Apa Itu Workforce Planning dan Pengaruhnya untuk Proses HR?

Workforce planning adalah proses menganalisis SDM yang ada dan merencanakan persyaratan kepegawaian di masa depan. Prosesnya berkaitan dengan pekerjaan HR, misalnya; strategi perekrutan dan berbagai prosedur pengelolaan karyawan.

Dengan analisis dan perencanaan yang tepat, sebuah bisnis bisa mempertahankan SDM terbaik yang berpengetahuan dan pengalaman yang sesuai untuk mencapai target yang maksimal.

Lalu, apa pengaruhnya terhadap proses HR? Selengkapnya, simak ulasan berikut ini!

Pengertian Workforce Planning

Workforce planning merupakan proses strategis yang diterapkan organisasi untuk memastikan mereka memiliki jumlah karyawan terampil dengan kompetensi yang sesuai untuk kebutuhan mencapai tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang.

Prosesnya melibatkan analisis tenaga kerja saat ini, meramalkan kebutuhan bakat masa depan, dan menerapkan strategi untuk memenuhi kebutuhan tersebut secara efektif.

Tujuannya adalah untuk menyelaraskan kemampuan sumber daya manusia dengan tujuan strategis organisasi, sehingga meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan keberhasilan secara keseluruhan.

Rencana untuk tenaga kerja Anda, seperti apa kedepannya, dan bagaimana menyusun strategi untuk tujuan tertentu bisa bergantung pada banyak faktor.

Berikut adalah komponen terpenting dan langkah-langkah yang terlibat dalam proses workforce planning:

1. Analisis Internal dan Eksternal

Ini adalah proses mengevaluasi dan memahami faktor internal dan eksternal yang dapat memengaruhi tenaga kerja di organisasi. Yaitu tentang kriteria SDM yang dibutuhkan di masa mendatang.

Analisis ini memainkan peran penting dalam mengembangkan rencana tenaga kerja komprehensif yang menyelaraskan sumber daya manusia dengan tujuan strategis perusahaan.

Faktor internal dapat mencakup proyeksi pertumbuhan perusahaan, tingkat turnover, dan kinerja karyawan. Faktor eksternal dapat mencakup tren pasar tenaga kerja, perubahan demografis, dan kemajuan teknologi.

2. Prediksi Kebutuhan Tenaga Kerja (Demand Forecasting)

Berikutnya adalah prediksi kebutuhan tenaga kerja. Proses di dalamnya adalah menganalisis kebutuhan tenaga kerja masa depan organisasi berdasarkan tujuan bisnis, rencana pertumbuhan, dan perubahan yang diantisipasi dalam industri.

Langkah ini melibatkan identifikasi jumlah karyawan yang dibutuhkan, serta keterampilan dan kualifikasi mereka.

3. Analisis Pasokan (Supply Analysis)

Supply analysis adalah mengevaluasi ukuran, keterampilan, dan kemampuan tenaga kerja saat ini untuk menentukan apakah organisasi memiliki kelebihan atau kekurangan SDM.

Analisis ini membantu mengidentifikasi area di mana mungkin ada kesenjangan bakat atau area kelebihan supply potensial.

4. Analisis Kesenjangan

Membandingkan perkiraan permintaan dengan analisis penawaran untuk mengidentifikasi perbedaan antara permintaan dan ketersediaan tenaga kerja.

Kesenjangan yang ditemukan membantu dalam memahami potensi tantangan dan area yang membutuhkan perhatian dan perbaikan.

5. Pengembangan Rencana Aksi (Action Plan Development)

Action plan development membuat rencana aksi yang komprehensif untuk mengatasi kesenjangan yang teridentifikasi.

Rencana ini dapat melibatkan berbagai strategi, seperti perekrutan, pelatihan, peningkatan keterampilan, pelatihan, atau restrukturisasi tenaga kerja.

6. Implementasi

Pada komponen implementasi ini berarti menerapkan rencana aksi, yang mungkin melibatkan upaya perekrutan, program pelatihan karyawan, inisiatif pengembangan bakat, dan sistem manajemen kinerja.

7. Monitoring dan Evaluasi

Pada tahap monitoring dan evaluasi, berarti terus melacak efektivitas strategi perencanaan tenaga kerja dan membuat penyesuaian sesuai kebutuhan.

Evaluasi berkelanjutan ini memastikan bahwa organisasi tetap dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis dan menjaga tenaga kerjanya gesit dan kompetitif.

Berikutnya, ada beberapa istilah lain yang terkait dengan workforce planning, yaitu;

- Pengelolaan Tenaga Kerja (Workforce Management)

Workforce management adalah praktik dan strategi untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kepuasan tenaga kerja saat menjalankan tugas-tugas operasional sehari-hari.

- Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resource Planning)

Human resource planning adalah proses identifikasi dan perencanaan kebutuhan tenaga kerja untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.

- Analisis Gap Tenaga Kerja (Workforce Gap Analysis)

Workforce gap analysis adalah proses membandingkan kebutuhan tenaga kerja masa depan dengan ketersediaan sumber daya manusia yang ada saat ini, untuk mengidentifikasi kesenjangan dan mengambil tindakan korektif.

- Rencana Suksesi (Succession Planning)

Succession planning adalah proses mengidentifikasi dan mempersiapkan karyawan potensial untuk mengisi posisi kunci atau penting dalam organisasi jika terjadi kekosongan atau pergantian pemimpin.

Bagaimana Pengaruh Workforce Planning untuk Proses HR?

Workforce planning pada umumnya sangat berperan untuk rencana perekrutan dan pengembangan karyawan perusahaan Anda. Ada beberapa dampak signifikan pada berbagai proses HR dalam suatu organisasi.

Ini berfungsi sebagai dasar untuk menyelaraskan kapasitas SDM dengan tujuan bisnis dan memastikan bahwa praktik HR bersifat strategis, efisien, dan efektif.

Berikut adalah penjelasan bagaimana perencanaan tenaga kerja memengaruhi proses HR;

1. Proses Rekrutmen dan Pengembangan Karyawan

Perencanaan tenaga kerja bisa membantu perencanaan strategi untuk perekrutan dan pengembangan karyawan perusahaan Anda.

Dengan pemahaman yang jelas tentang tenaga kerja saat ini dan tujuan masa depan, Anda dapat membuat profil keterampilan, pengalaman, dan pengetahuan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan Anda dan mengembangkan proses perekrutan dan pelatihan agar sesuai.

Kenyataannya, perusahaan berkompetisi untuk mendapatkan orang-orang terbaik. Dengan perencanaan tenaga kerja yang tepat, Anda dapat mengidentifikasi tim terbaik masa depan untuk kemajuan bisnis dengan lebih baik.

Begitu juga untuk mengembangkan strategi akuisisi bakat (talent acqusition) untuk menarik mereka ke perusahaan Anda.

2. Manajemen Kinerja

Hasil signifikan dari workforce planning adalah mengelola kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Dengan perencanaan tenaga kerja, Anda dapat memahami dan mengembangkan strategi yang memaksimalkan performa tim untuk meningkatkan hasil dan mendapatkan pengembalian investasi yang lebih tinggi dari aspek pengeluaran kepegawaian.

3. Menyikapi Keragaman dan Inklusi

Perencanaan tenaga kerja memungkinkan HR untuk secara proaktif mengatasi tujuan keragaman dan inklusi dengan mengidentifikasi area di mana tenaga kerja kekurangan keragaman atau representasi.

Ini membantu untuk mengembangkan strategi untuk menarik, mempertahankan, dan mempromosikan kumpulan bakat yang beragam, yang mengarah ke tempat kerja yang lebih inklusif dan inovatif.

4. Succession Planning

Seperti yang telah disebut di atas, succession planning mengarahkan kita ke perencanaan suksesi dan memastikan manajemen perusahaan mempertahankan kepemimpinan yang sukses di seluruh lini perusahaan.

Dengan mengenali posisi kepemimpinan yang saat ini terbuka atau akan segera tersedia, perusahaan dapat mulai menilai karyawan yang ada untuk promosi atau menargetkan karyawan luar dengan paduan keterampilan dan pengalaman yang tepat.

Perencanaan tenaga kerja bersama dengan perencanaan suksesi menciptakan transisi yang stabil untuk peran penting di perusahaan. Sehingga Anda dapat memberikan layanan atau produk tanpa gangguan dan mulus untuk pelanggan Anda.

Kesimpulan

Perencanaan tenaga kerja (workforce planning) merupakan proses strategis untuk memastikan bahwa perusahaan masih memiliki jumlah, tipe, dan kualitas tenaga kerja yang tepat pada waktu yang tepat.

Dengan planning yang strategis, maka perusahaan bisa mencocokkan kebutuhan tenaga kerja, mengurangi turnover, memberi pelatihan yang dibutuhkan, dan mendukung berbagai proses HR yang paling penting.

Untuk pengelolaan karyawan Anda yang sudah menjadi tim di perusahaan, memang ada begitu banyak aspek yang perlu diperhatikan.

Tentu secara teknis, penggunaan aplikasi HR akan membantu berbagai proses HR. Anda bisa menggunakan setiap fitur Kerjoo yang mendukung tenaga kerja dari berbagai industri.