Cara Menetapkan KPI Karyawan yang Sesuai untuk Perusahaan Anda

KPI (Key Performance Indicator) adalah hal yang sangat penting dan jelas dibutuhkan perusahaan. Entah itu perusahaan besar atau perusahaan kecil, semuanya memerlukan KPI.

Meskipun pada praktiknya, belum semua perusahaan yang dibangun dengan memperhatikan KPI. Padahal keberadaan KPI di perusahaan bisa memudahkan untuk melihat hasil pencapaian, khususnya terkait kinerja tim. Pada titik tertentu, perusahaan perlu mengetahui cara menetapkan KPI karyawan.

Tentang proses dan tahapan menyusun KPI secara umum memang  harus spesifik dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Yang pasti, cara menetapkan KPI karyawan adalah salah satu skill wajib divisi HR setiap perusahaan. Skill yang satu ini diperlukan dalam manajemen kinerja tim supaya sumber daya yang ada bisa optimal.

KPI karyawan berguna untuk menjadi parameter penilaian karyawan, memberi imbalan dan peringatan jika dibutuhkan. Sebagai alat ukur, KPI bisa menjadi sebuah acuan yang objektif tentang apresiasi setiap karyawan.

Cara menyusun KPI dilakukan dengan kerjasama antara HR dan manajer setiap departemen yang memahami operasional sesuai jabatannya. Operasional harus dibuat selaras dengan strategi manajemen agar bisa mencapai segala tujuan perusahaan.

Cara Menetapkan KPI Karyawan yang Selaras dengan Tujuan Organisasi

Setiap kali manajemen perusahaan menyusun KPI, pastinya harus sesuai dengan aspek bisnis tertentu. Dalam hal ini adalah memudahkan pencapaian tujuan melalui kinerja yang dilakukan.

Cara menetapkan KPI karyawan harus selaras dengan tujuan dari organisasi atau perusahaan. Pada dasarnya, penetapan KPI harus melalui proses atau alur yang terperinci seperti di bawah ini. Mari kita simak satu per satu.

1. Mulai dengan Identifikasi Kinerja yang Diukur

Sebelum menetapkan KPI, memang perlu dipahami dahulu proyek yang akan berjalan. Lakukan identifikasi kinerja yang akan diukur.

Apa saja yang diperlukan dan bagaimana caranya, jadi arah dan tujuan proyek/bisnis yang ingin dicapai lebih terlihat jelas. Semua pihak yang berkepentingan akan bekerjasama mewujudkan hasil yang diinginkan dan memahami mengapa itu penting.

2. Tentukan Indikator Kemajuan Kinerja

Menentukan target apapun tentunya harus jelas dan spesifik, termasuk dalam hal ini adalah cara menetapkan KPI karyawan. Ketika target sudah spesifik dengan indikator tertentu, maka kinerja bisa diukur secara objektif.

Pimpinan perusahaan juga merumuskan hal yang menjadi indikator standar tinggi rendahnya capaian kinerja. Tujuan akhir KPI karyawan memang agar bisa mengukur kinerja karyawan sekaligus progres dari perusahaan, jadi penting sekali agar semua anggota tim bisa memahaminya.

3. Bandingkan Kondisi Sekarang dengan yang Diinginkan

Selanjutnya, cara menetapkan KPI karyawan adalah bandingkan kondisi sekarang dengan yang diinginkan. Kondisi saat ini bisa menjadi titik awal dalam mencapai target. Setelah itu bisa dipecah menjadi beberapa hal kecil yang realistis.

Coba kita lihat contoh KPI karyawan dalam divisi penjualan. Untuk mencapai tujuan penjualan secara keseluruhan, maka karyawan divisi penjualan perlu meningkatkan sekian unit closing penjualan setiap bulannya.

Dengan menyebutkan jumlah yang spesifik, maka ini bisa membuat manajemen perusahaan melihat manfaat KPI mempengaruhi hasil keseluruhan.

4. Tinjau Ulang Perubahan Sistem Kerja

Cara menyusun dan menetapkan KPI karyawan tidak cukup hanya merancang konsep tertulis di atas kertas. Manajemen perusahaan harus meninjau ulang prosesnya untuk hasil yang berkelanjutan.

Bagaimana bisa mengetahui bahwa KPI telah berhasil? Itulah mengapa perlu ada peninjauan ulang. Meninjau KPI yang dibuat periode sebelumnya bisa memberi dasar realistis untuk KPI karyawan yang lebih baik.

Mengapa penting untuk meninjau ulang KPI jika segala sesuatunya sudah berjalan dengan baik? Katakanlah pencapaian sebuah perusahaan telah mencapai target, bahkan lebih. Justru lebih bagus untuk meningkatkan level target agar bisa mencapai hasil.

Tapi, apa yang harus dilakukan jika KPI belum tercapai? Sebaiknya tidak memaksakan keadaan atau justru melompat ke target selanjutnya, karena ini bisa mengurangi produktivitas dan motivasi tim. Perlu dilakukan identifikasi tentang alasan yang medasar, khususnya terkait performa tim Anda.

5. Finalisasi Cara Menetapkan KPI Karyawan

Pada saat tahap nomor 1 sampai nomor 4 di atas telah dituntaskan, apa yang selanjutnya dilakukan? Inilah waktunya untuk menyelesaikan cara menetapkan KPI karyawan di organisasi atau perusahaan Anda.

Harus dipastikan bahwa target, sumber data, dan tolak ukurnya semua sudah siap. Sesuai dasar yang disebutkan sebelumnya, perlu diperhatikan perbandingan pencapaian dari tahun ke tahun. Buat perhitungan yang adil untuk setiap orang yang berkepentingan.

Berikut ini adalah contoh cara menetapkan KPI karyawan, khususnya terkait skor yang digunakan. Kali ini kita pakai KPI minimize dan KPI maximize.

KPI Minimize

Yang disebut KPI minimize yaitu KPI karyawan ketika skor makin rendah (minimum), tapi terlihat ada perbaikan di perusahaan. Contohnya di perusahaan secara umum adalah jumlah komplain, rasio biaya, keterlambatan karyawan, turn over, temuan audit, dan lain-lain.

Khusus untuk KPI karyawan, contohnya bisa dilihat dari keterlambatan dan turn over karyawan. Skor hasilnya bisa diketahui dengan menghitung antara target yang diharapkan dan realisasi yang berlangsung.

Skor KPI Min = (Target/Realisasi) × 100

KPI Maximize

Sementara itu, untuk KPI maximize merupakab KPI ketika pencapaian semakin tinggi, maka semakin baik. Misalnya untuk jumlah penjualan, target pelanggan baru, laba bersih, tugas yang diselesaikan, dan lain-lain.

Skor hasilnya juga bisa diketahui dengan menghitung antara realisasi yang dilakukan dan target yang diharapkan.

Skor KPI Max = (Realisasi/Target) × 100

Itulah cara untuk menetapkan KPI karyawan yang sebaiknya ketahui oleh setiap orang yang mengambil keputusan di perusahaan. Hal ini adalah sesuatu yang mendasar dan berperan besar untuk mendorong perkembangan perusahaan menuju arah yang lebih baik.

Melalui indikator tersebut, diharapkan bahwa perusahaan dapat melewati setiap titik balik dalam mencapai goals untuk jangka waktu tertentu.

Apa manfaatnya untuk karyawan? Dengan adanya KPI yang ditetapkan, maka kinerja karyawan lebih terpacu dan lebih kompetitif secara sehat.

Kesimpulan

Memahami cara menetapkan KPI karyawan di perusahaan memang sangat penting untuk dilakukan. Tim divisi HR bisa mengontrol setiap tahap. Tahapan dalam hal ini sesuai dengan kebijakan di perusahaan.

Mungkin saja akan dibutuhkan penyesuaian sesuai kebutuhan. Perusahaan bisa memanfaatkan setiap hasilnya sebagai dasar ketika akan menaikkan gaji, memberi bonus, untuk promosi jabatan, dan lain-lain.

Kesuksesan kinerja karyawan memang berpengaruh pada kemajuan sebuah perusahaan dalam jangka panjang.

Agar hasilnya maksimal, diperlukan kerjasama semua pihak dari segala aspek, termasuk proses administrasi kehadiran karyawan yang efektif dan efisien.

Hal ini bisa didukung dengan sistem absensi yang bisa dilakukan secara online hanya menggunakan smartphone, jadi tidak perlu menggunakan cara manual.

Aplikasi absensi Kerjoo bisa diakses di mana pun dan kapan pun asalkan penggunanya terhubung dengan internet. Hubungi kami untuk mengetahui informasi lebih lanjut.