Aplikasi HRIS dan HRMS, Apa Saja Perbedaan Keduanya?

Saat membahas tentang aplikasi SDM atau aplikasi HR, maka Anda akan sering mendengar istilah HRIS dan HRMS. Istilah seputar teknologi HRIS dan HRMS memang sering disebut bergantian. Namun, tetap ada perbedaan di antara keduanya karena perkembangan teknologi yang semakin canggih.

Seiring waktu, solusi HRMS dan sumber daya manusia atau human resources (HR) berkembang menjadi HRIS yang lebih fokus pada manajemen data yang kemudian menjadi semakin lengkap dan strategis, serta berfokus pada karyawan saat ini.

Apa Perbedaan Antara HRIS dan HRMS?

Berikut adalah perbedaan HRIS dan HRMS dari aspek mendasar.

HRIS

HRIS (Human Resource Information System) identik pengumpulan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi atau manajemen data yang terhubung dari berbagai proses HR. Misalnya informasi yang dibutuhkan untuk manajemen tenaga kerja, penggajian, dan aspek inti dari HR.

Saat tim HR mulai mengambil tanggung jawab tambahan seperti talent acquisition dan rekrutmen, HRIS membantu mengelola dan memproses informasi karyawan yang terperinci serta kebijakan dan prosedur terkait sumber daya manusia.

HRIS yang modern adalah sistem manajemen informasi interaktif, standarisasi tugas dan proses HR sambil memfasilitasi pencatatan dan pelaporan yang akurat.

HRIS menawarkan interaksi yang lebih efisien antara karyawan dan perusahaan tempat mereka bekerja. Karena itu, profesional HR bisa melakukan pekerjaan yang lebih strategis dan bernilai tinggi.

HRMS

HRMS (Human Resource Management System) adalah solusi teknologi yang membuat fungsi HR tertentu menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih andal.

Pada intinya, HRMS lebih fokus pada proses manajemen sumber daya manusia secara keseluruhan. Platform HRMS berfokus pada rangkaian fitur yang komprehensif, yang dapat mencakup;

• Manajemen data karyawan, misalnya pengelolaan profil, pengelolaan berkas karyawan, dan lain-lain.
• Gaji dan tunjangan, termasuk pajak, potongan, dan sistem penggajian.
• Pelatihan dan pengembangan, termasuk evaluasi hasil pelatihan, dan perencanaan pengembangan karyawan.
• Manajemen kehadiran dan pengelolaan izin atau cuti.
• Pengelolaan proyek, misalnya pengelolaan tugas dan proyek, pembagian tugas, dan evaluasi kinerja proyek.
• Perencanaan karir karyawan, termasuk pengelolaan peluang karir, kontrak kerja, perencanaan karir, dan evaluasi kinerja.
• Analisis dan reporting, misalnya laporan kinerja, analisis data karyawan, dan pemantauan kemajuan.

Dengan fokus pada kegiatan-kegiatan ini, platform HRMS membantu perusahaan dalam mengelola SDM perusahaan secara efisien dan terintegrasi.

Tantangan dalam Penerapan Sistem HRIS dan HRMS

Berikut ini adalah beberapa tantangan yang dihadapi perusahaan sebelum atau pada saat menerapkan sistem HRIS atau HRMS.

1. Menetapkan Strategi yang Jelas

Salah satu tantangan dalam penerapan sistem HRIS dan HRMS adalah kesiapan tim untuk mengoperasikan. Meskipun tools ini nantinya bisa mendukung pekerjaan otomatis, tapi untuk adaptasi di awal tetap membutuhkan arahan yang jelas.

Tim Anda juga harus memastikan keselarasan organisasi yang berkelanjutan dengan berbagai fitur layanan HRIS.

2. Tetap Memperhatikan Timeline

Saat merencanakan deadline proyek HRIS, Anda mungkin tergoda untuk percaya bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan dengan relatif cepat.

Ekspektasi yang tidak realistis ini dapat menyebabkan jam kerja panjang yang membuat anggota tim Anda merasa terlalu banyak bekerja dan kurang antusias tentang perubahan yang akan datang.

Saat menetapkan tanggal dan pencapaian penting, pastikan untuk mempertimbangkan semua aktivitas yang perlu dilakukan sebelum, selama, dan setelah implementasi.

3. Tetap Sesuai Anggaran

Saat Anda merencanakan penerapan HRIS, penting untuk mengantisipasi semua biaya yang dibutuhkan. Jika tidak, Anda dapat menemukan diri Anda berada di tengah-tengah upaya dengan dana terbatas yang tersedia dan daftar panjang tugas yang harus diselesaikan.

Selain biaya integrasi, ada biaya yang terkait dengan migrasi data, integritas, dan keamanan. Anda juga harus memperhitungkan biaya untuk manajemen perubahan organisasi dan dukungan pasca implementasi. Pastikan tim Anda memahami dengan jelas komitmen keuangan yang diperlukan.

Apa Saja Manfaat Penggunaan Teknologi HRIS dan HRMS di Perusahaan?

Sederhananya, sistem HRIS adalah integrasi aktivitas HR dan teknologi informasi. HRMS membantu departemen HR di organisasi dengan cara otomatisasi tugas-tugas manual, mengatur informasi karyawan, dan membuat laporan berdasarkan data. Semua proses dilakukan secara elektronik dan menghilangkan kebutuhan akan dokumen kertas.

Apa manfaat penggunaan HRIS dan HRMS? Ada banyak alasan bagi perusahaan untuk menggunakan teknologi HRIS ataupun HRMS:

1. Pekerjaan yang Lebih Terorganisir

Dengan HRIS atau HRMS, Anda dan tim akan lebih terorganisir dalam bekerja. Tidak perlu menyisir lemari arsip atau menelusuri berbagai versi spreadsheet lagi. Setiap informasi yang Anda butuhkan dapat dengan mudah dikumpulkan, dilacak, diperbarui, dan dicari dalam hitungan detik.

2. Mudah Menyesuaikan dengan Aturan Pemerintah

Vendor HRIS yang baik akan tetap mengikuti peraturan yang memengaruhi SDM dan menyesuaikan tools yang mereka gunakan untuk memudahkan organisasi agar bisa memenuhi persyaratan kepatuhan.

Contohnya, aplikasi Kerjoo yang memiliki fitur hitung gaji dengan dilengkapi keterangan rumus hitung gaji sesuai undang-undang.

3. Lebih Hemat Waktu

Banyak proses administrasi HR yang bersifat rutin tapi memakan waktu, bisa dibuat cepat dan sederhana dengan HRIS dan HRMS. Misalnya, proses persetujuan cuti hanya membutuhkan beberapa detik untuk meminta dan menyetujui. Notifikasi persetujuan bisa dicek secara otomatis.

4. Strategi HR

Ketika HR memiliki lebih sedikit tugas operasional untuk dikelola, maka waktu yang ada bisa digunakan untuk berbagai inisiatif SDM strategis yang meningkatkan hasil bisnis.

Misalnya untuk meningkatkan retensi, meningkatkan produktivitas, dan memperbaiki budaya perusahaan adalah beberapa hal yang bisa diwujudkan ketika fungsi HRIS atau HRMS sudah optimal.

5. Meningkatkan Kepuasan Kerja

Teknologi dan sistem HR yang baik dapat membantu meningkatkan persepsi karyawan terhadap organisasinya. Misalnya tentang proses orientasi yang lancar dan cepat, kemampuan untuk meminta cuti, dan kemudahan administrasi lainnya. Teknologi HR yang ideal dapat membantu karyawan mendapatkan pengalaman kerja yang lebih baik.

Tentu saja, Anda harus mengevaluasi nilai yang diberikan oleh setiap aplikasi atau software yang Anda pertimbangkan untuk memastikan Anda mendapatkan yang terbaik.

HRIS dan HRMS, Mana yang Lebih Cocok untuk Perusahaan Anda?

HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang berfokus pada pengelolaan data karyawan dan pemrosesan informasi HR, seperti absensi, pengelolaan gaji, dan lain-lain. HRIS menjadi pilihan yang baik bagi perusahaan kecil dan menengah yang membutuhkan solusi efisien dan praktis untuk pengelolaan data karyawan.

Di sisi lain, HRMS (Human Resource Management System), adalah solusi yang lebih komprehensif dan berfokus pada pengelolaan proses HR.

HRMS adalah pilihan yang baik bagi perusahaan besar yang membutuhkan solusi yang lebih canggih dan terintegrasi untuk mengelola proses HR secara efektif. Secara teknis, cara kerja sistem HRMS lebih kompleks daripada HRIS.

Jadi, lebih baik memakai HRIS atau HRMS tergantung pada kebutuhan dan ukuran perusahaan Anda.

Kedua sistem memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan perusahaan harus mempertimbangkan kedua sistem dan membandingkan mereka dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan tools tersebut.

Kesimpulan

HRIS dan HRMS sama-sama memberi keuntungan bagi perusahaan dalam banyak hal. Apakah Anda profesional baru di bidang HR, seorang pemimpin yang ingin mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang tim Anda, atau siapapun di antaranya, semoga penjelasan tentang HRIS dan HRMS ini bermanfaat bagi Anda!

Kerjoo sebagai aplikasi HR memang dirancang untuk memberi kemudahan untuk perusahaan, demi meningkatkan kinerja karyawan di kantor maupun yang bekerja secara remote.