Langkah Mudah Memulai Presensi Online untuk Tim Anda

Presensi Online

Presensi online adalah salah satu inovasi di bidang transformasi digital yang bertujuan untuk mengelola pegawai atau karyawan di perusahaan.

Sistem pencatatan presensi ini berbeda dengan absen manual karena dilengkapi fitur-fitur terkini yang membuat rekap absensi dilakukan secara otomatis.

Dengan berkembangnya teknologi ini, catatan kehadiran karyawan menjadi lebih mudah, cepat, transparan, dan akurat. Memungkinkan untuk peningkatan produktivitas dan kinerja perusahaan.

Tertarik untuk beralih dari absen manual ke presensi online? Simak artikel dari Kerjoo sampai akhir!

Kelebihan Presensi Online

Ada beberapa keunggulan presensi online yang membuat perusahaan beralih dari sistem absen manual.

Selain efisiensi dan akurasi, beberapa keunggulan presensi online lain adalah lebih fleksibel, harga kompetitif, serta dilengkapi fitur-fitur HRIS.

Berikut adalah penjelasan dari Kerjoo.

Efisiensi dan Akurasi

Presensi online memiliki keunggulan untuk mencatat kehadiran menjadi otomatis, mengurangi kesalahan manusia, sehingga meminimalkan waktu terbuang.

Tidak hanya itu, dibandingkan dengan absen manual, catatan kehadiran presensi online lebih real-time dan akurasi tinggi.

Aplikasi absensi online seperti Kerjoo misalnya, dilengkapi fitur Geotagging lokasi, anti fake GPS, dan face recognition yang membuat laporan absen makin akurat.

Baca Juga: Perbandingan 10 Aplikasi Presensi Online Terbaik

Fleksibilitas

Kelebihan presensi online juga terletak pada fleksibilitasnya, karyawan dapat melakukan absensi dari mana saja yang memiliki koneksi internet.

Namun dengan Kerjoo, karyawan juga dapat melakukan absensi offline melalui Pintu Kerjoo.

Model presensi online yang terhubung dengan smart phone juga memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi dengan mudah.

Presensi online juga memudahkan admin, ataupun HR perusahan untuk mengelola berbagai jadwal kerja, termasuk shift, remote work, dan flektime.

Transparansi dan Laporan

Jika Anda masih ragu untuk menggunakan presensi online, maka Anda harus tahu bahwa absensi online dapat menghasilkan laporan kehadiran dalam satu tampilan.

Sistem kehadiran online akan mencatat jumlah kehadiran, keterlambatan, izin, dan cuti di hari yang sama, ataupun untuk hari lain.

Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah memantau kehadiran karyawan dan mengidentifikasi tren atau pola tertentu.

Hemat Biaya

Daripada presensi manual, percaya atau tidak? Bahwa salah satu kelebihan presensi online adalah hemat biaya.

Ketika Anda menggunakan sistem pencatatan kehadiran online, maka proses pengelolaan absensi menjadi otomatis.

Anda juga tidak membutuhkan banyak ruang, atau mengeluarkan biaya eleminasi buku absen dan formulir absen lain, sehingga hemat biaya operasional.

Admin, ataupun HR dapat lebih fokus untuk mengembangkan keterampilan karyawan daripada fokus pada sistem admin.

Dilengkapi Fitur Tambahan

Sistem presensi online dapat diintegrasikan dengan sistem HR lainnya, seperti payroll dan manajemen kinerja, untuk meningkatkan efisiensi keseluruhan.

Sistem dapat mengirimkan notifikasi otomatis kepada karyawan dan manajer terkait status kehadiran, izin, atau lembur.

Beberapa presensi online pegawai menyediakan fitur analisis data yang memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren dan pola kehadiran. s

Memungkinkan untuk mengambil keputusan yang lebih data-driven.

Selanjutnya, bagaimana memilih presensi online yang tepat untuk perusahaan Anda?

Memilih Sistem Presensi Online untuk Tim Anda

Beragamnya aplikasi absensi online di masa kini membuat Anda bingung menentukan pilihan yang tepat untuk perusahaan.

Kerjoo juga merupakan aplikasi absensi online yang dapat Anda pertimbangkan sebagai sistem presensi online di perusahaan.

Namun sebelum itu, pastikan beberapa hal berikut ini.

Kenali Skala dan Kebutuhan Perusahaan

Pertimbangkan skala perusahaan Anda. Pertanyakan beberapa hal berikut untuk mulai berlangganan presensi online:

• Bagaimana tim perusahaan? Apakah tim hanya terdiri dari 1-5 orang? atau lebih besar dan dinamis?
• Apakah ada karyawan yang bekerja secara remote/WFH? Jika iya, ada berapa karyawan?

Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda untuk memilih fitur dan kapasitas sistem.

Apabila tim terdiri dari kelompok sederhana, maka sistem presensi online saja mungkin sudah cukup.

Namun, untuk tim besar, Anda membutuhkan fitur tambahan seperti integrasi dengan payroll atau laporan otomatis.

Jangan lupa untuk membandingkan harga dari berbagai platform dan pilih yang sesuai dengan anggaran perusahaan.

Pertimbangkan Kelengkapan Fitur

Supaya implementasi presensi online menjadi optimal, pertimbangkan juga fitur-fitur yang disediakan oleh sistem presensi.

Sistem pencatatan kehadiran online yang baik setidaknya harus memiliki:

• Kemudahan penggunaan.
• UI/UX sederhana, sehingga mudah dimengerti semua kalangan.
• dilengkapi sistem keamanan untuk melindungi data karyawan.
• Memiliki laporan otomatis untuk analisa kehadiran.
• Kemampuan untuk terhubung dengan software lain seperti payroll.

Pertimbangkan Reputasi dan Perangkat Tim

Selain skala kebutuhan tim dan ketersediaan fitur, pertimbangkan juga reputasi dan kemampuan perangkat yang digunakan oleh tim.

Cari tahu pengalaman pengguna lain melalui ulasan di platform seperti website. Pilih sistem dengan rating tinggi dan banyak ulasan positif.

Pastikan platform presensi online dapat digunakan di berbagai perangkat, baik desktop maupun mobile.

Termasuk sistem Android dan IOS.

Hal ini akan memudahkan karyawan dalam mengakses sistem kapan saja.

Aplikasi absensi online Kerjoo sendiri telah dipercaya lebih dari 1500+ perusahaan dan dinilai memiliki after sales yang memuaskan.

Kerjoo juga kompatibel dengan sistem IOS.

Sosialisasi dan Implementasi

Setelah memilih presensi online yang sesuai, berikutnya adalah sosialisasi dan implementasi ke dalam sistem kerja perusahaan.

Adakan pelatihan singkat untuk mengajarkan karyawan cara menggunakan platform.

Namun sistem presensi online biasanya memiliki fasilitas demo zoom untuk menjelaskan sebagian besar fitur kepada pengguna.

Sebelum menggunakan pastikan Anda telah melakukan beberapa langkah instalasi dan pengaturan sistem berikut.

• Unduh aplikasi dan akses sistem, pastikan presensi online yang dipilih sudah kompatibel dengan perangkat Anda.
• Input data tim dan struktur organisasi.
• Atur lokasi dan jadwal kerja, sesuaikan dengan tim Anda.
• Uji coba sistem untuk memastikan semua fitur bekerja dengan baik.

Penting untuk diingat bahwa tidak semua karyawan langsung bisa menggunakan sistem presensi online yang baru.

Berikan pelatihan singkat atau panduan penggunaan agar mereka merasa nyaman dengan teknologi ini.

Tips Memastikan Sistem Presensi Online Berjalan Optimal

Memulai penggunaan sistem presensi online tidak hanya sampai pada instalasi sistem absensi.

Anda masih perlu melakukan monitoring dan memastikan sistem presensi online berjalan dengan optimal.

Pastikan beberapa hal berikut.

• Rutin Mengevaluasi Penggunaan dan Performa

Lakukan evaluasi bulanan untuk memastikan sistem berjalan sesuai harapan.

Apakah data yang dihasilkan akurat?

Apakah tim merasa sistem ini membantu?

2. Sediakan Layanan Bantuan bagi Tim

Masalah teknis bisa saja terjadi. Pastikan ada tim IT atau vendor sistem yang siap membantu jika karyawan mengalami kesulitan.

Kesimpulan

Presensi online adalah investasi yang membawa banyak manfaat bagi perusahaan. Dengan sistem yang tepat, Anda tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memberikan pengalaman kerja yang lebih baik bagi tim Anda. Mulailah langkah ini sekarang dan rasakan perbedaannya!

FAQs Presensi Online

1. Apa itu presensi online dan bagaimana cara kerjanya?
   Presensi online adalah sistem pencatatan kehadiran karyawan berbasis digital, biasanya menggunakan aplikasi atau web.
2. Apa saja platform populer untuk presensi online?
   Beberapa platform populer termasuk Talenta, Sleekr, dan Jibble.
3. Bagaimana melindungi data karyawan dalam sistem presensi online?
   Gunakan sistem dengan enkripsi data dan batasi akses hanya untuk pihak yang berwenang.
4. Apakah presensi online cocok untuk semua jenis bisnis?
   Ya, presensi online fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenis bisnis.
5. Bagaimana memastikan kejujuran dalam presensi online?
   Gunakan fitur GPS dan foto saat absensi untuk memastikan kehadiran karyawan.