Pengertian PIC, Tugas, Kemampuan yang Dibutuhkan

Keberadaan PIC atau person in charge adalah salah satu kunci penting dalam keberhasilan sebuah proyek perusahaan. Hal tersebut dikarenakan ia memiliki posisi dan peran yang amat strategis.

Umumnya, PIC dikenal memiliki tanggung jawab untuk menjamin lancarnya proyek dengan melakukan distribusi tugas, membangun produktivitas tim, mempertanggungjawabkan pekerjaan tim, dan masih banyak lagi.

Untuk memahami lebih lanjut, berikut ini adalah penjelasan lengkap mengenai pengertian, perbedaannya dengan supervisor, tugas, dan kemampuan yang dibutuhkan bagi seorang PIC.

Pengertian PIC Adalah

Di dalam dunia kerja, ada istilah-istilah penting yang perlu untuk diketahui. Anda mungkin sudah familiar dengan istilah seperti supervisor, direktur, dan manajer. Namun selain ketiga istilah barusan, juga ada istilah lain yang tidak kalah penting untuk diketahui. Salah satunya adalah PIC atau person in charge.

Dalam praktiknya, manajer, kepala divisi, atau bahkan supervisor akan menunjuk salah satu orang dalam sebuah team work yang dianggap kompeten dan mampu bertanggung jawab. Untuk kemudian, orang tersebut dikenal sebagai PIC.

Oleh karena itu, meski berperan sebagai orang yang bertanggung jawab pada sebuah proyek, PIC tetap bisa berkonsultasi terkait masalah yang dihadapi dengan manajer, kepala divisi, atau supervisor.

Dapat dikatakan bahwa pengertian PIC adalah karyawan yang ditunjuk langsung untuk bertanggung jawab dalam mengelola proyek dalam sebuah team work. Dengan kata lain, PIC adalah sebuah istilah yang diperuntukkan bagi individu yang bertanggung jawab untuk menjalankan proyek tertentu dalam sebuah perusahaan.

Cakupan pekerjaan PIC bermacam-macam mulai dari pengelolaan sumber daya manusia sampai memastikan tercapainya tujuan dari proyek yang dilakukan.

Perbedaan PIC dengan Supervisor

Meskipun mirip, tapi PIC dan supervisor adalah dua istilah yang berbeda. Perbedaan paling mendasar terkait keduanya ada pada struktur jabatan dan cakupan area kerja.

Supervisor merupakan sebutan jabatan resmi bagi seseorang yang bertugas sebagai pengawas utama (penyelia) bagi karyawan yang berada dalam tanggung jawabnya. Selain itu, posisi jabatan supervisor jauh lebih tinggi dibandingkan dengan PIC. Karena secara struktural, posisi supervisor terletak di bawah manajer langsung.

Cakupan area kerja yang dipegang oleh supervisor meliputi perencanaan, penyusunan, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, seorang supervisor fokus menjalankan tugas untuk memonitor jalannya pekerjaan dalam seluruh cakupan perusahaan.

Berbeda dengan supervisor, PIC merupakan orang yang ditunjuk secara langsung oleh manajer, kepala divisi atau bahkan supervisor untuk bertanggung jawab di dalam sebuah team work. Oleh karena itu, area kerja seorang PIC hanya berkutat di anggota tim dan proyek yang ia jalankan.

Dengan demikian PIC bukanlah merupakan jabatan, tapi sebuah tugas yang disematkan kepada karyawan yang dianggap mumpuni untuk bertanggung jawab terhadap sebuah proyek.

Tugas & Peran PIC

Seorang PIC memiliki tugas & peran yang bermacam-macam seperti melakukan perencanaan, pengawasan, dan mempertanggung jawabkan kinerja tim yang ia pegang. Untuk memahami lebih lanjut, berikut adalah rincian lengkap tugas seorang person in charge.

1. Menyusun & Melakukan briefing Sebelum Kerja

Seperti yang diketahui, briefing merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk memberikan penjelasan kepada karyawan yang berada di bawahnya. Biasanya, briefing berisi pembahasan mengenai job desc masing-masing anggota dan peraturan yang berlaku.

Sama halnya dengan PIC, seorang person in charge harus sudah menyiapkan briefing kemudian menyampaikannya ke anggota tim. Penyampaian briefing ini bertujuan agar kinerja tim terarah dan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

Selain itu, melakukan briefing juga berguna untuk mendeteksi permasalahan yang berkaitan dengan pemahaman anggota tim. Misalnya, terdapat anggota tim yang belum terlalu paham dengan job desc yang harus ia lakukan. Maka dari itu, adanya briefing merupakan saat yang pas untuk mengatasi permasalahan tersebut.

2. Mempertanggungjawabkan Hasil Kerja Tim

Sebagai seorang person in charge, penting untuk memahami bahwa hasil kerja dari anggota tim adalah tanggung jawabnya.

Oleh karena itu, penting baginya untuk melakukan langkah-langkah preventif agar tak terjadi hal yang tidak diinginkan.

Terdapat beberapa tahapan preventif sebagai berikut.

Pertama, mengidentifikasi dan menyelesaikan permasalahan yang berkaitan dengan kinerja tim. Untuk melakukan hal tersebut, diperlukan kemampuan melihat situasi secara holistik dan jeli.

Kedua, memastikan kualitas hasil kerja tim. Apabila dalam hasil kerja tersebut terdapat hal yang tidak sesuai dengan aturan, maka PIC harus segera memperbaikinya.

3. Mengkoordinasi Jalannya Pekerjaan

Sebagai seorang penanggung jawab, PIC harus selalu memperhatikan dan mengkoordinasikan jalannya pekerjaan tim. Ini perlu dilakukan agar tim bekerja sesuai arahan dan peraturan yang telah ditetapkan.

Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk melakukan koordinasi pekerjaan yang efisien. Pertama, memastikan bahwa distribusi pekerjaan didasarkan atas masing-masing kemampuan anggota tim.

Oleh karena itu, PIC terlebih dahulu harus memahami karakteristik dan kemampuan masing-masing anggota timnya agar tepat sasaran dalam mendistribusikan pekerjaan.

Kedua, membuat timeline agar proses pekerjaan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. Sebagai referensi, timeline tersebut dapat berupa perincian waktu kapan pekerjaan dimulai, lama proses pengerjaan yang disesuaikan dengan tenggat waktu, dan waktu untuk melakukan revisi.

Ketiga, memantau progres pekerjaan. Proses tersebut berguna untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh tim telah sesuai dengan ketentuan. Selain itu, pemantauan progres juga berguna untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah atau hambatan yang muncul.

4. Mengarahkan Anggota Tim

Selain beberapa hal di atas, PIC juga memiliki peran untuk mengarahkan anggota timnya. Dalam hal ini, salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan pemberian instruksi yang spesifik dan terukur.

Pemberian instruksi tersebut mencakup penyampaian tujuan, mekanisme kerja, standa kerja dan hasil yang diinginkan.

Dalam proses pemberian instruksi ini, harus dipastikan juga bahwa setiap anggota tim memiliki pemahaman yang jelas dan setara. Untuk dapat melakukannya, penting bagi seorang PIC untuk memiliki kemampuan-kemampuan berikut.

Pertama, membangun dan menggunakan pola komunikasi yang terbuka. Kedua, memberikan motivasi dan apresiasi kepada anggota tim. Ketiga, memberikan feedback agar dapat menjadi bahan evaluasi dan memperbaiki kesalahan.

5. Membuat Laporan Pertanggungjawaban

Setelah akhir periode pengerjaan selesai, tanggungjawab PIC adalah membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) yang akan digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi hasil kerja.

Umumnya, format yang digunakan untuk membuat LPJ terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut.

Pertama, lembar pengesahan yang dikeluarkan oleh pihak berwenang. Kedua, lembar pendahuluan mengenai latar belakang, dasar pemikiran, tujuan, pihak sasaran, hasil yang diharapkan dari kegiatan yang dilakukan.

Ketiga, deskripsi kegiatan yang berisi mengenai manfaat kegiatan, timeline, waktu & tempat kegiatan, dan indikator keberhasilan.

Keempat, evaluasi mengenai kinerja, anggaran, pendapatan, dan efisiensi. Terakhir, laporan pertanggungjawaban harus menyertakan penutup beserta lampiran.

Kemampuan yang Dibutuhkan

Mengingat PIC memiliki tanggung jawab yang besar, maka setidaknya harus memiliki tiga kemampuan berikut ini.

1. Komunikasi  

Seorang PIC dalam kesehariannya dituntut harus bisa berkomunikasi secara efektif dan terbuka dengan semua pihak yang terlibat dalam proyek. Lengkapnya, berikut ini adalah beberapa keuntungan yang akan didapat. Pertama, meningkatkan efisiensi dan produktivitas kinerja tim.

Kedua, dapat menjadi alat untuk menghindari bahkan memanajemen konflik. Ketiga, meningkatkan keterlibatan anggota tim. Secara tidak langsung, karena merasa dilibatkan dan dihargai bisa memicu motivasi internal dan produktivitas anggota tim.

2. Problem Solving

Sebagai seseorang yang diandalkan untuk menyelesaikan proyek, penting bagi PIC untuk memiliki kemampuan problem solving. Adanya kemampuan problem solving bermanfaat untuk mengidentifikasi permasalahan yang muncul dalam proses pengerjaan secara cepat dan akurat.

Selain itu, kemampuan problem solving juga berguna untuk menganalisis akar penyebab munculnya sebuah permasalahan. Biasanya, dalam tahapan ini seorang problem solver bisa memanfaatkan konsep analisis 5 Why untuk mencari hubungan sebab akibatnya.

Terakhir, problem solving bermanfaat untuk mencari solusi yang paling tepat untuk masalah yang sedang dihadapi.

3. Leadership

Selain kedua kemampuan barusan, juga penting bagi PIC untuk memiliki kemampuan leadership atau kepemimpinan yang baik. Ada banyak sekali manfaat yang terdapat dengan memiliki kemampuan tersebut.

Secara keseluruhan, leadership bermanfaat untuk memberikan arahan, mengembangkan potensi dan memaksimalkan kinerja tim.

Kesimpulan

Berdasarkan paparan-paparan barusan, dapat disimpulkan bahwa pengertian PIC adalah sebuah istilah untuk menyebut karyawan yang mengemban tugas memimpin timnya dalam menyelesaikan sebuah proyek.

Secara singkat, seorang PIC memiliki tugas dan peran untuk mengelola sumber daya manusia, menjaga kualitas kinerja, dan memastikan tercapainya tujuan proyek.

Untuk mempermudah pekerjaan PIC dalam suatu perusahaan, Anda dapat mencoba menggunakan aplikasi absensi sebagai alat untuk memantau kinerja tim. Sehingga tujuan utama PIC dapat berjalan dengan baik.