Workforce planning adalah proses menganalisis kapasitas SDM saat ini dan merencanakan di masa yang akan datang.
Prosesnya juga berkaitan dengan strategic workforce planning atau perencanaan SDM jangka panjang untuk membuat bisnis tetap agile.
Workforce planning melibatkan analisa data dan proyeksi tren untuk memastikan organisasi memiliki sumber daya yang tepat dengan keterampilan yang sesuai.
Dengan demikian, sebuah bisnis bisa mempertahankan SDM terbaik untuk mencapai target-target perusahaan.
Lalu, apa pengaruhnya strategic workforce planning terhadap proses HR? Selengkapnya, simak ulasan berikut ini!
Pengertian Workforce Planning
Workforce planning merupakan proses strategis yang dilakukan perusahaan untuk memiliki karyawan terampil namun tetap sesuai kebutuhan.
Namun bukan berarti strategic workforce planning hanya berkaitan dengan kuantitas atau jumlah karyawan di satu perusahaan.
Lebih dari itu, workforce planning berkaitan dengan strategi jangka panjang perusahaan, termasuk kompetensi dan pengembangan diri.
Pendekatan ini semakin relevan di era gig economy, terutama ketika otomatisasi dan AI bisa mengubah lanskap pekerjaan secara drastis.
Tidak cukup lagi hanya mengisi posisi kosong; yang dibutuhkan adalah strategi menyeluruh supaya SDM ikut berkembang seiring arah bisnis.
Hanya saja, banyak organisasi menganggap perencanaan SDM hanya tugas HR. Padahal tetap diperlukan dukungan antar-divisi dan level eksekutif.
Tahapan Implementasi Strategic Workforce Planning
Berikut adalah komponen terpenting dan langkah-langkah yang terlibat dalam proses workforce planning:
1. Analisis Internal dan Eksternal
Ini adalah proses mengevaluasi dan memahami faktor internal dan eksternal yang dapat memengaruhi tenaga kerja di organisasi. Yaitu tentang kriteria SDM yang dibutuhkan di masa mendatang.
Analisis ini memainkan peran penting dalam mengembangkan rencana tenaga kerja komprehensif yang menyelaraskan sumber daya manusia dengan tujuan strategis perusahaan.
Faktor internal dapat mencakup proyeksi pertumbuhan perusahaan, tingkat turnover, dan kinerja karyawan.
Faktor eksternal dapat mencakup tren pasar tenaga kerja, perubahan demografis, dan kemajuan teknologi.
2. Prediksi Kebutuhan Tenaga Kerja (Demand Forecasting)
Berikutnya adalah prediksi kebutuhan tenaga kerja.
Proses workforce planning di dalamnya adalah menganalisis kebutuhan tenaga kerja masa depan organisasi berdasarkan tujuan bisnis, rencana pertumbuhan, dan perubahan yang diantisipasi dalam industri.
Langkah ini melibatkan identifikasi jumlah karyawan yang dibutuhkan, serta keterampilan dan kualifikasi mereka.
3. Analisis Pasokan (Supply Analysis)
Supply analysis adalah mengevaluasi ukuran, keterampilan, dan kemampuan tenaga kerja saat ini untuk menentukan apakah organisasi memiliki kelebihan atau kekurangan SDM.
Analisis ini membantu mengidentifikasi area di mana mungkin ada kesenjangan bakat atau area kelebihan supply potensial.
4. Analisis Kesenjangan
Membandingkan perkiraan permintaan dengan analisis penawaran untuk mengidentifikasi perbedaan antara permintaan dan ketersediaan tenaga kerja.
Kesenjangan yang ditemukan membantu dalam memahami potensi tantangan dan area yang membutuhkan perhatian dan perbaikan.
5. Pengembangan Rencana Aksi (Action Plan Development)
Action plan development membuat rencana aksi yang komprehensif untuk mengatasi kesenjangan yang teridentifikasi.
Rencana ini dapat melibatkan berbagai strategi, seperti perekrutan, pelatihan, peningkatan keterampilan, pelatihan, atau restrukturisasi tenaga kerja.
6. Implementasi
Pada komponen implementasi ini berarti menerapkan rencana aksi, yang mungkin melibatkan upaya perekrutan, program pelatihan karyawan, inisiatif pengembangan bakat, dan sistem manajemen kinerja.
7. Monitoring dan Evaluasi
Pada tahap monitoring dan evaluasi, berarti terus melacak efektivitas strategi perencanaan tenaga kerja dan membuat penyesuaian sesuai kebutuhan.
Evaluasi berkelanjutan ini memastikan bahwa organisasi tetap dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis dan menjaga tenaga kerjanya gesit dan kompetitif.
Berikutnya, ada beberapa istilah lain yang terkait dengan workforce planning, yaitu;
- Pengelolaan Tenaga Kerja (Workforce Management)
Workforce management adalah praktik dan strategi untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kepuasan tenaga kerja saat menjalankan tugas-tugas operasional sehari-hari.
- Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resource Planning)
Human resource planning adalah proses identifikasi dan perencanaan kebutuhan tenaga kerja untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
- Analisis Gap Tenaga Kerja (Workforce Gap Analysis)
Workforce gap analysis adalah proses membandingkan kebutuhan tenaga kerja masa depan dengan ketersediaan sumber daya manusia yang ada saat ini, untuk mengidentifikasi kesenjangan dan mengambil tindakan korektif.
- Rencana Suksesi (Succession Planning)
Succession planning adalah proses mengidentifikasi dan mempersiapkan karyawan potensial untuk mengisi posisi kunci atau penting dalam organisasi jika terjadi kekosongan atau pergantian pemimpin.
Faktor‑Faktor dalam Penentuan Workforce Planning
Dalam menyusun workforce planning yang efektif, penting untuk memahami bahwa tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua.
Setiap organisasi memiliki dinamika, tantangan, dan peluang yang unik. Oleh karena itu, berbagai faktor harus dipertimbangkan secara menyeluruh sebelum menetapkan strategi tenaga kerja jangka menengah hingga panjang.
Faktor-faktor ini secara umum dibagi menjadi dua kategori besar: internal dan eksternal.
Faktor Internal
Terdapat tiga faktor internal yang memengaruhi workforce planning, diantaranya:
- Budaya Kerja
- Turnover, dan
- Performa Karyawan
Perencanaan SDM pada perusahaan dengan budaya organisasi yang kolaboratif dan terbuka terhadap inovasi akan lebih mudah.
Sebaliknya, budaya yang kaku atau hierarkis bisa menjadi hambatan besar dalam melakukan transformasi.
Turnover atau tingkat keluar-masuk karyawan juga menjadi indikator penting.
Tingkat turnover yang tinggi bisa menandakan masalah dalam kepuasan kerja, kepemimpinan, atau kompensasi.
Ini penting untuk dianalisis karena turnover akan berdampak langsung pada stabilitas dan produktivitas organisasi.
Strategic workforce planning yang baik akan mengidentifikasi area dengan turnover tinggi dan merancang strategi retensi yang tepat.
Performa karyawan menjadi faktor ketiga yang tidak kalah penting.
Evaluasi performa karyawan dapat memberikan data tentang siapa yang berpotensi untuk dipromosikan, siapa yang membutuhkan pelatihan tambahan, dan area mana yang mengalami penurunan produktivitas.
Dengan menganalisis data performa, organisasi bisa lebih akurat dalam merencanakan pengembangan tim dan pembagian tugas di masa depan.
Faktor internal ini sebenarnya bersifat dinamis.
Artinya, perencanaan tenaga kerja harus memiliki ruang untuk menyesuaikan diri dengan perubahan internal yang terjadi dari waktu ke waktu.
Fleksibilitas menjadi kunci agar strategi tetap relevan dan berdampak positif terhadap tujuan organisasi.
Faktor Eksternal
Faktor eksternal sering kali tidak bisa dikendalikan, tetapi dampaknya sangat besar terhadap kebutuhan tenaga kerja. Salah satunya adalah teknologi.
Perubahan teknologi yang cepat memaksa organisasi untuk terus melakukan penyesuaian dalam strategi SDM.
Misalnya, hadirnya AI dan automasi membuat beberapa pekerjaan menjadi usang, sekaligus menciptakan kebutuhan baru akan keterampilan digital, analitik, dan manajemen data.
Demografi tenaga kerja juga berubah.
Generasi muda yang masuk ke dunia kerja membawa harapan dan gaya kerja yang berbeda dari generasi sebelumnya.
Mereka lebih menghargai fleksibilitas, work-life balance, dan kesempatan belajar.
Ini menjadi pertimbangan penting dalam merancang strategi employer branding, sistem kerja hybrid, hingga program retensi.
Regulasi pemerintah juga menjadi faktor signifikan.
Undang-undang ketenagakerjaan, aturan pajak, kebijakan outsourcing, hingga kewajiban perlindungan karyawan harus dimasukkan dalam perencanaan.
Kegagalan untuk mematuhi regulasi dapat berujung pada risiko hukum dan reputasi yang serius bagi organisasi.
Di tengah faktor-faktor eksternal yang dinamis ini, workforce planning harus bersifat adaptif.
Organisasi perlu melakukan pemantauan tren secara berkala dan menyesuaikan strategi SDM agar tetap sesuai dengan kondisi eksternal yang berlaku.
Bagaimana Pengaruh Workforce Planning untuk Proses HR?
Workforce planning pada umumnya sangat berperan untuk rencana perekrutan dan pengembangan karyawan perusahaan Anda. Ada beberapa dampak signifikan pada berbagai proses HR dalam suatu organisasi.
Ini berfungsi sebagai dasar untuk menyelaraskan kapasitas SDM dengan tujuan bisnis dan memastikan bahwa praktik HR bersifat strategis, efisien, dan efektif.
Berikut adalah penjelasan bagaimana perencanaan tenaga kerja memengaruhi proses HR;
1. Proses Rekrutmen dan Pengembangan Karyawan
Perencanaan tenaga kerja bisa membantu perencanaan strategi untuk perekrutan dan pengembangan karyawan perusahaan Anda.
Dengan pemahaman yang jelas tentang tenaga kerja saat ini dan tujuan masa depan, Anda dapat membuat profil keterampilan, pengalaman, dan pengetahuan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan Anda dan mengembangkan proses perekrutan dan pelatihan agar sesuai.
Kenyataannya, perusahaan berkompetisi untuk mendapatkan orang-orang terbaik. Dengan perencanaan tenaga kerja yang tepat, Anda dapat mengidentifikasi tim terbaik masa depan untuk kemajuan bisnis dengan lebih baik.
Begitu juga untuk mengembangkan strategi akuisisi bakat (talent acqusition) untuk menarik mereka ke perusahaan Anda.
2. Manajemen Kinerja
Hasil signifikan dari workforce planning adalah mengelola kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
Dengan perencanaan tenaga kerja, Anda dapat memahami dan mengembangkan strategi yang memaksimalkan performa tim untuk meningkatkan hasil dan mendapatkan pengembalian investasi yang lebih tinggi dari aspek pengeluaran kepegawaian.
3. Menyikapi Keragaman dan Inklusi
Perencanaan tenaga kerja memungkinkan HR untuk secara proaktif mengatasi tujuan keragaman dan inklusi dengan mengidentifikasi area di mana tenaga kerja kekurangan keragaman atau representasi.
Ini membantu untuk mengembangkan strategi untuk menarik, mempertahankan, dan mempromosikan kumpulan bakat yang beragam, yang mengarah ke tempat kerja yang lebih inklusif dan inovatif.
4. Succession Planning
Seperti yang telah disebut di atas, succession planning mengarahkan kita ke perencanaan suksesi dan memastikan manajemen perusahaan mempertahankan kepemimpinan yang sukses di seluruh lini perusahaan.
Dengan mengenali posisi kepemimpinan yang saat ini terbuka atau akan segera tersedia, perusahaan dapat mulai menilai karyawan yang ada untuk promosi atau menargetkan karyawan luar dengan paduan keterampilan dan pengalaman yang tepat.
Perencanaan tenaga kerja bersama dengan perencanaan suksesi menciptakan transisi yang stabil untuk peran penting di perusahaan. Sehingga Anda dapat memberikan layanan atau produk tanpa gangguan dan mulus untuk pelanggan Anda.
FAQ (Pertanyaan Umum)
Di bawah ini merupakan pertanyaan terkait workforce planning, diantaranya:
- Apakah Strategic Workforce Planning hanya cocok untuk perusahaan besar?
Tidak. Strategic workforce planning bisa diterapkan oleh perusahaan dari berbagai skala. Bahkan untuk startup dan UKM.
Perencanaan tenaga kerja yang terstruktur dapat membantu dalam efisiensi biaya dan memastikan pertumbuhan tim berjalan seiring dengan tujuan bisnis.
- Seberapa sering strategic workforce planning harus diperbarui?
Idealnya, workforce planning ditinjau secara berkala setiap kuartal atau minimal dua kali setahun.
Peninjauan rutin membantu agar strategi tetap relevan dengan kondisi pasar, perubahan teknologi, atau kebijakan internal yang baru.
- Apa bedanya workforce planning jangka pendek dan strategis?
Workforce planning jangka pendek fokus pada kebutuhan saat ini—misalnya penjadwalan atau rekrutmen mendesak.
Sementara strategic workforce planning melihat ke depan, memetakan kebutuhan jangka panjang dengan mempertimbangkan tren dan arah bisnis.
- Bagaimana cara memulai Strategic Workforce Planning di organisasi yang belum pernah melakukannya?
Langkah awal adalah dengan mengumpulkan data internal, seperti:
- profil karyawan,
- struktur organisasi,
- performa, dan
- proyeksi bisnis.
Setelah itu, mulailah dengan analisis kesenjangan dan rancang rencana aksi sederhana yang bisa diukur dan dievaluasi secara bertahap.
Kesimpulan
Di tengah perubahan industri dan persaingan global, workforce planning dibutuhkan untuk mengelola SDM dengan cermat.
Melalui pemahaman yang utuh tentang pengertian, manfaat, hingga tahapan implementasinya, strategic workforce planning dapat memberikan arah dan struktur bagi organisasi dalam menghadapi masa depan.
Bukan hanya membantu mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja, tetapi juga memberikan jembatan antara visi bisnis dan potensi nyata yang dimiliki oleh setiap individu dalam organisasi.
Faktor-faktor internal seperti budaya dan performa, serta eksternal seperti teknologi dan regulasi, harus terus dipantau agar strategi tetap relevan dan adaptif.
Bahkan tantangan yang sering muncul seperti dari keterbatasan data hingga resistensi perubahan bisa diatasi dengan pendekatan yang tepat.
Untuk mendukung semua proses ini, dibutuhkan tools yang mampu menyederhanakan sekaligus mempercepat proses analisis dan monitoring.
Salah satu platform yang relevan dalam konteks ini adalah Kerjoo.
Dengan fitur yang mendukung pencatatan aktivitas, absensi berbasis lokasi, serta dashboard performa, Kerjoo menjadi solusi modern dalam implementasi workforce planning yang efisien.
Coba Kerjoo sekarang dan lihat bagaimana data dan strategi bisa berjalan beriringan.
