Produktivitas Adalah Kunci Sukses: Definisi, Cara Meningkatkan, & Contoh Nyata

Apa Itu Produktivitas?

Sebagai HR, Anda pasti memahami bahwa produktivitas adalah kunci utama untuk mencapai tujuan perusahaan.

Tanpa sumber daya produktif, maka akan sulit bagi perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pandangan ahli Paul O. Olomolaiye (1998) pun menyatakan bahwa produktivitas adalah perbandingan antara total output dan input dalam periode tertentu.

Input yang dimaksud dapat berupa manpower, money, method, dan material, sementara output yang dimaksud adalah barang ataupun jasa dalam satu unit.

Pertanyaannya, bagaimana cara meningkatkan produktivitas? Adakah contoh nyata yang dapat menjadi referensi? Baca artikel berikut sampai akhir!

Mengapa Produktivitas Penting?

Melalui produktivitas, Anda dapat membuat kinerja perusahaan menjadi lebih efisien, efektif, tanpa mengorbankan kualitas sekalipun.

Bahkan apabila bersumber dari Kemnaker, produktivitas adalah kunci untuk meningkatkan standar hidup Berikut adalah beberapa alasan mengapa produktivitas itu penting:

• Manfaat Prodktivitas bagi Individu:

Produktivitas adalah bagian dari etos kerja dan mental, semakin tinggi produktivitas seseorang/karyawan, maka akan bermanfaat untuk:

1. Memperluas kesempatan karier karena meningkatnya kepercayaan dari atasan.
2. Membuka peluang pendapatan lebih besar karena seseorang yang produktif cenderung menghasilkan input lebih banyak, baik dalam pekerjaan maupun bisnis pribadi.
3. Work life balance karena dapat menyelesaikan tugas lebih cepat, mengurangi lembur, dan memiliki lebih banyak waktu untuk kehidupan pribadi.

• Manfaat bagi Perusahaan:

Sementara bagi perusahaan, Anda pasti memahami bahwa memiliki karyawan produktif dapat berdampak pada beberapa aspek, seperti:

1. Profit yang lebih tinggi karena semakin produktif maka semakin rendah biaya operasional yang dikeluarkan.
2. Meningkatnya daya saing, di mana manfaat produktivitas membantu perusahaan lebih responsif terhadap perubahan pasar.
3. Efisiensi operasional karena sistem kerja yang efektif dapat mengurangi pemborosan waktu dan sumber daya.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas

Terlepas dari pengertian dan manfaat produktivitas, ada beragam faktor yang mempengaruhi, baik dari karyawan itu sendiri maupun lingkungan sekitar.

Dari diri karyawan, contoh faktor produktivitas adalah motivasi, mindset, skill, manajemen stres, ataupun kesehatan fisik dan mental.

Sementara dari eksternal karyawan, produktivitas kerja dapat dipengaruhi oleh lingkungan, pemanfaatan teknologi, pemimpin, dan budaya kerja.

Berikut adalah penjelasan dari Kerjoo.

Faktor Internal

Produktivitas kerja dapat dipengaruhi dari oleh faktor internal karyawan, misalnya:

1. Motivasi dan Mindset

Sikap positif dan motivasi internal sangat menentukan seberapa produktif seseorang dapat bekerja.

Apabila Anda ingin meningkatkan produktivitas perusahaan, penting untuk mengenali apa yang membuat seseorang termotivasi untuk bekerja.

Anda dapat memberitahu karyawan mengenai apa yang diharapkan perusahaan untuk meningkatkan motivasi dan target dalam pikiran mereka.

2. Skill & Keahlian

Seseorang yang memiliki keterampilan relevan dapat bekerja lebih efisien dan cepat karena tahu apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Karyawan yang kurang siap bekerja biasanya akan bingung atau bahkan tidak tahu apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

3. Manajemen Stress

Stress yang tidak dikelola dengan baik juga dapat menurunkan fokus dan performa kerja lho.

Produktivitas juga harus ditunjang oleh manajemen stress yang baik, sehingga sumber daya dapat dialihkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Manajemen stress juga membantu karywan lebih fokus dan menghindari perasaan untuk menunda pekerjaan.

4. Kesehatan Fisik & Mental

Sama halnya, dengan manajemen stress, tubuh yang sehat dan pikiran yang jernih juga mendukung peningkatan produktivitas perusahaan.

Membuat karyawan yang sedang kelelahan fisik ataupun mental hanya akan membuat pekerjaan selesai lebih lama.

Selain performa, tentunya ini akan membuat karyawan kelelahan dan enggan menyelesaikan pekerjaan mereka.

Faktor Eksternal

Produktivitas kerja juga dapat dipengaruhi oleh faktor eksternal yang biasanya bersumber dari perusahaan itu sendiri.

Berikut adalah penjelasan dari Kerjoo.

1. Lingkungan Kerja

Lingkungan kerja adalah tempat untuk melakukan pekerjaan dari kemampuan yang dimiliki.

Oleh karena itu, lingkungan kerja dapat mempengaruhi produktivitas secara keseluruhan.

Membangun suasana kerja yang kondusif lebih penting daripada hanya menata interior ataupun desain tempat kerja.

2. Pemanfaatan Teknologi & Otomatisasi

Produktivitas adalah bagian dari mindset, oleh karena itu, penting untuk memperbolehkan pemanfaatan teknologi manajemen tugas.

Ini dapat membantu karyawan mempercepat penyelesaian pekerjaan, sehingga meningkatkan produktivitas mereka secara keseluruhan.

3. Pimpinan dan Atasan

Gaya kepemimpinan juga menjadi bagian dari faktor yang mempengaruhi produktivitas lho.

Pemimpin ataupun atasan yang suportif cenderung meningkatkan kinerja tim.

Ini karena karyawan merasa tidak sungkan untuk mengekspresikan dan berpendapat terkait kondisi perusahaan.

4. Budaya Kerja

Perusahaan dengan budaya kerja positif lebih cenderung memiliki tim yang produktif.

Budaya kerja membantu menanamkan mindset untuk produktif melalui motivasi kerja yang positif.

Dengan demikian, karyawan akan merasa lebih nyaman dan tidak terbebani karena adanya budaya kerja dinilai baik.

Cara Meningkatkan Produktivitas Diri Sendiri

Produktivitas adalah bukan hanya berkaitan seberapa banyak pekerjaan yang dilakukan, melainkan efisiensi pekerjaan dengan sumber daya terbatas.

Oleh karena itu, satu-satunya cara meningkatkan produktivitas dapat dilakukan dengan efisiensi waktu dan bekerja lebih cerdas.

Manajemen Waktu yang Efektif

Untuk meningkatkan efisiensi waktu, Anda dapat bekerja dengan tiga teknik, yaitu Podomoro, Eisenhower Matrix, dan Time Blocking.

Teknik podomoro dapat membantu Anda tetap menjaga fokus, yaitu dengan bekerja dalam sesi 25 menit dan istirahat 5 menit.

Sementara eisenhower matrix digunakan untuk mengelompokkan tugas berdasarkan urgensi dan prioritas.

Di sini, kemampuan skala prioritas Anda akan diuji.

Terakhir, adalah time blocking, yaitu mengalokasikan waktu khusus Anda untuk tugas tertentu.

Ini membantu Anda menghindari multitasking yang justru dapat menghambat produktivitas Anda.

Meningkatkan Fokus & Konsentrasi

Produktivitas adaah kemampuan mengalokasikan sumber daya sebaik-baiknya untuk mendapatkan hasil optimal.

Oleh karena itu, Anda perlu menghindari distraksi seperti notifikasi ponsel ataupun aplikasi yang menganggu pekerjaan.

Apabila Anda memerlukan kolaborasi melalui pesan, gunakan waktu tertentu untuk membuka dan menindaklanjuti pesan.

Bekerja dengan metode deep work akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan tanpa mengorbankan kualitasnya.

Meningkatkan Motivasi Kerja

Namun bagaimana apabila sudah melakukan semua teknik dan belum mencapai hasil yang diinginkan, atau justru menunrunkan motivasi kerja?

Anda perlu menetapkan tujuan SMART, atau tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu.

Dengan demikian, Anda memiliki tolak ukur untuk melihat tingkatan produktivitas diri Anda.

Selain itu, bergabung dengan komunitas profesional atau mencari mentor untuk meningkatkan wawasan juga penting untuk menjaga motivasi kerja.

Jangan lua untuk memberikan hadiah kecil untuk diri sendiri setelah menyelesaikan tugas besar dapat meningkatkan motivasi.

Menjaga Kesehatan Fisik & Mental

Salah satu faktor internal yang mempengaruhi produktivitas adalah kesehatan fisik dan mental.

Oleh karena itu, jangan sampai Anda mengesampingkan kesehatan pada saat menyelesaikan pekerjaan.

Berikan tubuh waktu tidur cukup, yaitu 6-8 jam setiap malam untuk membantu meningkatkan daya ingat dan konsentrasi.

Konsumsi makanan bergizi seimbang untuk menjaga energi sepanjang hari, termasuk melakukan olahraga untuk membantu mengurangi stres dan meningkatkan stamina kerja.

Cara Meningkatkan Produktivitas Tim atau Kelompok

Meningkatkan produktivitas diri dan tim tentunya berbeda. Produktivitas tim sangat dipengaruhi oleh cara komunikasi yang efektif.

Delegasi tugas dan penggunaan teknologi atau tools penunjang produktivitas sangat diperlukan dalam tim.

Oleh karena itu, untuk meningkatkan produktivitas tim, Anda dapat melakukan hal-hal di bawah ini:

Komunikasi yang Efektif

Salah satu cara meningkatkan produktivitas adalah dengan menerapkan prinsip komunikasi terbuka dan transparan dalam tim.

Anda dapat secara rutin mengadakan pertemuan rutin yang membahas bagaimana progres dan kinerja tim.

Pertemuan ini tidak harus lama, namun memiliki tujuan yang jelas dan terfokus.

Delegasi Tugas yang Tepat

Menyesuaikan tugas dengan keahlian tim juga merupakan salah satu cara meningkatkan produktivitas.

Pemberian tugas sesuai role juga dapat menhindari micromanagement yang dapat menghambat kreativitas.

Penggunaan Tools dan Teknologi

Beberapa teknologi yang dapat meningkatkan produktivitas adalah Trello, Asana, atau Slack untuk kolaborasi tim, terutama apabila sistem hybrid.

Selain itu, Anda juga dapat menggunakan teknologi Google Workspace untuk produktivitas jarak jauh.

Membangun Lingkungan Kerja Positif

Kembali lagi pada upaya lingkungan kerja yang positif. Budaya kerja suportif memang dapat memberikan kenaikan produktivitas.

Ini karena karyawan lebih merasa dihargai dan diapresiasi atas kinerjanya, sehingga lebih semangat untuk terus berkontribusi.

Cara Meningkatkan Produktivitas Perusahaan

Berikut adalah beberapa strategi yang dapat diterapkan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas secara signifikan:

Membangun Budaya Kerja yang Mendorong Inovasi

Produktivitas adalah kemampan yang dapat dibangun melalui lingkungan kerja yang aman dan suportif.

Dengan demikian, karyawan akan merasa nyaman untuk berbagi ide, mengambil risiko, dan berksperimen tanpa takut gagal atau dihakimi.

Berdasarkan pengamatan Kerjoo, berikut adalah kriteria budaya kerja yang dapat meningkatkan produktivitas:

• adanya komunikasi terbuka, transparan, dan mendukung kolaborasi atau pertukaran ide.
• adanya pelatihan dan pengembangan diri yang relevan.
• tim solid dan atasan yang dapat mengapresiasi kinerja karyawan.

Menerapkan Sistem Insentif Berbasis Kinerja

Sebelum menerapkan sistem insentif berbasis kinerja, pastikan untuk menetapkan tujuan yang jelas dan terukur.

Dengan demikian, karyawan dapat termotivasi untuk mencapai target karena tahu akan ada imbalan yang sesuai.

Karyawan percaya bahwa sistem insentif tidak bias dan semua orang memiliki kesempatan yang sama untuk berhasil.

Insentif dapat berupa bonus, promosi, ataupun penghargaan lain terkait cuti.

Melakukan Evaluasi dan Perbaikan Secara Rutin

Setelah menerapkan cara meningkatkan produktivitas, perusahaan dapat melakukan evaluasi dan perbaikan secara rutin.

Evalasi ini dapat dilakukan berdasarkan data akurat mengenai tingkat produktivitas karyawan dan area mana yang perlu ditingkatkan.

Setelah itu, perusahaan mengakui pencapaian karyawan dan menggunakan kegagalan sebagai kesempatan untuk belajar dan tumbuh.

Contoh Nyata Orang & Organisasi yang Produktif

Bebeapa contoh nyata bagaimana produktivitas adalah kunci sukses dari tokoh dan perusahaan ternama di dunia yaitu:

Kisah Sukses Individu Produktif

• Elon Musk: Dikenal karena etos kerjanya yang luar biasa dan kemampuannya untuk menjalankan berbagai proyek besar secara bersamaan.
• Marie Curie: Ilmuwan wanita yang sangat berdedikasi dan produktif dalam penelitiannya, bahkan meraih dua hadiah Nobel.
• Bill Gates: Pendiri Microsoft yang dikenal karena visi dan kegigihannya dalam mengembangkan perangkat lunak yang mengubah dunia.

Studi Kasus Perusahaan dengan Produktivitas Tinggi

• Google: Dikenal karena budaya kerja yang inovatif dan fokus pada kesejahteraan karyawan, sehingga menghasilkan produk-produk teknologi yang sangat sukses.
• Gojek: Perusahaan teknologi yang berhasil mengembangkan platform digital yang memudahkan masyarakat dalam berbagai aspek kehidupan.
• Telkom Indonesia: Perusahaan telekomunikasi yang terus berinovasi dan meningkatkan layanan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Kesimpulan

Produktivitas adalah salah satu investasi yang harus dilakukan untuk kesuksesan diri, tim, ataupun perusahaan.

Penting untuk diingat, bahwa produktivitas bukan hanya tentang bekerja lebih banyak, melainkan bekerja dengan cara yang lebih efisien.

Dengan produktivitas, Anda dapat membuat sumber daya yang dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu lebih singkat tanpa mengorbankan kualitas.

Pertimbangkan untuk menciptakan lingkungan kerja yang suportif untuk meningkatkan produktivitas di perusahaan.

mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, mengurangi stres, dan meningkatkan keseimbangan hidup.

Terapkan cara meningkatkan produktivitas yang telah dibahas dalam artikel ini dan mulai tingkatkan produktivitas Anda hari ini!