Contoh Surat Pengunduran Diri Beserta Alasannya yang Tepat

Ketika karyawan akan resign atau keluar dari perusahaan saat ini, tentunya ada prosedur tertentu yang harus dilakukan. Salah satunya adalah menulis surat pengunduran diri secara formal yang ditujukan kepada atasan.

Ada banyak sekali contoh surat pengunduran diri atau surat resign. Meskipun berbeda format surat, tapi secara umum penulisan surat dilakukan secara profesional.

Karena itu, ada beberapa poin yang wajib ada dalam surat pengunduran diri. Begitu juga dengan waktu penyerahan surat yang bersamaan dengan one month notice sebelum resign.

Format Standar Surat Pengunduran Diri

Apa saja yang harus ditulis di dalam surat pengunduran diri?

Kota dan tanggal

Dalam surat pengunduran diri, kota dan tanggal umumnya dituliskan di pojok kanan atas surat. Format yang umum digunakan adalah menuliskan nama kota diikuti oleh tanggal penulisan surat.

Tujuan surat

Tujuan surat dituliskan untuk HRD dan atasan dengan awalan Yth, tapi tanpa 'kepada'.

Nama perusahaan dan alamat perusahaan

Di bawah tujuan surat, cantumkan nama perusahaan dan alamat lengkapnya.

Salam pembuka

Penulisan salam pembuka surat adalah dengan kalimat 'Dengan hormat'.

Isi surat

Pada intinya, bagian isi surat terdiri dari identitas karyawan dan alasan pengunduran diri. Sebisa mungkin alasan pengunduran diri tidak menyebutkan hal yang bersifat pribadi.

Penutup

Bagian penutup surat adalah 'Hormat saya' atau 'Sincerely' dalam bahasa Inggris. Selanjutnya, penutup diikuti dengan nama dan tanda tangan.

Hal Terpenting Tentang Surat Pengunduran Diri

Karyawan mengundurkan diri dari perusahaan berarti telah selesai hubungan kerjanya dengan perusahaan tersebut. Selain menulis surat sesuai format, apa saja yang perlu diperhatikan?

- Waktu untuk Memberikan Surat Resign

Sesuai hukum ketenagakerjaan Indonesia, surat resign diajukan minimal 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri. Momen inilah yang disebut dengan one month notice.

- Surat Resign Ditujukan Kepada Siapa?

Pada dasarnya surat pengunduran diri diserahkan ke atasan perusahaan dan dikirim melalui departemen HR. Untuk ketentuan selengkapnya, karyawan dapat menanyakan langsung kepada HR perusahaan masing-masing.

- Apakah Surat Resign Wajib Ditulis dan Dimasukkan ke Dalam Amplop?

Surat resign pada dasarnya memiliki fungsi administratif dengan tujuan memberitahu atasan bahwa karyawan memutuskan untuk berhenti dari perusahaan. Untuk itu, suratnya tidak harus dicetak dan bisa dikirim melalui email.

Contoh Surat Resign

Berikut ini adalah beberapa contoh surat pengunduran diri dengan alasan yang berbeda-beda.

Contoh Format Surat Pengunduran Diri karena Melanjutkan Studi

                      Kamis, 30 November 2023

Yth. Manajer HRD PT .........
(Nama perusahaan)
(Alamat perusahaan)

Nomor : ............................
Perihal : Pengunduran Diri

Dengan hormat,
saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama     :
Jabatan :
NIK     :
Alamat   :

Dengan ini saya mengajukan permohonan untuk mengundurkan diri dari PT ... sebagai (posisi/jabatan). Adapun pengunduran diri ini dikarenakan saya mendapatkan kesempatan untuk melanjutkan studi di luar negeri.

Saya ucapkan terima kasih atas kesempatan kerja yang telah diberikan kepada saya selama (waktu/masa kerja) di PT ....

Demikian surat ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada paksaan dari orang lain. Semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
TTD
Nama Karyawan

Contoh Surat Pengunduran diri Karena Akan Membuka Usaha Sendiri

                       Jakarta, 29 Agustus 2023

Yth. Manajer HRD / (nama atasan dan jabatannya)
di (Alamat Kantor)

Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya atas nama (Nama Lengkap) bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari posisi (Jabatan/Posisi) di (Nama Perusahaan). Saya bermaksud mengundurkan diri karena akan menjalankan usaha sendiri.

Melalui surat ini juga, saya mengabarkan bahwa hari terakhir saya masuk kerja adalah (Hari dan Tanggal). Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama ini.

Saya juga memohon maaf apabila selama saya bekerja, saya melakukan banyak kesalahan yang mungkin dapat merugikan pihak perusahaan.

Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan tanpa paksaan dari pihak lain, semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu. Semoga setelah ini perusahaan semakin maju dan berkembang.

Hormat Saya,
(Nama Lengkap)

Contoh Surat Pengunduran Diri karena Mendapat Tawaran di Kantor Lain

                       Jakarta, 2 Agustus 2023

Yth. HRD / CEO (nama perusahaan)
di tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama         : ..........................
Tempat, tanggal lahir      : ..........................
Alamat          : ..........................
Divisi/jabatan                   : ..........................                

Melalui surat ini bermaksud untuk mengajukan permohonan untuk mengundurkan diri dari (nama perusahaan), karena mendapat penawaran di posisi yang baru di perusahaan lain.

Saya sangat berterima kasih karena selama saya bekerja di (nama perusahaan), saya telah menerima banyak ilmu dan pengalaman kerja. Saya juga menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada rekan kerja yang sudah bekerjasama selama ini.

Sekian surat pengunduran diri dari saya. Tidak lupa, saya juga memohon maaf atas kesalahan yang saya perbuat. Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain. Semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu.

Hormat saya,
(Nama Anda)

Contoh Surat Resign Dalam Bahasa Inggris

August 25th, 2023

Dear (nama atasan/HR/manajer)

Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as (posisi/jabatan) in (nama PT/perusahaan). My final day will be (tanggal terakhir masuk kerja) as per my notice period.

I would like to thank you for the opportunity to have worked in this position for the past (berapa lama masa kerja). I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues.

I intend to carry forward a substantial amount of knowledge acquired during my tenure, reflecting upon my time here as a pivotal and invaluable chapter in my professional journey.

I will do what I can, to make the transition as smooth as possible and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or to my replacement. Kindly inform me if there are any additional ways in which I can contribute to this process.

Sincerely,
(nama lengkap)

Kesimpulan

Surat pengunduran diri ditujukan ke atasan melalui HR perusahaan. Tujuannya adalah untuk memberitahukan bahwa karyawan ingin berhenti dari pekerjaan saat ini.

Terlepas dari alasan karyawan resign, surat pengunduran diri tetap harus disampaikan dengan format yang sesuai. Dengan demikian, hak dan kewajiban karyawan di perusahaan bisa dijalankan secara maksimal.