10 Tips untuk Tim Sales dalam Mengelola Kunjungan Klien

Pentingnya Kunjungan Klien

Kunjungan sales, atau kunjungan klien merupakan salah satu strategi penjualan yang dilakukan dengan menemui klien prospek.

Apakah sudah pasti berhasil meningkatkan penjualan? Tentu tergantung bagaimana respon klien pada saat kedatangan tim sales.

Respon yang sulit diprediksi inilah yang membuat Anda membutuhkan tips tim penjualan pada saat mengelola kunjungan sales.

Oleh karena itu, kunjungan klien ini bukan sekedar formalitas. Tujuan kunjungan klien adalah mencapai closing yang dapat meningkatkan penjualan.

Namun alih-alih hanya menjual produk, tim penjualan juga harus menjamin klien merasa didengar dan dihargai pada saat kunjungan sales.

Prioritas Pada Saat Kunjungan Klien

Salah satu kunci keberhasilan penjualan sales tentunya ada di penetapan prioritas pada saat mengunjungi klien.

Tim penjualan harus paham karakteristik klien, produk kompetitor yang sebelumnya digunakan, ataupun kebutuhan mereka dalam jangka pendek, menengah, dan panjang.

Strategi penjualan ini dapat diidentifikasi dengan melakukan sales canvassing terlebih dahulu supaya efektivitas kunjungan tim sales dapat lebih terukur.

Jangkau Prospek Paling Potensial

Langkah pertama supaya strategi kunjungan sales sukses adalah menjangkau prospek paling potensial untuk mencapai closing.

Identifikasi prospek dengan melihat kebutuhan mereka, kesesuaian produk atau jasa, peluang menjalin kerja sama jangka panjang, dan rute perjalanan kunjungan sales tim penjualan Anda.

10 tips tim sales untuk mengelola kunjungan klien ini tentu dapat membantu Anda lebih hemat waktu sekaligus tenaga dan mencapai efisiensi kunjungan klien.

Baca Juga: Cara Export Data Jadwal Kunjungan Klien

Identifikasi Segmen Pelanggan

Segmentasi pelanggan dapat membantu Anda memprioritaskan kunjungan sales berdasarkan nilai yang mereka berikan terhadap bisnis Anda.

Anda dapat membuat database klien dengan membaginya menjadi beberapa kategori, seperti klien prospek, klien baru, klien tetap, dan bahkan klien VIP.

Dengan demikian, Anda dapat membuat strategi penjualan yang lebih optimal untuk meningkatkan penjualan.

Data ini juga membantu Anda untuk memberikan after sales yang berkesan bagi klien yang sudah lama bekerja sama dengan perusahaan Anda.

Tips Tim Sales untuk Mengelola Kunjungan Klien

Tips tim sales dalam mengelola kunjungan klien ini akan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu persiapan kunjungan, strategi berkunjung, dan setelah kunjungan.

Ini dapat membantu tim penjualan untuk membuang waktu untuk sesuatu yang tidak perlu pada saat melakukan kunjungan sales.

Berikut adalah 3 tips persiapan tim sales sebelum berkunjung yang dirangkum Kerjoo.

1) Riset Mendalam Tentang Klien

Riset adalah kunci keberhasilan kunjungan klien. Bersumber dari Pragmatic Institute, sebelum berkunjung tinjau pertanyaan yang mungkin muncul pada saat tim sales berkunjung.

Tanyakan beberapa hal kepada tim penjualan, seperti:

• Siapa anggota tim yang biasa berbicara dengan klien?
• Apakah tren industri mempengaruhi keputusan pembelian klien?
• Siapa kompetitor klien? dan
• Bagaimana ancaman serta peluang mereka di pasar industri?

Dengan mengetahui hal-hal tersebut, Anda secara tidak langsung akan memahami kebutuhan klien dan membuat klien melakukan keputusan pembelian tanpa paksaan.

Jangan lupa untuk menggali latar belakang klien yang akan Anda temui, seperti jabatan atau peran mereka dalam perusahaan.

Baca Juga: Briefing: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

2) Siapkan Materi Presentasi Menarik

Materi presentasi juga merupakan salah satu tips dan kunci keberhasilan kunjungan sales.

Ini karena presentasi dapat mencerminkan pengetahuan produk tim sales, sejauhmana tim penjualan memahami relevansi produk dan kebutuhan klien.

Tim sales dapat menggunakan bahasa profesional dan desain formal untuk menunjukkan kesan profesional.

Sebagai tambahan, sertakan studi kasus atau contoh spesifik yang relevan dengan masalah di industri klien.

Pastikan materi Anda tidak terlalu teknis, tetapi tetap informatif dan fokus pada manfaat bagi klien.

3) Melakukan Simulasi atau Latihan

Latihan sebelum kunjungan klien dapat membantu Anda mempersiapkan diri dengan lebih baik.

Simulasikan skenario tanya-jawab, terutama pertanyaan sulit yang mungkin diajukan oleh klien.

Dengan latihan, Anda dapat memastikan bahwa seluruh tim siap menghadapi kunjungan dengan percaya diri dan terorganisir.

Baca Juga: 9 Tips Efektif Agar Presentasi Lancar Tanpa Gugup

Tips Saat Berkunjung

Strategi berkunjung juga merupakan kunci keberhasilan kunjungan klien. Ini karena respon klien adalah hal yang tidak dapat diprediksi.

Oleh karena itu, tips mengelola kunjungan klien diperlukan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan pada saat kunjungan.

Strategi ini terdiri dari tiga hal, yaitu:

4) Membangun Kesan Pertama yang Positif

Tim penjualan harus paham, bahwa kesan pertama sangat menentukan keberhasilan kunjungan.

Pastikan bahwa tim sales Anda mengenakan pakaian yang sesuai dengan budaya klien dan menjaga etika profesional saat bertemu.

Tersenyumlah, berjabat tangan dengan penuh percaya diri, dan berikan salam yang sopan untuk menciptakan suasana nyaman sejak awal.

5) Mendengarkan Lebih Banyak, Berbicara Lebih Sedikit

Meningkatkan penjualan memang penting, namun pada saat kunjungan sales pastikan bahwa klien merasa didengar dan bukan hanya target promosi.

Gunakan teknik mendengarkan aktif, seperti menganggukkan kepala atau memberikan tanggapan singkat untuk menunjukkan bahwa Anda benar-benar memahami kebutuhan klien.

Ini membantu Anda menawarkan solusi yang lebih relevan dan membangun hubungan yang lebih erat.

6) Memanfaatkan Data dan Fakta

Sebagai tim penjualan, jangan hanya datang dengan janji-janji tanpa data.

Mindset data-driven ini sangat menentukan keberhasilan kunjungan sales, seperti statistik keberhasilan, laporan ROI, atau testimoni klien lain.

Angka-angka konkret menunjukkan bahwa solusi Anda terbukti berhasil dan dapat diandalkan.

Analisa Hasil Kunjungan

Tips selanjutnya yang dapat menentukan keberhasilan kunjungan sales adalah analisa hasil kunjungan.

Jangan sampai, setelah kunjungan klien selesai, tim penjualan Anda hanya membiarkannya dan tidak melakukan analisa hasil kunjungan.

Beberapa tips tim sales untuk mengelola hasil kunjungan klien adalah sebagai berikut.

7) Menyusun Laporan Hasil Kunjungan

Setelah kunjungan selesai, segera susun laporan yang merangkum semua pembahasan bersama klien.

Sertakan poin penting, keputusan yang diambil, dan tindak lanjut yang perlu dilakukan oleh tim penjualan.

Kirim laporan ini kepada manajer penjualan, ataupun klien untuk menegaskan bahwa Anda benar-benar mendengarkan mereka selama berkunjung.

8) Menjaga Hubungan dengan Klien

Hubungan tidak berakhir setelah kunjungan selesai. Lakukan follow-up secara berkala untuk mengevaluasi implementasi solusi yang Anda tawarkan.

Berikan nilai tambah, seperti artikel atau laporan industri yang relevan, untuk menunjukkan bahwa Anda peduli dengan perkembangan mereka.

9) Fokus Pada Pelanggan dengan Tingkat Konversi Tinggi

Tidak semua kunjungan klien akan berakhir pada closing, oleh karena itu, identifikasi data klien dengan konversi tinggi.

Prioritaskan waktu Anda untuk melakkan follow-up pelanggan dengan potensi tinggi yang benar-benar membutuhkan produk atau jasa Anda.

Dengan cara ini, Anda dapat memastikan keberhasilan kunjungan klien.

10) Dokumentasikan Laporan Kunjungan dengan Baik

Dokumentasi laporan kunjungan sales dapat menjadi catatan, sekaligus bahan diskusi bagi tim penjualan untuk meningkatkan efektivitas strategi mereka.

Pastikan data kunjungan klien ter-dokumentasi dengan baik, sehingga terlihat bagaimana aktivitas sales yang telah dilakukan pada periode tertentu.

Catatan yang baik juga akan membantu Anda mengingat poin-poin penting dari pertemuan.

Informasi ini dapat digunakan untuk tindak lanjut dan memaksimalkan peluang di masa mendatang.

Kesimpulan

Tips tim sales dalam mengelola kunjungan sales, ataupun klien ini dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyusun strategi kunjungan.

Tidak dapat dipungkiri, bahwa kunjungan klien yang efektif memang memerlukan persiapan matang, strategi komunikasi, dan analisa hasil yang terorganisir.

Dengan menerapkan tips ini, tim sales dapat menciptakan pengalaman kunjungan yang positif, memperkuat hubungan dengan klien, dan meningkatkan peluang untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan.

Ingat, keberhasilan dalam kunjungan klien adalah kombinasi dari riset, komunikasi, dan komitmen.

Cobalah fitur kunjungan klien dari aplikasi absensi online Kerjoo untuk selangkah lebih maju dengan keberhasilan kunjungan sales.

Temukan informasi lain di blog Kerjoo dan coba gratis di sini!

FAQ Tips Kunjungan Sales

1. Bagaimana jika klien tidak merespon tindak lanjut?
   Kirim pengingat sopan dan tawarkan diskusi tambahan. Jika masih tidak merespon, evaluasi pendekatan Anda dan coba cara baru.
2. Apa yang harus dilakukan jika kunjungan tidak berjalan sesuai rencana?
   Tetap tenang dan fleksibel. Fokus pada membangun hubungan, meskipun tidak semua target tercapai.
3. Seberapa sering kunjungan klien perlu dilakukan?
   Sesuaikan dengan kebutuhan klien, tetapi lakukan secara rutin untuk menjaga hubungan tetap kuat.
4. Bagaimana cara mengelola konflik saat kunjungan?
   Dengarkan dengan empati, pahami perspektif klien, dan cari solusi yang saling menguntungkan.