Mengenal Peran Penting HRGA di Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, departemen pekerjaan dibagi berdasarkan tanggung jawab karyawan beserta keahliannya. Pembagian departemen tersebut penting agar proses kerja berjalan dengan lebih efektif.

Salah satu contoh departemen yang ada di perusahaan adalah departemen Sumber Daya Manusia (SDM). Departemen ini terdiri dari Human Resources (HR) dan General Affair (GA).

HR dan GA merupakan divisi yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Keduanya memiliki peran besar dalam segala urusan yang menyangkut SDM dalam suatu perusahaan.

Karena hal ini, deskripsi pekerjaan (job description) HR dan GA seringkali dianggap sama. Padahal, ada perbedaan dalam tugas dan tanggung jawab yang diemban kedua divisi tersebut.

Apa saja peran dan perbedaan HR dan GA? Jawabannya akan diulas oleh Kerjoo di artikel ini.

Pengertian Human Resource (HR)

Menurut the balance careers, HR adalah divisi di perusahaan yang membantu SDM dalam pengembangan kapasitas mereka demi meningkatkan performa perusahaan.

Contoh pengembangan kapasitas yang dilakukan oleh HR adalah program-program seperti internal training, seminar, dan lain-lain.

Tidak hanya itu, tugas HR juga berkaitan dengan administrasi, perekrutan, dan pengelolaan karyawan. Secara umum, HR memiliki wewenang untuk mengambil keputusan terkait SDM perusahaan.

Pengertian General Affair (GA)

GA bertanggung jawab atas pengelolaan kebutuhan operasional perusahaan. Kebutuhan operasional yang dimaksud adalah barang dan jasa yang digunakan untuk menunjang kinerja perusahaan.

Contoh kebutuhan tersebut antara lain fasilitas kantor (mobil, komputer atau laptop, alat tulis, alat elektronik lainnya) dan SDM penunjang bagi perusahaan (cleaning service, driver, atau jasa outsourcing).

Peran HR

Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa HR berfokus pada pengelolaan SDM perusahaan.

Pengelolaan SDM tersebut meliputi rekrutmen, penjaminan hak karyawan, pelaksanaan program pengembangan karyawan, hingga implementasi suasana kerja yang kondusif. Oleh karena itu, perannya sangat signifikan bagi keberlangsungan perusahaan.

- Menyusun peraturan perusahaan

Peraturan merupakan hal yang krusial di perusahaan. Kegiatan operasional perusahaan dapat mengalami kekacauan apabila tidak ada peraturan yang berlaku.

Tim HR bertugas menyusun peraturan tersebut sesuai dengan nilai-nilai yang diangkat oleh perusahaan. Dengan adanya peraturan, suasana kerja menjadi lebih kondusif dan karyawan memiliki komitmen penuh pada pekerjaannya.

- Melakukan rekrutmen

HR bertugas melakukan rekrutmen karyawan baru. Mulai dari perencanaan SDM hingga onboarding, semuanya dilakukan oleh tim HR.

Saat menyaring kandidat, HR harus benar-benar memahami kandidat seperti apa yang dibutuhkan perusahaan. Oleh karena itu, HR harus mampu mencari kandidat potensial yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan.

- Mengadakan program pengembangan karyawan

Selain melakukan proses rekrutmen, tim HR juga bertugas mengadakan program untuk mengembangkan kemampuan dan kapasitas karyawan.

Dengan adanya program pengembangan diri, produktivitas karyawan harapannya dapat semakin meningkat. Produktivitas kerja yang tinggi tentu akan berdampak baik bagi perusahaan dan secara tidak langsung membuat perusahaan berkembang lebih cepat.

- Menjamin hak karyawan

Setiap karyawan tentu memiliki hak dan kewajiban dalam bekerja. Hak dan kewajiban ini tercantum dalam kontrak kerja karyawan dan menjadi kesepakatan sah antara karyawan dengan perusahaan. Karyawan wajib melaksanakan pekerjaannya dengan baik dan sesuai dengan standar operasional perusahaan.

Kemudian, sebagai kompensasi atas tenaga dan pemikiran yang mereka curahkan untuk perusahaan, karyawan berhak menerima hak berupa gaji, bonus, kesempatan kenaikan jabatan, dan lain sebagainya.

HR memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan menerima hak mereka. Setiap pencapaian kerja yang telah diraih oleh karyawan perlu diperhatikan.

Peran GA

GA bertanggung jawab terhadap urusan umum dan kebutuhan operasional perusahaan. Oleh karena itu, tim GA perlu memiliki kemampuan manajemen yang baik agar permasalahan terkait dua hal tersebut dapat dihindari.

Peran tim GA perusahaan sangat dibutuhkan di perusahaan dengan skala besar. Pasalnya, semakin besar suatu perusahaan, semakin banyak pula urusan umum dan kebutuhan operasional yang perlu diperhatikan.

GA bertanggung jawab terhadap pengadaan, perawatan, dan pemeliharaan kebutuhan atau fasilitas tersebut. Lebih lanjut, peran GA akan diuraikan secara lebih rinci di bawah ini.

- Mengurus pengadaan fasilitas perusahaan

GA bertanggung jawab dalam pengadaannya fasilitas perusahaan untuk mendukung produktivitas dan kinerja karyawan. Fasilitas tersebut dapat berupa alat tulis kantor maupun barang elektronik. Tim GA akan membuat perencanaan dan pengadaan stok barang-barang tersebut.

- Berkoordinasi dengan pihak eksternal

GA berkoordinasi dan menjalin komunikasi dengan pihak eksternal untuk kepentingan perusahaan yang bersifat umum. Koordinasi yang dilakukan oleh GA ini tidak terbatas pada kepentingan pengadaan fasilitas saja, melainkan juga tenaga kerja.

Sebagai contoh, pihak penyedia jasa cleaning service, keamanan, atau penyedia jasa lainnya. Selain itu, apabila perusahaan menempati sebuah gedung yang disewakan khusus untuk perkantoran, GA akan sering berkomunikasi dengan pihak gedung tersebut.

- Mengurus perizinan

Urusan perizinan juga menjadi tanggung jawab tim GA perusahaan. GA akan mengurus pemberian izin masuk dan permohonan izin keluar kepada pihak-pihak eksternal yang bersangkutan.

- Memelihara fasilitas dan lingkungan perusahaan

GA tidak hanya mengelola pengadaan fasilitas perusahaan, tetapi juga pemeliharaannya. Beberapa fasilitas mungkin memerlukan pemeliharaan secara rutin karena digunakan oleh banyak karyawan. Pemeliharaan ini diperlukan agar fasilitas tersebut tetap awet dan dapat bertahan lama.

Selain pemeliharaan fasilitas, pemeliharaan lingkungan kantor, seperti halaman dan gudang, juga menjadi perhatian tim GA. Mereka akan banyak berkoordinasi dengan tenaga kebersihan yang direkrut untuk menjaga kebersihan perusahaan.

Kesimpulan Perbedaan HR dan GA

Banyak orang masih menganggap HR dan GA sebagai satu divisi yang sama. Mereka menyangka bahwa tugas dan tanggung jawab HR dan GA selama ini tidak jauh berbeda karena keduanya adalah supporting unit.

Di beberapa perusahaan, terutama perusahaan dengan skala kecil, HR dan GA terkadang memang ditempatkan dalam satu divisi karena alasan efisiensi. Namun sebenarnya para karyawan di bawah divisi tersebut memiliki deskripsi pekerjaan masing-masing sesuai dengan tanggung jawab mereka.

Berdasarkan pengertian serta peran yang telah dipaparkan di atas, ada perbedaan yang cukup signifikan antara HR dan GA. Perbedaan yang utama terletak pada deskripsi pekerjaan mereka.

HR mengurus dan mengelola SDM perusahaan (karyawan), sedangkan GA lebih pada urusan umum dan kebutuhan operasional perusahaan. Perbedaan ini mendasari tanggung jawab yang mereka emban.

Salah satu tugas penting GA adalah pengadaan fasilitas perusahaan. GA akan membeli, mengurus pembayaran, dan melakukan pemeliharaan berkala pada fasilitas tersebut. Sedangkan, tugas penting HR adalah pengelolaan karyawan, termasuk absensi.

Saat ini pengelolaan absensi karyawan semakin mudah dengan adanya aplikasi absensi online. Absensi online akan memudahkan HR dalam memantau dan merekap absensi karyawan. HR akan menghemat banyak waktu dengan menggunakan fitur-fitur yang ada di aplikasi ini.

Dilengkapi dengan fitur perekapan data yang sistematis, Kerjoo akan membantu tim HR dalam mengelola database karyawan. Dengan demikian, data absensi karyawan tidak lagi dikelola secara manual yang notabene membutuhkan waktu lama. Jadi, tunggu apa lagi? Daftar Kerjoo sekarang dan dapatkan gratis trial 14 hari!