Langkah Tepat Menyusun KPI Karyawan, Apa Saja?

Sebagai seorang karyawan, Anda pasti sudah akrab dengan istilah KPI. Menurut J. Banerjee dan C. Buoti dalam General Specifications of KPI, KPI atau Key Performance Indicator adalah ukuran dengan skala kuantitatif yang bertujuan untuk mencapai target perusahaan.

KPI erat kaitannya dengan tujuan perusahaan karena KPI merupakan parameter untuk menilai kinerja karyawan dalam mencapai tujuan tersebut. Dengan adanya KPI, kinerja karyawan menjadi lebih terarah dan strategis.

Menyusun KPI karyawan biasanya menjadi tugas HR (Human Resource) perusahaan. Staf HR memerlukan keterampilan khusus untuk menyusun KPI ini.

Apabila Anda adalah seorang HR, tentu hal ini bukan tugas yang mudah. Oleh karena itu, Kerjoo akan memberikan informasi mengenai cara menyusun KPI yang dapat Anda terapkan.

Namun sebelumnya, Anda juga perlu tahu apa saja elemen pokok dalam menyusun KPI karyawan di bawah ini.

Elemen Pokok dalam Menyusun KPI Karyawan

Sebelum menyusun KPI karyawan, ada baiknya Anda memahami elemen-elemen pokok penyusunan KPI.

Elemen yang tercantum di bawah ini sangat erat kaitannya dan memiliki pengaruh langsung terhadap KPI. Berikut daftar dan penjelasannya:

Tujuan Perusahaan

Setiap perusahaan tentu memiliki tujuan bisnis masing-masing. Elemen ini juga meliputi langkah atau tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Tujuan ini biasanya ditetapkan dalam jangka waktu tertentu. Sebagai contoh, perusahaan ingin meningkatkan omzet mereka hingga 30% pada kuartal 3.

Maka, perusahaan perlu mengambil beberapa tindakan demi mencapai tujuan tersebut, misalnya memberi pelayanan terbaik kepada pelanggan, lebih gencar melakukan promosi, menambah outlet atau cabang, dan sebagainya.

Target Berjangka

Perusahaan perlu menetapkan target jangka pendek dan jangka panjang dalam proses bisnisnya. Target jangka pendek yang dimaksud di sini adalah sampai dengan 3 tahun. Sedangkan, jangka Panjang adalah lebih dari 3 tahun.

Sebagai contoh, perusahaan memiliki target jangka pendek menambah pelanggan dan target jangka panjangnya adalah membangun keterikatan dengan pelanggan supaya mereka melakukan pembelian ulang.

Posisi Perusahaan

Perusahaan perlu menyadari posisi mereka di dalam industri yang sama. Mereka perlu mengenali kompetitor mereka, bila perlu membagikan informasi tentang kompetitor kepada karyawannya.

Hal ini dilakukan supaya perusahaan bisa mendapat gambaran tentang persaingan di industri yang digeluti. Setelah mengetahui itu, perusahaan dapat menyusun target sekaligus strategi yang akan dilakukan untuk mencapainya.

Review Target

Review target penting dilakukan sebagai transparansi kepada karyawan. Karyawan dapat mengetahui alasan penetapan target. Selain itu, kegiatan review ini dapat menumbuhkan motivasi karyawan untuk mencapai target.

Perusahaan perlu melakukan review untuk mengidentifikasi apakah pencapaian target sudah sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan atau belum. Jika belum, maka perusahaan akan menyusun langkah untuk memperbaikinya.

Langkah Menyusun KPI Karyawan

Sesuai yang telah disebutkan di atas, elemen pokok yang perlu dipahami sebelum menyusun KPI karyawan antara lain tujuan perusahaan, target berjangka, posisi perusahaan, dan review target.

Tidak hanya itu, cara mencapai tujuan dan siapa yang dilibatkan juga merupakan hal yang penting dan tidak boleh terlewatkan dalam menyusun KPI karyawan.

Lebih lanjut, ada beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk menyusun KPI karyawan yang tepat dan jelas. Berikut uraiannya:

1. Membuat Jobdesc

Menurut Gary Dessler dalam A Framework for Human Resource Management, job description atau jobdesc adalah pernyataan yang memuat tugas apa saja yang harus dilakukan karyawan, cara melakukannya, dan dalam situasi apa pekerjaan tersebut dilakukan.

Secara singkat, jobdesc adalah kumpulan tugas yang harus dikerjakan karyawan. Jobdesc harus dibuat dengan tepat dan jelas, sesuai dengan kondisi perusahaan.

2. Menentukan Tujuan

Seperti yang telah disebutkan di atas, tujuan perusahaan adalah aspek yang sangat penting. Apabila sebuah perusahaan tidak memiliki tujuan, perusahaan tersebut berisiko tidak terarah dan tidak berkembang.

Karyawan di dalamnya pun akan menghabiskan waktu dan energi untuk sesuatu yang sia-sia. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memeiliki tujuan yang jelas dan tetap realistis.

KPI yang disusun nantinya pun harus mengacu pada tujuan utama perusahaan. Jika KPI dan tujuan perusahaan tidak selaras, kinerja perusahaan tidak akan maksimal.

3. Menyusun KPQ

Dilansir dari Bernard Marr & Co., KPQ atau Key Performance Question adalah sebuah alat untuk membantu mengembangkan KPI yang lebih baik. KPQ terdiri dari pertanyaan-pertanyaan yang harus Anda jawab sebelum menemukan KPI.

KPI nantinya digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Jangan mengajukan closed question—pertanyaan yang hanya bisa dijawab dengan singkat, misalnya “Apakah target ini penting?” atau “Apakah pelanggan merasa puas?”.

Tapi, ajukan open question—pertanyaan yang memantik suatu pemikiran, misalnya “Bagaimana cara untuk mempertahankan hubungan dengan supplier?” atau “Bagaimana cara memasarkan produk baru ini dengan efektif?”

Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan semacam ini akan mengarah pada KPI.

4. Mengidentifikasi Informasi yang Ada

Pengumpulan data atau informasi dapat membantu dalam penyusunan KPI. Data-data dan informasi sudah semestinya akurat, sehingga target yang akan dicapai akan lebih realistis.

Seiring dengan itu, KPI yang ditetapkan nantinya akan akurat dan realistis pula karena didasarkan pada fakta.

5. Mengumpulkan Data Pendukung

Sempatkan waktu Anda untuk mengumpulkan lebih banyak data pendukung sambil menyusun KPI. Tren industri, demografi, dan analisis kompetitor adalah contoh data-data yang dapat Anda kumpulkan.

Data tersebut akan membantu penyusunan KPI yang lebih faktual karena didapat dari fakta yang ada. Hindari penilaian KPI yang sama dengan kompetitor karena setiap perusahaan memiliki tujuan dan value yang berbeda-beda.

KPI yang berhasil diterapkan perusahaan lain belum tentu berhasil jika Anda terapkan.

6. Tentukan Frekuensi Evaluasi KPI

Rencanakan kapan dan bagaimana Anda akan mengevaluasi karyawan. Anda harus ingat bahwa KPI yang Anda susun harus selalu berkembang dan diperbarui.

Oleh karena itu, tentukan frekuensi evaluasi karyawan terkait KPI, misalnya setiap bulan atau setiap kuartal. Karyawan juga perlu dilibatkan dalam peninjauan ulang dan pembaruan KPI. Setelah itu, sesuaikan KPI dengan keadaan atau perubahan yang ada.

7. Tentukan Jangka Target KPI

Target KPI perlu memiliki target jangka panjang dan pendek karena tidak semua KPI cocok untuk diterapkan pada jangka waktu yang seragam. Anda mungkin menyadari adanya pertumbuhan pendapatan dalam jangka panjang.

Namun, jika tidak memiliki target, Anda tidak dapat sepenuhnya yakin apakah Anda berada di jalan yang tepat. Oleh karena itu, target KPI menentukan tujuan yang ingin dicapai suatu perusahaan.

Selain itu, target KPI juga membantu mengembangkan strategi untuk mencapainya.

8. Pemberian Tanggung Jawab untuk KPI

Pastikan Anda memberikan tanggung jawab dan tugas yang jelas kepada karyawan. Pastikan juga bahwa tanggung jawab dan tugas tersebut sesuai dengan kemampuan atau bidang mereka.

Jika pemberian tugas dilakukan dengan tepat sasaran, maka penilaian KPI akan semakin baik dan target lebih mudah dicapai. Anda juga harus memperhitungkan penilaian, pemantauan, dan penyajian KPI.

Kesimpulan

Menyusun KPI karyawan menjadi sebuah keterampilan khusus yang wajib dimiliki HR. Meskipun terkesan sulit, tapi Anda pasti dapat menguasainya jika sudah memahami elemen-elemen pokok dalam penyusunan KPI karyawan.

Selain itu, ada beberapa langkah yang dapat Anda terapkan saat menyusun KPI karyawan, mulai dari penentuan jobdesc hingga pemberian tanggung jawab.

Menyusun KPI karyawan bukanlah satu-satunya tugas tim HR. Tim HR juga memiliki banyak tugas lain, salah satunya mengelola sumber daya manusia (SDM) di perusahaan.

Pengelolaan SDM ini masih terbagi menjadi banyak aspek, termasuk pengelolaan absensi karyawan. Jika Anda adalah staf HR, Anda dapat memanfaatkan aplikasi absensi online untuk memantau kehadiran karyawan.

Apakah Anda masih mencari aplikasi absensi online yang praktis dan mudah diakses?

Jika ya, Anda dapat mencoba Kerjoo, aplikasi absensi online yang dapat membantu memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan. Daftar Kerjoo sekarang dan dapatkan gratis trial 14 hari!