One Month Notice, Pahami Aturannya Sebelum Karyawan Resign

Setiap pekerjaan memang tidak mudah karena berhubungan dengan banyak hal penting. Karyawan dan perusahaan memiliki hak dan kewajiban yang berlaku sesuai kontrak kerja.

Tapi, karena hal-hal tertentu, perusahaan juga memberlakukan one month notice untuk karyawan yang mengundurkan diri.

Tidak ada yang salah dalam keputusan karyawan resign, akan tetapi harus dengan prosedur yang tepat. Nah, bagi yang akan mengajukan resign kepada atasan di kantor memang harus memberikan kesempatan one month notice lebih dulu.

Hal ini jelas penting bagi yang sudah memasuki dunia kerja. Apakah Anda juga sudah pernah melakukannya? Informasi aturan one month notice ini menjadi penting jika suatu saat akan melakukan resign. Khususnya ketika Anda memegang posisi manajerial misalnya sebagai manajer HR.

Bagi yang sudah memasuki dunia kerja, informasi tentang aturan ini menjadi penting jika suatu saat akan melakukan resign dari pekerjaan.

Apa arti dari one month notice ketika karyawan resign atau mengundurkan diri? Agar lebih jelas tentang istilah tersebut, simak penjelasan berikut ini.

Apa Itu One Month Notice dan Apakah Digaji?

One month notice didefinisikan sebagai pemberitahuan yang harus diberikan oleh karyawan kepada perusahaan ketika ingin resign. Peraturan ini merupakan aturan dasar yang perlu diperhatikan oleh karyawan perusahaan yang akan mengundurkan diri.

Aturan ini ternyata juga dijelaskan dalam perundang-undangan. Pemberitahuan pengunduran diri tertuang dalam Pasal 162 ayat (3) Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 atau dapat dikatakan UU Ketenagakerjaan.

“Pekerja/buruh yang mengundurkan diri atas kemauannya sendiri harus memenuhi syarat sebagai berikut:

• Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri;
• Tidak terikat dalam ikatan dinas; dan
• Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri."

Dalam hal ini, dapat diartikan pada masa one month notice, karyawan yang bersangkutan masih tercatat sebagai pekerja di perusahaan tersebut karena hubungan kerjasama belum berakhir.

Jika merujuk pada Pasal 1 angka 3 UU Ketenagakerjaan, pekerja/buruh merupakan setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain. Maka dalam hal ini pekerja tersebut masih memiliki hak berupa upah kerja sebagaimana mestinya.

Ketika di hari terakhir bekerja, pekerja yang bersangkutan masih bekerja seperti biasa. Setelah 30 hari setelah pengajuan pengunduran diri, maka gaji terakhirnya (gaji per bulan sesuai kesepakatan kerja) tetap dibayarkan oleh perusahaan.

Bagaimana Jika Resign Tanpa One Month Notice?

Bila pekerja dan ingin resign tanpa adanya one month notice maka akan ada sanksi yang diberikan oleh perusahaan.

Meskipun UU Ketenagakerjaan dan Keputusab Menaker Kep-78/Men/2001 tidak memberikan peraturan apapun terkait hal ini.

Untuk itu, perlu dilihat kembali Perjanjian Kerja Bersama, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja yang mengatur terkait proses pengunduran diri.

Akan tetapi, tiap perusahaan tentu memiliki kebijakanya masing-masing terkait proses resign pekerjanya walau tanpa adanya one month notice.

Dampak yang akan diperoleh pekerja jika resign tanpa pemberitahuan adalah tidak memperoleh surat referensi atau surat pengantar kerja dan tidak memperoleh pesangon.

Berapa Lama Waktu Notice Period?

Notice period berarti lamanya waktu seorang pekerja untuk terus bekerja setelah menyampaikan pemberitahuan resign hingga hari terakhir bekerja di perusahaan tersebut.

Pada dasarnya, lama notice period adalah dua Minggu atau lebih. Ada juga perusahaan yang menerapkan one month notice, maka memerlukan waktu paling lambat-lambatnya 30 hari atau satu bulan sebelum tanggal resign tiba.

Tujuan pekerja melakukan notice period ini adalah agar perusahaan bisa dengan cepat mencari pengganti sebelum pekerja lama resign. Proses pekerjaan tidak mengalami kendala serta tidak terjadi kekosongan posisi.

Apakah One Month Notice Mendapat THR?

Kebijakan tentang pemberian Tunjangan Hari Raya (THR) untuk karyawan dinyatakan dalam Pasal 7 Permenaker No. 6 Tahun 2016 yang berbunyi:

"Pekerja/buruh yang hubungan kerjanya berdasarkan perjanjian kerja waktu tidak tertentu dan mengalami pemutusan hubungan kerja terhitung sejak 30 hari sebelum Hari Raya, berhak mendapatkan THR".

Ketentuan tersebut menjadi landasan untuk menetapkan aturan pemberian THR bagi pekerja/karyawan yang resign sebelum lebaran. Misalnya, jika seorang karyawan mengajukan permohonan resign 60 hari sebelum hari raya.

Kemudian hubungan kerja pun resmi selesai sebulan setelahnya atau 30 hari sebelum lebaran, maka atasan kerja di perusahaan tetap harus memberi THR.

Sebaliknya jika karyawan telah mengajukan kurang lebih 40 hari sebelum datangnya hari raya, maka karyawan tidak berhak untuk mendapatkan THR.

Konsekuensi Hukum Jika Aturan One Month Notice Dilanggar

Pekerja dan perusahaan atau instansi pemerintah tentu saling berhubungan dan memiliki aturan sendiri yang dilindungi oleh hukum. Tidak terkecuali terkait pengajuan resign.

Secara umum, pekerja dapat mengajukan resign karena faktor pribadi lainnya. Namun, perlu diperhatikan mengenai batas waktu pengajuan dan tidak boleh mendadak. Mengapa demikian? Karena perusahan membutuhkan waktu untuk mendapatkan pengganti.

Proses Resign dan PHK diatur dalam  UU Ketenagakerjaan lebih tepatnya pasal 165 dan diperbaharui dalam UU Cipta Kerja tahun 2020.

Adapun konsekuensi hukum jika one month notice dilanggar dan berhubungan dengan hak karyawan:

1. Tidak Memperoleh hak berupa uang cuti tahunan apabila belum pernah diambil. Pekerja akan mendapat penggantian sesuai ketentuan perusahaan, tapi harus memenuhi one month notice.
2. Biaya kepulangan pekerja dan keluarga ke tempat baru atau dalam hal ini pesangon untuk pekerja.
3. Hal-hal lain yang diatur dalam perjanjian perusahaan, perjanjian bersama dan peraturan kerja. Semuanya diatur dalam PP No. 35/2021 di mana harus ditaati oleh kedua belah pihak (pekerja dan pemilik perusahaan).

Saat mengundurkan diri, karyawan juga mengajukan surat resign dengan aturan yang benar. Setelah itu, tinggal menunggu kebijakan perusahaan.

Format Standar Surat Pengunduran Diri

Apa saja yang harus ditulis di dalam surat pengunduran diri?

Kota dan tanggal

Dalam surat pengunduran diri, kota dan tanggal umumnya dituliskan di pojok kanan atas surat. Format yang umum digunakan adalah menuliskan nama kota diikuti oleh tanggal penulisan surat.

Tujuan surat

Tujuan surat dituliskan untuk HRD dan atasan dengan awalan Yth, tapi tanpa 'kepada'.

Nama perusahaan dan alamat perusahaan

Di bawah tujuan surat, cantumkan nama perusahaan dan alamat lengkapnya.

Salam pembuka

Penulisan salam pembuka surat adalah dengan kalimat 'Dengan hormat'.

Isi surat

Pada intinya, bagian isi surat terdiri dari identitas karyawan dan alasan pengunduran diri. Sebisa mungkin alasan pengunduran diri tidak menyebutkan hal yang bersifat pribadi.

Penutup

Bagian penutup surat adalah 'Hormat saya' atau 'Sincerely' dalam bahasa Inggris. Selanjutnya, penutup diikuti dengan nama dan tanda tangan.

Hal Terpenting Tentang Surat Pengunduran Diri

Karyawan mengundurkan diri dari perusahaan berarti telah selesai hubungan kerjanya dengan perusahaan tersebut. Selain menulis surat sesuai format, apa saja yang perlu diperhatikan?

- Waktu untuk Memberikan Surat Resign

Sesuai hukum ketenagakerjaan Indonesia, surat resign diajukan minimal 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri. Momen inilah yang disebut dengan one month notice.

- Surat Resign Ditujukan Kepada Siapa?

Pada dasarnya surat pengunduran diri diserahkan ke atasan perusahaan dan dikirim melalui departemen HR. Untuk ketentuan selengkapnya, karyawan dapat menanyakan langsung kepada HR perusahaan masing-masing.

- Apakah Surat Resign Wajib Ditulis dan Dimasukkan ke Dalam Amplop?

Surat resign pada dasarnya memiliki fungsi administratif dengan tujuan memberitahu atasan bahwa karyawan memutuskan untuk berhenti dari perusahaan. Untuk itu, suratnya tidak harus dicetak dan bisa dikirim melalui email.

Contoh Surat Resign

Berikut ini adalah beberapa contoh surat pengunduran diri dengan alasan yang berbeda-beda.

Contoh Format Surat Pengunduran Diri karena Melanjutkan Studi

Kamis, 30 November 2023

Yth. Manajer HRD PT .........
(Nama perusahaan)
(Alamat perusahaan)

Nomor : ............................
Perihal : Pengunduran Diri

Dengan hormat,
saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama     :
Jabatan :
NIK     :
Alamat   :

Dengan ini saya mengajukan permohonan untuk mengundurkan diri dari PT ... sebagai (posisi/jabatan). Adapun pengunduran diri ini dikarenakan saya mendapatkan kesempatan untuk melanjutkan studi di luar negeri.

Saya ucapkan terima kasih atas kesempatan kerja yang telah diberikan kepada saya selama (waktu/masa kerja) di PT ....

Demikian surat ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada paksaan dari orang lain. Semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
TTD
Nama Karyawan

Contoh Surat Pengunduran diri Karena Akan Membuka Usaha Sendiri

Jakarta, 29 Agustus 2023

Yth. Manajer HRD / (nama atasan dan jabatannya)
di (Alamat Kantor)

Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya atas nama (Nama Lengkap) bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari posisi (Jabatan/Posisi) di (Nama Perusahaan). Saya bermaksud mengundurkan diri karena akan menjalankan usaha sendiri.

Melalui surat ini juga, saya mengabarkan bahwa hari terakhir saya masuk kerja adalah (Hari dan Tanggal). Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama ini.

Saya juga memohon maaf apabila selama saya bekerja, saya melakukan banyak kesalahan yang mungkin dapat merugikan pihak perusahaan.

Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan tanpa paksaan dari pihak lain, semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu. Semoga setelah ini perusahaan semakin maju dan berkembang.

Hormat Saya,
(Nama Lengkap)

Contoh Surat Pengunduran Diri karena Mendapat Tawaran di Kantor Lain

Jakarta, 2 Agustus 2023

Yth. HRD / CEO (nama perusahaan)
di tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama         : ..........................
Tempat, tanggal lahir      : ..........................
Alamat          : ..........................
Divisi/jabatan                   : ..........................                

Melalui surat ini bermaksud untuk mengajukan permohonan untuk mengundurkan diri dari (nama perusahaan), karena mendapat penawaran di posisi yang baru di perusahaan lain.

Saya sangat berterima kasih karena selama saya bekerja di (nama perusahaan), saya telah menerima banyak ilmu dan pengalaman kerja. Saya juga menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada rekan kerja yang sudah bekerjasama selama ini.

Sekian surat pengunduran diri dari saya. Tidak lupa, saya juga memohon maaf atas kesalahan yang saya perbuat. Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain. Semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu.

Hormat saya,
(Nama Anda)

Contoh Surat Resign Dalam Bahasa Inggris

August 25th, 2023

Dear (nama atasan/HR/manajer)

Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as (posisi/jabatan) in (nama PT/perusahaan). My final day will be (tanggal terakhir masuk kerja) as per my notice period.

I would like to thank you for the opportunity to have worked in this position for the past (berapa lama masa kerja). I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues.

I intend to carry forward a substantial amount of knowledge acquired during my tenure, reflecting upon my time here as a pivotal and invaluable chapter in my professional journey.

I will do what I can, to make the transition as smooth as possible and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or to my replacement. Kindly inform me if there are any additional ways in which I can contribute to this process.

Sincerely,
(nama lengkap)

Kesimpulan

Setiap manajemen perusahaan tentu berupaya memilih tim terbaik dan memberi fasilitas kerja yang sesuai, sehingga kinerja tetap maksimal. Turn over karyawan juga bisa diatasi dengan sebaik mungkin.

Yang terpenting, sebelum karyawan resign, ada beberapa prosedur yang harus dijalankan, salah satunya one month notice. Dengan demikian, perusahaan akan lebih cepat mencari pengganti untuk posisi tersebut.

Perusahaan dapat mengelola tim dengan lebih efektif dan efisien dengan aplikasi pendukung yang dilengkapi fitur terbaik untuk mengoptimalkan fungsi HR.

Kerjoo berkomitmen memberikan layanan yang sesuai dengan sistem kerja yang Anda terapkan.

Dengan beberapa fitur baru di Kerjoo seperti revisi kehadiran, absensi keluar otomatis, tukar jadwal shift, dan hitung gaji, Anda bisa fokus dengan hal-hal yang lebih penting. Semoga informasi ini berguna untuk Anda. Anda juga dapat mengikuti update terbaru yang lain di blog Kerjoo.