Procurement artinya apa, sih? Kenapa istilah ini sering dibutuhkan perusahaan untuk membantu operasional bisnis?
Sederhananya, procurement adalah bagian tim manajemen supply chain di banyak industri, khususunya manufaktur.
Pekerjaan procurement berhubungan dengan kegiatan pembelian barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan.
Artikel aplikasi absensi online Kerjoo akan membahas apa itu procurement, prosesnya dari awal sampai akhir, dan contoh nyata penerapannya di perusahaan.
Apa Itu Procurement?
Procurement artinya proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan operasional.
Peran procurement tidak hanya terbatas itu saja, ini mencakup negosiasi dengan pemasok untuk mendapat harga terbaik tanpa mengurangi kualitasnya.
Dengan demikian, perusahaan dapat memperluas, meningkatkan operasi, dan mengoptimalkan kinerja bisnis.
Divisi ini juga terlibat dalam proses strategis karena menyangkut:
- Efisiensi anggaran
- Kualitas produk/jasa yang digunakan
- Kepatuhan terhadap regulasi dan SOP perusahaan
- Hubungan jangka panjang dengan vendor
Tidak heran, apabila perusahaan yang memiliki sistem procurement rapi biasanya lebih adaptif dan hemat biaya.
Jenis-jenis Procurement dan Contohnya
Procurement dapat dikategorikan dalam beberapa cara, misalnya diklasifikasikan sebagai pengadaan langsung atau tidak langsung.
Tergantung pada bagaimana perusahaan akan menggunakan barang/jasa yang dibeli.
- Pengadaan Langsung (Direct Procurement)
Pengadaan langsung atau direct procurement artinya upaya membeli barang/jasa yang diperlukan perusahaan untuk menghasilkan produk akhir.
Misalnya, di perusahaan manufaktur, kegiatan ini mencakup pengadaan bahan baku dan komponen.
Sementara untuk pengecer, kegiatan pengadaaan langsung berkaitan dengan pembelian barang dari grosir untuk dijual kembali kepada pelanggan.
- Pengadaan Tidak Langsung (Indirect Procurement)
Pengadaan tidak langsung biasanya melibatkan pembelian barang-barang yang penting untuk operasi sehari-hari, tapi tidak langsung berkontribusi pada keuntungan perusahaan.
Ini dapat mencakup apa saja mulai dari perlengkapan kantor dan furnitur hingga kampanye iklan, layanan konsultasi, dan pemeliharaan peralatan.
- Pengadaan Barang (Goods Procurement)
Pengadaan barang, disebut juga sebagai goods procurement artinya pengadaan barang fisik ataupun non-fisik.
Kegiatan ini bergatung pada praktik manajemen rantai pasokan yang baik, dan mencakup pengadaan langsung ataupun tidak langsung.
- Pengadaan Layanan (Service Procurement)
Pengadaan layanan berfokus atau service procurement artinya pembelian layanan untuk meningkatkan efektivitas kinerja karyawan.
Misalnya, mempekerjakan kontraktor individu, tenaga kerja kontingen, firma hukum atau layanan keamanan di tempat.
Contoh lain, apabila perusahaan Anda berlangganan aplikasi absensi online kerjoo, maka kegiatan ini bisa disebut sedang mengadakan procurement layanan.
Cara Kerja Procurement
Cara kerja procurement umumnya melibatkan beberapa langkah. Pertama, bisnis akan mengidentifikasi barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.
Kemudian mencari pemasok yang sesuai kriteria perusahaan. Menegoisasikan persyaratan dan biaya, kemudian membeli dan menerima item relevan.
Dalam banyak kasus, proses pengadaan akan ditentukan oleh standar perusahaan yang sering kali dipusatkan pada divisi akuntansi utang usaha.
Anggaran procurement untuk mendapatkan barang atau jasa juga telah ditentukan oleh manajer, sehingga diperlukan kemampuan negosiasi yang kuat.
Procurement berperan penting dalam menentukan apakah keputusan pembelian dikatakan menguntungkan atau justru sebaliknya.
Yang Harus Kita Pahami tentang Procurement
Secara umum, procurement artinya pengadaan, negosiasi, dan pembelian barang/jasa yang diperlukan perusahaan.
Namun, fakta di lapangan tidak sesederhana itu. Posisi procurement juga berperan dalam hal-hal berikut.
Procurement Lebih Dari Sekedar Pembelian
Procurement tidak terbatas pada proses pembelian atau pengadaan barang saja.
Lebih dari itu, procurement juga bertugas untuk memilih pemasok atau vendor yang tepat sebelum melakukan purchasing barang.
Procurement Melibatkan Lebih Banyak Orang
Setiap kegiatan procurement biasanya membutuhkan banyak pertimbangan, sehingga melibatkan lebih banyak sumber daya dan tenaga.
Procurement juga membutuhkan persetujuan purchasing yang tentunya memerlukan validasi terlebih dahulu sebelum pengadaan disetujui.
Contohnya, apabila perusahaan membutuhkan aplikasi absensi online, maka diperlukan proposal, invoice pembayaran, dan konfirmasi kesediaan.
Ini mengapa procurement dikatakan melibatkan banyak waktu dan sumber daya.
Total Biaya Kepemilikan Adalah Pertimbangan Penting dalam Procurement
Secara umum, procurement artinya proses strategis untuk mendapatkan barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan.
Tapi kalau dilihat lebih lanjut, procurement bukan cuma soal harga beli awal, melainkan juga mempertimbangkan Total Cost of Ownership.
Misalnya perusahaan membutuhkan aplikasi absensi online:
- Vendor A menawarkan jasa pembuatan aplikasi absensi online dengan harga lebih murah, namun tapi biaya maintenance dan konsumsi energinya tinggi.
- Vendor B menawarkan harga beli sedikit lebih mahal, namun perusahaan tidak menanggung biaya maintenance dan energi.
Apabila hanya melihat harga beli, tentu Vendor A terlihat jauh leih mudah. Tetapi apabila dihitung biaya kepemilikan, Vendor B lebih efisien dalam jangka panjang.
Langkah-langkah dalam Proses Pengadaan
Proses pengadaan sangat bervariasi tergantung pada struktur dan kebutuhan masing-masing perusahaan, tetapi umumnya mencakup langkah-langkah inti berikut,
1. Identifikasi Barang dan Jasa yang Dibutuhkan Perusahaan
Pertama, perusahaan perlu mengidentifikasi persyaratan pembelian untuk item atau layanan tertentu.
Hal ini mungkin berlaku pada barang baru yang belum pernah dibeli perusahaan sebelumnya, mengisi kembali barang yang sudah ada, atau perpanjangan langganan.
Langkah ini biasanya melibatkan pengecekan apa yang dibutuhkan bisnis, seperti spesifikasi teknis yang tepat, bahan, nomor suku cadang, atau karakteristik layanan.
Pada tahap ini, ada baiknya untuk berkonsultasi dengan semua departemen bisnis yang terpengaruh oleh keputusan pembelian untuk memastikan barang yang dibeli secara akurat mencerminkan kebutuhan masing-masing departemen.
2. Mengirim Permintaan Pembelian
Setelah menentukan item dan persyaratannya, procurement perlu membuat permintaan pembelian formal.
Permintaan pembelian bertujuan untuk memberi tahu perusahaan bahwa ada kebutuhan, biasanya melalui manajer departemen, staf pembelian atau tim keuangan.
Isi permintaan pembelian ini meliputi spesifikasi harga, jangka waktu yang dibutuhkan, jumlah, dan hal penting lainnya.
Departemen yang mengawasi pembelian kemudian dapat menyetujui atau menolak permintaan pembelian.
Jika disetujui, tim pengadaan dapat melanjutkan dengan memilih vendor dan melakukan pembelian.
3. Menilai dan Memilih Vendor
Procurement artinya proses strategis untuk memilih vendor terbaik berdasarkan kualitas, harga, keandalan, dan kesesuaian kebutuhan perusahaan.
Memilih vendor dalam procurement bukan keputusan sekali jadi. Ada proses yang melibatkan:
- Analisis kebutuhan
- Pengumpulan data vendor
- Penilaian vendor
- Negosiasi dan kontrak
4. Nego Harga dan Persyaratan
Setidaknya ada dua penawaran dari pemasok sebelum membuat keputusan. Periksa setiap penawaran dengan hati-hati dan negosiasikan jika memungkinkan.
Jika Anda perlu meninggalkan kesepakatan, pastikan Anda memiliki opsi alternatif yang konkret. Setelah Anda menyetujui persyaratan akhir, pastikan untuk membuatnya secara tertulis.
5. Buat Pesanan Pembelian
Isi pesanan pembelian dan kirimkan ke pemasok. Catatan harus cukup rinci untuk mengidentifikasi layanan atau barang yang tepat yang dibutuhkan dan untuk memungkinkan pemasok memenuhi pesanan.
6. Menerima dan Memeriksa Barang yang Dikirim
Hati-hati memeriksa pengiriman untuk setiap kesalahan atau kerusakan. Pastikan semuanya terkirim seperti yang ditentukan dalam pesanan dan kualitasnya sesuai atau bahkan melebihi harapan.
7. Menyetujui Faktur dan Mengatur Pembayaran
Jika sudah diterima dan sesuai, setujui dan bayar tagihannya. Bisnis harus berusaha untuk memiliki proses pembayaran faktur yang konsisten melalui hutang dagang yang memeriksa bahwa pembayaran sesuai dengan jumlah faktur dan tanggal jatuh tempo.
Proses standar dapat membantu memastikan faktur selalu dibayar tepat waktu, yang dapat mencegah biaya keterlambatan dan membangun hubungan baik dengan pemasok.
8. Pencatatan
Penting untuk menyimpan catatan untuk seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan pembelian hingga negosiasi harga, faktur, kuitansi, dan semua yang ada di antaranya.
Catatan ini mungkin berguna karena berbagai alasan. Mereka membantu perusahaan memesan ulang barang dengan harga yang tepat di masa depan, serta membantu proses audit dan penghitungan pajak. Catatan yang jelas dan akurat juga dapat membantu menyelesaikan setiap potensi perselisihan.
Kesimpulan
Procurement artinya tidak hanya mencakup proses pengadaan atau pembelian barang untuk kebutuhan operasional.
Lebih dari itu, procurement adalah bagian penting dari strategi perusahaan untuk:
- Mengelola anggaran secara efisien
- Memastikan kualitas barang dan jasa yang digunakan
- Menjalin kerja sama jangka panjang dengan vendor terbaik
- Mengoptimalkan biaya total kepemilikan (Total Cost of Ownership)
Dengan proses procurement yang tepat, perusahaan dapat menghindari pemborosan, mengurangi risiko operasional, dan meningkatkan kinerja tim.
Procurement yang strategis = bisnis semakin kompetitif
Apabila perusahaan Anda membutuhkan software aplikasi absensi online, gunakan aplikasi Kerjoo.
Dengan Kerjoo, HR dapat memanajemen cuti, izin, klaim, reimburse, hingga payroll di satu aplikasi.
