Apa Saja Isi SOP Perusahaan? Begini Langkah Pembuatannya

Bagaimana cara memastikan suatu pekerjaan di perusahaan terlaksana dengan baik dan benar? Standard Operating Procedures (SOP) adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana suatu proses pekerjaan harus dilakukan.

SOP perusahaan adalah bagian penting dari manajemen perusahaan untuk membantu menjamin konsistensi dan efisiensi dalam operasional bisnis.

Untuk mengurus izin dan cuti karyawan pun juga haruslah mengikuti proses yang disesuaikan dengan standar prosedur.

Tidak hanya itu saja, ketika cakupan skala usaha perusahaan semakin membesar maka seringkali perusahaan mengalami kesulitan.

Keadaan inilah yang menuntut adanya prosedur standar agar setiap karyawan atau pegawai memiliki tugas yang terstandar dan tidak saling lempar tanggung jawab yang membuat organisasi berjalan lambat.

SOP dinilai sangat penting bagi kemajuan suatu perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut terkait SOP, tahukah Anda apa itu SOP perusahaan itu?

Isi SOP Perusahaan

Setiap perusahaan perlu memiliki SOP. Baik itu yang berskala besar ataupun kecil bahkan di industri apapun. Nah, SOP perusahaan yang baik itu berisi penjelasan spesifik dan mudah dipahami oleh karyawan.

Biasanya SOP terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi bagan flowchart dibagian akhir.

Saat hendak membuat SOP, harus ada kriteria dan format yang bisa dijadikan standarisasi SOP perusahaan. Untuk contoh SOP perusahaan yang baik itu harus memiliki tujuh kriteria sebagai berikut:

• spesifik
• lengkap
• mudah dipahami dan diaplikasikan
• mudah dikontrol dan diubah
• mudah diaudit

Adapun format khusus pembuatan SOP itu tidak ada aturan tetap sehingga isi dari SOP dapat dibuat sesuai kebutuhan perusahaan karena setiap perusahaan yang berbeda pasti memiliki prosedur dan aturan yang berbeda dalam menjalankan kegiatan operasinya.

Semakin jelas dan ringkas standar prosedur yang dibuat maka akan memudahkan juga bagi pegawai untuk memahami dan melaksanakannya.

Untuk lebih mudah memahami SOP perusahaan, berikut format yang dapat Anda jadikan panduan:

1. Tujuan

Isinya berkaitan dengan penjelasan mengenai alasan pembuatan SOP perusahaan. Di dalamnya dijelaskan dengan paragraf singkat yang mudah dipahami oleh pegawai, karyawan, atau orang-orang yang akan melaksanakan.

2. Ruang Lingkup

Berisi penjelasan tentang kegiatan atau pekerjaan yang memiliki acuan dalam prosedur di dokumen ini. Apa saja proses bisnis dari awal sampai akhir juga harus masuk ke dalam SOP.

3. Syarat dan Ketentuan

Ini adalah syarat dan ketentuan yang harus dimiliki pegawai untuk melakukan kegiatannya. Dengan demikian, pekerjaan berjalan maksimal. Contohnya adalah berkaitan dengan sertifikasi atau pelatihan khusus industri yang sesuai dengan bidang yang ditekuni.

4. Langkah Panduan

Di dalamnya adalah keterangan tentang langkah kerja atau panduan sistematis yang harus dilakukan oleh tim untuk kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Langkah panduan ini harus ditulis terlebih dahulu dengan terperinci sebelum dibuat diagram alir (flow chart).

5. Tanggung jawab

Poin ini menjelaskan individu yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan. Pihak-pihak yang terkait perlu disebut di dalam diagram alir dengan keterangan nama dan posisi atau jabatannya.

6. Daftar Istilah

Bagian daftar istilah ini berisi penjelasan terkait istilah asing yang ada di departemen atau divisi pekerjaan tersebut.

7. Referensi

Isinya adalah referensi yang berhubungan dengan SOP perusahaan. Contohnya saja pegawai harus melakukan tugas sesuai standar dari lembaga internasional atau lembaga lain yang bisa dijadikan acuan.

8. Dokumentasi

Bagian ini adalah menampilkan dokumen yang terkait dan memang dibutuhkan untuk menyelesaikan prosedur pekerjaan tertentu. Dokumentasi disesuaikan dengan nomor urut yang ada pada diagram alir.

Bagaimana Cara Membuat SOP Perusahaan?

Untuk membuat SOP di perusahaan, Anda bisa menerapkan cara berikut ini:

1. Membuat Tim Penyusun SOP

Untuk menyusun SOP dibutuhkan tim yang kompeten di bidang masing-masing. Hal ini menyesuaikan dengan SOP apa yang hendak dibuat.

2. Mempelajari Proses Bisnis Perusahaan

Adapun demi mewujudkan tujuan dari SOP, yaitu menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam, konsisten dan efisien, tim penyusunan SOP harus mempelajari proses bisnis perusahaan dengan seksama.

Hal ini dapat dilakukan dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga ke tangan pengguna akhir.

Setelah itu, dari pengamatan tersebut akan diperoleh data yang dapat digunakan untuk menyusun SOP, misalnya siapa saja sumber daya manusia yang terlibat, durasi proses kerja, dan sebagainya.

3. Menyusun dan Evaluasi Alur Kerja

Setelah pengumpulan data yang dibutuhkan untuk menyusun SOP di langkah kedua, kini saatnya untuk mulai membuat alur kerja.

Dalam proses ini mungkin saja tidak sekali langsung berhasil, namun perlu beberapa kali evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efektif dan efisien.

4. Simulasi SOP

SOP perlu disimulasikan terlebih dahulu dalam kondisi sebenarnya sebelum di terapkan di dalam perusahaan.

Dengan adanya kegiatan simulasi ini, evaluasi tahap akhir terhadap flow chart yang sudah dibuat  dapat dilakukan sebelum SOP ditentukan menjadi dokumen ilegal.

5. Melakukan Evaluasi dan Perbaikan

Langkah selanjutnya setelah proses simulasi adalah melakukan evaluasi dan review ulang jika ditemukannya kekurangan dan ketidak telitian tim penyusun SOP.

Jika diperlukan, bisa juga dilakukan uji coba kembali hingga dokumen yang ada tidak ada masalah ketika diaplikasikan di lapangan.

6. Persetujuan SOP

Apabila dokumen SOP yang disusun oleh tim khusus sudah efektif dan efisien serta tidak ada lagi masalah maka bisa meminta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang.

7. Sosialisasi SOP

Sosialisasi dilakukan untuk memastikan SOP yang dibuat tidak mengalami kendala di tahap penerapan. Poin ini juga berguna untuk menjelaskan jika ada syarat dan ketentuan lain yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas tertentu.

Siapa yang Bertanggung Jawab Membuat SOP Perusahaan?

Pembuatan SOP perusahaan biasanya menjadi salah satu tanggung jawab dari divisi general affair.

Akan tetapi, tim dari general affair juga bisa membentuk pembuatan SOP yang terdiri dari para ahli, termasuk tim badan penjaminan mutu.

Tiim khusus yang menyusun SOP dalam suatu perusahaan biasanya terdiri dari tenaga ahli tersebut misalnya saja seperti manajer marketing, manajer keuangan, manajer HR, manajer QMR (Quality Management Representative), atau bahkan dengan melibatkan jasa konsultan SOP.

Namun hal ini bukan menjadi patokan baku. Setiap perusahaan dapat memiliki kebijakan yang berbeda dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaannya juga.

Contoh SOP Perusahaan

Berikut ini adalah contoh SOP untuk beberapa perusahaan. Pada contoh pertama, Anda bisa melihat contoh SOP perusahaan teknologi. Kemudian, pada contoh kedua adalah SOP untuk sebuah restoran atau rumah makan.

Contoh 1.

SOP Perusahaan Teknologi (Startup Pembuat Aplikasi)

1. Tujuan

Tujuan dari SOP ini adalah untuk memberikan panduan yang jelas dan terstruktur terkait proses pembuatan aplikasi, sehingga dapat menjamin kualitas produk yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk semua unit kerja yang terlibat dalam proses pembuatan aplikasi di perusahaan, termasuk tim pengembang (developer), tim tester, dan project manager.

3. Proses Pembuatan Aplikasi

a. Penyiapan

• Tim project manager akan mengumpulkan semua daftar kebutuhan dan spesifikasi dari klien.
• Pengembang (developer) akan menyiapkan spesifikasi teknis dan rancangan aplikasi sesuai dengan kebutuhan klien.
• Tim tester akan menyiapkan dokumentasi tes yang akan dilakukan pada aplikasi.

b. Pengembangan

Tim pengembang akan membuat kode aplikasi sesuai dengan rancangan yang telah disiapkan. Setelah itu, tim tester akan melakukan tes terhadap aplikasi yang telah dibuat oleh tim pengembang.

c. Pengiriman dan Pendukung

Tim project manager akan mengirimkan aplikasi yang telah selesai dikembangkan dan diuji kepada klien. Selanjutnya, tim tester dan pengembang akan memberikan dukungan teknis kepada klien jika diperlukan.

4. Dokumentasi

Semua dokumentasi yang terkait dengan proses pembuatan aplikasi harus disimpan dengan baik dan mudah diakses oleh semua unit kerja yang terlibat.

Contoh 2

SOP untuk bisnis kuliner, yaitu restoran atau rumah makan.

1. Tujuan

Tujuan dari SOP ini adalah untuk memberikan panduan yang jelas untuk proses operasional di restoran, sehingga dapat menjamin kualitas pelayanan yang diberikan sesuai dengan standar yang berlaku.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk semua unit kerja yang terlibat dalam operasional restoran, termasuk tim pelayan, tim dapur, tim kebersihan, dan customer service.

3. Proses Pelayanan

a. Penerimaan tamu

• Saat menerima tamu, pelayan selalu tersenyum dan menyapa tamu dengan ramah ketika tamu masuk ke restoran.
• Pelayan akan memberikan informasi mengenai menu yang tersedia dan membantu tamu dalam memilih makanan dan minuman yang sesuai dengan selera tamu.

b. Penyajian makanan

• Koki akan memasak makanan sesuai dengan pesanan tamu dan menyiapkannya untuk disajikan dengan baik.
• Pelayan akan menyajikan makanan dan minuman kepada tamu dengan sikap yang sopan dan ramah.

c. Penagihan

• Pelayan akan memberikan struk pembayaran kepada tamu setelah tamu selesai makan.
• Pelayan membantu tamu dalam proses pembayaran, dan memberikan uang kembalian yang tepat jika diperlukan.

4. Proses Kebersihan

Tim kebersihan akan rutin membersihkan meja, kursi, dan lantai di restoran setiap hari. Selain itu, tim kebersihan juga menjaga kebersihan dapur dan peralatan masak dengan baik.

5. Dokumentasi

Semua dokumentasi yang terkait dengan proses operasional di restoran harus disimpan dengan baik dan mudah diakses oleh semua unit kerja yang terlibat.

SOP perusahaan perlu diperiksa dan diperbarui secara berkala untuk memastikan bahwa proses operasional sesuai dengan standar yang ditetapkan atau aturan yang berlaku.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan tentang Standard Operating Procedures atau SOP perusahaan yang menjadi acuan pelaksanaan pekerjaan di perusahaan. SOP perusahaan dibuat secara rinci berdasarkan tugas setiap divisi atau unit kerja.

Dengan adanya SOP, maka operasional perusahaan akan berjalan lancar. Tentu saja penerapan pekerjaan sesuai SOP akan menjadi optimal dengan kerjasama semua pihak.

Ikuti update di blog Kerjoo dan dapatkan informasi bermanfaat yang dibutuhkan perusahaan Anda. Untuk mencoba layanan aplikasi absensi online Kerjoo, Anda bisa coba daftar Kerjoo sekarang.