Apa Itu Onboarding? Begini Cara Pelaksanaan yang Efektif

Apa saja persiapan yang harus dilaksanakan saat baru masuk kerja di kantor baru? Persiapan seperti ini adalah tanggung jawab pihak perusahaan dan juga karyawan baru. Ada beragam metode pelatihan untuk karyawan baru. Salah satu jenis persiapan atau orientasi di kantor baru adalah onboarding.

Apa itu onboarding? Ini adalah sebuah istilah di dunia HR yang mengacu pada proses memperkenalkan karyawan yang baru direkrut ke dalam suatu organisasi. Onboarding dikenal sebagai sosialisasi organisasi sekaligus bagian dari on the job training untuk karyawan masa percobaan.

Apa Itu Onboarding dan Berapa Lama Prosesnya?

Masa onboarding adalah bagian penting dalam membantu karyawan memahami posisi dan persyaratan pekerjaan baru mereka. Ini adalah proses yang membantu mereka lebih siap beradaptasi sebagai tim di perusahaan.

Semua karyawan yang baru bergabung mungkin sudah memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan karena mereka sudah cukup kompeten dengan pengalaman kerja di tempat sebelumnya. Tapi, masa onboarding akan menghasilkan beberapa dampak signifikan.

Tentang apa itu tujuan onboarding, seringkali ini dianggap sama saja seperti orientasi atau training. Yang dilakukan di dalam onboarding bukan hanya menyelesaikan tugas rutin.

Tapi, menurut Society for Human Resource Management, onboarding adalah proses komprehensif yang melibatkan manajemen dan karyawan lain dan dapat berlangsung hingga 12 bulan.

Masa Berlakunya Onboarding

Umumnya kegiatan ini bisa berlangsung dari beberapa minggu, tiga bulan, atau bahkan satu tahun. Tapi orientasi yang paling efektif yang disarankan adalah beberapa bulan saja.

Untuk beberapa perusahaan, proses onboarding terdiri dari satu atau dua hari kegiatan. Idealnya, karyawan akan merasa percaya diri, bisa beradaptasi, dan karyawan lebih kompeten ketika proses orientasi selesai.

Jadi, berapa lama pelaksanaan onboarding? Satu hal yang umumnya disepakati oleh para praktisi HR profesional adalah bahwa onboarding dimulai saat seorang kandidat menerima tawaran pekerjaan dan berakhir ketika seorang karyawan baru sepenuhnya beradaptasi dan berkinerja seperti yang diharapkan.

Apa Saja Aktivitas ketika Onboarding?

Program onboarding karyawan bisa terdiri dari beberapa aktivitas untuk individu. Meskipun sebenarnya tidak ada definisi yang resmi atau aturan baku tentang kegiatan apa yang paling efektif, berkesan, dan berdampak nyata.

Kini sudah semakin banyak bisnis yang menginvestasikan program orientasi mereka untuk melatih SDM sekaligus meningkatkan engagement. Jika Anda baru akan mulai mengadakan program onboarding, kami bagikan berbagai ide aktivitas, dari yang mudah hingga yang rumit. Mari kita mulai.

1. Mengirim Paket Hadiah yang Mendukung Pekerjaan

Mengirim paket hadiah adalah salah satu cara paling umum dan mudah dilakukan. Karyawan baru yang mendapat hadiah onboarding tersebut semakin terkesan dan bersemangat untuk bekerja.

Tidak jarang mereka membagikan momen tersebut di media sosial sehingga secara tidak langsung akan meningkatkan branding bagi perusahaan.

2. Mendukung Aktivitas Kebugaran

Perusahaan juga bisa menunjukkan dukungan kepada semua karyawan dengan fasilitas kesehatan fisik dan mental. Berikan tim Anda fasilitas yang meningkatkan kebugaran di mana mereka dapat saling mendukung dengan lebih dari sekadar menjadi rekan kerja. Ini akan menumbuhkan lingkungan kerja yang sehat.

Ide kegiatan kebugaran dapat mencakup; kegiatan kebugaran di luar ruangan, latihan mudah untuk pemula, kegiatan olahraga dalam ruangan, atau hal lain yang bisa meningkatkan energi.

3. Menjadwalkan Pertemuan Langsung

Cara lain untuk menjadi lebih dekat sebelum hari pertama kerja karyawan baru adalah dengan menjadwalkan pertemuan tatap muka (in person meeting). Ini adalah kesempatan berharga bagi karyawan untuk mengenal manajer mereka lebih baik setelah dinyatakan berhasil wawancara perekrutan.

4. Membuat Welcome Board

Welcome board atau papan selamat datang tidak hanya lucu, tetapi juga berguna. Apalagi jika ada banyak orang yang bekerja di kantor, dan karyawan baru perlu mengenal mereka semua dengan cepat.

Ini akan membantu mereka berinteraksi dengan lebih banyak orang, terutama selama masa-masa percobaan. Anda tidak perlu meminta semua orang untuk terlibat, tetapi yang penting tujuan utama tercapai.

5. Undangan Makan Siang dengan Pemilik Perusahaan

SilkRoad Technology menemukan bahwa mayoritas eksekutif C-level hanya sesekali atau sedikit terlibat dalam aktivitas orientasi organisasi mereka.

Padahal, dengan memberi karyawan kesempatan untuk berinteraksi dengan CEO dapat membantu mereka merasa dihargai dan memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada gambaran yang lebih besar. Format kegiatannya bisa berupa makan siang dengan tim satu divisi.

6. Mengirim Fasilitas Kerja untuk WFH

Ini adalah strategi efektif lainnya untuk karyawan jarak jauh atau pekerja dengan sistem hybrid working.

Karena mereka tidak selalu datang ke kantor, perusahaan bisa mendukung mereka untuk membuat ruang kerja baru berupa perlengkapan kantor khusus. Tentu saja kebijakan seperti ini perlu disesuaikan dengan kemampuan perusahaan.

7. Sesi Penetapan Tujuan (Goal Setting)

Salah satu yang membuat karyawan baru mendapatkan peningkatan antusiasme adalah kejelasan tujuan dan harapan pekerjaan.

Ada baiknya menyisihkan waktu sejak awal untuk menentukan apa yang diharapkan karyawan baru untuk berkontribusi pada perusahaan, dalam jangka waktu dan kriteria keberhasilan.

Ini bisa datang dari HR, supervisor atau keduanya dan diperkuat oleh platform teknologi di kantor Anda.

8. Personalisasi

Apa saja yang termasuk personalisasi dalam rangka onboarding? Segala sesuatu yang mendukung personalisasi pasti akan memberi kesan tersendiri bagi karyawan. Termasuk dengan cara menyediakan absensi online yang lebih personal dan bebas antri.

Tapi, sebelum itu Anda bisa sertakan survei atau tes kepribadian dalam proses persiapan sebelum Anda menanyakan tentang preferensi dan kesan karyawan baru.

Isinya bisa dimulai dari ukuran kaus seragam, hingga preferensi mereka tentang pola kerja. Ini menandakan bahwa perusahaan menghargai timnya agar bisa menghasilkan performa lebih baik.

Itulah proses onboarding yang bisa Anda terapkan pada karyawan baru. Beberapa kegiatan memang tampak normatif sesuai prosedur normal. Survei Gallup 2018 mencatat bahwa 88% perusahaan yang termasuk Fortune 1000 tidak memiliki prosedur orientasi yang berkualitas.

Padahal, kegiatan onboarding bisa meningkatkan retensi sebanyak 82%. Hal ini menunjukkan bahwa upaya memberdayakan SDM Anda bisa dimulai dari hal yang mendasar sejak rekrutmen, saat bekerja, dan sampai saat karyawan resign.

Kesimpulan

Ada banyak kegiatan yang masuk ke dalam proses orientasi, mulai dari tawaran pekerjaan hingga pelatihan tim. Dari penjelasan di atas tentang apa itu onboarding, apakah Anda sudah mendapatkan manfaat dari kegiatan ini?

Yang pasti, ini adalah investasi yang bijaksana untuk memberikan pengenalan yang menyeluruh.

Agar perusahaan lebih mudah dalam mengelola data karyawan pada masa percobaan, maka aplikasi absensi online dari Kerjoo.com bisa membantu Anda. Untuk sistem kerja harian, shift, atau kerja fleksibel, semuanya bisa Anda sesuaikan.

Dengan demikian, produktivitas dan kedisiplinan karyawan tetap optimal. Aplikasi absensi online Kerjoo juga memiliki tambahan fitur broadcast untuk memberikan informasi update kepada karyawan baru atau karyawan lama. Dengan demikian, koordinasi pekerjaan cepat tersampaikan.