor atau pelamar kerja). Interaksi tersebut dapat terjadi secara lisan maupun tulisan, baik itu melalui surel maupun telepon atau tatap muka.

Oleh sebab itu, kemampuan komunikasi secara lisan dan tulisan yang baik sangat diperlukan agar dapat mengeksekusi interaksi yang efektif dan efisien.

3. Kemampuan Organisasi dan Administrasi

Kompetensi yang satu ini merupakan kebutuhan untuk dapat melakukan tugas admin HR dalam mengelola berbagai urusan administratif serta pengurusan dokumen dan pertanyaan dari karyawan.

Berbekal kemampuan organisasi dan administrasi yang baik, seorang admin HR dapat merencanakan proses kerja dan pendelegasian secara strategis serta menyelesaikan tugas sesuai tenggat waktu.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, Anda dapat melihat bahwa tugas admin HR meliputi bermacam-macan tanggung jawab sekaligus.

Oleh sebab itu, perannya tidak bisa dianggap sepele. Selain itu, dibutuhkan keterampilan yang tepat agar dapat menjalankan tugas secara tepat guna.

Demi efisiensi yang meningkat, perusahaan juga perlu mengandalkan teknologi untuk sistem HR yang lebih baik. Tunggu apa lagi? Saatnya manfaatkan solusi dari aplikasi absensi online Kerjoo untuk layanan administrasi HR.