Sesuaikan Jam Istirahat agar Jadwal Karyawan Tetap Terpenuhi

Jam Istirahat Karyawan

Mengelola jam istirahat karyawan adalah bagian penting dari manajemen sumber daya manusia yang efektif. 

Namun pada kenyataannya, mengatur jam kerja karyawan bukan perkara mudah, terutama jika perusahaan memiliki banyak karyawan dengan pola kerja berbeda. 

HR juga perlu mempertimbangkan bahwa setiap karyawan memiliki kebutuhan istirahat berbeda mulai dari jenis pekerjan yang dilakukan, beban kerja harian, juga preferensi pribadi terkait waktu istirahat. 

Apabila tidak dikelola dengan baik, beberapa karyawan mungkin merasa dirugikan karena jadwal istirahat yang tidak sesuai dengan kebutuhan mereka.

Melalui Fitur Pola Kerja Aplikasi Absensi Online Kerjoo, Anda dapat mengelola jadwal kerja sekaligus jam istirahat dengan lebih efisien, sekaligus memastikan jam kerja karyawan terpenuhi dengan baik. 

Atur Jam Istirahat dengan Fitur Pola Kerja di Admin Panel Kerjoo

Untuk mengelola jam istirahat dengan efektif, Anda dapat menggunakan fitur pola kerja pada admin panel Kerjoo. 

Admin perusahaan dapat menginputkan Jam Mulai Istirahat hingga Jam Selesai Istirahat supaya karyawan memiliki jadwal kerja yang lebih terstruktur. 

Penting untuk diingat, penginputan jam istirahat ini perlu dilakukan supaya jam kerja karyawan dapat terhitung dengan baik.

Dengan demikian, admin perusahaan dapat: 

• Mengatur jam istirahat sesuai dengan kebutuhan karyawan dan kebijakan yang diterapkan, baik sistem kerja hari kerja maupun shift.
• Monitoring kehadiran secara real-time, melihat apakah karyawan hadir tepat waktu dan berapa lama mereka bekerja dalam sehari.

Cara Mengatur Jam Istirahat di Admin Panel Kerjoo

Untuk mulai mengatur jam istirahat karyawan di Admin Panel Kerjoo, admin hanya perlu memasukkan beberapa parameter berikut:

1. Jam Mulai Istirahat – Waktu mulai istirahat yang ditentukan sesuai kebijakan perusahaan.
2. Jam Selesai Istirahat – Waktu akhir istirahat yang disesuaikan dengan jadwal kerja.
3. Maks. Menit Istirahat – Durasi maksimum yang diperbolehkan untuk istirahat dalam satu periode kerja.

Admin dapat mengatur salah satu atau semua parameter tersebut sesuai kebutuhan. Dengan sistem yang fleksibel ini, pengelolaan jadwal istirahat menjadi lebih mudah dan terkontrol.

Melalui Fitur Jam Istirahat dari Kerjoo, perusahaan dapat memastikan bahwa jadwal istirahat karyawan tetap terstruktur, produktivitas tetap terjaga, dan jam kerja karyawan tetap terpenuhi dengan baik.

Login ke Admin Panel Kerjoo

• Masuk ke akun ke akun admin panel Kerjoo melalui https://app.kerjoo.com/#/login
• Setelah itu klik Klik Pola Kerja > Hari Kerja > Lakukan Edit Pada Pola Kerja.

Atur Jadwal Kerja dan Istirahat

• Atur Jadwal Kerja dan sesuaikan Jam Mulai Masuk, Jam Keluar, Mulai Istirahat, Selesai Istirahat, dan Maksimal Menit Istirahat sesuai kebijakan perusahaan masing-masing. 

• Untuk perusahaan dengan pola shift, atur shift kerja beserta waktu istirahatnya.
• Setelah jadwal dibuat, sistem akan secara otomatis menampilkan jadwal kerja di aplikasi mobile karyawan. 

Apabila Jam Istirahat pada Jadwal Kerja Sudah Disesuaikan

Jika admin telah menyesuaikan jam istirahat dalam jadwal kerja di admin panel Kerjoo, pastikan karyawan melakukan presensi istirahat. Hal ini untuk menghindari sistem mencatat ketidaksesuaian dalam ringkasan kehadiran. 

Sebagai contoh, karyawan Amilia memiliki jadwal kerja sebagai berikut:

• Jadwal Jam kerja: 08:00 - 17:00 (Total jam jadwal kerja yang dijadwalkan: 9 jam)
• Jam istirahat: 12:00 - 13:00 (Durasi istirahat: 1 jam)
• Karena Jam istirahat sudah disesuaikan maka sistem akan otomatis memotong jadwal kerja dengan jam istirahat
• Maka, Total jam jadwal kerja yang dijadwalkan: 8 jam

Jika presensi istirahat dilakukan, maka pada Ringkasan Kehadiran tercatat sebagai berikut. 

• Presensi masuk: 08:00 - 17:00 (Total jam kerja: 9 jam)
• Presensi istirahat: 12:00 - 13:00 (Durasi istirahat: 1 jam)
• Maka, Total jam kerja yang dihitung = 9 jam - 1 jam istirahat = 8 jam

Karena total jam jadwal kerja adalah 8 jam, dan total jam kerja juga 8 jam. Dengan demikian, karyawan tidak akan tercatat sebagai kurang jam kerja.

Apabila Jam Istirahat pada Jadwal Kerja Belum Disesuaikan

Jika jam istirahat belum disesuaikan maka presensi istirahat yang dilakukan dalam periode jadwal kerja tersebut tidak akan mengurangi total jam kerja karyawan.

Sebagai contoh, admin tidak menginput jam istirahat dalam jadwal kerja tetapi karyawan melakukan presensi istirahat, sistem tidak akan mengurangi total jam kerja karyawan.

Misalnya, karyawan Akbar dijadwalkan memiliki jam kerja dari pukul 08:00 - 17:00 (9 jam) kerja tanpa jam istirahat yang diinputkan admin ke dalam sistem. 

Jika karyawan Akbar melakukan presensi istirahat, maka sistem tetap akan mendeteksi total jam kerja sudah sesuai dengan jam kerja yang dijadwalkan. 

Contoh perhitunganya adalah seperti di bawah ini: 

• Jadwal kerja: 08:00 - 17:00 → Total jam kerja karyawan Akbar yang dijadwalkan: 9 jam
• Tidak ada jadwal istirahat yang ditetapkan
• Maka, Total Jam Kerja yang dijadwalkan tetap: 9 jam

Jika presensi dilakukan sebagai berikut:

• Presensi masuk: 08:00 - 17:00 → Total jam kerja: 9 jam
• Presensi istirahat: 12:00 - 13:00 → Istirahat selama 1 jam
• Maka, Total jam kerja yang dihitung tetap 9 jam

Apa yang Harus Dilakukan?

Berkaitan dengan kebijakan tersebut, pengguna sebaiknya melakukan hal berikut agar perhitungan jam kerja tetap sesuai dan akurat:

Admin

• Memastikan jadwal kerja dengan jam istirahat di aplikasi Kerjoo sudah sesuai dengan kebijakan pemenuhan jam kerja di perusahaan. 
• Memberikan panduan kepada karyawan mengenai cara melakukan presensi dengan benar, terutama saat jam istirahat.
• Memantau ringkasan kehadiran karyawan untuk memastikan tidak ada ketidaksesuaian dalam pencatatan jam kerja.

Karyawan

• Mengikuti jadwal kerja yang telah ditentukan, termasuk jam istirahat yang sudah diatur dalam sistem.
• Melakukan presensi dengan benar, baik saat masuk, keluar istirahat, maupun kembali dari istirahat agar sistem dapat mencatat jam kerja dengan akurat.
• Memeriksa ringkasan kehadiran secara berkala untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam perhitungan jam kerja. Jika terjadi ketidaksesuaian, segera melaporkannya ke admin atau HR.

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, perhitungan jam kerja akan lebih akurat, dan karyawan tidak akan mengalami masalah terkait pemenuhan jam kerja.

FAQ (Frequently Asked Questions) – Jam Istirahat di Kerjoo

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang mungkin ditanyakan oleh pengguna Kerjoo.

1. Apa yang terjadi jika admin tidak mengatur jam istirahat dan maks. menit istirahat dalam jadwal kerja?

Apabila jam istirahat atau maks.menit istirahat tidak diatur, maka presensi istirahat yang dilakukan dalam periode jadwal kerja tersebut tidak akan mengurangi total jam kerja karyawan.

2. Bagaimana cara admin mengatur jam istirahat di aplikasi Kerjoo?

Admin dapat mengatur jam istirahat dengan cara:

• Masuk ke aplikasi Kerjoo
• Pilih menu Pola Kerja
• Tambahkan atau edit jadwal kerja karyawan
• Input jam istirahat (misalnya: 12:00 - 13:00)
• Simpan perubahan

3. Apakah karyawan tetap perlu melakukan presensi saat istirahat?

Ya, jika jam istirahat sudah diatur, karyawan sebaiknya melakukan presensi mulai istirahat dan presensi selesai istirahat agar sistem mencatat jam kerja sesuai dengan jadwal kerja.

4. Bagaimana jika karyawan tidak melakukan presensi saat jam istirahat?

Jika jam istirahat sudah diatur dalam sistem tetapi karyawan tidak melakukan  presensi mulai istirahat dan presensi selesai istirahat, sistem tetap akan menghitung total jam kerja berdasarkan jadwal yang telah ditentukan. 

5. Apakah jam istirahat akan mengurangi total jam kerja karyawan?

Ya. Jika jam istirahat sudah diatur oleh admin, sistem akan secara otomatis menguranginya dari total jam kerja yang dijadwalkan. Misalnya:

• Jadwal kerja: 08:00 - 17:00 (9 jam)
• Jam istirahat: 12:00 - 13:00 (1 jam)
• Total jam kerja efektif: 9 jam - 1 jam = 8 jam 

6. Bagaimana cara mengecek apakah jam kerja sudah sesuai dengan jadwal yang diatur?

Karyawan dan admin dapat memeriksa ringkasan kehadiran di aplikasi Kerjoo untuk memastikan total jam kerja sudah sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Jika ada ketidaksesuaian, segera laporkan kepada admin atau HR