Mengenal HR Compliance Officer dan Perannya di Perusahaan

Peraturan ketenagakerjaan yang selalu berubah membuat tugas HR semakin menantang. Karena itu, peran HR Compliance Officer menjadi sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan tetap patuh dengan peraturan perundang-undangan.

HR Compliance sendiri sangat penting untuk bisnis karena membantu mengurangi risiko hukum, mendorong lingkungan kerja yang adil dan merata, serta melindungi hak-hak karyawan.

Peran HR Compliance Officer di Perusahaan Korporat dan Startup

Berikut ini adalah peran HR Compliance Officer di perusahaan korporat dan startup.

Di Perusahaan Korporat

Di perusahaan korporat, HR Compliance Officer merupakan bagian dari departemen SDM atau tim kepatuhan khusus. Tanggung jawab utama mereka adalah mengembangkan, menerapkan, dan memantau kebijakan dan prosedur SDM untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berlaku.

Mereka selalu update dengan perubahan dalam undang-undang ketenagakerjaan dan mengomunikasikan perubahan ini kepada tim dan manajemen SDM. Mereka juga melakukan audit dan penilaian rutin untuk mengidentifikasi ketidakpatuhan dan mengembangkan rencana tindakan evaluasi.

HR compliance di perusahaan korporat dapat mengawasi berbagai bidang seperti rekrutmen, kesempatan kerja yang setara, klasifikasi karyawan, undang-undang upah dan jam kerja, peraturan keselamatan, dan privasi data.

Mereka berkolaborasi dengan departemen lain, seperti keuangan, untuk memastikan bahwa praktik SDM selaras dengan upaya kepatuhan organisasi secara keseluruhan. Selain itu, mereka juga dapat memberikan pelatihan dan bimbingan kepada staf tentang hal-hal yang terkait dengan kepatuhan.

Di Perusahaan Startup

Bagaimana dengan HR Compliance Officer di perusahaan startup? Perannya mungkin saja lebih fleksibel karena struktur perusahaan yang ramping dan sumber daya yang masih terbatas. Mereka sering kali bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menetapkan praktik kepatuhan SDM dari awal.

Selain mempelajari dan memahami peraturan perundang-undangan yang berlaku, mereka juga mengembangkan kebijakan dan prosedur yang selaras dengan persyaratan hukum. HR Compliance Officer bekerja sama dengan para pendiri, eksekutif, dan pemangku kepentingan lainnya untuk memastikan kepatuhan pada kebijakan dan memitigasi risiko.

Baik di perusahaan korporat maupun perusahaan startup, HR compliance memainkan peran penting untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum, peraturan, dan kebijakan SDM. Namun, tanggung jawab khusus dan ruang lingkup peran mungkin berbeda berdasarkan ukuran dan struktur organisasi.

Masalah yang Dihadapi Oleh HR Compliance Officer

HR compliance mencakup berbagai bidang dalam manajemen sumber daya manusia. Dari perekrutan hingga pemutusan hubungan kerja atau pensiun, masalah kepatuhan SDM cenderung muncul sepanjang siklus hidup karyawan atau employee life cycle.

Saat Proses Rekrutmen

Misalnya, selama proses perekrutan, pemberi kerja harus mematuhi undang-undang seputar tenaga kerja. Bagian HR compliance memastikan bahwa kebijakan rekrutmen dari perusahaan tidak bertentangan dengan Undang-undang. Khususnya terkait tunjangan karyawan, kebijakan cuti, keselamatan di tempat kerja, dan perlakuan yang adil.

Iklan perekrutan juga tidak boleh menunjukkan preferensi kandidat berdasarkan informasi yang sensitif atau diskriminatif. Misalnya ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, disabilitas, informasi genetik atau usia. Bahkan pembatasan terhadap lulusan baru (fresh graduate) dapat dianggap diskriminatif.

Kebijakan Cuti dan Proses Pengajuannya

Cuti karyawan juga termasuk aspek yang menantang karena Anda harus menyeimbangkan kepatuhan dengan undang-undang ketenagakerjaan dan kebijakan internal perusahaan.

Dengan begitu, perusahaan bisa mempertahankan produktivitas. Untuk mengatasi risiko yang mungkin terjadi, pastikan kebijakan Anda dan proses administrasi cuti mematuhi semua peraturan yang berlaku.

Masalah Pembayaran Gaji

Ruang lingkup peran HR Compliance Officer juga berlaku pada penggajian. Membayar karyawan dengan benar dan tepat waktu sangat penting untuk mempertahankan tenaga kerja.

Sebaliknya, saat ada kekeliruan dalam menghitung gaji, hal itu berisiko diaudit atau didenda. Menggunakan layanan penggajian untuk otomatisasi penghitungan dan pembayaran akan membantu meningkatkan akurasi dan kepatuhan, serta menghemat waktu Anda.

Mengelola Kompensasi Pekerja

Aspek berikutnya yang membutuhkan peran HR compliance adalah tentang kompensasi untuk pekerja. Misalnya ketika kecelakaan kerja terjadi, klaim kompensasi pekerja harus diajukan sesegera mungkin.

Anda dapat meminimalkan risiko lebih lanjut dengan mengetahui dan menerapkan program keselamatan kerja untuk mencegah cedera yang dapat dihindari.

Konflik di Tempat Kerja

Pada kondisi tertentu, karyawan mungkin tidak puas dengan lingkungan kerja karena sejumlah alasan. Begitu juga sebaliknya, perusahaan pun menilai ketidakcocokan dengan kinerja karyawan. Tapi, keputusan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) juga bukan suatu tindakan tiba-tiba.

Penanganan yang salah juga memicu konflik pada tim yang tersisa. Dengan secara teratur meminta dan menindaklanjuti umpan balik dari staf, Anda dapat mengatasi masalah di tempat kerja sebelum menimbulkan konflik atau pengunduran diri.

Cara Memaksimalkan Peran HR Compliance

Untuk memaksimalkan peran HR Compliance Officer di perusahaan, berikut adalah beberapa cara yang dapat diterapkan.

Memprioritaskan Kepatuhan

Manajemen perusahaan harus memberikan prioritas yang tinggi pada kepatuhan hukum dan peraturan terkait SDM. Ini termasuk memberikan sumber daya yang cukup, dukungan, dan otoritas kepada bagian HR compliance.

Kebijakan dan Prosedur yang Jelas

Memastikan keberadaan kebijakan dan prosedur yang jelas yang mencakup berbagai aspek seperti penggajian, pengaturan jam kerja, diskriminasi, penghentian kerja, dan privasi karyawan. HR compliance harus berperan dalam mengembangkan kebijakan ini dan memastikan pemahaman dan kepatuhan oleh semua pihak terkait.

Pelatihan dan Pendidikan

Menyediakan pelatihan dan pendidikan rutin kepada HR Compliance Officer agar mereka tetap up to date dengan peraturan terbaru dan praktik terbaik dalam kepatuhan SDM. Ini memungkinkan mereka untuk memberikan panduan yang akurat dan relevan kepada tim HR dan manajemen.

Audit Internal

Melakukan audit internal secara berkala untuk mengevaluasi kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan kebijakan SDM. Hasil audit ini dapat membantu mengidentifikasi dan memperbaiki area-area yang perlu diperbaiki untuk memastikan kepatuhan yang berkelanjutan.

Kerjasama Tim

HR compliance harus bekerja sama erat dengan tim HR lainnya, manajemen, dan departemen terkait lainnya, seperti keuangan dan hukum. Kolaborasi yang kuat memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi risiko potensial, mengevaluasi implikasi kepatuhan dalam pengambilan keputusan bisnis, dan memberikan saran yang efektif kepada manajemen.

Komunikasi secara Efektif

Membangun saluran komunikasi yang efektif antara HR dan seluruh anggota organisasi. Hal ini memungkinkan adanya pemahaman yang jelas tentang kebijakan dan peraturan, memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik, serta mempromosikan budaya kepatuhan dalam perusahaan.

Mengikuti Perkembangan Hukum

Tentu mereka harus tetap up to date dengan perubahan peraturan hukum yang berkaitan dengan kepatuhan SDM. Ini dapat melibatkan mengikuti perkembangan di industri, mengikuti pelatihan dan seminar terkait, dan bergabung dengan asosiasi profesional untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman.

Penggunaan Teknologi

Memanfaatkan teknologi dan sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan kepatuhan SDM. Ini termasuk penggunaan aplikasi human resource management (HRM) yang dapat membantu dalam manajemen data karyawan, pemantauan kepatuhan terhadap peraturan, dan pembuatan laporan.

Kesimpulan

Kesimpulannya, HR Compliance Officer memastikan bahwa organisasi mematuhi undang-undang, peraturan, dan kebijakan internal ketenagakerjaan yang relevan. Ini mencakup semua tahap hubungan karyawan dan manajemen perusahaan, dan sangat penting untuk meminimalkan risiko hukum, mempromosikan keadilan, dan melindungi hak-hak karyawan.

Dengan mempertahankan kepatuhan, bisnis dapat menciptakan lingkungan kerja yang positif, menghindari sengketa hukum, dan melindungi reputasi mereka.

Satu hal yang sangat penting dari peran HR compliance adalah menggunakan teknologi aplikasi HR. Aplikasi HR seperti yang ada pada aplikasi Kerjoo dapat mempermudah peran HR, misalnya untuk mengelola kehadiran karyawan, izin, cuti, penggajian, dan review kinerja karyawan. Hubungi tim keren Kerjoo apabila Anda ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi absensi ini.