Virtual Assistant: Tanggung Jawab dan Cara Rekrutmen

Apa itu asisten virtual (virtual assistant) dan apa yang mereka lakukan? Dengan fleksibilitas tinggi, asisten virtual adalah solusi staf yang hemat biaya untuk perusahaan.

Ketika perusahaan bertumbuh dengan ukuran semakin besar, ada kalanya menjadi sulit untuk mengatasi semua tugas yang diperlukan untuk menjaga bisnis tetap berjalan.

Sementara itu, karyawan memiliki banyak peran di lingkungan yang bergerak cepat, untuk menjaga operasi dan kebutuhan administrasi berjalan dengan lancar. Tetapi mempekerjakan staf penuh waktu juga tidak selalu merupakan pilihan, maka di situlah asisten virtual berperan.

Pekerjaan virtual assistant sudah ada seiring perkembangan teknologi memfasilitasi pekerjaan jarak jauh, tetapi trennya meningkat pesat dalam beberapa tahun terakhir.

Apa Itu Pekerjaan Virtual Assistant?

Asisten virtual adalah asisten yang bekerja dari jarak jauh. Tugas paling umum sebagai asisten virtual adalah tugas administratif, tapi mereka juga bisa membantu elemen lain yang diperlukan oleh bisnis.

Mereka dapat bekerja dari mana saja dan seringkali dapat melakukan berbagai tugas dengan kontrak kerja yang fleksibel. Dengan biaya hemat dan komitmen terbatas, asisten virtual adalah solusi kepegawaian yang efisien.

Di sini, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang apa yang dilakukan asisten virtual, cara menjadi asisten virtual, dan bagaimana Anda bisa mempekerjakannya untuk merampingkan operasi di perusahaan Anda.

Apa yang Dilakukan Pekerjaan Virtual Assistant?

Sebenarnya tidak ada tugas tertentu yang ditetapkan untuk dilakukan asisten virtual. Pada intinya, pekerjaan virtual assistant ini tugasnya bervariasi tergantung pada kebutuhan pemberi kerja. Berikut ini adalah beberapa pekerjaan yang paling umum untuk diberikan kepada asisten virtual.

1. Pekerjaan Administratif

Sejauh ini, asisten virtual paling sering dipekerjakan untuk pekerjaan administratif. Yang termasuk pekerjaan administratif adalah seperti; menjadwalkan rapat, mengatur perjalanan, dan bahkan menjawab telepon melalui saluran penghubung.

2. Pekerjaan Keuangan

Pekerjaan pembukuan atau melacak keuangan adalah bagian penting dari menjalankan bisnis yang menguntungkan. Suatu bisnis yang solid bisa berjalan karena tim yang bekerja full time dan didukung oleh pekerjaan virtual assistant.

Keberadaan asisten virtual bisa membantu mengelola anggaran, melakukan pembelian, dan juga melacak pengeluaran.

3. Asisten Pribadi

Asisten virtual juga dapat menjadi personal assistant atau asisten pribadi jarak jauh yang membantu seseorang tertentu untuk melakukan tugas-tugasnya. Meskipun bekerja untuk seseorang, tapi pekerjaannya tetap bersifat profesional dan tidak untuk urusan personal atau pribadi.

Beberapa tugas asisten pribadi misalnya; mengatur jadwal di kalender, menyusun laporan, melakukan presentasi, mengelola arsip, dan lain-lain.

4. Pelayanan Pelanggan

Untuk perusahaan yang menawarkan produk atau layanan, asisten virtual dapat berperan menjadi customer service. Di situlah pelanggan dapat mencari bantuan untuk pemecahan masalah atau saluran untuk umpan balik.

Asisten virtual dapat mengatasi masalah mendasar terkait layanan, tutorial, atau apapun yang harus disampaikan ke pelanggan. Bahkan, jika mereka tidak dapat membantu pelanggan secara langsung, mereka dapat meneruskan ke orang yang tepat di dalam perusahaan.

5. Pekerjaan Riset

Setiap bisnis selalu mengandalkan penelitian atau riset untuk berbagai kebutuhan seperti analisis pasar, kepuasan pelanggan, atau kinerja karyawan. Hasil riset yang terpercaya juga bisa menjadi daya tarik di mata klien.

Tetapi proses penelitian dapat menjadi upaya yang memakan waktu. Kecuali jika dilakukan dengan sumber daya khusus, sehingga perusahaan bisa memilih menggunakan asisten virtual untuk membantu mengumpulkan informasi ini.

Tugas ini sebelumnya cenderung lebih manual, tapi ini juga cocok untuk asisten virtual yang berspesialisasi dalam analisis data.

6. Data Entry

Tidak semua tugas administrasi harus ditangani oleh admin sendiri, tapi ada berbagai macam tanggung jawab yang dapat dilakukan oleh asisten virtual, termasuk entri data (data entry). Apa tugas pekerjaan data entry?

Dalam hal ini, asisten virtual bisa mengumpulkan data, memeriksa keakuratan data, dan menghapus yang tidak perlu. Langkah ini sangat berguna untuk beberapa kantor seperti rumah sakit, e-commerce, sekolah, atau pemerintahan.

Data entry bisa diterapkan untuk pencatatan pasien, penagihan, pekerjaan pos, dan administrasi sekolah.

7. Menjadi Admin Media Sosial

Saat ini, berbagai perusahaan semakin memahami pentingnya branding secara online di mata calon pelanggan atau klien. Upaya branding perusahaan bisa dilakukan melalui media sosial.

Itulah kenapa, asisten virtual sangat membantu untuk mengelola media sosial, mulai dari produksi konten sampai menjaga komunikasi dengan pelanggan. Asisten virtual bisa menanggapi komentar dan berkomunikasi dengan followers, menentukan jadwal posting, dan bahkan menganalisis data akun.

Semua pekerjaan tersebut bisa dilakukan dengan title pekerjaan sebagai admin media sosial.

8. Manajemen Konten Media Sosial

Seperti yang mungkin Anda sudah jalani selama ini, bahwa urusan manajemen media sosial terkadang tampak sangat luas. Anda bisa saja mengandalkan konten untuk mengarahkan traffic ke situs Anda, meningkatkan brand awareness, dan melibatkan pelanggan potensial.

Intinya, Anda akan menemukan lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Pekerjaan virtual assistant dapat membantu mengelola kalender produksi konten, mengatur sumber daya penulisan, dan memfasilitasi berbagai elemen proses penerbitan.

Tujuannya adalah untuk memudahkan Anda untuk fokus mengembangkan konten yang strategis.

Cara Merekrut Asisten Virtual

Apakah di kantor Anda sudah membutuhkan pekerjaan virtual assistant? Memang asisten jarak jauh masih terkesan tidak urgent dan kurang formal.

Tapi pemberi kerja perlu memperhatikan kebutuhan tim, sehingga jika ternyata dibutuhkan bisa langsung dilakukan proses perekrutan. Langkah-langkah dasarnya meliputi;

1. Tetapkan Ekspektasi

Sebelum terlibat dengan anggota tim baru, penting untuk memahami sejauh mana harapan Anda. Buat daftar rinci tentang daftar deskripsi tugas (job description) yang membutuhkan perhatian. Pastikan untuk mengomunikasikan prioritas dan tenggat waktu dengan jelas.

2. Tentukan Siapa Manajernya

Asisten virtual bisa masuk sebagai sumber daya paruh waktu dan tidak termasuk dalam bagan organisasi resmi Anda. Tanggung jawab manajemen tetap harus ada yang meng-handle.

Hindari miskomunikasi dan tetapkan sejak awal, siapa yang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan tugas dan melacak kemajuan pekerjaan.

3. Buat Anggaran

Jika Anda ingin membuat pengaturan pekerjaan yang fleksibel dengan asisten yang dapat ditingkatkan dan diturunkan sesuai kebutuhan, pastikan Anda memiliki sistem yang rapi tentang anggaran. Dengan demikian, bisa menghindari biaya yang tidak sengaja dan bisa mengendalikan pengeluaran.

4. Posting Pekerjaan

Cara mencari asisten virtual sama dengan cara merekrut karyawan freelance atau karyawan kontrak pada umumnya. Buat deskripsi pekerjaan dengan daftar tanggung jawab yang jelas, lalu posting ke situs yang sesuai.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan tentang pekerjaan virtual assistant yang berguna di berbagai bidang profesi. Umumnya asisten virtual bekerja untuk pekerjaan administrasi, keuangan, asisten pribadi, pekerjaan riset, entri data, admin media sosial, dan manajemen konten.

Cara merekrut asisten virtual bisa Anda terapkan seperti saat merekrut pekerja freelance. Yang terpenting sejak awal dijelaskan seperti apa job description yang dilakukan, lalu apa saja hak dan kewajiban mereka.

Khususnya, dalam mengelola SDM karyawan yang telah menjadi anggota tim perusahaan, berbagai macam data karyawan harus Anda atur sebaik mungkin. Aplikasi HR seperti contohnya aplikasi absensi Kerjoo yang membantu administrasi pekerjaan Anda semakin praktis.

Anda dapat mengotimalkan setiap fitur yang tersedia di aplikasi Kerjoo untuk kebutuhan tim Anda.