Cara Membuat Jadwal Shift Kerja, Praktis dan Anti Ribet

Mengelola pekerjaan dengan efisien memang menjadi tantangan yang besar bagi setiap tim perusahaan. Apalagi jika tim Anda ada banyak divisi dan juga jam kerja yang berbeda-beda.

Agar pekerjaan berjalan lancar dan SDM tim lebih optimal, Anda pun perlu membuat jadwal shift kerja.

Bagaimanapun, jadwal shift adalah aspek yang harus diatur sejak awal membangun perusahaan. Apalagi jika karyawannya banyak dan perusahaan memberi layanan ke masyarakat 24 jam. Misalnya perusahaan telekomunikasi, rumah sakit, dan pabrik.

Produktivitas dan layanan yang diberikan akan bergantung bagaimana cara mengelola jadwal, termasuk di antaranya terkait shift kerja.

Bukan hanyak shift pagi, tapi juga malam. Beberapa perusahaan menerapkan 2 shift, 3 shift, atau sistem lain yang lebih fleksibel.

Tidak sedikit yang bertanya-tanya, shift 2 seharusnya masuk jam berapa? Lalu bagaimana pengaturan shift kerja yang sesuai? Kami berusaha memahami hal ini dan akan merangkum panduan praktis membuat jadwal shift kerja dengan langkah yang tepat.

Jenis-jenis Shift Kerja yang Umum

Sebelum  membuat jadwal shift kerja, sebelumnya kita ulas terlebih dahulu tentang jenis shift kerja yang umum.

Shift Pertama

Jam kerja untuk shift pertama kadang-kadang dikenal sebagai shift pagi atau shift siang. Pola kerja ini umumnya relatif familiar dekat dengan apa yang Anda kenal sebagai hari kerja normal yang dimulai pagi hari dan berakhir pada sore hari.

Mengacu pada peraturan yang sah, waktu kerja shift pertama bisa dimulai pukul 9 pagi hingga pukul 5 sore. Tapi shift pertama juga dapat dimulai lebih awal atau justru berakhir sedikit lebih lambat.

Sebagian besar posisi karyawan di kantor dan manufaktur membutuhkan SDM yang bekerja pada shift pertama.

Shift Kedua

Shift kedua umumnya berlangsung dari sore hingga sekitar tengah malam. Waktu shift dapat dimulai pada pukul 11 siang atau paling lambat pukul 5 sore. Di banyak industri, terutama perhotelan, ini sering kali menjadi shift tersibuk dari yang lainnya.

Shift Ketiga

Shift ketiga memiliki banyak nama alternatif: shift malam, shift tengah malam atau bahkan 'shift kuburan'. Biasanya waktu mulai sekitar jam 11 malam atau tengah malam dan berlangsung sampai pagi.

Bekerja dalam shift ini sering kali disertai dengan perbedaan fasilitas yang menawarkan gaji yang lebih tinggi kepada karyawan.

Shift malam, meskipun sering dianggap tidak diinginkan, tetap dibutuhkan untuk peran penting seperti perawatan kesehatan dan kepolisian.

Terkadang realita pekerjaan di lapangan tidak sesuai dengan waktu shift konvensional. Dalam kasus seperti ini, perusahaan mungkin memilih untuk membuat shift terpisah, atau di mana karyawan juga mengambil istirahat di tengah shift mereka.

Cara Membuat Jadwal Shift Kerja Tanpa Ribet

Berbagai aspek terkait administrasi memang butuh ketelitian ekstra, termasuk dalam hal ini cara membuat jadwal shift kerja karyawan. Jika sebelumnya sudah pernah dibuat dan perlu penyesuaian, itu pun masih perlu dikaji ulang.

Selama ini sudah banyak saran untuk membuat jadwal dengan Excel dengan penyusunan manual. Pertanyaannya adalah, apakah cara tersebut memang efektif? Untuk menjawabnya, maka harus ada proses review dari berbagai aspek.

Bukan hanya pada aspek produktivitas kerja secara teknis, melainkan juga memperhatikan kondisi SDM yang ada.

Sebelumnya, pastikan dulu hal-hal berikut ini ketika akan membuat jadwal shift kerja.

Memahami Keadaan Bisnis dan Timnya

Saat akan menerapkan sebuah sistem, tentunya yang pertama kali harus dilakukan yaitu mengenal seluk beluk proses bisnis dan kondisi tim. Langkah praktis untuk melakukannya adalah melacak jam kerja selama ini, kapan waktu-waktu paling sibuk pada setiap divisi.

Setelah itu, buat rencana untuk tim mana saja yang bisa dan perlu bekerja shift. Untuk pelaksanaan nanti harus melalui persetujuan dan kontrak yang jelas. Maka dari itu, urusan shift kerja akan memberi keuntungan bagi perusahaan maupun karyawan.

Sesuaikan dengan Aturan Undang-undang

Sesud memahami jam sibuk dan data karyawan yang siap untuk bekerja shift, saatny tentukan waktu kerja sambil tetap menyesuaikan dengan aturan perundang-undangan.

Sejauh ini ada dua macam shift kerja yang umumnya diterapkan perusahaan, yakni shift permanen dan shift rotasi. Sementara itu, menurut Undang-undang yang berlaku di Indonesia, shift kerja telah diatur pasal 77-85 UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Jika ada kelebihan jam kerja atau memang ada lembur, perhitungkan waktu lembur dengan kompensasi yang adil. Jangan lupa untuk mencatat kapan jam kerja shift dimulai dan kapan berakhir.

Agar semua pihak memahami, sampaikan informasi tersebut ke pihak yang berkaitan, misalnya dengan mengirim broadcast ke karyawan.

Membagi Karyawan Dalam Kelompok

Untuk bisa memastikan bawa semua karyawan bekerja dan istirahat secara seimbang, disarankan untuk membagi dalam kelompok-kelompok kerja.

Untuk perusahaan yang memang wajib buka 24 jam, maka pembagiannya bisa menjadi 3-4 kelompok sesuai jumlah tim dan jenis shift kerja yang dipilih.

Tetap Memperhatikan Aspek Kesehatan

Pernahkah Anda mendengar berita bahwa pekerja shift rentan mengalami penurunan performa otak?

Menurut hasil penelitian yang dipublikasikan di jurnal Occupational and Environmental Medicine, orang-orang yang bekerja shift selama 10 tahun ternyata mengalami kondisi usia otaknya enam tahun lebih tua.

Untuk bisa membuatnya normal kembali, dibutuhkan waktu rata-rata 5 tahun setelah karyawan berhenti bekerja dan hanya bekerja dari pagi sampai sore.

Manajemen perusahaan yang membuat jadwal shift kerja tim perlu memastikan secara berkala tentang kondisi kesehatan.

Mau Membuat Jadwal Shift Kerja dengan Praktis? Gunakan Kerjoo

Mengapa cara mengatur jadwal shift secara manual tidak selalu bisa diandalkan? Ada beberapa alasan, misalnya risiko kesalahan input dan butuh upaya lebih besar untuk berkoordinasi dengan berbagai pihak dalam manajemen.

Menentukan jam kerja karyawan harian atau shift bisa jauh lebih mudah dan praktis dengan adanya aplikasi atau tools pendukung produktivitas.

Dengan adanya fitur jam kerja pada aplikasi Kerjoo, maka Anda dan tim perusahaan lebih mudah membuat jadwal shift kerja dan evaluasi performa pada akhir periode.

Hal tersebut berlaku untuk segala sektor industri. Jadi apakah di tempat Anda kini sudah mengelola shift dengan tools yang tepat?

Kesimpulan

Memang pada umumnya jam kerja normal adalah dari pagi sampai sore, tepatnya pukul 9 pagi sampai pukul sore. Walaupun jika dibutuhkan, maka bisa saja untuk kerj malam, yaitu pada shift 2 atau shift 3.

Masing-masing perusahaan yang melayani selama 24 jam perlu sejak awal membuat jadwal shift kerja yang benar-benar efisien. Jadi, semua peran dan tanggung jawab perusahaan dapat beroperasi.

Jadwal shift yang diterapkan bukan hanya untuk mendukung operasional perusahaan tapi juga memperhatikan kondisi karyawan. Dengan penerapan aturan yang tepat, semua pihak akan diuntungkan.

Dengan memakai aplikasi absensi online dari Kerjoo, perusahaan akan lebih efisien karena fitur aplikasinya mendukung apa yang diperlukan agar tim semakin produktif. Anda bisa mengelola karyawan sesuai kebutuhan dan tidak ada batasan jumlahnya.

Bukankah ini akan hemat biaya karena tinggal membayar sesuai dengan jumlah karyawan yang didaftarkan. Hubungi tim keren Kerjoo apabila Anda ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi absensi ini.