Performance Management: Definisi, Tujuan, dan Cara Penerapan

Apakah tempat kerja Anda sudah menerapkan sistem yang stabil untuk mengukur performa karyawan? Ada beberapa definisi performance management yang tepat dan bisa mencerminkan praktik yang dilakukan.

Menurut UC Berkeley, manajemen kinerja (performance management) adalah proses komunikasi berkelanjutan antara supervisor dan karyawan yang terjadi sepanjang tahun, untuk mendukung pencapaian tujuan strategis organisasi.

Proses komunikasi meliputi klarifikasi harapan, menetapkan tujuan, mengidentifikasi tujuan, memberikan umpan balik, dan meninjau hasil.

Sistem performance management yang optimal itu terkesan sederhana asal sesuai prosedur yang disepakati bersama. Tapi, integrasi ke dalam sistem operasi bisnis fundamental mungkin lebih sulit daripada yang terlihat.

Melalui proses formal dan informal, sistem ini membantu menyelaraskan karyawan, sumber daya, dan kebijakan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

Tujuan Performance Management

Manajemen kinerja, di sisi lain, adalah inisiatif yang memandu karyawan untuk menetapkan dan mencapai tujuan mereka sejalan dengan tujuan langsung dan menyeluruh organisasi.

Yang terjadi di banyak perusahaan, sistem manajemen kinerja yang kurang efisien bisa berdampak ke banyak aspek.

Bukan hanya berdampak secara internal, tapi juga tidak dapat merespons perubahan teknologi, pasar, atau lingkungan yang kompetitif. Kenapa performance management itu penting? Apa saja tujuannya?

1. Melengkapi Tinjauan Kinerja Tahunan

Manajemen kinerja secara berkala bisa melengkapi tinjauan kinerja tahunan. Hal ini mempersiapkan karyawan dan manajer tentang apa yang diharapkan selama penilaian tahunan.

Manajer dan karyawan pun tetap fokus dengan perubahan yang sedang berlangsung pada proses manajemen kinerja. Apa yang dapat dilakukan keduanya untuk merampingkannya, dan bagaimana kinerja secara keseluruhan dapat ditingkatkan.

2. Karyawan Lebih Terbuka dengan Umpan Balik

Bagi karyawan, manajemen kinerja berkelanjutan menunjukkan bahwa manajer menghargai mereka. Karyawan percaya bahwa manajer mereka tertarik dengan pekerjaan mereka dan peduli dengan masalah yang mungkin mereka hadapi dalam pekerjaan.

Mereka juga menjadi lebih terbuka untuk menerima umpan balik yang membangun.

Cara Penerapan Performance Management

Bagaimana cara penerapan sistem performance management? Terlepas dari seberapa sering Anda meninjau kinerja karyawan, langkah-langkah berikut ini sangat penting.

1. Perencanaan (Planning)

Pada tahap ini memerlukan penetapan tujuan perusahaan dan komunikasi dengan tim. Memang hal ini sudah diungkapkan dalam deskripsi pekerjaan untuk menarik kandidat berkualitas, tapi masih harus ada komunikasi lagi saat kandidat menjadi karyawan baru.

Bergantung pada proses manajemen kinerja di organisasi Anda, Anda mungkin ingin menetapkan ukuran masing-masing tujuan ini agar dapat mengevaluasi pencapaiannya.

2. Monitoring

Pada fase ini manajer dituntut untuk memonitor kinerja karyawan sesuai dengan tujuan awal. Di sinilah performance management yang berkelanjutan berperan.

Bahkan, dengan tools manajemen kinerja yang tepat, Anda dapat melacak kinerja tim Anda secara real-time dan memodifikasi serta memperbaiki kursus kapan pun diperlukan.

3. Mengembangkan

Fase ini meliputi penggunaan data yang diperoleh selama monitoring untuk meningkatkan kinerja karyawan. Ini mungkin memerlukan berbagai inovasi dengan memberikan tugas yang membantu mereka meningkatkan pengetahuan dan kinerja mereka di tempat kerja.

Atau bahkan mengubah arah pengembangan karyawan untuk meningkatkan kinerja atau mempertahankan keunggulan.

4. Peringkat

Setiap kinerja karyawan harus dinilai secara berkala, misalnya pada saat penilaian kinerja tahunan. Peringkat sangat penting untuk mengidentifikasi pencapaian tim, sehingga bisa menerapkan perubahan yang sesuai. Baik rekan kerja maupun manajer dapat memberikan peringkat ini untuk umpan balik yang objektif.

5. Penghargaan

Memberi apresiasi atau menghargai kinerja yang baik sangat penting untuk proses manajemen kinerja. Ini juga termasuk bagian penting dari keterlibatan karyawan.

Anda dapat melakukan ini dalam bentuk ucapan terima kasih yang sederhana atau program penghargaan karyawan. Manajer bisa merancang agenda yang terbukti efektif di dalam organisasi.

Selanjutnya, untuk meningkatkan proses manajemen performa, ajukan pertanyaan berikut ini.

1. Apa yang Sebenarnya Diharapkan oleh Tim Anda?

Program manajemen performa memang dapat membantu atau justru menghambat tim Anda. Sebelum Anda dapat membuat keputusan yang jadi perubahan praktis saat ini, Anda perlu memahami apa saja yang tidak maksimal dan penyebabnya.

Luangkan waktu untuk evaluasi apa yang diinginkan karyawan Anda dari program manajemen kinerja. Anda mungkin akan menemukan banyak hal tidak terduga.

Langkah selanjutnya adalah menyampaikan pemikiran kepada pengambil keputusan yang dapat dan mendorong perubahan di organisasi Anda.

Bagikan temuan internal Anda serta penelitian berbasis bukti dari para ahli yang menunjukkan dampak proses kinerja yang lebih baik terhadap hasil bisnis.

2. Apakah Manajemen Kinerja Bisa Memotivasi Karyawan?

Pemberi kerja ingin karyawannya produktif dan bahagia. Karyawan ingin merasa termotivasi dan memahami bahwa pekerjaan mereka penting dan sesuai jenjang karier yang diinginkan. Sistem manajemen kinerja yang memberikan nilai kepada karyawan harus fokus pada peningkatan motivasi.

Untuk mendorong motivasi, proses manajemen kinerja harus mencakup diskusi yang berkelanjutan, sehingga tujuan, kemajuan, dan pencapaian pribadi tetap relevan.

Manajer juga harus secara otentik terlibat dengan karyawan tentang kesuksesan karir mereka, pencapaian tujuan, dan keselarasan pekerjaan mereka dengan prioritas utama organisasi.

3. Apa yang Bisa Kita Lakukan untuk Meningkatkan Produk atau Layanan?

Tim akan merasa diberdayakan untuk mengeksplorasi ide-ide kreatif mereka, dan termotivasi untuk mengejarnya. Ini akan memperkuat ikatan antara upaya tim dan kesuksesan perusahaan.

Selanjutnya, manakah dari proses saat ini yang paling membutuhkan upgrade? Apakah ada proses yang harus dihentikan? Apakah ada ide yang sama sekali baru dan liar yang Anda miliki untuk produk/layanan baru?

Saat Anda mendengar ide yang luar biasa, beri tahu anggota tim Anda apa yang Anda pikirkan. Bagikan dengan orang yang tepat atau hubungkan karyawan dengan mereka secara langsung.

Segala bentuk panduan yang bisa berdampak strategis untuk kemajuan bisnis memang membutuhkan kerjasama berbagai pihak. Mulai dari aspek manajerial sampai ke teknis, masing-masing akan berdampak secara spesifik.

Pertanyaannya kemudian adalah, apakah manajer perusahaan sudah memiliki alat pendukung yang tepat untuk mengelola proses manajemen kinerja? Hal ini akan sangat penting untuk keberhasilan program manajemen kinerja organisasi Anda.

Tentunya juga memainkan peran besar dalam memotivasi, melibatkan, dan mengembangkan staf.

Kesimpulan

Setiap perusahaan idealnya memiliki proses kerja yang terukur dan menjadi lebih baik seiring waktu. Khususnya dalam hal performance management yang tidak terlepas dari tujuan pengembangan bisnis dan budaya organisasi.

Budaya organisasi berkembang menjadi salah satu umpan balik berkelanjutan yang didukung oleh teknologi. Manajer dapat memperkirakan masalah berdasarkan kinerja karyawan saat ini dan memulai segala bentuk koreksi untuk membuat karyawan tetap pada track yang tepat.

Menyadari pentingnya hal tersebut, aplikasi absensi online Kerjoo memberi solusi Penyimpanan dan Pengelolaan Data Karyawan. Melalui dashboard admin Kerjoo, perusahaan jadi lebih mudah dalam urusan mengelola data pribadi dan dokumen karyawan pada satu tempat.

Dengan adanya database karyawan maka perusahaan lebih cepat untuk mengorganisir data dan mencari data saat diperlukan.