5 Contoh Surat Pengunduran Diri secara Profesional

Saat seseorang akan resign kerja, maka harus membuat surat pengunduran diri yang baik dan benar. Ada banyak contoh surat resign yang bisa Anda buat ketika membutuhkan.

Sebagai salah satu contoh surat resmi seperti surat lamaran kerja, surat pengunduran diri juga memiliki beberapa aspek penting.

Yang menulis surat pengunduran diri adalah karyawan atau pekerja yang bersangkutan ketika akan berhenti kerja di perusahaan atau kantor. Tujuan penulisan suratnya adalah sebagai bentuk keterangan secara tertulis yang menyatakan bahwa karyawan mengundurkan diri dari pekerjaan.

Setelah selesai ditulis, suratnya diserahkan ke bagian HR atau diberikan langsung ke atasan. Hal tersebut bisa bergantung aturan di internal perusahaan.

Seperti yang tertera pada Pasal 81 UU Cipta Kerja, pekerja atau buruh yang mengundurkan diri karena kemauan sendiri harus mengajukan permohonan pengunduran diri tertulis setidaknya 30 hari sebelumnya.

Dengan demikian, perusahaan akan lebih cepat mencari karyawan baru di posisi yang sama.

Ada Hal-hal Penting yang Harus Diperhatikan Sebelum Resign

Setiap orang yang akan mengundurkan diri dari pekerjaan harus memperhatikan beberapa hal. Khususnya hal yang terkait status pekerjaannya.

1. Menyelesaikan Kewajiban secara Profesional

Sebelum keluar secara resmi dari tempat kerja, salah satu hal yang harus dipastikan adalah kewajiban pekerjaan yang harus selesai secara profesional.

Karena memang resign tidak bisa mendadak. Setidaknya 30 hari sebelumnya, karyawan masih tetap menyelesaikan tugas secara profesional.

2. Mengembalikan Aset Perusahaan

Sebagian perusahaan memiliki fasilitas untuk dipinjamkan kepada para karyawan. Fasilitas tersebut misalnya laptop, hp, kendaraan, atau aset perusahaan lainnya.

Semua milik perusahaan harus dikembalikan sebelum mengundurkan diri. Bukan hanya aset berupa barang, tapi juga aset digital seperti akses login ke beberapa platform.

3. Meminta Surat Keterangan Kerja

Setelah resign karyawan memiliki pilihan misalnya untuk pindah ke perusahaan lain, melanjutkan studi, berwirausaha, dan sebagainya.

Terlepas dari apa pilihan yang diambil, karyawan bisa meminta surat keterangan kerja yang menerangkan bahwa dia pernah bekerja di perusahaan tersebut.

Nantinya surat tersebut akan digunakan untuk keperluan administratif di perusahaan atau instansi tempat baru.

Setelah menyelesaikan kewajiban di tempat kerja yang akan ditinggalkan, setelah itu karyawan akan menulis surat resmi sebagai tanda bahwa ia mengundurkan diri.

Bagian Penting yang Ada dalam Surat Pengunduran Diri

Inilah poin-poin yang harus ada pada surat resign bahasa Indonesia maupun surat resign bahasa Inggris.

1. Tanggal Pembuatan Surat

Tanggal pembuatan surat diketik pada bagian kanan atas seperti surat resmi yang lain.

2. Tujuan Surat

Surat resmi yang dibuat saat mengundurkan diri ditujukan kepada atasan atau manajer HRD. Selain menuliskan nama dan jabatan, berikutnya tulis nama perusahaan dana alamatnya.

3. Perihal

Perihal atau hal dalam surat ini adalah 'Pengunduran Diri'. Penulisannya di bagian bawah alamat tujuan atau penerima surat.

4. Data Diri

Data diri bisa berupa nama lengkap, tanggal lahir, tempat tinggal, jabatan, dan masa kerja.

5. Isi Surat

Isi suratnya langsung pada intinya yaitu untuk mengajukan resign per tanggal sekian. Tuliskan juga alasan pengunduran diri seperti; melanjutkan studi, pindah ke kota lain, alasan keluarga, atau hal lain yang mendesak. Penulisannya bersifat objektif dan dengan tata bahasa yang terstruktur.

6. Penutup

Penutup surat berisi penyampaian terima kasih dan permintaan maaf jika terdapat kesalahan. Setiap bagian ini biasanya ditulis secara singkat saja.

7. Tanda Tangan

Selanjutnya ada tanda tangan dan nama lengkap karyawan yang bersangkutan. Penulisan tanda tangan memakai bolpoin hitam.

Perlu diketahui bahwa surat pengunduran diri dibuat dengan ketikan yang dicetak, diberi tanda tangan, lalu dimasukkan amplop putih.

Setelah itu baru diberikan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan. Hal ini berbeda dengan lamaran kerja yang menggunakan metode kirim email.

Sebelum karyawan mengajukan resign, sebelumnya perlu dianyakan ke manajer tentang kewajiban yang belum selesai. Jadi, prosedur untuk resign tidak dapat dilakukan mendadak.

Perusahaan bisa juga untuk tidak menyetujui permohonan resign dengan alasan yang bisa dipertanggungjawabkan.  

Contoh Surat Pengunduran Diri dari Pekerjaan

Berikut ini adalah contoh surat yang bisa dibuat ketika Anda akan mengundurkan diri dari pekerjaan.

Contoh 1: Mengundurkan Diri karena Lanjut Studi

Semarang, 11 Juni 2021

Yth. Manajer HR PT. XYZ
Jl. Pahlawan No. 179
Semarang

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini;

Nama                 : ...............................
Tanggal lahir    : ...............................
Jabatan             : ...............................
Alamat               : ...............................
Masa kerja        : ...............................

Bermaksud mengundurkan diri dari PT. XYZ karena akan melanjutkan studi jenjang S2 mulai Agustus 2021. Surat pengunduran ini saya buat sesuai prosedur perusahaan. Saya berharap bahwa pihak perusahaan dapat menerima permohonan saya dan memberikan hak karyawan yang sesuai menurut ketentuan yang berlaku.

Demikian surat ini saya buat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Saya menyampaikan terima kasih atas kesempatan yang diberikan selama ini dan saya juga memohon maaf atas kesalahan yang saya lakukan selama bekerja di perusahaan.

Hormat Saya,

(nama lengkap)

Contoh 2: Pengunduran Diri CPNS atau ASN

(Kota), (Tanggal Bulan Tahun)
Perihal: Permohonan Pengunduran Diri CPNS

Yth.
Kepala Badan Kepegawaian Negara
di Jakarta

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama        : ...............................
Nomor Peserta Ujian  : ...............................
Jenis Kelamin      : ...............................
Tempat/Tanggal lahir : ...............................
Agama          : ...............................
Pendidikan/Jurusan    : ...............................
Alamat          : ...............................
Nomor HP      : ...............................
Email         : ...............................

dengan ini mengajukan permohonan pengunduran diri dari Calon Pegawai Negeri Sipil Badan Kepegawaian Negara Tahun Anggaran (...) untuk kebutuhan jabatan
(…………)
Adapun alasan saya adalah (..........)

Demikian surat pengunduran diri ini saya buat, tanpa ada paksaan dari pihak manapun. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya
TTD + materai 10 ribu
Nama Lengkap

Contoh 3: Surat Pernyataan Pengunduran Diri Dosen

KOP SURAT (Berisi nama perguruan tinggi, fakultas, alamat, nomor telepon, website, dan email)

SURAT PERNYATAAN TENTANG
PERSETUJUAN PENGUNDURAN DIRI DOSEN TETAP

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama (Rektor/Ketua/Direktur) : ............................... 
NIDN/NIP           : ............................... 
Jabatan             : ...............................
Alamat Kampus        : ...............................

Dengan ini menyatakan memberikan persetujuan atas pengunduran diri Saudara yang tersebut di bawah ini :

Nama (dosen yang bersangkutan): ...............................
NIDN             : ...............................
No. NIK KTP         : ...............................
Alamat              : ...............................

Dan tidak keberatan apabila yang bersangkutan bekerja di mana saja.

Demikian Surat Pernyataan ini kami buat dalam keadaan sehat jasmani dan rohani serta tanpa adanya unsur paksaan dari pihak mana pun dan Surat Pernyataan ini dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

(Kota), (Tanggal, bulan, tahun)

Rektor Universitas/Sekolah Tinggi/Akademi/Polteks xxxxx
tanda tangan dan stempel di atas meterai 10 ribu, 6 ribu (2 lembar) atau 6 ribu + 3 ribu

Nama Rektor/Pimpinan Kampus

Contoh 4: Surat Pengunduran Diri dari PT atau Pabrik

(Nama Kota), (Tanggal/bulan/tahun)

Yth.,
Kepala Departemen HRD PT (Nama Perusahaan)
(Nama Kota Perusahaan)

Perihal: Pengunduran Diri

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama        : ...............................
No. KTP       : ...............................
Alamat         : ...............................
No. Induk Karyawan   : ...............................
Jabatan        : ...............................
Departemen      : ...............................

Dengan ini saya mengajukan pengunduran diri sebagai karyawan di PT (Nama Perusahaan). Pengunduran diri ini saya ajukan karena (sebutkan alasannya). Pengunduran diri ini mulai berlaku sejak surat ini ditandatangani.

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan bekerja dan berkontribusi yang diberikan oleh perusahaan kepada saya sebagai karyawan dengan jabatan (.......).

Bagi saya, kesempatan yang diberikan perusahaan adalah pengalaman yang sangat berharga bagi pengembangan karir saya ke depannya. Saya memohon maaf apabila ada kesalahan selama bekerja.

Demikian surat pengunduran diri ini saya ajukan. Saya mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Hormat saya,

(Ttd)

Nama lengkap

Contoh 5: Surat Resign dalam Bahasa Inggris

Jakarta, July 2nd, 2022

Mr./Mrs. (.......)
HR Manager
Bank 123
Jl. Manggis No.99
Jakarta Selatan

Dear manager,

Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as (...posisi jabatan...) with (...nama perusahaan...). My final day will be (...tanggal terakhir bekerja...) as per my notice period.

I would like to thank you for the opportunity to have worked in the position for the past (...berapa lama kerja...). I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues. I will take a lot of what I have learned with me in my career and look back at my time here as a valuable period of my professional life.

I will do what I can to make the transition as smooth as possible and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or to my replacement. Please let me know if there is anything further I am able to do to assist in this process.

Sincerely,

(nama lengkap)

Kesimpulan

Itulah contoh surat pengunduran diri dari pekerjaan yang profesional. Masalah pengunduran diri adalah sesuatu hal yang mempengaruhi banyak hal.

Dengan menulis surat yang baik, maka karyawan tidak akan meninggalkan kesan buruk pada perusahaan maupun tim yang pernah bekerja bersama.

Dari mulai masuk kerja, selama proses kerja, dan segala hal terkait manajemen SDM karyawan memang harus dilakukan dengan baik dan benar.

Selain memenuhi hak dan kewajiban, pastinya setiap perusahaan selalu menghadapi tantangan dari waktu ke waktu.

Apakah tempat kerja Anda sudah mencapai efektivitas maksimal dalam hal administrasi human resource? Kerjoo hadir untuk Anda yang ingin memaksimalkan administrasi SDM karyawan.