Contoh surat cuti melahirkan diperlukan untuk mengajukan cuti secara resmi kepada perusahaan.
Bagi ibu bekerja, masa menjelang dan setelah persalinan adalah periode penting yang membutuhkan persiapan matang, termasuk soal hak cuti melahirkan.
Sayangnya, masih banyak yang bingung bagaimana cara mengajukan cuti dengan benar agar prosesnya lancar tanpa menimbulkan masalah administratif.
Bagi perusahaan yang sudah menggunakan Kerjoo, cuti melahirkan dapat dikategorikan sebagai cuti khusus dan dapat diajukan melalui aplikasi mobile.
Namun bagi yang belum, artikel ini akan membantu Anda untuk memahami hak cuti melahirkan sekaligus contoh surat cuti melahirkan profesional yang siap digunakan. Baca selengkapnya.
Apa itu Surat Cuti Melahirkan?
Surat cuti melahirkan adalah dokumen resmi yang diajukan karyawan wanita kepada perusahaan sebagai bentuk permohonan cuti terkait persalinan.
Dokumen ini tidak hanya sebagai formalitas, tapi juga menjadi dasar administrasi penting bagi perusahaan untuk mencatat hak dan kewajiban karyawan selama masa cuti.
Tanpa surat ini, ada kemungkinan hak cuti tidak tercatat dengan benar atau terjadi miss dalam perhitungan gaji.
Surat ini menjadi penanda profesionalitas seorang karyawan karena mengajukan haknya secara resmi dan sesuai aturan.
Hak Cuti Melahirkan Menurut Undang-Undang
Sesuai Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 82, setiap karyawan wanita berhak mendapatkan cuti melahirkan selama 3 bulan, yang biasanya dibagi menjadi:
- 1,5 bulan sebelum persalinan (menjelang HPL)
- 1,5 bulan setelah persalinan
Namun, dalam prakteknya, terdapat fleksibilitas.
Anda bisa mengambil seluruh cuti setelah melahirkan, sesuai dengan kondisi dan kesepakatan dengan perusahaan.
Yang pasti, selama masa cuti ini, Anda tetap berhak mendapatkan upah penuh sebagaimana diatur dalam undang-undang.
Mengapa Pengajuan Surat Cuti Melahirkan Itu Penting?
Mengajukan surat cuti melahirkan bukan hanya soal mengikuti prosedur, tapi juga soal memastikan hak Anda diakui. Dengan contoh surat cuti melahirkan:
- Hak cuti tercatat dengan benar di sistem HR perusahaan.
- Perusahaan punya waktu untuk menyiapkan transisi pekerjaan, termasuk menunjuk pengganti sementara atau membagi tugas ke rekan tim.
- Anda menjaga hubungan profesional dengan perusahaan karena sudah mengurus cuti dengan sopan dan sesuai aturan.
Bayangkan jika tidak ada surat resmi, lalu terjadi masalah di kemudian hari soal hak upah atau durasi cuti.
Ribet, kan? Makanya, jangan anggap sepele pentingnya surat cuti ini.
Struktur Dasar Surat Cuti Melahirkan yang Benar
Supaya surat cuti melahirkan Anda diterima tanpa revisi, pastikan formatnya jelas dan profesional. Berikut elemen penting yang wajib ada:
Kop Surat
Jika perusahaan Anda sudah memiliki format surat internal (misalnya template dari HR), sebaiknya gunakan.
Atau ada baiknya Anda menanyakan terlebih dahulu terkait akses surat kepada departemen HR.
Apabila tidak ada, surat cuti melahirkan dapat ditulis langsung ke data pribadi.
Data Pribadi Karyawan
Seperti pada contoh surat cuti melahirkan yang nanti akan ditampilkan oleh Kerjoo, data pribadi ini mencakup:
- Nama lengkap
- Jabatan/Posisi
- Nomor Induk Karyawan (NIK) (jika ada)
- Departemen
Contohnya:
Nama : Siti Aminah
Jabatan : Staf Administrasi
NIK : 123456
Departemen : Administrasi Umum
Setelah data pribadi ditulis, lanjut ke tanggal pembuatan surat.
Tanggal Pembuatan Surat
Selain sebagai arsip, tanggal pembuatan surat digunakan sebagai acuan kapan permohonan cuti melahirkan diajukan.
Ini sekaligus pedoman kapan tanggal cuti berakhir, supaya transisi tugas berjalan efektif.
Pihak yang Dituju
Tuliskan kepada siapa surat ditujukan, misalnya:
- Yth. Bapak Andi Saputra
Manager Administrasi
atau:
- Yth. Bapak/Ibu Kepala Departemen HRD
Perihal Surat
Perihal surat dalam contoh surat cuti melahirkan cukup ditulis secara singkat dan tidak bertele-tele.
Misalnya:
- Perihal: Permohonan Cuti Melahirkan
Salam Pembuka
Terdapat dua versi salam pembuka yang dapat digunakan saat mengajukan cuti melahirkan.
Secara umum dan formal dapat menggunakan:
- Dengan hormat,
atau apabila terdapat budaya khusus (misalnya sesama muslim) dapat menggunakan:
- Assalamualaikum Wr. Wb.
Isi Surat
Isi surat cuti melahirkan sebaiknya jelas dan langsung pada inti:
- Pernyataan pengajuan cuti.
- Periode cuti yang diajukan (tanggal mulai hingga kembali bekerja).
- Perkiraan HPL (jika sebelum melahirkan).
- Pernyataan kesediaan handover tugas.
Lampiran (Jika Ada)
Lampiran pada contoh surat cuti melahirkan dapat berupa:
- Surat keterangan dokter/bidan (prediksi HPL).
- Setelah melahirkan: Surat keterangan lahir.
Salam Penutup
Sampaikan secara langsung, misalnya:
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Tanda Tangan dan Nama Terang
Terakhir, pastikan surat memiliki tanda tangan dan nama terang.
Contohnya:
Hormat Saya,
Nadia Prameswari
Tips Penting dalam Menulis Surat Cuti Melahirkan
Selain contoh surat cuti melahirkan, Kerjoo juga akan membagikan tips supaya pengajuan cuti berjalan lancar.
Berikut adalah tipsnya:
Ajukan Maksimal H-30 Hari Sebelum HPL
Idealnya, surat cuti diajukan 1-2 bulan sebelum HPL.
Hal ini supaya perusahaan bisa mengatur transisi dan persiapan pengganti.
Apabila perusahaan Anda sudah memakai aplikasi HRIS seperti Kerjoo, cuti melahirkan dapat diajukan melalui aplikasi mobile.
Sampaikan Secara Lisan Terlebih Dahulu
Sebelum mengajukan surat, sampaikan dulu rencana cuti Anda secara lisan ke atasan langsung.
Ini bagian dari etika kerja profesional, sekaligus menghindari potensi miskomunikasi.
Gunakan Bahasa Formal dan Profesional
Hindari bahasa santai atau emosional.
Surat resmi sebaiknya lugas, sopan, dan sesuai aturan.
Contohnya, hindari kalimat seperti:
“Mohon banget izinkan saya cuti...”, ganti dengan kalimat formal seperti: “Dengan ini saya mengajukan permohonan cuti melahirkan...”
Pastikan Detail Tanggal Akurat
Jangan sampai salah tanggal mulai dan berakhir cuti. Hal ini penting untuk administrasi gaji dan dokumen kepegawaian.
Sertakan Dokumen Pendukung
Wajib hukumnya melampirkan surat keterangan HPL dari dokter atau bidan. Ini akan jadi acuan perusahaan untuk persetujuan cuti Anda.
Tawarkan Bantuan Handover Pekerjaan
Ini menunjukkan profesionalisme Anda.
Siapkan daftar tugas yang perlu dihandover, serta kontak yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan selama Anda cuti.
Simpan Salinan Surat
Jangan lupa simpan salinan surat untuk arsip pribadi. Kalau pakai Kerjoo, semua dokumen cuti otomatis tersimpan di sistem dan bisa diakses kapan pun.
4 Contoh Surat Cuti Melahirkan
Di bawah ini terdapat empat contoh surat cuti melahirkan yang bisa langsung disesuaikan dengan format.
Semua contoh ini bisa kamu salin dan modifikasi sesuai kebutuhan.
1) Contoh Surat Cuti Melahirkan Umum/Standar
Format umum surat cuti melahirkan dapat digunakan apabila tidak ada kondisi atau situasi khusus yang melatarbelakangi cuti.
Contoh surat cuti melahirkan ini dapat disesuaikan kembali dengan kebutuhan, misalnya tanggal HPL dan berkas lampiran.
2) Contoh Surat Cuti Melahirkan dengan Penjelasan HPL
Apabila ingin mengajukan cuti melahirkan dengan penjelasan HPL, maka contoh surat cuti ini dapat digunakan.
3) Contoh Surat Cuti Melahirkan untuk Posisi Spesifik (Guru)
Untuk posisi spesifik, seperti Guru (misalnya), Anda dapat menggunakan surat cuti melahirkan ini:
4) Contoh Surat Cuti Melahirkan Jika Ada Kondisi Khusus
Terakhir adalah contoh surat cuti melahirkan apabila ada kondisi khusus seperti perkiraan tanggal persalinan yang maju.
FAQ Seputar Contoh Surat Cuti Melahirkan
Di bawah ini merupakan pertanyaan terkait contoh surat cuti melahirkan.
- Berapa lama durasi cuti melahirkan menurut undang-undang?
Durasi cuti melahirkan adalah 3 bulan: 1,5 bulan sebelum HPL dan 1,5 bulan setelah melahirkan. Namun, ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kesepakatan perusahaan. - Apakah cuti melahirkan dibayar penuh?
Ya, berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003, karyawan berhak atas upah penuh selama masa cuti melahirkan. - Bagaimana jika ingin cuti lebih dari 3 bulan?
Anda bisa mengajukan cuti tambahan melalui cuti tahunan, cuti tanpa upah, atau cuti di luar tanggungan, tergantung kebijakan perusahaan. - Apakah cuti melahirkan mengurangi cuti tahunan?
Tidak. Cuti melahirkan adalah hak khusus dan tidak mengurangi jatah cuti tahunan Anda. - Dokumen apa yang wajib dilampirkan saat mengajukan cuti melahirkan?
Biasanya surat keterangan dokter atau bidan yang memuat HPL, dan setelah melahirkan akta kelahiran bayi.
Kesimpulan
Mengajukan cuti melahirkan adalah langkah penting untuk memastikan hak Anda terlindungi dan proses administrasi berjalan lancar.
Dengan memahami format contoh surat cuti melahirkan yang benar, Anda bisa menjaga profesionalisme dan memudahkan perusahaan mengatur transisi pekerjaan.
Gunakan aplikasi seperti Kerjoo untuk membantu Anda mengelola pengajuan cuti lebih praktis dan terdokumentasi rapi.
Jangan tunda lagi, persiapkan surat cuti Anda dengan baik agar masa istirahat menjelang dan pasca persalinan berjalan tenang tanpa khawatir masalah administratif.
