Apa itu SOP Perusahaan, Apa Saja Jenis dan Fungsinya?

SOP Perusahaan Adalah  suatu set instruksi tertulis yang menjelaskan proses langkah demi langkah yang harus diambil untuk melakukan aktivitas rutin dengan benar.

SOP merupakan singkatan dari standard operating procedure, yang mana harus dijalankan oleh setiap pihak yang berkepentingan, untuk menjamin bahwa organisasi tetap konsisten dan sesuai dengan standar bisnis atau kebutuhan industri.

Selain memahamiapa itu SOP secara umum, tahukah Anda jenis-jenis SOP dan fungsinya? Fungsi pembuatan SOP bisa mendukung kebijakan, proses, dan standar yang diperlukan agar organisasi berhasil mencapai tujuan. Seberapa penting SOP dalam pekerjaan?

Adanya SOP bisa menguntungkan bisnis dengan mengurangi risiko kesalahan, meningkatkan efisiensi dan profitabilitas, menciptakan lingkungan kerja yang aman, dan memperjelas cara menyelesaikan masalah dan mengatasi hambatan.

Apa itu SOP dan Jenis SOP Perusahaan

Jenis-jenis SOP terdiri dari beberapa macam, yang dikelompokkan berdasarkan sifat kegiatan, jenis kegiatan, skala kegiatan, dan kelengkapan kegiatan.

Berdasarkan Sifat Kegiatan

Jenis SOP dilihat dari sifat kegiatan, yaitu SOP administratif dan SOP teknis. Apa itu SOP administratif dan teknis, simak penjelasan berikut!

1. SOP Administratif

SOP administratif yaitu dokumen yang memuat pedoman tata cara pelaksanaan kegiatan, tapi tidak disertai prosedur yang rinci. Jenis SOP administratif ini memang cenderung umum dan berisi gambaran cara melaksanakan tugas secara garis besar saja.

Jika Anda ingin mencari tahu tentang SOP administratif lebih lanjut, maka Anda tidak menemukan adanya petunjuk pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan dari awal sampai selesai.

Itulah mengapa, SOP administratif ini tidak dibuat untuk perorangan sebagai pelaksana, tapi untuk bagian administrasi perusahaan, organisasi, atau instansi.

2. SOP Teknis

Tidak seperti SOP administratif di atas, yang disebut SOP Perusahaan secara teknis adalah petunjuk rinci yang isinya menjelaskan cara melaksanakan kegiatan secara detail, lengkap, dan berurutan.

Dokumen SOP teknis tidak hanya menampilkan panduan umum, tapi juga pelaksanaan kegiatan dari awal hingga akhir.

Penggunaan SOP teknis lebih banyak menjadi acuan cara kerja individu atau orang-orang tertentu yang memiliki jabatan strategis, tim yang bertanggung jawab untuk kelompok di perusahaan, organisasi, atau instansi.

Contoh penggunaan SOP teknis di dalam industri misalnya di perusahaan otomotif yang mengeluarkan SOP berisi tentang prosedur atau cara merakit kendaraan, pemeliharaan peralatan produksi, dan lain-lain. SOP untuk divisi satu dan divisi lain bisa jadi berbeda secara teknis.

Berdasarkan Jenis Kegiatan

Menurut jenis kegiatan atau pekerjaan yang akan dilakukan oleh tim, maka jenis SOP ada dua yaitu SOP generik dan SOP spesifik.

1. SOP Generik

SOP Perusahaan secara generik adalah tentang standardisasi yang umum untuk suatu kegiatan atau pekerjaan karena tidak ada batasan dalam ruang lingkupnya.

Dalam hal ini, SOP generik tidak dibatasi pada bidang tertentu. Misalnya; SOP Pelatihan Karyawan Divisi Sales dan Marketing, SOP Bagian Keuangan, SOP Pasien IGD, dan sebagainya. SOP generik disusun dengan proses analisis kebutuhan di dalam bidang yang ditangani tersebut.

2. SOP Spesifik

Selain SOP yang umum, maka kebalikannya, tentu ada juga SOP yang sifatnya khusus, yaitu SOP spesifik. Yang disebut SOP Perusahaan secara spesifik adalah prosedur yang disusun untuk menjadi petunjuk atau cara kerja di lingkup lebih spesifik.

Menurut jenis kegiatannya, SOP spesifik berlaku hanya di suatu bidang, tapi tidak berfungsi saat diterapkan di bidang lain.

Contohnya adalah, SOP Rekrutmen Karyawan yang hanya berlaku di departemen HR dan tidak berlaku di departemen atau divisi lain.

Karena memang penyusunan SOP spesifik akan tergantung situasi dan kondisi, serta kebutuhan pihak yang berkepentingan. Batasan SOP spesifik relatif jelas karena analisis yang tepat.

Berdasarkan Skala Pekerjaan

Skala pekerjaan terkait dengan seberapa besar kebutuhan tim agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan maksimal.

Mulai dari kebutuhan yang terpenting (primer) sampai yang sifatnya pendukung. Berdasarkan hal itulah, menurut skala pekerjaan, kita mengenal jenis SOP mikro dan SOP makro.

1. SOP Mikro

SOP Perusahaan mikro adalah salah satu dari jenis SOP menurut skala pekerjaan yang akan dilakukan. Mengapa disebut SOP mikro? Karena memang penyusunan dokumennya untuk petunjuk pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan dengan skala kecil.

Meski berskala kecil, tapi  tetap dibutuhkan pedoman pelaksanaan karena agar kegiatan lebih tertib dan target mudah dicapai.

2. SOP Makro

Jika sebelumnya SOP mikro berlaku untuk kegiatan atau pekerjaan berskala kecil, kali ini ada SOP Perusahaan makro yang merupakan pedoman untuk melaksanakan kegiatan dengan skala lebih besar. Cara menyusun SOP makro seharusnya teliti dan mendetail menyesuaikan kondisi riil di lapangan.

Dengan kata lain, pengertian SOP makro ini adalah gabungan dari beberapa prosedur mikro dengan tujuan lebih besar. Dengan adanya SOP makro, pekerjaan atau kegiatan tertentu bisa berhasil dengan lebih optimal.

Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan

Selanjutnya, jenis SOP menurut kelengkapan kegiatan, bisa digolongkan jadi dua yaitu, SOP parsial dan SOP final. Apa itu SOP parsial dan SOP final?

1. SOP Parsial

Definisi SOP parsial yaitu suatu pedoman untuk melaksanakan pekerjaan yang fokusnya menghasilkan produk tapi bukan produk akhir. Hasil atau output yang terbentuk dari pedoman SOP parsial ini tidak termasuk produk utama.

2. SOP Final

Selain SOP parsial, ada juga SOP final yang merupakan dokumen yang menjelaskan prosedur pekerjaan denga output berbentuk produk akhir. Adanya SOP final ini bertujuan supaya produk akhir menjadi produk utama dan terwujud sesuai harapan.

Apa Saja Fungsi SOP dalam Bekerja?

SOP Perusahaan Adalah bukan hanya prosedur tertulis secara formalitas saja, tapi menjadi bagian penting untuk melakukan serangkaian kegiatan dengan baik dan benar.

SOP memegang peran penting dan mempengaruhi bagaimana pola kerja tim di perusahaan, organisasi, atau instansi. Bukan hanya menjadi pedoman cara kerja tim saja, tetapi Fungsi SOP ini yang akan kita bahas lebih lanjut pad artikel di bawah ini.

Sebagai Acuan saat Menyelesaikan Masalah

Saat bekerja atau berkegiatan apapun, risiko kesalahan pasti ada. Setiap kesalahan, dalam level yang berbeda-beda, tetap harus ada solusi penyelesaian.

Fungsi SOP inilah yang menjadi acuan dan dasar hukum jika ada kesalahan atau penyimpangan dalam tim atau individu saat mengerjakan tugasnya.

Menjadi Bahan Evaluasi

Meskipun tidak ada masalah atau kesalahan besar, tapi suatu kegiatan membutuhkan evaluasi. Evaluasi tersebut membuat pimpinan jadi lebih tahu tentang kendala yang dihadapi tim.

Atau bahkan untuk menemukan aspek yang bisa dikembangkan lagi. Jadi, penyusunan strategi ke depannya lebih mudah untuk mengatasi berbagai kendala.

Sebagai Parameter Penilaian

Bagaimana memastikan setiap orang dalam tim Anda sudah bekerja secara konsisten untuk menyelesaikan tugas?

Hal ini bisa dilihat dari kesesuaian proses kerja yang dilakukan, apakah sudah sesuai SOP. Dokumen SOP yang terperinci membantu tim Anda memahami job description mereka.

Cara menyusun SOP bisa Anda sesuaikan dengan keperluan di perusahaan Anda saat ini. Yang penting, fungsi SOP tersebut menjadi kerangka kerja yang realistis dan benar-benar memudahkan.

Bahkan jika tim Anda sudah berganti atau regenerasi, maka orang-orang baru pun cepat beradaptasi untuk melaksanakan tugas mereka sesuai standar.

Kesimpulan

Apakah saat ini Anda sudah merasakan manfaat dari SOP dalam bekerja? Memahami Apa itu SOP Perusahaan adalah langkah awal untuk menjalankan sesuatu secara optimal.

Tim Anda yang bekerja sesuai SOP nantinya akan jadi lebih mandiri dan tidak terlalu tergantung kepada atasan, manajer, atau rekan kerja.

Bagaimanapun SOP yang Anda terapkan, Anda bisa memaksimalkan dengan aspek lain. Misalnya penggunaan teknologi yang memudahkan proses administrasi HR.

Dengan aplikasi absensi online Kerjoo, tim Anda bisa menjalankan berbagai pekerjaan dengan lebih cepat dan efisien.